что такое личный документ
Личные документы. Классификация и виды
Классификация документов
Для классификации документов используют принцип происхождения и схожести.
По происхождению различают виды документов:
Документ частного происхождения — бумажный носитель информации, созданный индивидуумом в своей личной жизни, не касающейся его трудовой сферы или общественных обязанностей. Такие документы включают письма, мемуары частного характера, дневники, фотоальбомы.
Официальный документ — источник информации, созданный юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем с целью выполнения уставных задач и затрагивающий общественную и трудовую область.
Виды документов
Среди официальных выделяют такие виды личных документов:
Документы при трудоустройстве
Будет отказано в трудоустройстве, если должность предусматривает профессиональные навыки, а документ об образовании у кандидата отсутствует. Для медицинских работников это, кроме диплома об окончании медицинского института и интернатуры, удостоверение о повышении квалификации и сертификат на право оказывать медицинские услуги по определенной специальности.
К документам личного характера относятся жалобы, рекламации, письменные претензии, объяснительные.
Личное дело
Перечень номенклатурных дел утверждает руководитель организации. Личное дело не является для компаний обязательным. Исключение для государственных организаций, где они оформляются всем. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости создания или отсутствия таковой. Ощутимая польза: личные дела обеспечивают быструю оперативную и полную информацию о каждом работнике. В случае проверок инспектирующими органами, когда могут срочно понадобиться многочисленные документы сотрудников, ведение такого рода дел намного упрощает процедуру. Все необходимые документы для формирования папок предоставляет сам работник, но иногда работодатель самостоятельно собирает сведения для проверки вновь принятого сотрудника, например характеристики и рекомендации.
В период работы сотрудник вовлекается в трудовой процесс: возможно его перемещение в другие подразделения или на другие должности, вынесение дисциплинарных взысканий или награждений. Все это сопровождается изданием кадровых документов, которые пополняют личное дело работника. Закрывается оно после прекращения с сотрудником трудовых отношений. Срок хранения личных дел работников, уволенных до 01.01.2003 года, – 75 лет, и 50 лет – для уволенных после 01.01.2003 года. Дела руководителей организации, депутатов любого уровня, сотрудников, имеющих награды и звания, хранятся бессрочно.
Регламентирующий состав документов
Нет акта, регламентирующего состав личного дела. Работодатели определяют перечень документов самостоятельно, исходя из специфики работы организации. Входящие документы разделяют на несколько категорий.
Есть личные документы, которые понадобились при заключении трудового договора. На их основании заполняется трудовой договор, вносятся сведения в программу 1С. Никак не обойтись без трудового договора, паспорта, трудовой книжки, ИНН, СНИЛСа.
Если кандидат претендует на должность, требующую профессионального образования, то диплом. Если кандидат военнообязанный, то военный билет. Для некоторых категорий работников обязательным является медицинское заключение по результатам медосмотра.
Следующая категория – это документы, которые были созданы в период работы в организации. Сюда относятся копии приказов о переводах, объявлении взыскания.
И последняя категория – это документы, которые образовались при прекращении трудового договора. В зависимости от основания увольнения, это заявление об увольнении, уведомление о сокращении штатов, копия свидетельства о смерти, а также копия приказа об увольнении.
Порядок ведения документооборота
Работники, назначенные приказом генерального директора ответственными за ведение кадрового документооборота, несут персональную ответственность за сохранность документов. Если изменяются сведения о работнике, то личное дело дополняется, но старый документ нельзя изымать. Папки с делами должны находиться в специальном металлическом шкафу или сейфе. Запрещается хранить личные документы работников после достижения целей обработки. После того как цель, для которой документы запрашивались, достигнута, их следует исключить из состава дела и вернуть владельцу под подпись. Если вернуть нет возможности, тогда они подлежат уничтожению специально назначенной комиссией.
ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Каждый из нас практически ежедневно сталкивается с необходимостью предъявить личные документы. Для получения услуг и подтверждения статуса, образования, квалификации и т.п.
Особенности личных документов
Из названия рубрики становится понятно, что это документы, в первую очередь, индивидуальные. То есть они выдаются конкретному человеку, на его имя, и используются для подтверждения каких-либо юридических фактов.
К примеру, аттестат о среднем образовании подтверждает факт получения основного образования. Использовать его в течение жизни, возможно, придется не раз – для поступления в ВУЗ, трудоустройства. Как восстановить аттестат в случае утери, кто ведет реестр таких документов – это практические вопросы, требующие решения и принятия мер. Или диплом о высшем образовании. При смене работы работодатель обязательно его потребует предъявить. Как быть, когда он испорчен или утрачен – об этом Вы также можете узнать из данной рубрики. Или как проверить свой или чужой диплом на подлинность, что особенно важно для работодателей. Тем более, для работодателей-физических лиц, использующих наемный труд в личных или предпринимательских целях.
Отдельно мы постарались ответить на вопросы юных призывников и их родителей – как получить приписное свидетельство, как восстановить его в случае утраты, что такое военный билет и как он оформляется.
Специальные личные документы
Виды личных документов
Мы постарались привести все возможные виды личных документов. Об назначении документов, особенности их получения и замены читайте в соответствующих текстах.
ДОКУМЕНТ ЛИЧНЫЙ
Смотреть что такое «ДОКУМЕНТ ЛИЧНЫЙ» в других словарях:
ДОКУМЕНТ ЛИЧНЫЙ — англ. document personal; нем. Dokument, personliches. Любой записанный или воспроизведенный индивидом Д. (дневник, автобиография или письмо), являющийся описанием его жизненного опыта. См. МЕТОД БИОГРАФИЧЕСКИЙ … Толковый словарь по социологии
документ личного происхождения — Ндп. личный документ Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. [ГОСТ Р 51141 98] Недопустимые, нерекомендуемые личный документ Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика
документ — 23.01.05 документ* [document]: Текст, имеющий наименование, определенную структуру и обозначение, который может быть сохранен, отредактирован, найден и заменен как единое целое. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382 23 2004: Информационная технология.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Документ личного происхождения — 22 ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации.… … Официальная терминология
документ личного происхождения — 22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Личный документ — (лат. documentum – доказательство, свидетельство) – любой произведённый индивидом документ, в котором основную ценность представляет информация о его авторе (автобиографические эскизы, письма, дневники, аудио и видеозаписи и др.). Поскольку их… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ — Любой произведенный самим человеком документ, который предоставляет информацию об индивиде; сюда относятся дневники, персональные эссе, автобиографические эскизы, письма, аудиозаписи и т.д. Личностный аспект – это то, что представляет в них… … Толковый словарь по психологии
АКТ ЛИЧНОГО ТАМОЖЕННОГО ДОСМОТРА — документ, в котором отражаются результаты личного таможенного досмотра. Форма данного акта, составляемого в двух экземплярах, содержится в приложении 5 к постановлению Государственного таможенного комитета (далее ГТК) Республики Беларусь от 30.06 … Таможенное дело. Толковый словарь
Вексель — документ, составленный с соблюдением предписанных форм и воплощающий в себе срочное денежное обязательство; также самое это обязательство. В. не есть порождение случая; он возник и постепенно развился из общих условий денежного обращения в… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Акт о незаконных действиях дипломатических сотрудников — документ, удостоверяющий факт противоправной деятельности лиц, пользующихся дипломатическими привилегиями и иммунитетами. Основанием для составления акта является нарушение кем либо из дипломатического персонала действующих в СССР и союзных… … Контрразведывательный словарь
ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ
Смотреть что такое «ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ» в других словарях:
Личный документ — (лат. documentum – доказательство, свидетельство) – любой произведённый индивидом документ, в котором основную ценность представляет информация о его авторе (автобиографические эскизы, письма, дневники, аудио и видеозаписи и др.). Поскольку их… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
документ личного происхождения — Ндп. личный документ Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. [ГОСТ Р 51141 98] Недопустимые, нерекомендуемые личный документ Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика
документ — 23.01.05 документ* [document]: Текст, имеющий наименование, определенную структуру и обозначение, который может быть сохранен, отредактирован, найден и заменен как единое целое. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382 23 2004: Информационная технология.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Документ личного происхождения — 22 ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации.… … Официальная терминология
документ личного происхождения — 22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ДОКУМЕНТ ЛИЧНЫЙ — англ. document personal; нем. Dokument, personliches. Любой записанный или воспроизведенный индивидом Д. (дневник, автобиография или письмо), являющийся описанием его жизненного опыта. см. МЕТОД БИОГРАФИЧЕСКИЙ. Antinazi. Энциклопедия социологии,… … Энциклопедия социологии
ДОКУМЕНТ ЛИЧНЫЙ — англ. document personal; нем. Dokument, personliches. Любой записанный или воспроизведенный индивидом Д. (дневник, автобиография или письмо), являющийся описанием его жизненного опыта. См. МЕТОД БИОГРАФИЧЕСКИЙ … Толковый словарь по социологии
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Анналы Какчикелей — «Анналы какчикелей» (Anales de los cakchiqueles), называемые также «Летописью какчикелей», «Мемориалом из Солола» («Memorial de Solola») или «Мемориалом из Текпан Атитлан» («Memorial de Tecpan Atitlan») памятник литературы какчикелей (народ … Википедия
Арбайтбух — (Arbeitbuch), трудовая книжка, введенная декретом в феврале 1935. Личный документ, фактически вступивший в силу с июня 1935, был обязателен для каждого принимаемого на работу немца … Энциклопедия Третьего рейха
Тема 2.4.. Документы частного (личного) характера
Содержание таких документов имеют свои особенности. Они касаются конкретного лица и являются именными.
Паспорт. Трудовая книжка. Лицевой счет. Резюме. Заявление. Автобиография. Личное дело. Объяснительная записка. Докладная записка. Жалоба. Претензия. Водительские права. Страховое свидетельство пенсионного страхования. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Документ об окончании учебного заведения (аттестат). Военный билет. Письмо. Приказ по личному составу.
Личный документ— официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного происхождения-документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Например:
Адрес: дом, улица, город, область, индекс.
Дата и место рождения: день месяца, месяц, год, адрес рождения.
Гражданство: Российская Федерация.
Семейное положение: женат, холост, состав семьи.
Образование: годы учебы, наименование учебного заведения, наименование факультета, специальность, квалификация по диплому.
Опыт работы: годы работы, наименование организации, занимаемая должность, краткая характеристика выполняемых обязанностей по занимаемой должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).
Дополнительные сведения: владение иностранными языками, компьютером, наличие личного автомобиля и водительских прав, наличие изобретений, публикаций и т.д.
Черты характера: указываются основные (по мнению претендента на должность) черты характера.
Подпись инициалы, фамилия
Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.
В договоре отражаются:
• качество (продукции, товара);
• права и обязанности сторон;
• порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены:
• путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).
В договоре должны быть:
• четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
• предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;
• цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте»);
• санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.
Договоры (контракты) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.
Рекомендуется подписи сторон договора проставлять:
• разборчиво (для однозначного установления автора подписи);
• фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);
• на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).
Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.
Договор должен иметь:
• наименование вида документа;
• заголовок (договор купли-продажи, контракт о техническом содействии);
• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
Датой договора является дата его подписания сторонами.
Текст договора содержит:
• наименования сторон (полные названия организаций);
• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки рекламы и реализации;
• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
• порядок сдачи-приема выполненных работ;
• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
• переход права собственности и риски;
• порядок разрешения споров;
• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу
на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия
или гражданина).
Доверенности могут быть:
Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности.
Доверенность должна иметь:
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту,
В тексте доверенности указываются:
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;
• паспортные данные уполномоченного должностного лица;
• перечисление предоставляемых полномочий;
• срок действия доверенности.
Дополнительно может быть указан:
• образец подписи уполномоченного лица.
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• отметку о заверении.
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
• при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;
• при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).
Приказпо личному составу— правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора;
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.
Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).
По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ).
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:
При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4.
• наименование вида документа;
• отметку об ознакомлении
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
В тексте указываются: фамилия, имя, отчество работника (полностью); наименование структурного, подразделения; профессия (должность);условия приема на работу (характер работы).
Графа «основание» приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.
В графе «основание» приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.
Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.
Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор составляется:
• в письменной форме;
• в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).
Трудовые договоры могут заключаться:
•на неопределенный срок;
•на определенный срок не более пяти лет(срочный трудовой договор).Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия:
• о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;
• об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);
• иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. 1
Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работниками работодателем.
3. Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.
Трудовой договор должен иметь:
1. наименование организаций;
2. наименование вида документа;
5. место составления;
7. подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);
Датой трудового договора является дата его подписания сторонами.
В тексте трудового договора указывается:
•-фамилия, имя, отчество работника;
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; правами обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда;
• компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
• включаются в состав личных дел работников;
• формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);
Личная карточка —документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).
Личная карточка заполняется на основании документов:
• приказов по личному составу;
• документа об окончании учебного заведения;
• страхового свидетельства пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• других документов, предусмотренных законодательством;
• сведений, сообщаемых о себе работником.
Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.
Личная карточка должна иметь:
• наименование вида документа;
• подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.
Текстовая часть личной карточки содержит разделы:
• общие сведения о работнике;
• сведения о воинском учете;
• прием на работу и переводы на другую работу;
• профессиональная подготовка; повышение квалификации;
• поощрения и награды;
Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.
Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.
При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка заводятся на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.