что такое мероприятия в офлайн формате

Соскучились по общению: как деловые мероприятия возвращаются в офлайн

Переход в онлайн: вынужденно и временно

На деловые мероприятия пандемия повлияла не меньше, чем на ресторанный бизнес и индустрию путешествий. 87% организаторов отказались от проведения форумов, конференций, выставок и других событий, показывал опрос PCMA. В условиях локдауна пришлось отменять мероприятия по всему миру — от международного автосалона в Пекине до ежегодной конференции Facebook в Сан-Хосе.

В РФ из-за коронавируса не смогли провести три крупнейших деловых события года — РИФ в Сочи, ПМЭФ в Санкт-Петербурге и Восточный экономический форум. В первых двух случаях организаторы говорили о переносе, но новые даты так и не объявили.

Большая часть деловой активности целиком или полностью перекочевала в онлайн. Наиболее заметно и масштабно это получилось у технологических компаний. Например, в цифровом формате прошел Adobe Summit, который ежегодно принимал тысяч и делегатов в Лас-Вегасе. Компания организовала онлайн более 100 различных сессий. А SAP для онлайн-версии своей традиционной конференции Sapphire Now создала собственную цифровую платформу — с тематическими каналами, советами и инсайтами.

Многим казалось, что деловая жизнь онлайн — это навсегда. Почти четверть респондентов в опросе PCMA выражали опасения, что дистанционный формат полностью вытеснит традиционные очные мероприятия.

Но вскоре после снятия ограничений стало ясно, что бизнес не готов жить только виртуальной жизнью. В первый же посткарантинный месяц деловая активность в Москве выросла на 35% к прошлогодним показателям: сработал отложенный спрос. А как только власти разрешили массовые мероприятия, оживление началось и в ивент-индустрии.

Незаменимые элементы: живое общение и внутреннее волнение

Одно из первых крупных деловых событий в России после пандемии — Тюменский нефтегазовый форум (TNF), намеченный на 22-24 сентября. «Бизнес-сообщество соскучилось по живому общению. Заменить его виртуальным довольно трудно. А контакты, которые устанавливаются в ходе личных встреч, не сравнить по эффективности с онлайн», — объясняет решение вернуться к офлайну программный директор форума и гендиректор Агентства развития научно-образовательных проектов Антон Машуков.

Он подчеркивает, что в ивент-индустрии, как и во многих других отраслях, тоже сформировался отложенный спрос. Поскольку большинство мероприятий в нефтегазовой отрасли были отменены, к TNF ожидается повышенный интерес. «За время изоляции накопилось много новых идей, планов и проектов. Самое время их сейчас реализовать», — говорит эксперт.

По словам организаторов, у них нет опасений по поводу количества гостей: за две недели до TNF было зарегистрировано около 2 тыс. человек. Участие подтвердили глава Минприроды Дмитрий Кобылкин, председатель фонда «Сколково» Аркадий Дворкович и губернатор Тюменской области Александр Моор. На форум приедут делегации крупнейших нефтегазовых компаний, включая «Газпром нефть», «Роснефть», «Лукойл», «Новатэк» и «Сургутнефтегаз».

Площадь Выставки инноваций ТЭК, которая проводится в рамках форума, в этом году увеличится на 40% — до 2,4 тыс. кв. м. Всего здесь заявлено более 60 участников, в том числе резиденты «Сколково».

Именно выставки, по мнению экспертов, сложнее всего заменить онлайн-форматами. «Выставки осязаемы и дают возможности, которые просто нельзя воспроизвести в электронном виде, даже в самом реалистичном виртуальном мире. Каждому, кто был на фестивалях в Эдинбурге, Гластонбери или на Чемпионате мира по футболу знакомо это внутреннее волнение от того, что ты становишься частью живого события и находишься среди близких по духу людей», — отмечают в британской компании Apex, которая работает в ивент-индустрии около 30 лет.

Антивирусные меры: плюс анализы, минус фуршеты

Запланированный в Тюмени форум пройдет по законам пандемийного времени. Как рассказали в оргкомитете, всем участникам и гостям рекомендовано пройти экспресс-тест на COVID-19. Они могут сдать анализ в терминале B «Шереметьево», в тюменском аэропорту «Рощино» или павильоне регистрации на площадке форума. Результаты обещают уже через 30-45 минут. Гостям с положительным тестом откажут в посещении.

При входе на площадку у посетителей будут измерять температуру и установят санитайзеры для обработки рук. Все поверхности планируется обрабатывать дезинфицирующими средствами каждые полчаса. Персонал обеспечат защитными экранами и перчатками, а каждый участник получит личный набор средств защиты вместе с раздаточными материалами. «Это наша новая реальность», — признают организаторы.

Из-за коронавируса на форумах и других массовых мероприятиях поменяется система питания. Традиционные фуршеты и ужины с плотной рассадкой может заменить еда в индивидуальных упаковках и бесконтактный шведский стол.

После пандемии: гибрид онлайна и офлайна

«Постковидные» деловые мероприятия будут отличаться от привычных версий не только мерами безопасности. За время карантина бизнес, в том числе ивент-индустрия, неплохо освоил онлайн. Теперь организаторы могут проводить события и очно, и дистанционно.

«Общая эволюция мероприятий неизбежна — будущее за комбинированными форматами, когда офлайн- и онлайн-направления будут сосуществовать», — считает директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев.

В оргкомитете TNF подчеркивают, что форум будет проводиться одновременно в обоих форматах. Весной в рамках подготовки к событию организаторы запустили серию онлайн-сессий на платформе TNF Online. Теперь здесь планируется трансляция форума с возможностью участвовать в обсуждениях.

«Если в офлайн-формате мы физически ограничены пространством площадки, то здесь ограничений нет, — указывает программный директор TNF. — Любой желающий из любого уголка мира может присоединиться к дискуссиям на Тюменском нефтегазовом форуме, трансляциям пленарных сессий и других мероприятий».

Всего с помощью платформы организаторы надеются привлечь более 20 тыс. человек.

«Пока Москва не торопится возвращаться к массовыми мероприятиям, фокус деловой активности смещается в регионы. В частности, на Тюменскую область и ТЭК как одну из ключевых отраслей экономики», — добавляют организаторы TNF. При этом в регионах, по словам Машукова, форумы и конференции отличаются «некоей кулуарностью». Например, при желании здесь можно пообщаться с топ-менеджерами крупных компаний, в то время как на столичных площадках такой возможности обычно нет.

Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.

Источник

Онлайн и оффлайн мероприятия

Пандемия внесла значительные коррективы в проведение корпоративных и бизнес мероприятий, которые из офлайна постепенно переходят в онлайн пространство. В чем разница между этими форматами, и какой из них лучше? Предлагаем разобраться.

Основные понятия онлайн и офлайн мероприятий

Для начала стоит точно определить, что подразумевает каждый из форматов. Офлайн мероприятие предполагает «живое» реальное общение между людьми. Проводится в специально предназначенных для этого залах или на природе.

Онлайн события проводятся по видеосвязи через интернет, при этом их участники могут находиться в разных уголках мира.

Что лучше – онлайн или офлайн мероприятие? На этот вопрос не будет однозначного ответа. Каждый формат имеет свои особенности, достоинства и недостатки. Успех и продуктивность зависят исключительно от организаторов. Чтобы понять, какой формат подходит лучше именно вам, можно сравнить их по нескольким основным характеристикам.

5 отличий между форматами

Сейчас среди крупных компаний популярны гибридные мероприятия. Они предполагают формат, при котором сотрудники головного офиса проводят встречу в офлайне, в то время как региональные сотрудники подключаются онлайн.

Основные задачи мероприятий

Как видите, вне зависимости от формата, основные задачи компании остаются неизменными.

Востребованные форматы

Во многом формат встречи зависит от целей, которых планирует достичь руководство компании. Многие из них можно проводить как путем личных встреч, так и благодаря интернету, но есть и исключения. Любой из них команда DoctorTeam поможет провести на высшем уровне. К наиболее популярным форматам относятся следующие.

Деловые мероприятия

Корпоративный формат

Этапы проведения eventa

Организация офлайн мероприятия любого формата – непростая задача, требующая огромного количества сил и времени, для успешного проведения необходимо решить массу задач. Подготовку к нему можно разделить на несколько этапов.

Помимо основных этапов существует еще масса нюансов, о которых не стоит забывать. Чтобы не упустить ничего, и быть уверенным в результате, компании обращаются к event-специалистам.

Не стоит обольщаться, думая, что с организацией мероприятий в интернете все очень просто и не вызывает никаких сложностей. Да, в этом случае нет нужды продумывать меню и заниматься трансферами. Но от этого подготовка не становится похожа на легкую прогулку. Это не менее кропотливая работа, которая требует внимания.

Некоторые этапы подготовки схожи с теми, которые требуется пройти для проведения «живого» мероприятия.

Источник

Как организовать эффективное офлайн-мероприятие

С июньским обновлением в We.Study появится еще один инструмент для организации смешанного обучения — модуль «Офлайн-мероприятия».

Теперь к вебинарам, текстовым материалам и тестовым заданиям можно добавить офлайн-конференции, аудиторные занятия и консультации: это позволит вам провести очный разбор и презентацию домашних заданий и даст вашим участникам возможность познакомиться лично, обменяться опытом и знаниями. Мероприятие будет отображаться в системе курса: слушатели смогут увидеть его дату и место проведения, а по его окончании — отметку о посещении и оценку.
Подробнее о функционале нового модуля мы рассказали в специальной статье, а в этом обзоре — дадим несколько советов организаторам офлайн-мероприятий.

Приглашение участников — важный этап подготовки к любому мероприятию. Однако на этом работа с участниками не заканчивается: до мероприятия необходимо отправить участникам напоминания (а иногда — материалы для подготовки), а после — определить возможности для нового взаимодействия. Почему бы не «выжать» из мероприятия максимум, превратив довольных участников в покупателей?

Эффективная работа с участниками превратит мероприятие в сообщество: напоминания, дополнительные материалы, сбор обратной связи позволят повысить ROI проекта. Кроме того, не забывайте об участниках, которые зарегистрировались, но не пришли на мероприятие: регистрация уже свидетельствует об интересе к вашей теме или продукту.

Как это устроено в We.Study? В Адресную книгу в вашем Личном кабинете сохраняются все контакты участников, приглашенных на мероприятия или зарегистрировавшихся самостоятельно. В редакторе курса вы сможете установить напоминания, чтобы собрать на мероприятии максимальную аудиторию.

Вы также сможете посмотреть статистику по каждому участнику, чтобы узнать, на сколько мероприятий он зарегистрировался и сколько посетил. Платформа позволяет систематизировать контакты в Адресной книге: например, разделить их на группы или присвоить теги для быстрого поиска.

Кроме того, We.Study поддерживает интеграцию с CRM-системой по API: ваша Адресная книга может стать полноценным инструментом лидогенерации, собирая контактные данные участников и автоматически передавая их отделу продаж.

Любое мероприятие можно превратить в продукт. Если вы востребованный специалист и проводите встречи, выставки, форумы или тренинги — задумайтесь о продаже билетов. Прибыль от мероприятия полностью зависит от качества контента, его идеи, упаковки и рекламы.

Как это устроено в We.Study? Начните получать прибыль в несколько кликов: добавьте к курсу офлайн-мероприятие и сделайте курс платным. Ваш курс может состоять из одного офлайн-мероприятия — просто установите цену в настройках и приглашайте участников. Прежде чем завершить регистрацию и получить доступ к мероприятию, участник должен будет заплатить указанную сумму.

Все заботы о приеме платежей We.Study берет на себя. Платежи, принимаемые через платформу, соответствуют Федеральному закону №54-ФЗ, а участники платных курсов автоматически получают фискальный чек, подтверждающий оплату.

Подробнее о платных курсах — в Базе знаний.

Некоторым организаторам кажется, что чем больше инструментов и сервисов задействовано при подготовке к мероприятию, тем лучше. В итоге информацию о мероприятии можно найти на лендинге, регистрация проходит на специальной платформе, предварительные материалы приходят на почту, а на самом мероприятии можно получить подробную трехсотстраничную программу. Если через полгода участник захочет освежить полученные знания — мы ему не завидуем.

Найдите площадку, которая позволит вам объединить в одном пространстве весь необходимый для мероприятия контент — пресс-релиз, памятки, схемы, видеоинструкции, опросы, формы для регистрации и обратной связи и т.д. Так участникам будет легче сориентироваться и – при необходимости — вернуться к пройденному материалу.

Как это устроено в We.Study? В We.Study есть все необходимые инструменты для запуска мероприятия. Платформа создаст лендинг и форму регистрации для вашего мероприятия, позволит добавить к мероприятию текстовый контент, опросы и видео.

Пройдя регистрацию и подтвердив электронный адрес, участник получит доступ в Личный кабинет, где будут отображаться все мероприятия и курсы — текущие и завершенные: чтобы вернуться к пройденным материалам, достаточно одного клика.

Новый модуль позволит быстро запускать и монетизировать офлайн-мероприятия, а также легко интегрировать офлайн-активности в смешанное обучение.

Источник

Инструкции для проведения оффлайн-мероприятия

Предварительная подготовка

Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).
Составляем предварительную программу.
Определяем предполагаемое количество участников.

Смета

Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы мероприятия.
В случае возникновения трудностей Вы можете ознакомиться с образцом заполнения сметы.

Источник финансирования мероприятия

Определяем источник финансирования. Если Вам необходима финансовая помощь для организации мероприятия, Вы можете подать заявку:

— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (ответственные от факультетов).

Бронирование аудиторий

Бронируем помещение для проведения мероприятия:

1. Бронирование конференц-залов по адресам ул. Мясницкая, 20, ул. Мясницкая, 11 и Покровский бульвар, 11 осуществляется по ссылке.

2. Бронирование помещений в Доме Дурасова и Культурном центре НИУ ВШЭ осуществляется по ссылке.

3. Для бронирования конференц-залов и аудиторий в других корпусах НИУ ВШЭ необходимо направить служебную записку на электронный адрес начальника УОСМ Григорьевой Е.А.

4. Для бронирования учебных аудиторий, необходимо направить заявку в Управление учебным процессом.

Приказ

Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СЭД.

Альбом унифицированных форм приказов по организации и проведению мероприятий доступен по ссылке. Материалы по работе с СЭД доступны по ссылке.

Анонс и страница мероприятия

Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте. Создаем страничку мероприятия.

Регистрация участников

Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.

На странице Управления размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть клонированы на страницы подразделений по запросу инициаторов мероприятий.

Техническое оснащение мероприятия

Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Систему «ВЫШКА-BPM».

Организация визитов участников

Организуем визиты участников*:

Перечень авторизованных поставщиков НИУ ВШЭ представлен по ссылке. Информация по закупкам, а также формы договоров и дополнительных соглашений размещены на странице Дирекции по корпоративным закупкам и торгам. Рекомендации Дирекции по правовым вопросам по подготовке иных договоров размещены по ссылке.

Питание участников

Организуем питание участников мероприятия*.

Сувенирная продукция

Заказываем сувенирную продукцию*.
Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Отдел по организации корпоративных мероприятий.
Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) Вы можете получить в нашем Управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
Канцелярскую продукцию можно заказать на складе НИУ ВШЭ, оформив заявку в системе «Вышка-BPM».
С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Подать заявку на получение услуг типографии можно в системе «Вышка-BPM».
Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.

Списки участников

Формируем списки участников. Чтобы обеспечить проход участников в здание, направляем служебную записку в дирекцию АУК.

Отчет о мероприятии

По результатам проведения мероприятия составляем отчет и отправляем его:
— ответственному секретарю НКФ (если Инициатором мероприятия являлось структурное подразделение факультета/филиала НИУ ВШЭ);
— ответственному секретарю Комиссии (если Инициатором мероприятия являлось иное структурное подразделение).

Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в УОСМ в соответствии с приказом «О предоставлении данных по научным и научно-образовательным мероприятиям» от 24.07.2020.

* НИУ ВШЭ, как автономное учреждение, ведет свою закупочную деятельность в соответствии с Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и иными законодательными актами, устанавливающими требования к проведению закупок автономными учреждениями».

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или трудности, Вы можете обращаться к сотрудникам нашего Управления.

Источник

Онлайн-конференции – это будущее? Как продвинуть бизнес через онлайн мероприятия

Что такое онлайн-мероприятия?

Это различные конференции, вебинары, онлайн мастер-классы, прямые эфиры на информационных площадках в интернете и социальных сетях, которые собирают определённую аудиторию под конкретную тематику.

С началом пандемии коронавируса и переходом в режим изоляции, многие компании стали активно осваивать эту нишу в самых разных областях: руководители предприятий стали организовывать онлайн-встречи и вебинары, делиться опытом управления бизнесом в кризис, маркетологи — предлагать свои услуги через полезные мероприятия по работе в социальных сетях, SEO-продвижению, полезным сервисам для перевода бизнеса на удалёнку с минимальными убытками, а иногда даже и наоборот.

Так же, как и на оффлайн-мероприятиях, глобальных целей на онлайн-мероприятиях две: представить компанию широкому кругу заинтересованных в вашем продукте людей и найти полезные связи для будущих совместных проектов. Таким образом, меняется лишь форма взаимодействия между людьми и компаниями, а цели остаются прежними.

Как проходят онлайн-мероприятия?

Прямые эфиры в социальных сетях

Этот формат хорошо прижился у блоггеров и бизнесменов, которые позиционируют себя в качестве экспертов в какой-либо области или хотят быстро реагировать на происходящие события и обсуждать их вместе со своей аудиторией.

Выглядит это так: блогер запускает прямой эфир в Instagram, YouTube, VK и выходит в общение со своей аудиторией, читая лекцию по заявленной ранее теме и уделяя время на ответы на сообщения зрителей в онлайн-чате.

Отметим, что у каждой социальной сети есть своя специфика и особенности. Так, в Инстаграме можно выходить в прямой эфир с гостем, но время эфира ограничено одним часом, ВК — сразу же изучать сообщество, на площадке которого проводится прямой эфир, а в Ютьюбе можно транслировать онлайн целое телевизионное шоу, подключить донатные сервисы и интегрировать качественную рекламу — всё зависит от ваших возможностей и количества аудитории, которые придут к вам на мероприятие.

Онлайн-конференции в Zoom

В этом блоге мы писали, насколько важен оказался во времена карантина сервис видеоконференций Zoom. Его начали использовать в рабочих и образовательных целях буквально все, и это неудивительно — Zoom предоставляет широкие возможности онлайн-взаимодействия в бизнесе: это может быть и корпоративное общение, и использование Zoom для связи с аудиторией на онлайн-мероприятиях.

Формат видеоконференции в Зуме предполагает одновременное участие и обсуждение темы сразу нескольких спикеров. Остальное зависит от вашей фантазии. Вы можете дать ссылку на просмотр мероприятия буквально неограниченному числу людей и даже подключить кого-то из них к обсуждению темы не только в чате трансляции, но и непосредственно в видеоконференции.

Источник