что такое метод gtd
GTD. Мифы, ошибки, заблуждения
GTD — заморское слово, чуждое русскому языку и мировоззрению. Нам сложно понять, зачем русской душе, привыкшей к широте и свободе, понадобилась эта заморская метода «для дрессировки офисного планктона». Почему нельзя просто делать дела без всех этих новомодных методик? Ведь очевидно, что время, которое мы будем тратить на приведение дел в порядок, организуя их в некую систему — это время потраченное зря. За то время, пока мы разбирали и раскладывали бумажки с надписями «сделать то-то к такому числу», можно было взять и сделать много чего. Надо просто взять себя в руки и начать делать дела, вместо разговоров о них!
Вот так примерно выглядит типичный перечень мифов и заблуждений относительно GTD. Все они базируются на изначально неверной постановке задачи системы.
Ошибка номер ноль. Я все сделал, как мне советовали, а ничего не изменилось, только время зря потратил!
Вы думали, что GTD поможет выполнить все ваши дела в короткий срок или сделает их исполнение проще?
Увы, но если вы так считаете, значит вы неверно понимаете, какое основное предназначение системы GTD. Это система, которая позволяет вам всего лишь снизить фактор стресса в постоянно меняющемся «облаке» задач, которые перед вами ставятся и обрести уверенность, что у вас все под контролем.
— Какой такой стресс?! Нет у меня никакого стресса! Я просто хотел, чтобы дела делались быстрее, ну и вот тут у меня есть ряд зависших дел, которые я хотел бы сделать еще с прошлого года, но никак руки не доходят. Толку с того, что я их записал. Все равно на них никак не хватает времени.
Это и есть тот стресс, о котором постоянно говорится при объяснении назначения GTD. Основная цель — избавиться от этого слова вообще. Вас не должно в принципе что-то волновать. Парадокс заключается в том, что вы загнали себя в угол — чтобы ничего не волновало, надо чтобы это было сделано. А раз не сделано, то увы, это все же волнует. Мне нравится, как изящно разрывает этот замкнутый круг идея Дэвида Аллена — не можешь сделать сейчас — запиши и оставь на потом.
— И все?! Вся помощь GTD сводится к тому, чтобы записывать то, что я итак помню?
Ага! (тут я улыбаюсь во все остатки от моих бывших 32 зубов)
Только помнить это больше не обязательно. Поэтому можно спокойно продолжать жарить шашлык, ловить рыбу, продолжать читать любимый форум, смотреть кино, создавать презентацию к очередному докладу. Все ваши задачи теперь не в голове с пометкой «не забыть», а в списке вне этой головы.
Все что надо — в свободное время заглядывать на нужную страничку этого списка.
И снова — я недаром выделил ключевое слово — «свободное время». Это то время, в которое вы не заняты или хотите чем то заняться. Но не тогда, когда вы уже что-то делаете. Иначе все пойдет на смарку.
Почему? Да потому, что вы должны быть всегда уверены в себе и делать только то, что по вашему мнению, имеет наивысший приоритет. Если вы в процессе исполнения решили заглянуть в список, то это означает, что вы считаете текущий процесс менее приоритетным, чем те, которые уже есть в списке. А этого быть не должно. Потому что тем самым вы снижаете собственную самооценку в своих глазах — «занимаюсь всякой фигней, когда могут быть более важные дела!». Но постойте, вы же сами только что выбрали это дело из своего списка. Кто же вам виноват? Понимаешь, о чем я говорю?
Исключением может быть только один случай — когда новая задача пришла к вам извне в данный момент и ее надо выполнить здесь и сейчас.
Миф 1. Само ведение системы будет отнимать слишком много времени
Что вы подразумеваете под «ведением системы»? Разбор кучи дел, категоризацию этих дел, назначение им приоритетов, выделение контекстов, расстановка зависимостей? Все это вам придется проделать всего один раз! Если конечно вы все сделал правильно и логично, а не просто все свалили в одну кучу и прилепили ярлык «срочно».
Когда же система работает, то она у вас отнимает ровно столько времени, сколько требуется для того, чтобы сформулировать и записать то, что вы хотите сделать, но не собираетесь делать этого сиюминутно.
Ведь все что вы будете делать для ведения системы — это просто записывать и сверяться со списком.
Стоят потраченые 30 секунд вашей уверенности, что вы ничего не забыли или нет? Вопрос риторический.
Есть, конечно, категория людей, которые все любят постоянно раскладывать по полочкам, рассортировывать, расставлять по алфавиту. Но это уже не к тайм менеджементу относится. У каждого есть свои скелеты и тараканы. Техника GTD гласит — делайте как вам удобнее, но не отступайте от выстроенной вами системы. Иначе она перестанет работать, поскольку вы не будете полностью ей доверять.
Миф 2. GTD придумали лентяи для того, чтобы оправдать свою лень. Надо просто делать дела
Я очень люблю этот миф (жаль нельзя поставить смайлик)! Базируется он частично на «Ошибке номер ноль».
Вообще то цель несколько иная — не забыть сделать позже то, что сейчас сделать нельзя, а не просто отложить в долгий ящик.
— Почему бы не сделать это сразу? Зачем это откладывать на потом?
Потому что я был занят в тот момент, когда пришла новая задача. И то, чем я был занят, казалось мне более важным, чем новая задача. Как освобожусь — определю, каким наиболее важным и нужным делом я займусь дальше. И не факт, что это будет именно та задача, которая мне только что свалилась. Но я буду 100% уверен, что и до нее дойдет своя очередь и она никуда не потеряется.
Так что я не ленюсь, я действительно делаю наиболее важные дела в это время и в этом месте. Просто у меня есть механизм, который позволяет принимать мне взвешенное решение, сравнивая все задачи, а не те, которые я помню на данный момент. Человеческая память, увы, не надежна и может сыграть злую шутку — вы можете забыть то, что действительно важно.
Миф 3. GTD для офисного планктона
Чушь. Сто процентная. Настоящий «офисный планктон» сам по себе система, где все задачи спускаются сверху вниз, раскладываются до примитивных действий и их исполнение контролируется централизованно на каждом этапе. Зачем винтику упорядочивать одну единственную задачу, которая перед ним стоит?
Но чем выше мы поднимаемся по иерархической лестнице, тем больше у нас становится задач, которые требуют контроля. И вот тут уже нужны системы, в которых требуется ничего не забывать. Хотите расти в карьере? Вам придется освоить системы контроля за делами, иначе вас обойдут. Чем выше должность, тем выше ответственность, тем в большем контроле вы нуждаетесь.
— А для чего секретари?
Как вы думаете, хороший секретарь все держит в голове или в системе? Вопрос опять же риторический.
Ошибка 4. Я столько раз пытался, но не идет — слишком сложно, а дел у меня итак навалом, аврал на аврале
А не надо пытаться съесть слона целиком. Несварение можно заработать.
Как не утонуть в потоке задач
Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Но в последнее время у меня резко выросла загрузка на проектах, задач стало больше, только вот работоспособность снизилась.
Дело в том, что при всём эволюционном превосходстве человека, как вида, наши возможности довольно ограничены. Особенно много ограничений у нас в голове. И одно из самых серьёзных — пропускная способность нашего мозга. Нам кажется, что мы все такие умные-разумные, можем делать кучу всего одновременно, решать задачи параллельно, обрабатывать огромные массивы информации, но это не так.
В одной из предыдущих статей мы проводили аналогию между мозгом и компьютером — и там, и там есть что-то типа оперативной памяти, которая решает большинство повседневных задач. Увеличить её нельзя, поэтому в определённый момент, когда задач становится слишком много, мы теряемся, скачем между задачами, берёмся за самые простые дела (их проще сделать, а значит проще добыть дофамин — гормон радости), а сложные и важные — откладываем на потом. Единственный способ ситуацию разрулить — научиться оптимизировать работу с оперативной памятью. Я люблю подходить к проблемам системно, поэтому решила изучить GTD.
Что такое GTD
GTD (или Getting Things Done) буквально переводится, как «доведение дел до завершения». Это методика управления задачами, которую около 20 лет назад в одноимённой книге описал бизнес-тренер Дэвид Аллен. GTD помогает освободить мозг, систематизировать все мысли и задачи, распределить их по сегментам, сфокусироваться на актуальном и важном, а на неважное временно забить.
Главные принципы GTD
Ключевая идея GTD в том, чтобы хранить максимум информации вне головы (таким образом разгрузить мозг) и регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов, без которых GTD в принципе невозможен.
Всё записывай
Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от стикеров до заметок в телефоне. Главное — носитель должен быть один, чтобы не приходилось думать, а где там у тебя что записано. Вот это место, куда ты будешь скидывать все новые задачи, называется Inbox (или «Входящие»).
Выбирай, что проще
Фиксировать мысли и задачи нужно максимально удобным способом. Кому-то проще пользоваться стикерами или ежедневником, а кому-то — всё выписывать в таск-менеджер (кстати, WEEEK для этого идеально подходит). Найди формат, который удобен именно для тебя.
Важна дисциплина
Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь. Потом будешь разбирать Inbox и распределять задачи по спискам, дням и неделям. Для всего этого нужна дисциплина. Я поначалу очень страдала — было непривычно выписывать всё регулярно. Но я втянулась.
Списки, списки, списки
Одна из важных составляющих GTD — это списки задач. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список). Но для начала можешь выделить два основных — «Первоочередные действия» и «Когда-нибудь». В первый список из Inbox будешь переносить важные и срочные задачи, а во второй — неважные и несрочные (чтобы определить, какие задачи куда нужно перенести, воспользуйся матрицей Эйзенхауэра). Потом можешь эти большие списки делить на более мелкие, по контексту. Задачи в списках нужно постоянно пересматривать — от ненужных избавляться, а нужным повышать приоритет.
Не разрывайся на между задачами
Держи свой разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно. Выделяй самые приоритетные задачи и решай по одной за раз.
Добавляй документы
Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки и т. д. Её нужно тоже фиксировать вместе с задачами, желательно на том же носителе, чтобы было легче оперативно к ней вернуться. Именно поэтому таск-менеджеры подходят для GTD лучше всего.
Как работать по методике GTD
На первый взгляд GTD может показаться запутанной методикой, но это не так. По сути, вся работа с задачами проходит в два этапа:
1. Сбор
Сначала выпиши все мысли и задачи в Inbox Когда у тебя несколько проектов и везде «горят дедлайны», сложно всё запоминать и последовательно решать. GTD поможет подойти к процессу работы более системно и без лишних нервов.
Если только начинаешь работу по GTD, этап сбора съест много времени (придётся выписать всё-всё, что накопилось к этому моменту). Но потом будет попроще — просто в течение дня выписывай всё важное, что приходит в голову.
2. Обработка
В течение дня периодически разбирай Inbox — в конце дня он должен быть пуст, иначе, рано или поздно, ты потеряешь контроль над потоком задач. Проанализируй задачи и выдели приоритетные, которые нужно выполнить в ближайшее время. Для этого по каждой задаче ответь себе на вопросы:
Ответы на вопросы помогут все задачи разделить на сегменты:
Для сортировки задач можешь использовать вот такую схему:
Когда ответишь на вопросы и разделишь задачи по приоритету (раскидаешь их по спискам «Первоочередное» и «Когда-нибудь» или кому-то делегируешь), можешь разделить их ещё и по контексту — какие задачи можно решить дома, какие в офисе, а какие при встрече с друзьями и так далее.
У многих задач будут дедлайны, хотя бы примерные. Если пользуешься таск-менеджером, указывай у задач сроки. В противном случае можешь использовать календарь — выписывать туда задачи на этапе обработки. Оба способа позволят дополнительно разгрузить мозг, а не запоминать все даты и бояться что-то пропустить.
Для меня GTD — не просто методика по решению задач и составлению расписания. Это стиль жизни, когда ты никогда не переживаешь о невыполненных задачах, травмируя психику — здесь все размеренно и последовательно, ты думаешь только о самом важном и никогда не забываешь о каких-то дедлайнах, ведь у тебя «все ходы записаны».
Прочь из моей головы. GTD в разработке
Если на вашем столе стоит чашка остывшего желанного кофе или чая, значит, что-то не так. Во всяком случае, так наверняка подумал бы Дэвид Аллен, автор знаменитого метода GTD (Getting Things Done). Мы хватаемся за тысячу дел, пытаясь попутно не забыть про бытовые мелочи, часто забываем о цели, но помним о неотвратимо приближающихся дедлайнах. Порой страх перед лавиной задач буквально парализует мозг и наступают апатия, прокрастинация, депрессия. Работа в такие моменты движется медленно, кажется, даже курсор мыши еле ползёт по монитору. Такая ситуация тем опаснее, чем больше человек работает в команде, особенно, если речь идёт о команде разработчиков.
Идея пригласить на нашу конференцию GeekWeek-2015 Дэвида Аллена была хоть и неожиданной, но неслучайной. Личностная, на первый взгляд, концепция GTD, даёт неплохие рекомендации для каждого разработчика в отдельности и процесса разработки в целом. Конечно, метод GTD не столь «заточен» под процесс разработки ПО, как agile, но тем не менее, способен его дополнить или стать первым шагом на пути перехода команды к гибкой методологии разработки. Какой же он, GTD для программиста?
Разделим применение принципов GTD в разработке на два блока: персональный, когда речь идёт об отдельном человеке, и командный, когда речь идёт о компании или группе разработчиков. В целом, принципы едины, но в команде их реализовать гораздо сложнее, поскольку гарантированно будут саботаж и сопротивление со стороны работников или тимлида.
Один в поле воин
Одна из основ метода GTD — принцип перемещения задач из памяти человека на внешний источник. Таким образом, мозг человека перестаёт заботиться о том, чтобы удержать в голове все планы, от незначительных до глобальных, а начинает концентрироваться на действительно важных на данный момент задачах и их выполнении. Кто-то говорит, что метод GTD эффективно использовать для высвобождения личного пространства и нахождения баланса между работой и, например, хобби или семьёй. Однако с точки зрения практичного разработчика GTD нужен, прежде всего, для соблюдения баланса между работой и… работой.
Программисты, системные архитекторы и менеджеры проектов непрерывно находятся в рамках нескольких приоритетов, задач или проектов. Часто обстоятельства исключают ведение одной задачи, поэтому нужно уметь быстро перестраиваться. Подобное метание от проекта к проекту нередко порождает стресс, но не тот, который возникает от нелюбимой работы, а стресс как физиологическое и эмоциональное явление. Чем выше уровень тревоги, тем сложнее справляться с поставленными задачами. Тут-то на помощь и приходит GTD.
Устанавливаем фильтры на список дел
Упорядочиваем коммуникацию
Есть и более глобальная проблема, которая также затрагивает разработчиков любого типа занятости. Сегодня почти каждую неделю выходят новые инструменты, гайды, утилиты для разработчиков, то и дело появляются сообщения о новых версиях фреймворков, новых библиотеках и даже новых языках программирования. Вся эта информация вызывает чрезвычайный интерес профессионалов, а иногда даже увлекает и заставляет попробовать что-то новое (создать простое мобильное приложение, написать «Hello, world!» на Brainfuck или собрать новый опенсорсный проект). Выход один: распределять интересы по мере их значимости по отношению к текущим проектам, краткосрочным и долгосрочным целям. Фокусировка на одной задаче даёт возможность повысить личную продуктивность, освободить время и приступить к изучению новой информации.
5 шагов оптимизации
Метод GTD выделяет пять стадий работы над списком дел.
Сбор информации. Нужно собрать все задачи— просто взять и записать ручкой или в текстовый файл все свои рутинные, незавершённые, глобальные дела. При этом важно помнить, что, например, за задачей «Написать отчёт в Fast Report для ООО «Снеговик» скрывается несколько важных и требующих внимания подзадач: собрать требования с клиента, составить и утвердить ТЗ, запросить массив данных для тестирования отчёта и т.д… Необходимо записывать абсолютно все задачи — чуть позже вы их сгруппируете.
Обратите внимание не только на те проекты, которые есть в памяти, но и на те, которые находятся в компьютере — зачастую там не меньше хаоса, чем в мыслях. Стоит разделить файлы по папкам, соответствующим каждому проекту, отделить личные документы от рабочих.
Процесс обработки. Обработайте информацию по схеме, предложенной GTD: если что-то уже исполняется, нужно продолжить дело до конца, если можно сделать менее, чем за две минуты, сделайте сразу.
Классический алгоритм обработки по GTD
С точки зрения работы над ключевым для вас проектом важно учесть несколько нюансов.
На этом этапе главное — уделить много внимания работе с текущим или несколькими проектами. Для этого можно воспользоваться ассоциативными картами (mindmap), которые отразят все этапы работы в виде наглядной структуры-карты, в соответствии с которой вы будете продвигаться по проекту. Для создания mindmap существует множество платных и бесплатных приложений с интересными фичами. Нам нравится удобный, бесплатный и русифицированный Freemind, в котором мы и создали примерный вид незавершённой карты, не претендующей на истину:
Не стоит делить задачи на простые и сложные, нужно выполнять всё по порядку, тогда и время будет распределено рационально.
Ревизия сделанного. На этом этапе необходимо отметить сделанное, проанализировать причины провалов, создать план на следующий этап (например, неделю).
Собственно действие. Выполнять задачи следует исходя из наличных ресурсов: сил, времени, места выполнения, а также установленного приоритета. Если для быстрого решения задачи вам не хватает какого-то ресурса, который появится позже, постарайтесь перенести задачу на момент появления средства её лучшего исполнения. Например, если вы занимаетесь доработкой десктопного приложения и для внесения части изменений требуется обновлённая и ещё не купленная вашей компанией, но запланированная к покупке в ближайшее время SDK, вносите те изменения, которые можно сделать в текущей версии, а задачу по остальным изменениям внесите в папку или файл с задачами на будущее. Безусловно, поиск путей решения задачи имеющимися средствами раскрывает вас как профессионала, но требует больших и не всегда оправданных затрат вашего времени и сил.
Вот несколько советов, как использовать принципы GTD, если вы разработчик в команде или работаете самостоятельно.
Один в поле не воин
Несмотря на то, что GTD, как правило, нацелен на отдельного человека, он применим и к команде, в которой важно уметь определить видение проекта, цели, обозначить проекты и распределить зоны ответственности. Тем более, что во многих организациях уже существует и успешно используется, пожалуй, самая близкая к логике GTD сущность — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта очень точно отражает потребность проекта в ресурсах, задачи и подзадачи, примерное время выполнения каждой задачи, даты старта и окончания работ по задаче, этапы выполнения проекта, которые могут стартовать только после окончания предыдущего этапа и высвобождения требуемых ресурсов.
Однако зачастую все труды по составлению диаграммы ресурсов и занятости оказываются напрасными. Увязывая GTD с разработкой ПО, о диаграмме Ганта отлично написал Роберт Пик, евангелист GTD и CTO консалтинговой компании Дэвида Аллена, который руководил техническими проектами и понимает тему едва ли хуже самого CEO:
«Я видел столько времени, энергии и денег, канувших в сложные диаграммы Ганта, которые были уничтожены по первому щелчку пальцев руководителя. Любую компанию, делающую ставку на АВС-коды приоритетов и жёсткие узды для программистов для того, чтобы остаться в арьергарде разработки ПО, ждёт горькое разочарование».
Он же раскрывает суть концепции. Дело в том, что она направлена не столько на планирование, сколько на умение вернуться к точке срыва. Поясним подробнее. В жизни любого человека и любой команды случаются моменты, когда они отходят от намеченных целей и вся деятельность погружается в хаос. Это может происходить как по внешним причинам, так и по причинам, связанным с отдельными внутренними воздействиями: временной сменой курса развития проекта, появлением нового инвестора с новым видением, перерывом на сверхсрочную работу (например, подготовку к выставке). Задача GTD в команде — легко вернуться к точке, в которой пришлось отойти от плана работы и продолжить действовать в прежнем режиме.
«Mind sweep (очистка памяти, очистка ума — прим. пер.) составляющая GTD, достаточно проста, Дэвид (Аллен — прим.пер.) зачастую упоминает её как своего рода дамп памяти для «психической оперативки». Это как будто вы периодически сверяетесь со своим собственным мозгом, чтобы увидеть то, что удерживает ваше внимание, вытащить и посмотреть на это. Это как будто вы собираете эти списки возможностей (проекты и следующие действия), которые служат вам подстраховкой для уверенности в том, что всё, что вы делаете, вы делаете правильно и в сочетании с правилом двух минут (если ты можешь что-то сделать менее, чем за 2 минуты, сделай это — прим. пер.) и мышлением, нацеленным на следующее действие, даёт вам статический слепок вашего рабочего состояния, с помощью которого вы сможете легко вернуться к тому моменту, когда вы прервались».
В команде разработчика есть четыре основных действия, которые сами по себе выступают как элементы командного GTD.
P.S.: Бесплатно послушать онлайн-выступление автора метода GTD Дэвида Аллена и задать ему вопросы можно будет в рамках конференции GeekWeek-2015 17 ноября (вторник) в 19:15 МСК. Он расскажет о подходе GTD к решению проблемы информационной перегрузки и поделится результатами последних исследований в области человеческой продуктивности.
P. P. S.: Информация для тех, кто хочет познакомиться со спикером лично — в этом году Дэвид Аллен приезжает в Москву с мастер-классом.
Что такое метод GTD и как это работает? Алгоритм
Метод GTD был разработан экспертом и консультантом в вопросах управления временем и продуктивности Дэвидом Алленом.
Оглавление:
Что это такое?
Если мы что-то планируем сделать и, в итоге не осуществляем этого, со временем, наше сознание начинает «бить тревогу», так как незаконченные процессы — отнимают много сил и энергии. Соответственно, наша результативность при решении новых задач будет минимальной, так как голова забита нерешенными, старыми.
Метод GTD — это системный алгоритм, позволяющий распределять и повышать производительность использования своего времени. И как следствие, увеличивать продуктивность при осуществлении своей работы и своих идей.
Зачем это нужно? Затем, что используя метод GTD — легче координировать свои дела. Вся информация сосредоточена в одном месте, что беспрепятственно позволяет переходить от одного к другому.
В чем преимущество GTD? Преимущество в том, что в методе GTD фиксируется абсолютно вся информация, все, что приходит на ум. Это позволяет освободить пространство вашего сознания и задействовать энергетические ресурсы мозга по максимуму.
GTD подходит людям любых профессий, любого возраста и социального положения.
Как работает метод? Алгоритм
Итак, как работает метод GTD? Важный вывод, который сделал и изложил Дэвид Аллен в результате своих долгих исследований, заключается в следующем:
Основываясь на этом, Дэвид Аллен разработал метод GTD, воспользовавшись которым, можно в разы повысить свою продуктивность.
Метод GTD работает по алгоритму, который содержит 5 главных пунктов.
1. Сбор информации
Вы должны сосредотачивать всю информацию о том, что хотите сделать, в одном месте. Это может быть блокнот и ручка, звукозаписывающее устройство, приложение на вашем телефоне и др. Важно, чтобы все это записывалось и хранилось в одном месте. Например, для меня удобнее записывать все в блокнот, кому-то, по душе мобильные приложения (Trello, Wunderlist, Evernote. ). Имеется ввиду не только ваша работа, записывайте абсолютно все, все что хотите сделать:
Почему так важно — все записывать? Память — это первая причина, вызывающая проблемы с нашей продуктивностью. Есть память долговременная и кратковременная. Задача, которую человек хочет выполнить в ближайшее время, фиксируется в кратковременной памяти.
Кратковременная память человека работает как оперативная память компьютера. Когда появляется новая информация, старая сжимается и постепенно вытесняется (забывается). И когда вы вспоминаете о том что, что-то не сделали, испытываете стресс, нервозность, беспокойство и теряете веру в себя.
Большая трата энергии, которая ведет к снижению работоспособности мозга, настроения и мотивации. Это вторая причина, тормозящая продуктивность человека. Человеческий мозг практически не отличает воображаемое от реального.
Таким образом, когда вы прокручиваете (воображаете) в голове то, как выполняете какую-то задачу, ваш мозг будет воспринимать, что вы реально это делаете. То есть энергия, которую вы тратите на прокручивание в голове = энергии, которую вы потратили, если бы сделали дело.
Теперь представьте, что вы запоминаете какие-то дела и прокручиваете их в своей голове по раз 5 — 10. В результате получается, что вы выполняете одну и ту же задачу несколько раз. Запасы ментальной энергии истощаются, активность мозга снижается. Визуализация, вещь хорошая, но она рассчитана на воображение конечной цели и практикуется в определенных условиях, смотрите подробнее в: Что такое визуализация желаний? Алгоритм для правильной визуализации.
Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.
2. Расклад заданных дел
По поставленной задаче задаем вопросы:
Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.
Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:
Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):
Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.
3. Систематизирование дел
Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:
Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.
— Первая категория — это неважные и несрочные дела. Это дела, которые незначительно будут влиять на ваши основные цели и качество жизни.
В первой категории создайте подкатегории. 1 подкатегория — может я это сделаю; 2 подкатегория — это желательно сделать;
Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.
Пример 2. У вас возникло желание — научиться медитировать. По сути, это для души. И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.
— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо. ), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.
После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес. Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.
4. Просмотр и обновление
В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.
Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.
5. Выполняйте
Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.
Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!