что такое номер учетной системы в эсф
Что такое номер учетной системы в эсф
Дата публикации 25.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка ЭСФ
Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:
До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме в документе «Счет-фактура выданный»:
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Счет-фактура выданный», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке состояния электронного обмена документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2).
В форме просмотра в строке «Состояние» будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2) или Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 4) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 5).
Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 6).
В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет помещен в папку «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО».
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).
После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:
Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 9).
Согласно п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано Требуются действия со стороны других участников (рис. 10).
Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного счета-фактуры (рис. 11).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).
После получения подтверждения оператора ЭДО выставленный электронный счет-фактура снимается с контроля, т.е. удаляется из папки «На контроле» списка документов «Текущие дела ЭДО».
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа «Счет-фактура выданный» будет отражена информация: «Требуются действия со стороны других участников» (рис. 13).
Получение извещения покупателя о получении ЭСФ
Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) и п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 15).
В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.
В документе учетной системы «Счет-фактура выданный» в информационной строке состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).
PRO начало работы с электронными счетами-фактурами. Регистрация в ИС ЭСФ и настройка системы.
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в последние два месяца:
Регистрация в ИС ЭСФ
Регистрация предприятия
После перехода по ссылке Регистрация открывается окно для ввода учетных данных пользователя (юридического и физического лица):
Нажимаем Подписать и вводим PIN код от сертификата
После заполнения всех регистрационных данных необходимо нажать на кнопку Отправить.
После отправки запроса на электронную почту (которая была указана в регистрационных данных) придет письмо со ссылкой, по которой необходимо пройти для завершения процесса регистрации в системе.
После перехода по ссылке будет открыта форма Соглашения о пользовании информационной системы электронных счетов-фактур. Соглашение заключается (подписывается) руководителем предприятия.
Руководитель подписывает соглашение одновременно двумя подписями: личной подписью физического лица и подписью руководителя юридического лица:
После подписания необходимо нажать на кнопку Отправить.
После завершения процесса регистрации появится следующее сообщение:
На электронную почту придет письмо подтверждающее регистрацию и содержащее учетные данные (логин).
После завершения регистрации можно приступать к выставлению электронных счетов-фактур. Также можно назначить уполномоченных сотрудников.
Регистрация сотрудников предприятия
Регистрация сотрудников складывается из двух этапов:
Регистрация физического лица
Процесс регистрации физического лица аналогичен процессу регистрации юридического лица.
Для регистрации необходимо перейти на закладку Физическое лицо;
При регистрации необходимо выбрать сертификат физического лица (RSA_. ) полученного в ЦОНе. Также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо проверить актуальность поля Email: т.к. на данный адрес будет выслана ссылка для подтверждения регистрации.
Предоставление права физическому лицу выполнять операции по выписке и получению электронных счетов-фактур от имени предприятия
После регистрации физическое лицо можно назначить уполномоченным выписывать счета-фактуры от имени предприятия. Для этого необходимо зайти в систему под учетной записью руководителя предприятия, перейти на закладку Пользователи ввести ИИН сотрудника и нажать Проверить.
После того как система проверит наличие в информационной базе физического лица по ИИН, появится возможность отправить запрос на добавление пользователя в качестве сотрудника юридического лица (кнопка Отправить).
После отправки запроса на электронную почту сотрудника, указанную при регистрации физического лица, поступит письмо с уведомлением. Сотрудник должен перейти по ссылке, указанной в письме, и подтвердить свое согласие на назначение уполномоченным лицом.
По ссылке откроется система ИС ЭСФ. Сотруднику необходимо войти на закладку Мои предприятия и принять приглашение (кнопка Принять).
После подтверждения сотрудника, руководитель предприятия входит в систему под своей учетной записью и назначает сотруднику необходимые права.
Назначение прав выполняется на определенный срок и подтверждается электронной доверенностью от предприятия, подписываемой руководителем в ИС ЭСФ.
После завершения регистрации руководителя компании в ИС ЭСФ предприятию необходимо выполнить настройку учетной системы для работы с ЭСФ.
Особенности регистрации в ИС ЭСФ индивидуального предпринимателя
Регистрация индивидуального предпринимателя проводится на закладке Индивидуальный предприниматель. Прочие этапы процесса аналогичны описанным в разделе 1.
Для индивидуальных предпринимателей не предусмотрена возможность назначения уполномоченных сотрудников для работы с ИС ЭСФ от имени предприятия. Все операции в системе ИС ЭСФ выполняются ИП самостоятельно.
Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана
Запустите Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами (меню Предприятие – Настройка параметров учета – Настройка программы, вкладка Электронные счета-фактуры [1]).
Следуйте указаниям помощника, при завершении каждого этапа переходите к следующему шагу (кнопка Далее).
В случае использования обмена данными с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов достаточно установить соответствующий признак, дополнительные настройки не требуются.
В случае использования прямого обмена данными с ИС ЭСФ необходимо так же:
Введите данные о пользователе ИС ЭСФ, под которым будет выполняться отправка или получение ЭСФ, укажите сертификат для авторизации/входа в ИС ЭСФ (файл AUTH_RSA …) и перечень организаций, счета-фактуры которых будет обрабатывать пользователь.
При выборе сертификата для авторизации/входа система запросит пароль к сертификату (пароль выдается в ЦОНе при получении сертификата).
Если все настройки выполнены верно, можно завершить работу Помощника и приступить к выписке ЭСФ.
В конфигурации Бухгалтерия 8 для Казахстана, ред. 3.0 Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами расположен в разделе Администрирование – Общие настройки.
Полезные и бесплатные видео по вопросу регистрации в ИС ЭСФ
Доклад Семена Савенкова «Регистрация в ИС ЭСФ», на семинаре, проведенном 20 января 2016 года.
Мастер-класс Романа Рыбкина «Как провести регистрацию компании в ИС ЭСФ и настроить прямой обмен ЭСФ из 1С» в рамках семинара, состоявшегося 6 октября 2016 года.
PRO заполнение электронных счетов-фактур в 2020 году
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в этом году:
Подробнее о Приказе МФ РК № 370:
Заполнение ЭСФ
В Правилах документооборота ЭСФ содержатся основные положения, руководствуясь которыми необходимо выполнять заполнение и выписку электронного счета-фактуры. Также Правилами утверждается и сама форма ЭСФ, применяемая всеми налогоплательщиками на территории РК.
Электронный счет-фактура состоит из 14 разделов, заполняя которые налогоплательщик отражает все необходимые сведения о реализуемом товаре, работе, услуге, о сторонах сделки и другие.
Некоторые разделы являются обязательными для заполнения, например, раздел для отражения реквизитов поставщика, реквизитов получателя, раздел с указанием общих сведений по документу и другие.
Часть разделов не является обязательными для заполнения в общих случаях. Например, раздел Реквизиты Государственного учреждения заполняется исключительно в случае, если реализация товаров, работ, услуг осуществляется в адрес государственного учреждения. Если реализация произведена в адрес физического или юридического лица – не ГУ, то раздел не заполняется.
Также в правилах содержатся положения по модулю ИС ЭСФ «Виртуальный склад», использование которого является обязательством для некоторых налогоплательщиков с 1 апреля 2018 года.
По работе с модулем «Виртуальный склад» рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
Раздел А «Общий раздел»
В разделе отражаются данные, необходимые для идентификации документа, данные о дате выписки и виде электронного счета-фактуры.
Строки с указанием регистрационного номера и даты выпиcки ЭСФ заполняются автоматически информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и не могут быть отредактированы вручную.
Остальные строки заполняются самостоятельно ответственным лицом, которое производит выписку ЭСФ.
Если выписывается дополнительный или исправленный документ, в разделе отражаются сведения о виде ЭСФ, а также данные об исходном документе, к которому выписывается текущий.
Строка «Дата выписки на бумажном носителе» заполняется в следующих случаях:
Раздел В «Реквизиты поставщика»
В разделе указываются сведения о поставщике товаров, работ и услуг, которые позволяют идентифицировать его среди других налогоплательщиков (наименование, БИН/ИИН, адрес местонахождения, сведения о свидетельстве плательщика по НДС и другие). Если выписка ЭСФ производится структурным подразделением, в строке 6.0 может быть указан БИН структурного подразделения юридического лица.
Дополнительно в разделе указываются сведения о категории поставщика, которые оказывают влияние на заполнение ЭСФ. В документе можно указать, что поставщик является комитентом, комиссионером, экспедитором, лизингодателем, участником соглашения о разделе продукции, участником договора о совместной деятельности с указанием доли участия каждого, оказывает услуги по международной перевозке, является доверителем и т.д.
Если установлена отметка о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции или участником договора о совместной деятельности, то дополнительно указывается количество участников. В зависимости от количества указанных участников, увеличивается количество В «Реквизиты поставщика», В1 «Банковские реквизиты поставщика» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности», сведения в которых указываются по каждому участнику.
При указании сведений о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции, экспортером или международным перевозчиком, разрешена выписка ЭСФ в иностранной валюте, если это не противоречит положениям Налогового Кодекса.
Также в разделе содержится специализированная строка «Дополнительные сведения», в которой можно указать дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки. Строки для указания дополнительных сведений содержатся и в других разделах, состав отражаемых в них данных определяется поставщиком самостоятельно.
Раздел В1 «Банковские реквизиты поставщика»
Банковские реквизиты поставщика вынесены в отдельный раздел, в котором указывается номер банковского счета, наименование банка в котором он открыт, БИК банка и другие данные.
Раздел подлежит обязательному заполнению в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С отмечена категория получателя – Е «Государственное учреждение»). При реализации иным категориям получателей, раздел заполняется на усмотрение поставщика.
Раздел С «Реквизиты получателя»
В разделе С указываются сведения о получателе товаров, работ и услуг: ИИН/БИН получателя, его наименование, адрес местонахождения и другие данные. Если получателем ТРУ является структурное подразделение юридического лица, то в ЭСФ указывается БИН структурного подразделения.
В разделе предусмотрено указание категории, к которой относится получатель. Выделены следующие категории: комитент, комиссионер, лизингополучатель, участник договора о совместной деятельности, государственное учреждение, участник СРП, доверитель, нерезидент, физическое лицо (с предоставлением чека ККМ, при расчете электронными деньгами, при реализации товара физ лицу, который также зарегистрирован в качестве ИП, работнику в счет заработной платы) и т.д.
В случае если получатель не относится ни к одной из данных категорий, строка не заполняется.
Если отмечено что получатель является нерезидентом (установлен признак в графе F), строка с указанием ИИН/БИН не заполняется.
Если получатель является государственным учреждением, то в форме также заполняется раздел С1 Реквизиты Государственного учреждения.
Если покупатель является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции, при отметке соответствующего значения становится доступной строка для указания количества участников. Для данных категорий увеличивается количество разделов С «Реквизиты получателя» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» для указания сведений по каждому участнику.
Раздел С1 «Реквизиты Государственного учреждения»
Данный раздел заполняется только в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С в строке 20 отмечена ячейка Е Государственное учреждение).
В разделе отражаются сведения о назначении платежа, БИК коде центрального уполномоченного органа по исполнению бюджета и иные сведения.
Раздел D «Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя»
Раздел предназначен для указания данных о грузоотправителе и грузополучателе товаров. В разделе отдельно указываются необходимые данные грузоотправителя: ИИН/БИН, наименование, адрес, с которого произведена отправка товаров. А также отдельно указываются данные о получателе товаров: наименование, ИИН/БИН, адрес по которому доставлен реализуемый товар.
Данная строка является обязательной для заполнения. Остальные строки раздела заполняются на усмотрение поставщика.
Раздел E «Договор (контракт)»
В данном разделе указываются сведения о наличие, либо отсутствие заключенного договора на поставку товаров, работ, услуг, условиях оплаты, сведения о поставке по доверенности и другие.
Способ отправления товара указывается в виде цифрового обозначения в соответствии с классификатором видов транспорта и транспортировки товаров. Данный классификатор утвержден Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.
В случае вывоза товаров с территории РК, в разделе заполняются сведения о пункте назначения товаров – административно-территориальной единице, на территорию которой осуществляется поставка товаров.
В случае международных операций, условия поставки заполняются в соответствии с обычаями делового оборота (Инкотермс).
В данном разделе строка «Способ отправления» является обязательной для заполнения. Остальные строки заполняются на усмотрение поставщика.
Раздел F «Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг»
В разделе указываются сведения о документе, подтверждающем поставку товаров, работ и услуг: его номер и дата.
Раздел G «Данные по товарам, работам, услугам»
В разделе отражаются все сведения о реализуемых товарах, работах, услугах: их наименование, единица измерения, реализуемое количество, цена, сведения о ставке и сумме акцизов, сведения по НДС и другие.
В разделе в обязательном порядке указываются сведения о происхождении реализуемого товара. Графа для указания признака происхождения товаров, работ, услуг, заполняется цифровым значением по следующим правилам:
Сведения о наименовании реализуемых товаров, работ, услуг, отражаются в специальных графах.
В случае если оформляется реализация товаров, произведенных на территории РК, реализация работ или услуг, наименование заполняется в графе «Наименование товаров, работ, услуг». В графе указывается наименование, используемое в учетных системах поставщика.
Если оформляется реализация товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2), наименование заполняется также в графе «Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов». Данные в графе заполняются исходя из наименования, отраженного в Декларации на товары (графа 31), либо в Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 2). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Для товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2), обязательно заполнение сведений по кодам «ТН ВЭД ЕАЭС». Коды ТН ВЭД ЕАЭС заполняются в соответствии с указанными кодами в Декларации на товары (графа 33) или Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 3). Также графа заполняется при реализации товара, произведенного на территории РК (признак происхождения 3 и 4 (при экспорте в ЕАЭС)). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически. В случае исключения кода ТН ВЭД ЕАЭС, в данной строке указывается код, действующий на дату выписки ЭСФ.
В графе «Единица измерения» указывается единица измерения реализуемых товаров, работ, услуг. Данная строка заполняется по товарам, для работ и услуг заполнение графы не является обязательным. По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Графа «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» заполняется сведениями в зависимости от указанного признака происхождения товара.
По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
В разделе также содержится графа для указания дополнительных сведений по реализуемым товарам, работам, услугам, необходимых сторонам сделки.
Раздел H «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности»
Данный раздел становится доступным для заполнения, если в категориях поставщика установлена отметка о том, что он является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции.
Раздел заполняется по каждому участнику договора (соглашения) с учетом его доли участия.
Отражаемые в разделе данные аналогичны данным раздела G Данные по товарам, работам, услугам.
Раздел I «Реквизиты поверенного (оператора) поставщика»
Данный раздел заполняется в случае, если выписка ЭСФ производится юридическим лицом, которое является поверенным поставщика (оператором) по договору поручения.
В разделе указываются основные реквизиты поверенного лица: его БИН, наименование, адрес местонахождения, сведения о документе, которым назначается поверенное лицо и т.д.
Раздел J «Реквизиты поверенного (оператора) получателя»
Данный раздел содержит сведения о поверенном лице покупателя и заполняется аналогично разделу I.
Раздел К «Дополнительные сведения»
В форме выделен специализированный раздел, предназначенный для отражения дополнительных сведений по операции, которые необходимы сторонам сделки. В разделе могут быть указаны произвольные данные.
Раздел L «Сведения по ЭЦП»
В разделе отражаются сведения лица, которым произведена выписка и заверение электронного счета-фактуры: сведения об электронно-цифровой подписи и ФИО лица, которым произведена выписка документа.