что такое новая редакция документа
Лист изменений или устав в новой редакции?
Когда ООО вносит изменения в устав, оно обязано уведомлять налоговые органы о своем решении. Для этого в 3-дневный срок с даты принятия такого решения необходимо подать заявление по форме Р13014 (утверждена приказом ФНС № ЕД–7–14/617@, действует с 25.11.2020, другие формы налоговая больше не принимает). В заявлении необходимо указать не только сами изменения, но и форму их внесения в учредительный документ.
Формы внесения изменений в учредительный документ общества с ограниченной ответственностью может быть 2. Первый вариант – новая редакция устава. Второй – лист изменений. Что выбрать? На каком этапе нужно сделать этот выбор?
Как вносятся изменения в устав ООО
Де-юре оба документа равносильны. Так что юридических последствий выбор конкретной формы (устав в новой редакции и лист изменений) не несет.
Лист изменений прикладывается к действующей версии учредительного документа и становится его неотъемлемой частью. При этом действует устав с учетом указанных изменений. Законодательно количество таких листов не ограничено.
Новая редакция – многостраничный документ, который заменяет предыдущий устав. Он оформляется по всем правилам, имеет титул с указанием даты принятия решения о выпуске новой редакции.
Выбор формы внесения изменений
Решение о том, в какой форме будет проводиться внесение изменений в учредительный документ ООО, принимает:
В первом случае выбор формы внесения изменений (как и утверждение их списка) прописывается в решении учредителя, во втором – в протоколе собрания всех учредителей ООО.
Оформление
Собрание участников проводится во всех случаях, когда у ООО больше 1 учредителя. По его результатам составляется письменный протокол в свободной форме. Решение единственного учредителя тоже оформляется письменно. В теле документа должны указываться вносимые коррективы, новые формулировки, если они предполагаются, и выбор формы внесения правок.
Важно. Протокол заверяет нотариус, если в уставе не предусмотрен иной способ заверения. При изменениях уставного капитала ООО нотариальное заверение обязательно всегда (протокол собрания/решение учредителя).
Процедура
Для подачи заявления по форме Р13014, которым изменения в уставе регистрируются ФНС, потребуется приказ о назначении на должность директора ООО, его удостоверяющий документ, оригинал действующего устава и протокол собрания учредителей или решение участника. С пакетом документов необходимо обратиться к нотариусу, который заверит подпись заявителя (исключение – подача формы Р13014 в электронном виде при наличии ЭЦП).
Заполнение заявления
Форма Р13014 заполняется вручную или на компьютере. Второй вариант удобнее, быстрее и проще. В нашем сервисе уже учтены все требования по заполнению (шрифт, размер) и есть понятные подсказки, которые облегчат такой процесс.
Вносить информацию во все листы Р13014 не надо. Заполняются только те из них, что касаются изменений в уставе, а также титул и Лист Н (данные о заявителе).
Какой способ внесения изменений выбрать
Форма, в которой внесены изменения, указывается на титульной странице в первом разделе. Новую редакцию обычно выбирают в 2 случаях:
В некоторых случаях новая редакция учредительного документа просто оказывается удобнее. Если же корректив немного и они несложные, их внесение проще и быстрее оформить через лист изменений.
Изучаем редакции документа
Знаете ли вы, что
В системе ГАРАНТ можно быстро обратиться к списку всех редакций документа.
Чтобы выбрать нужную редакцию документа, достаточно нажать кнопку Изменения в документе и выбрать Список редакций.
Например, перейдем к предпоследней редакции Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
В результате вы сможете быстро перейти к любым редакциям документа, в прошлом, в настоящем и даже тем, которые вступят в силу в будущем.
Увеличить
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Редакции документа
Специалистами компании «Консультант Плюс» создаются редакции документа, если в первоначальный текст этого документа вносились изменения.
Обратиться к текстам редакций можно с помощью кнопки 
.
Нажав эту кнопку, мы получим список всех созданных редакций данного документа.
В списке могут содержаться редакции трех типов:
Такая редакция может быть только одна.
В системе КонсультантПлюс присутствуют полные тексты всех имеющихся редакций.
Мы можем войти в текст любой из имеющихся редакций, дважды щелкнув мышью по ее названию в списке редакций.
Для быстрого перехода к редакции, действующей на определенный момент времени, в системе над списком редакций предусмотрено специальное окно «Быстрый поиск редакции по дате:».
Ввод даты осуществляется с помощью клавиатуры, либо с помощью встроенного календаря, вызываемого по кнопке 
.
После того как дата введена, следует нажать кнопку 
.
Откроется редакция, действующая на момент введенной даты.
Обращаем внимание, что иногда дата вступления в силу нормативных актов бывает спорной, например, из-за того, что один нормативный акт официально публикуется в двух разных изданиях в разное время.
В этом случае нельзя однозначно определить точные даты начала или окончания действия такой редакции.
Если для быстрого поиска редакции документа введена дата, попадающая на спорный период, то система обязательно предупредит вас об этом следующим сообщением:
А информацию о вступлении в действие и окончании действия можно просмотреть в Справке к данной редакции:
Внимание! В недействующей редакции документа всегда присутствует информационная строка-предупреждение: «Недействующая редакция». При этом система предлагает пользователю перейти в действующую редакцию по гиперссылке.
Аккредитация в Росаккредитации
форум для аккредитованных лабораторий
ГЛОССАРИЙ термины и их определения, используемые в процедурах управления документами
#1 ГЛОССАРИЙ термины и их определения, используемые в процедурах управления документами
Состав действий по управлению документами внутреннего происхождения
1. Создание документов
1.1. Инициирование Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных инициативно или в ответ на поступившие предложения давать
указания на разработку документов соответствующих категорий.
1.2. Разработка Должен быть определен механизм назначения группы разработчиков, установления сроков и форматов (шаблонов) оформления проекта документа.
1.3. Согласование Должен быть установлен механизм согласования проекта документа со всеми исполнителями и заинтересованными лицами и организациями (в том числе за пределами организации, инициировавшей разработку документа).
1.4. Анализ на полноту Проект документа должен быть проанализирован на полноту охвата содержащимися в нем положений и требований целей (предназначения) данного документа.
1.5. Анализ на адекватность Проект документа должен быть проанализирован на соответствие требованиям внутренних и внешних нормативных документов.
1.6. Проверка Проект документа должен пройти соответствующую проверку (нормоконтроль, метрологическую, юридическую экспертизу и т.д.).
1.7. Утверждение (одобрение, санкционирование применения) Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов с учетом результатов согласования проекта документа, анализа его на полноту и адекватность, а также его проверки.
2. Управление распространением документов
2.1. Регистрация Должен быть установлен порядок регистрации утвержденного документа в единой системе кодированного учета соответствующих категорий документов.
2.2. Ввод в действие Должен быть установлен порядок ввода в действие документов каждой категории (вида), устанавливающий, в том числе, интервал времени, необходимый для гарантированного размножения документа и обеспечения необходимым количеством копий будущих пользователей. Если требуется, документ должен быть введен в действие путем издания приказа, выпуска распоряжения, разработки и реализации плана организационно‐технических мероприятий по вводу его в действие и т. п.
2.3. Хранение оригинала Должны быть установлены место, условия, сроки хранения и ответственные за хранение оригинала документа.
2.4. Размещение в электронной базе документов Должен быть установлен круг лиц, ответственных за размещение в соответствующих местах электронной базы (баз) данных утвержденного документа и уведомление об этом заинтересованных лиц с предоставлением им права чтения (и
чтения) этого документа.
2.5. Изготовление и идентификация контрольной копии В целях более надежного сохранения оригинала для изготовления необходимого числа рабочих копий часто с оригинала сначала делают первую копию, которую идентифицируют оригинальным штампом (например, «Контрольный экземпляр»).
2.6. Централизованное изготовление копий, их учет и рассылка Должен быть установлен порядок оформления и реализации заказа на изготовление необходимого числа копий, включающий назначение лиц, ответственных за размножение, учет сделанных копий и идентификацию мест их рассылки, а также за получение копий и их доставку в подразделения и отдельным должностным лицам.
2.7. Учет и хранение копий в подразделениях Должен быть установлен порядок учета и хранения доставленных в подразделения учтенных копий, их выдачи пользователям и возврата, а также ответственный за осуществление этих действий.
2.8. Изготовление дополнительных копий или выписок из документов на местах При необходимости должен быть установлен порядок изготовления, санкционирования к применению, учета выдачи и возврата всех дополнительных копий документов или выписок из них, изготовляемых непосредственно в подразделениях, в том числе путем распечатки документов, находящихся в официальных электронных базах.
2.9. Анализ состояния документов Должен быть установлен порядок периодической проверки (сверки) находящихся в применении подлинных документов и/или их копий на предмет их адекватности оригиналу, а также анализа их физического состояния (возможности прочтения).
3. Применение документов
3.1. Ознакомление Должен быть установлен порядок заблаговременного (до ввода их в действие) ознакомления исполнителей и их
руководителей с принятыми документами, а также юридически значимого подтверждения возложения ответственности за
соблюдение установленных в них требований на соответствующих лиц.
3.2. Надзор за применением Должен быть установлен порядок периодической проверки соблюдения положений и требований, установленных в документе.
4. Внесение изменений, отмена и изъятие документов
4.1. Внесение изменений Должен быть установлен порядок подачи предложений о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой редакции или внесения изменений в документ, их обсуждения и решения вопроса о согласовании откорректированной редакции, ее утверждения, ввода в действие, а также внесения изменений в учтенные копии (в том числе размноженные непосредственно в подразделениях) и ознакомления исполнителей с изменениями в документе.
4.2. Отмена документов Должен быть установлен порядок инициирования, обсуждения и решения вопроса об отмене документа, выпуска (при необходимости) соответствующего распорядительного документа, а также порядок извещения пользователей о дате прекращения действенности отмененного документа.
4.3. Изъятие и уничтожение или соответствующая идентификация отмененных документов Должен быть установлен порядок изъятия и уничтожения или соответствующей идентификации (например, штампом «Отменено») отмененных документов, предупреждающий их непреднамеренное использование в будущем в качестве инструктивных или предписывающих документов.
4.4. Хранение отмененных документов Должен быть установлен порядок хранения оригиналов и/или других экземпляров отмененных документов, идентифицированных соответствующим образом (например, штампом «Отменено. Сохранено для информации»), если их оставляют для каких‐либо целей.
ГЛОССАРИЙ (термины и их определения, используемые в процедурах управления документами систем менеджмента различных организаций)
Издание документа — процесс создания подлинника документа, включающий этапы определения необходимости его разработки, оформления, согласования и утверждения.
Оформление документа — комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии. Примечание. К подготовке документа относятся его подписание, согласование и т. д.
Разработка документа — комплекс работ по определению требований, оформлению, согласованию с заинтересованными сторонами, рассмотрению, утверждению и регистрации документа; обоснование и определение требований к содержанию документа, подготовка проекта документа, его согласование и представление на утверждение.
Согласование документа — способ взаимодействия между работниками, посредством которого замечания и предложения, возникшие в ходе согласования проекта договора, устраняются (снимаются) путем устного обсуждения либо обмена сообщениями по электронной почте; официальное подтверждение заинтересованными сторонами согласия с разработанным документом и возможности его утверждения.
Согласователь — лицо, с которым в обязательном порядке согласовывается документ до его утверждения. Заинтересованное структурное подразделение или лицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом деятельности или пользующееся ее результатами.
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с проектом документа и признания его правильности.
Адекватность — соответствие документов установленным требованиям; отсутствие противоречий требований разрабатываемого документа требованиям документов более высокого и более низкого уровней, а также требованиям действующих документов такого же уровня, в том числе документов других подразделений, штатного расписания, организационной структуры.
Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям законодательных актов, стандартов ISO, государственных стандартов, правил, норм и других нормативных документов.
Проверка документа на пригодность — проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям функции в системе управления, полноты изложения и наличия взаимосвязи с описываемой функцией (т. е. пригодность описываемой процедуры для реализации ее целей).
Нормоконтроль — контроль применения действующих норм и стандартов, обеспечения комплектности и качества оформления документации. Примечание. Следует отметить, что есть и другие виды контроля, не отраженные в проанализированных процедурах, в частности метрологическая и юридическая экспертиза.
Подтверждать, одобрять — делать имеющим силу путем официального одобрения; ратифицировать; (по отношению к объекту) отвечать установленным требованиям.
Утверждение документов — официальное удостоверение уполномоченного на это должностного лица или органа в том, что разработанный документ адекватен и вводится в действие.
Дата введения документа в действие — календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и обязателен для применения подразделениями, указанными в разделе «Область действия»; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и наступает обязательность его выполнения.
Оригинал документа — документ, выполненный на любом материале, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный разработчиками;
Подлинник документа — документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с него копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль; экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты утверждения (подпись, дату утверждения), идентификационный номер, относящийся к фонду нормативных документов, пригодный для размножения; один или несколько оригинальных экземпляров документов на бумажном носителе, оформленных подлинными подписями.
Держатель подлинника — подразделение, обладающее подлинником документа, имеющее право на тиражирование и передачу копий подлинника другим подразделениям и внесения в него изменений.
Дубликат — технический документ, идентичный по содержанию подлиннику, предназначенный для изготовления копий; повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.
Идентификация — присвоение объекту уникального наименования, номера, знака, условного обозначения, признака или набора признаков, позволяющих однозначно выделить его из других объектов.
Выявление (идентификация) документа — процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов и данных, используемых в системе менеджмента качества; процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов путем присвоения буквенно-цифрового кода.
Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Регистрация документа — запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации; присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.
Регистрационный номер документа — числовой код документа, имеющий учетный номер по списку действующих документов.
Введение документа в действие — организационно-распорядительная деятельность (подготовка проекта приказа и его утверждение), устанавливающая дату, с которой начинается осуществление документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его распространения и сферой действия.
Срок (дата) введения документа в действие — дата, с которой документ приобретает юридическую силу.
Срок действия документа — интервал времени, в течение которого действует документ, начиная от даты введения его в действие до момента его замены или отмены.
Распространение документа — комплекс мероприятий по своевременному обеспечению документом заинтересованных в нем пользователей.
Доступ — право, возможность, средства поиска, извлечения или использования информации. Внедрение документа — процесс выполнения мероприятий, обеспечивающих применение и соблюдение норм, показателей, требований, правил, методов, установленных документом, в соответствии с областью распространения, сферой деятельности; осуществление организационно-технических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований данного документа.
Применение документа — использование документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его применения.
Обращение документации — использование документации по прямому назначению в течение срока обращения: рассылка, внедрение, применение, внесение изменений.
Срок обращения документации — период времени от даты получения рабочей копии утвержденного документа до даты ее изъятия в связи с отменой (заменой) или вследствие технической непригодности рабочей копии для использования по прямому назначению.
Контрольный экземпляр документа — копия утвержденного документа, служащая для учета, хранения и снятия копий в архиве; зарегистрированная и идентифицированная штампом «Контрольный экземпляр» копия подлинника документа.
Копия, копия документа — документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником, и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий; технический документ, идентичный с подлинником и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности; документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности, но не имеющий юридической силы.
Заверенная копия — копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Учтенная копия — копия действующего документа, имеющая учетный номер экземпляра на бумажном носителе, применяемая в структурном подразделении, выполненная с подлинника, актуальность которого постоянно контролируется работниками отдела по управлению качеством; зарегистрированная копия нормативного документа, полученная путем распечатки его электронной копии с информационной системы или копированием с контрольного экземпляра нормативного документа в архивной точке.
Экземпляр — учтенная копия документа.
Контролируемая копия — копия подлинника документа, предназначенная для непосредственного использования в практической деятельности, управляется аналогично подлиннику; копия документа, выполненная с контрольного экземпляра/подлинника, с синим штампом «Экземпляр ООО «ХХХ» или «Годен для производства».
Неконтролируемая копия — документ, воспроизводящий информацию подлинника, использующийся только как информационно-справочный документ; бумажная копия документа без синих штампов и оригинальных подписей или с синим штампом «Неучтенная копия» и находящаяся в месте использования, не предусмотренном списком рассылки.
Выписка из документа — часть документа (таблица, схема, инструкция, памятка и т. д.), оформленная отдельно от него; копия части документа.
Проверка документа — анализ действующего документа в целях определения необходимости его обновления или отмены.
Актуальность — действенность, современность документа.
Актуализация документа — анализ документа на его пригодность к использованию, при необходимости внесение изменений и дополнений; процедура поддержания документа в рабочем состоянии путем своевременного внесения в него принятых в установленном порядке изменений, дополнений и информации о сроках его действия, ограничении, замене или отмене на момент использования в работе.
Изменение документа — модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов документа ; любое исправление, исключение или добавление каких либо данных в этот документ; любое исправление документа, исключение или добавление в него каких либо данных, проводимое в установленном порядке; действия, направленные на дополнение, уточнение либо исключение отдельных требований разработанного ранее документа.
Редакция (редактирование) документа — обработка и исправление какого-либо текста; текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей версии документа путем замены листов. Новая редакция выпускается при незначительных изменениях в документе (до 30% текста).
Ревизия — пересмотр документов, проверка документов, внесение изменений в документы по истечении срока действия документа или вследствие возникшей необходимости.
Пересмотр — внесение всех необходимых изменений в содержание документа с оформлением, принятием и введением в действие нового документа, заменяющего действующий документ; внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа.
Версия документа — новое изложение всего документа. Новая версия выпускается при значительных изменениях в документе (более 30% текста).
Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию.
Статус — положение, состояние. Устаревший, вышедший из употребления — больше не применяемый или неиспользуемый; вышедший из моды, устарелый; больше не производимый или не используемый; устарелый.
Аннулирование документа — прекращение действия документа; отмена действия и изъятие из обращения документа для последующего уничтожения.
Аннулированный документ — документ, которому в результате пересмотра или физического износа присвоен статус аннулированного и имеющий штамп «Аннулирован».
Утилизация — уничтожение документов.
Уничтожение документа — процесс уничтожения документа без какой-либо возможности восстановления.