что такое материальные запасы в бюджетном учреждении
Инструкция: учет материальных запасов в бюджетных учреждениях
Учет материальных запасов в бюджетных организациях — это отражение операций по поступлению, выбытию и перемещению имущественных ценностей учреждения, отнесенных в состав матзапасов. Для бюджетников предусмотрены исключительные правила бухучета.
Что относится к материальным запасам
Это имущественные ценности, используемые в процессе деятельности учреждения. В их состав принято включать готовую продукцию и товары для продажи.
Учет материальных запасов в бюджете принято вести на соответствующем счете 0 105 00 000 «Материальные запасы». Это дебетовый счет. То есть счет 105 может иметь только дебетовое сальдо на конец отчетного периода либо нулевой остаток. Сальдо по кредиту или со знаком минус говорит об ошибке в учете. Единица учета должна быть определена самостоятельно. Например, единицей может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа. Выбор следует закрепить в учетной политике. Это необходимо для обеспечения контроля над имущественными ценностями учреждений бюджетной сферы.
Классификация материальных запасов включает:
Примером отдельной категории может быть спецобувь и одежда, тара и упаковка для хранения, постельное белье и хозинвентарь. Срок их использования и стоимость не имеет никакого значения.
Группировка матзапасов в бюджете
Аналитический учет материальных запасов в казенном учреждении следует детализировать по субсчетам. Для этого в учетной политике организации предусмотрите группировку счета 105 по субсчетам. Допускается включить в рабочий план счетов учреждения следующие субсчета:
Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)
Материальные запасы в бюджетных учреждениях — что это и как формируется счет 105
С 01.01.2020 бухгалтерский учет материальных запасов в БУ регулируется новым НПА — федеральным стандартом «Запасы», который утвержден приказом Минфина от 07.12.2018 № 256н. Подробные методические указания о применении этого стандарта разъяснил Минфин.
Ознакомиться с точкой зрения чиновников можно в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Подробнее о нормативных документах, регулирующих бухгалтерский учет в бюджетных структурах, читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».
Итак, согласно новому стандарту с 2020 года запасы разделяются на две группы:
1. Собственно материальные запасы:
2. Незавершенное производство — затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг, приходящихся на не прошедшую всех стадий технологического процесса продукцию, а также на изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и техническую приемку, и (или) на объем не завершенных выполнением работ (этапов работ), услуг. Учет НЗП в составе запасов — новация рассматриваемого ФСБУ.
Правила, установенные стандартом «Запасы», не распространяются на:
Для них есть свои ФСБУ.
Планом счетов (приказ № 157н) для учета запасов предусмотрен синтетический счет 010500000 (105) «Материальные запасы». Сам номер счета 105, где отражаются материальные запасы в бюджетном учреждении, состоит из 26 разрядов, но только разряды 18–26 используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида материальных запасов и сути их движения в номере счета меняется код в разрядах 22–26.
Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).
Как в учреждении применять новые федеральные стандарты учета и отчетности
эксперт Контур.Школы по учету в учреждениях бюджетной сферы
Расскажем о новых ФСБУ с 2020 года и подробно разберем стандарт «Запасы»
Организации бюджетной сферы в 2020 году вместе с уже действующими стандартами применяют ФСБУ:
Сегодня главная цель бухгалтера — понять, как применять вновь вступившие в силу стандарты на практике. Мы все в процессе первого применения стандартов. Время многочисленных вопросов, трудностей перехода.
Об основных требованиях новых стандартов, как их применять рассказала эксперт Наталья Гусева на вебинаре в Контур.Школе «Федеральные стандарты учета и отчетности 2020 года. Практика применения в организациях бюджетной сферы». В этом отрывке из вебинара лектор рассказывает, как применять федеральный стандарт бухгалтерского учете «Резервы»:
Далее в статье подробно разберем стандарт «Запасы», поскольку он затрагивает бухгалтерский учет всех организаций бюджетной сферы.
Как применять федеральный стандарт бухгалтерского учета «Запасы»
Правила стандарта «Запасы» применяют при отражении видов запасов:
Сумма общехозяйственных расходов учреждения не включается в фактическую стоимость незавершенного производства. Это требование п. 28 СГС «Запасы».
Основные группы материальных запасов, согласно стандарту:
Стандарт «Запасы» не нужно применять:
Бухгалтеры должны понимать, что стандарт «Запасы» применяется к группам материальных запасов, которые уже были, но он объединяет эти группы, вводит новые понятия и правила учета.
Единицы бухгалтерского учета запасов
Теперь учреждение должно самостоятельно выбрать и утвердить единицы бухгалтерского учета запасов для того, чтобы формировать достоверную информацию и обеспечить контроль за их сохранностью и движением. Напомним, учитывать запасы можно:
Партиями можно учитывать однородные товары, поступившие от одного поставщика по одному документу или по нескольким документам, но одновременно. Товары, поступившие от одного поставщика одним видом транспорта, — это тоже партия.
Выбор единицы бухгалтерского учета зависит от характера запасов, порядка их приобретения и использования. Например, при ремонте учреждение может учитывать цемент по тоннам, кирпич — по штукам, а линолеум, обои, краску — по партиям.
Важно утвердить эти единицы учета в учетной политике.
Выбор единицы учета. Советы бухгалтерам
Комментирует Наталия Гусева, аудитор, эксперт в области учета, финансов и проверок в бюджетном секторе, ведущая вебинара «Федеральные стандарты учета и отчетности 2020 года. Практика применения в организациях бюджетной сферы»:
«По сути, бухгалтеры всегда работали с единицами: тонны, метры. Сейчас есть такое понятие «выбор единицы учета». Это вы принимаете решение, исходя из характеров запасов.
Резерв под снижение стоимости
ФСБУ «Запасы» ввел понятие «резерв под снижение стоимости материальных запасов»:
На каждую отчетную дату балансовую стоимость материальных запасов, предназначенных для реализации безвозмездно или за плату по незначимым ценам по сравнению с рыночными, нужно сравнивать с нормативно-плановой стоимостью для целей реализации, установленной на соответствующий отчетный период.
Наталия Гусева рекомендует: «Посмотрите свою учетную политику. Учреждения формируют резерв под снижение стоимости материальных запасов, если у вас есть категории «Товары», «Готовая продукция, биологическая продукция. С точки зрения практики — это удобно, так как будет отражать те факты, которые происходят у вас в хозяйственной сфере».
Резерв под снижение стоимости относится на финансовый результат текущего отчетного года. Создавать резерв под снижение стоимости материальных запасов нужно в разрезе номенклатурных единиц, партий, однородных групп материальных запасов, которые вы закрепили в учетной политике.
Порядок создания резерва также закрепите в своей учетной политике. Продумайте и пропишите в ней дату признания обязательства в учете, периодичность сравнения балансовой стоимости материальных запасов с ценой их продажи.
Учет отдельных категорий материальных запасов — ценных подарков и сувениров
«Хочу обратить внимание на сувенирную продукцию. Раньше мы ее сразу списывали. Теперь организации бюджетной сферы, приобретая призы, знамена, кубки для награждения, ценные подарки, сувениры и другие материальные ценности для дарения, отражают их на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения».
С момента выдачи их со склада сотруднику учреждения, ответственному за организацию торжественного мероприятия, ценные подарки, сувениры нужно отразить на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Ответственный за мероприятие сотрудник должен оформить документ, подтверждающий факт вручения ценного подарка, кубка или сувенира:
Акт о вручении ценных подарков должен содержать все необходимые реквизиты. Минфин допускает, что подписи лиц, которым вручаются ценные подарки и сувениры, в акте могут отсутствовать. Акт о вручении документально подтверждает выдачу ценных подарков и сувенирной продукции и является основанием для списания их стоимости на расходы текущего финансового периода в Дт 0 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года» (Письмо Минфина России от 26.04.2019 № 02-07-07/31230).
Запись в бухгалтерском учете:
Бывают ситуации, когда ответственный за мероприятие сотрудник одновременно приносит в бухгалтерию документы, подтверждающие приобретение ценных подарков, и акт, подтверждающий их вручение. На забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» информацию о таких материальных ценностях отражать не нужно. В этом случае стоимость подарков, сувенирной продукции по факту поступления сразу списывается на расходы текущего финансового периода, в дебет счета 040120272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года».
Более полную актуальную информацию об учете нефинансовых активов материальных запасов вы найдете в материалах онлайн-курсов Контур.Школы:
Материальные запасы в бюджетных учреждениях
«Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 6
Деятельность бюджетного учреждения невозможна без использования канцелярских, хозяйственных товаров, запасных частей к оргтехнике и т.д. Поэтому нелишним будет напомнить об особенностях бюджетного учета материальных запасов.
Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
Аналитический учет материальных запасов ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Записи в ведомости производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038).
Операции по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляются в регистрах аналитического учета материальных запасов на основании:
Списание материалов и продуктов питания производится на основании:
Учет поступления материальных запасов
Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).
В фактическую стоимость материальных запасов включаются:
Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.
Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету.
Примечание. Основные принципы определения рыночной цены прописаны в ст. 40 НК РФ:
Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, учитываются в размере стоимости, предусмотренной в договоре (п. 53 Инструкции N 25н).
Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте РФ путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центрального банка, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету (п. 54 Инструкции N 25н).
Фактическая стоимость приобретенных материальных запасов формируется на соответствующих счетах аналитического учета, открываемых к счету 0 105 00 000 «Материальные запасы» в случаях, когда поставщиком является одно юридическое лицо. Например, если закупка материальных запасов производится на основании одного договора, объектом которого являются и покупка, и доставка товаров. В случае если поставщиками материальных запасов и затрат, связанных с их приобретением, является более чем одно юридическое лицо, расходы отражаются на счете 0 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)». Например, при закупке материалов заключены два отдельных договора: на покупку и доставку товара.
Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении хозяйственным способом и (или) безвозмездном получении формируется на счете 0 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)». При оприходовании таких материальных запасов оформляется запись по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» (0 105 05 340, 0 105 06 340, 0 105 02 340, 0 105 03 340, 0 105 04 340) и кредиту счета 0 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».
Суммы НДС, уплаченные при приобретении материальных запасов, не включаются в их фактическую себестоимость, если они не только оплачиваются за счет средств от предпринимательской деятельности, но и используются при изготовлении продукции, выполнении работ или оказании услуг, которые подлежат налогообложению. В остальных случаях, когда материальные запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, не подлежащей обложению НДС, суммы данного налога включаются в фактическую стоимость приобретенных материальных запасов.
В состав расходов на приобретение материальных запасов включаются:
При приобретении запасов для предпринимательской деятельности за счет заемных средств (по разрешению главного распорядителя) в фактическую стоимость материальных запасов включаются начисленные проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих материальных запасов.
В соответствии с п. 236 Инструкции N 25н материалы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении, учитываются на забалансовых счетах в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с собственником этих материалов. Такие материалы подлежат использованию только в целях, определенных собственником. Если материалы передаются учреждению для выполнения работ за счет средств целевого назначения, они учитываются на балансовых счетах бюджетного учета и подлежат использованию в установленных целях. Учреждение должно обеспечить раздельный учет подобных материалов и материалов, используемых в основной деятельности.
В случае если имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). При этом по дебету соответствующего счета учета материальных запасов отражают стоимость фактически поступивших материалов, разница (если производилась предварительная оплата) относится на счета учета расчетов.
Излишки материальных запасов, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости в дебет соответствующих счетов счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» и кредит счета 0 401 01 180 «Прочие доходы».
Фактическая стоимость материалов, изготавливаемых собственными силами, формируется на счете 0 106 04 000 «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)». При оприходовании этих материалов счет учета материалов по дебету корреспондируется со счетом 0 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».
Материалы, полученные от ликвидации основных средств, оцениваются по рыночной стоимости с учетом их фактического состояния. Например, материалы от разборки основных средств приходуются в качестве запасных частей для ремонта и учитываются по рыночной стоимости. Оприходование этих материальных запасов следует производить на соответствующие счета аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» на основании акта о списании объекта основных средств, в котором отражается поступление материальных ценностей от списания основных средств (Письмо Минфина России от 20.06.2007 N 02-14-10а/1535).
Учет выбытия материальных запасов
Материальные запасы списываются по фактической стоимости каждой единицы материалов или по средней фактической стоимости. Оценка по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) материалов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, которая складывается соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов за текущий месяц (п. 55 Инструкции N 25н). Бюджетному учреждению необходимо выбрать один из этих методов списания и регламентировать его в своей учетной политике.
Списание материальных запасов, израсходованных на нужды учреждения, отражается по дебету счета 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов» и кредиту соответствующих счетов счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», например списание стоимости израсходованных продуктов питания:
Дебет 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
Кредит 0 105 02 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания».
Аналогично в бюджетном учете списывается недостача материальных запасов в пределах норм естественной убыли. Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, а также недостача материальных запасов списываются в дебет счета 0 401 01 172 «Доходы от реализации активов». Одновременно производится запись на сумму по рыночной стоимости к возмещению за счет виновных лиц. При наличии оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о списании, производится списание таких материальных запасов за счет соответствующих источников учреждения. Такой же порядок применяется в отношении горюче-смазочных материалов, которые подлежат списанию на расходы только в пределах установленных норм.
Внутреннее перемещение
Внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами в учреждении отражается по дебету счета 0 105 00 340 «Материальные запасы» в аналитике соответствующих счетов и кредиту счета 0 105 00 340 «Материальные запасы» в аналитике соответствующих счетов. Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, их передаче в эксплуатацию ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. При внутреннем перемещении материальных запасов их стоимость не меняется.
Виды материальных запасов
На счете 0 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются бюджетными учреждениями медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь, перевязочные средства и др. при их наличии или приобретении. Независимо от отраслевой принадлежности учреждения или структурного подразделения на этом счете учитываются спирт и дорогостоящие медикаменты (п. 61 Инструкции N 25н).
На счете 0 105 02 000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д. (п. 62 Инструкции N 25н).
Специфика бухгалтерского учета продуктов питания определяется особенностями деятельности соответствующего бюджетного учреждения или структурного подразделения. Как правило, продукты питания передаются со склада (кладовой) в производство на основании Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). При этом кредитуется счет 0 105 02 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания» и дебетуется счет 0 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».
На счете 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горюче-смазочных материалов (ГСМ): дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и пр. (п. 63 Инструкции N 25н).
В учреждениях, использующих различные виды ГСМ, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от направлений использования (для нужд транспортного обеспечения, обеспечения работы машин и механизмов, отопления и т.п.).
На счете 0 105 04 000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов. Перечень материалов, отнесенных к строительным, приведен в п. 64 Инструкции N 25н:
При строительстве или реконструкции, осуществляемой хозяйственным способом, израсходованные материалы списываются непосредственно на счета учета капитальных вложений.
Согласно п. 65 Инструкции N 25н на счете 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:
Предметы мягкого инвентаря при поступлении их в учреждение маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.
Мягкий инвентарь выдается в эксплуатацию по Требованию-накладной (ф. 0315006).
Пришедшие в негодность предметы мягкого инвентаря списываются с баланса учреждения с учетом сроков и норм износа по Акту о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Списанные предметы мягкого инвентаря после утверждения акта подлежат утилизации и оприходованию ветоши.
В соответствии с п. 66 Инструкции N 25н на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» учитываются материалы, не нашедшие отражения на других счетах, в том числе те, которые учитывались ранее на отдельных субсчетах, например:
При организации и ведении бухгалтерского учета материалов для хозяйственных нужд следует иметь в виду, что выданные со склада в эксплуатацию канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы по Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) списываются по бюджетному учету на расходы в дебет счетов 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов», 0 106 04 340 (272) «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)», при этом в бюджетном учреждении должны быть установлены внутренние нормы расходов материалов.
В составе прочих материальных запасов учитывается книжная и иная печатная продукция, которая согласно требованиям нормативных документов не подлежит учету в составе библиотечного фонда. Объекты библиотечного фонда учитываются в составе основных средств (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 02-14-10а/890).
В настоящее время порядок организации и ведения учета библиотечного фонда регулируется Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда».
В соответствии с п. 4.1 данной Инструкции объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документов и их материальной основы. Таким образом, по общему правилу не подлежат учету в составе библиотечного фонда книжные издания и прочая печатная продукция, поступающие в учреждения, в которых нет библиотеки.
Также не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).
Пример 1. Бюджетное учреждение за счет средств бюджета приобрело канцелярские товары:
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
Примечание. При оприходовании материальных запасов стоимость транспортной доставки пропорционально включена в стоимость материальных запасов и основных средств. Такой способ распределения транспортных затрат следует отразить в учетной политике учреждения.
Порядок отражения операций в бухгалтерском учете следующий: