что такое модуль инвентаризации сэд

03.12.202322.04.2022 admin 0 Comments

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Будет полезно компаниям, которые планируют перейти с бумажных документов на электронные

Михаил Кратов

Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Бухгалтер на удаленке без отпусков и выходных

Источник

1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом

Программный продукт «1С:Инвентаризация и управление имуществом» состоит из двух основных компонент: учетной и мобильной

Учетная компонента (конфигурация «Инвентаризация и управление имуществом»), реализует функции учета имущества и получения отчетности. Учетная компонента не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы необходимо наличие установленной платформы «1С:Предприятие 8.3».

Мобильная компонента, позволяет выполнять операции с имуществом в реальном времени с применением мобильных технологий и технологий автоматической идентификации (RFID и штрихкодирования). Мобильная компонента реализована как приложение для терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования, работающих под управлением MS Windows CE/Mobile.

Учетная и мобильная компоненты могут быть использованы как вместе, так и по отдельности. Например, если учет имущества в компании уже ведется в ERP- системе «1С:ERP Управление предприятием 2», но при этом требуется применение мобильных средств и средств автоматической идентификации (RFID и штрихкодирование), то возможно внедрение только мобильной компоненты и интеграция ее с учетной системой. Если же по каким-либо причинам не требуется внедрение мобильных технологий и технологий автоматической идентификации, то возможно внедрение только учетной компоненты.

Конфигурация «Инвентаризация и управление имуществом» (учетная компонента) поставляется без какой-либо аппаратной или программной защиты, а также не имеет закрытых для изменения участков кода. Отсутствие закрытых для изменений участков кода позволит при необходимости более гибко и детально проводить адаптацию решения к самым сложным бизнес – процессам пользователей.

Клиентское приложение для подключения мобильных терминалов сбора данных (мобильная компонента) поставляется с программной защитой, реализованной через привязку лицензии, входящей в комплект поставки, к IMEI мобильного устройства. Данная привязка осуществляется через Интернет посредством специального сервиса. Повторная привязка лицензии к другому устройству допускается только в случае документального подтверждения официальным сервисным центром, обслуживающим терминал, безвозвратного выхода из строя данного устройства или изменения IMEI того же устройства в результате его ремонта. В остальных случаях требуется приобретение новых лицензий на подключение терминалов сбора данных.

Форма заявки на перерегистрацию приведена в Приложении. Заявка на перерегистрацию рассматривается в течение 3-х рабочих дней. Заявку на перерегистрацию необходимо отправлять по электронной почте на адрес eam@axelot.ru.

В настоящее время реализована поддержка оборудования Motorola, в дальнейшем планируются поддержка оборудования других вендоров.

Описание возможностей программного продукта «1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом»

Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя набор классификаторов, справочников, словарей, стандартов, регламентов, используемых предприятием. Нормативно-справочную информацию в системах автоматизации деятельности компании можно считать самостоятельной компонентой — подсистемой, требующей своего управления. Ведение справочников подсистемы возможно как на стороне учетной компоненты, так и с помощью импорта централизованных справочников из учетных систем 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP Управление предприятием 2. Сама учетная система может в свою очередь выступать в роли мастер-системы для других информационных баз.

Ведение справочников Типы имущества и Места расположения позволяет гибко структурировать и классифицировать информацию об используемом имуществе и аналитике его хранения для последующих инвентаризаций и операций перемещения.

Благодаря возможности разделения имущества по счетам учета обеспечивается интеграция учетной части с системами регламентированного учета, в которых имущество разделяется на основные средства, материалы и инвентарь, как на балансе, так и за балансом.

Ведение реестра имущества

Система позволяет вести единый учет всех объектов имущества с контролем количества, ответственных, мест нахождения, статусов, организационной принадлежности, счетов учета и т.д. Также возможен учёт многокомпонентных объектов имущества.

Система предоставляет пользователю возможность регистрации операций, связанных с управлением имуществом, таких как регистрация имущества, выдача в подразделения, возврат на склад, списание и т.п. Перечень возможных операций с имуществом может быть гибко настроен самими пользователями системы в зависимости от внутренних бизнес-процессов. Возможности настройки позволяют изменять реквизитный состав операций, фильтры отбора объектов имущества, обязательность заполнения и предопределённые значения реквизитов.

Существует возможность задания произвольных атрибутов для каждого типа имущества. К каждому объекту имущества может быть привязана дополнительная информация в виде правоустанавливающих документов, свидетельств, лицензий, гарантий и т.п.

В системе реализован сквозной учет всего имущества с возможностью использования префиксов инвентарных номеров для разных типов имущества. Для учета старых объектов имущества, уже имеющих неструктурированные инвентарные номера, имеется возможность быстрого подбора как по старому инвентарному номеру, так и новому, присвоенному учетной системой.

С помощью отдельного документа ввода начальных остатков можно быстро загрузить данные об уже имеющемся имуществе. В документе имеется возможность загрузки данных из табличных документов (например MS Excel), а также сохранения идентификаторов объектов имущества для целей интеграции со смежными системами.

В системе ведется вся история по каждому объекту имущества.

Инвентаризации

Система предоставляет пользователю возможность проводить регулярные инвентаризации имущества. В ходе процесса инвентаризации производится автоматическое сопоставление данных, соответствующих последней инвентаризации с актуальным состоянием. По результатам инвентаризации могут быть распечатаны все необходимые регламентированные формы. Также при необходимости можно быстро и удобно создать документы перемещения и выбытия по результатам инвентаризации с помощью механизма ввода на основании.

При проведении инвентаризации целесообразно использовать мобильные терминалы сбора данных и средства автоматической идентификации RFID. Благодаря им инвентаризация из длительного и трудоемкого процесса превращается в быстрый и легкий.

Для интеграции с системами регламентированного учета предусмотрено автоматическое разделение документов инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам.

Для различных мест хранения можно указывать отдельные опции инвентаризации (частота проведения, ответственные лица, включения в плановые значения объектов имущества, находящихся в дочерних местах расположения и т.д.). Сотрудники могут создавать задания на инвентаризацию с указанием сроков проведения и возможностью проверки результатов ее проведения.

Диагностические осмотры

Система предоставляет возможность проведения диагностических осмотров, в рамках которых фиксируется фактическое состояние объектов имущества по заданным контролируемым показателям.

В системе реализованы следующие функции:

Для наибольшего удобства и максимизации эффективности проведения диагностических осмотров реализована возможность использования технологии автоматической идентификации RFID.

Потребности и закупки

Данная функциональность служит для регистрации потребностей подразделений в необходимом имуществе, а также для формирования заказов на закупку поставщикам имущества и контроля их исполнения.

Потребности в имуществе могут удовлетворяться путем закупки нового имущества у поставщика или из имеющихся запасов (со склада). Также существует возможность отклонения потребностей.

Заказы на закупку оформляются на основании введенной информации о потребностях и могут проходить процедуру согласования. Потребность в имуществе и статусы заказов на закупку могут контролироваться с помощью аналитических отчетов.

Мобильный клиент

Мобильный клиент позволяет выполнять операции с имуществом в реальном времени с применением мобильных технологий и технологий автоматической идентификации (RFID и штрихкодирования).

Мобильный клиент реализован как Native-приложение для терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования, работающих под управлением MS Windows CE/Mobile. В настоящий момент реализована поддержка терминалов сбора данных Motorola.

В подсистеме реализованы следующие функции:

Мобильный клиент функционирует в режиме оффлайн и может использоваться на территориально-распределенных объектах без постоянного подключения к корпоративной информационной сети.

Синхронизация мобильного клиента с информационной базой возможна как при помощи подключения ТСД по USB, так и с помощью передачи данных по Wi-Fi.

Аналитическая отчетность

В конфигурации системы «Инвентаризация и управление имуществом» предусмотрен набор аналитических отчетов для оценки состояния имущества, его местонахождения и эффективности использования. Отчеты позволяют производить оперативный анализ статистических данных, накопленных в информационной базе, для принятия своевременных управленческих решений.

Масштабируемость и производительность

Построение территориально распределенных систем

В «1С:Предприятии 8» реализован механизм управления распределенными информационными базами, который обеспечивает работу единого прикладного решения (конфигурации) с территориально разнесенными базами данных, объединенными в многоуровневую иерархическую структуру.

Это дает возможность строить на основе конфигурации «Инвентаризация и управление имуществом» решения для предприятий сетевой или холдинговой структуры, позволяющие эффективно управлять бизнесом и видеть картину «в целом» с необходимой для принятия решений оперативностью.

Интеграция с другими системами

Обеспечивается интеграция с внешними программами отечественных и зарубежных разработчиков (например, системами управления ресурсами предприятия, бухгалтерскими системами) и оборудованием (например, терминалов сбора данных, принтеров этикеток) на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой «1С:Предприятие 8.3».

ПРИЛОЖЕНИЕ

БЛАНК ЗАЯВЛЕНИЯ НА ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЮ РАДИОТЕРМИНАЛА

Заявление на перерегистрацию радиотерминала

(полное юридическое наименование организации, учреждения)

Почтовый адрес __________________________________________________________________

ИНН (или аналогичный реквизит)____________________________________________________

Направление деятельности _________________ ________________________________________

Телефон ______________________________ Факс _____________________________________

Организация является зарегистрированным пользователем программного продукта фирмы «1С»:

1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом рег. №___

1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом. Клиентская лицензия на _____ радиотерминал рег. №____________________________________________________________________________

_______________________________________________________ рег. №___________________

(наименование продукта) (регистрационный номер)

Просим предоставить возможность повторной регистрации радиотерминалов с помощью пинкода №___________, ранее привязанного к радиотерминалу с IMEI №_________________________ (очень желательно указать IMEI) по причине выхода его из строя без возможности восстановления. Заключение официального сервисного центра прилагается.

Обязуемся после получения возможности повторной регистрации удалить с компьютера файл регистрации, полученный для старого радиотерминала.

Руководитель _____________________________ (____________________)

Источник

Что такое СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для организации внутреннего делопроизводства в компании или госучреждении. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Рассказываем о возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.

Так, в сервисах электронного документооборота:

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

История развития

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Правовое регулирование и стандарты

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Виды СЭД

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т. д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Преимущества и недостатки СЭД

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Технические возможности современных СЭД

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Готовые решения для всех направлений

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.