что такое ксу в библиотеке
Начинающему школьному библиотекарю (стр. 7 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
8. Регистрация изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу
Не подлежат записи в инвентарную книгу, ноучитываются количественно в КСУ основного фонда без указания стоимости следующие издания:
¨ брошюры объемом до 48 страниц;
¨ книги, полученные библиотекой в дар;
Данные издания не заносятся в инвентарную книгу, но вписываются в «Тетрадь регистрации изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу».
Кривцова Семья. Искусство общения с ребенком
Если в дар получены ценные на ваш взгляд книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу и ставятся бухгалтерией на баланс библиотеки и оформляется так же, как и новое поступление. Акт является сопроводительным документом.
При выбытии изданий, не состоящих на балансе ОУ, составляется акт, который в бухгалтерию не передается и в «Тетради учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу» делается соответствующая отметка. Количество изданий, списанных по этому акту, вычитается из общего числа изданий, зарегистрированных в КСУ основного фонда во 2-ой части без учета стоимости.
6. Исключение документов из фондов библиотеки
Библиотека ОУ не предназначена для вечного хранения документов, поскольку не является библиотекой депозитарного типа. Практически всё скомплектованное ею, за малым исключением, по мере уменьшения спроса и потери актуальности должно исключаться из фонда для того, чтобы уступить место более актуальным документам. Если книги относятся к числу «нестареющих», они подвергаются физическому износу.
Списание литературы из основного фонда проводится ежегодно. Причин списания несколько:
1. Утеря читателями;
3. Устарелость книг по содержанию.
По причине «Устарелось» исключаются из фондов библиотек документы полностью утратившие свою информативность, актуальность в политическом так и в научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, освещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний и в форме соответствующей современным требованиям.
По причине непрофильности исключаются из библиотечных фондов документы, не соответствующие профилю комплектования библиотеки по содержанию, читательскому назначению или иным признакам, ошибочно приобретённые в порядке текущего комплектования. По этой же причине из библиотечных фондов исключаются излишние экземпляры документов.
Ветхими считаются документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и, не поддающиеся реставрации, или когда восстановление их экономически нецелесообразно. По этой причине исключаются документы в следующих случаях:
¨ естественное старение полиграфических материалов;
¨ физическая изношенность изданий в результате книговыдачи, то есть использования читателями;
¨ преднамеренная порча изданий читателями (в тех случаях, когда конкретный виновник не может быть установлен);
¨ порча в результате хранения изданий в условиях, не соответствующих установленному стандарту;
¨ порча в результате стихийного бедствия.
На каждый вид списания составляется отдельный акт. Все акты составляются комиссией по списанию и утверждаются директором ОУ. На основании данных актов выбытие отмечается в КСУ основного фонда во второй части и в инвентарной книге, где зачеркивается номер и цена и проставляется номер акта и год выбытия. Затем из каталогов изымаются карточки на списанные книги. А если на одной каталожной карточке стоит сразу несколько инвентарных номеров, то вычеркивается номер соответствующей списанной книги и ставится номер акта и год выбытия.
Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов______________ ______________________
(подпись лица, утвердившего акт)
от «__»______________20__г. от «__»______________20__г.
Настоящий акт составлен _________________________________________________
(ФИО лиц, участвующих в составлении акта)
_____________________________________________________________________________об исключении из библиотечного фонда __________________________________________
(наименование библиотеки или её подразделения)
____ экз. ____________________ на сумму _______________________________________.
По причине _______________________.
Список выбывших __________________ на «__» _____ листах прилагается.
О порядке учета библиотечных фондов библиотек общеобразовательных учреждений (стр. 4 )
| | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 |
Рассмотрено на комиссии по УТВЕРЖДАЮ
сохранности фондов ____________________________
Протокол №______ (подпись лица, утвердившего акт)
от «___»_________________ г. от «___»_________________ г.
«______» ________________ ________г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке ______________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии ________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности)
составили настоящий акт в том, что нами в период с «____»_________________________
по «____»________________г. была проведена проверка библиотечного фонда_______________________________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
путем__________________________________________________(указать способ проверки)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда от ______________________________________________________
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда___________________________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие) __________________________________
г) Акты списания (исключения) книг и других документов между предыдущей и настоящей проверками________________________________________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям ____________________________________________________________________________
В результате проверки документов и сверки контрольных талонов с формами индивидуального учета установлено:
1. По учетным документам числится:
экз. книг ________________________________________________________________ АВД
2. Имеется в наличии:
экз. книг ________________________________________________________________ АВД
экз. книг ________________________________________________________________АВД
на общую сумму ________________________ руб.___________________________ коп.
Список недостающих книг, АВД и других документов прилагается к Акту.
4. Из выданных читателям до ________г. книг не возвращено ___________экз. до ____г.
книг не возвращено _______________экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета ___________________экз.
6. Выводы комиссии при проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и т. п.).
7. Предложения комиссии:
Члены комиссии _____________________
библиотечного фонда учебников
1.1. Порядок учета библиотечного фонда учебников составлен в соответствии с основными положениями «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвержденный приказом Министерства культуры РФ и Методическими рекомендациями по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек» в образовательных учреждениях утвержденными приказом Министерства образования РФ года.
1.2. Библиотечный фонд школьных учебников учитывается и хранится отдельно от библиотечного фонда библиотеки общеобразовательного учреждения.
1.3. Учет библиотечного фонда учебников отражает поступление учебников в фонд, выбытие из фонда, величину всего фонда учебников и служит основой для обеспечения сохранности фонда учебников и контроля за наличием и движением учебников.
1.4. Учет библиотечного фонда учебников осуществляется документами: «Книга суммарного учета», «Картотека учета учебников», «Тетрадь учета учебных материалов временного характера», настоящей инструкцией.
1.5. Учету подлежат все виды учебной литературы, включенные в библиотечный фонд.
2. Учет движения фонда учебников в библиотеке
2.1. Книга суммарного учета библиотечного фонда учебников (КСУ). КСУ состоит из трех частей:
— поступление в фонд учебников (приложение 1);
— выбытие из фонда учебников (приложение 2);
— итоги учета фонда учебников (приложение 3).
В КСУ ведется учет групповым способом, что позволяет учесть общее количество поступивших, выбывших и находящихся на учете в библиотеке учебников. КСУ учебного фонда хранится в библиотеке постоянно, до ликвидации библиотеки.
2.1.1. В первой части КСУ указывается: общее количество учебников, номер и дата сопроводительного документа. Регистрация в КСУ вновь поступивших учебников осуществляется в трехдневный срок. Нумерация записи о поступивших учебниках устанавливается в пределах одного года.
2.1.2. Во второй части КСУ записываются: номер акта на списание учебников, дата утверждения акта, общее количество списанных учебников, списано на общую сумму. Нумерация записи о выбывших учебниках продолжается из года в год.
2.1.3. В третьей части КСУ отмечаются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за год, на сумму, общее количество выбывших учебников за год, на сумму, общее количество учебников, состоящих на учете в библиотеке на 1 января последующего года, на сумму.
Показатели суммируются один раз в год.
2.2. Картотека учета учебников. Картотека осуществляет индивидуальный учет каждого экземпляра библиотечного фонда учебников. При поступлении учебника в библиотеку в картотеке учета учебников заводится карточка с библиографическим описанием издания, сведениями о количестве поступивших учебников и указанием их цены (приложение 4). При неоднократном поступлении одного издания учебника или при поступлении стереотипного издания данные заносятся в единую карточку.
Карточки в картотеке учебников проставляются по классам, внутри класса по учебным предметам.
Изъятие карточек из картотеки учебников производится после утверждения акта на списание учебников.
2.3. Тетрадь учета учебных материалов временного хранения (приложение 5). Тетрадь осуществляет учет учебных пособий одноразового использования (рабочие тетради, дидактические материалы, прописи и т. д.).
2.4. Тетрадь учета учебников, полученных взамен утерянных. Тетрадь оформляется на учебники, срок использования которых не превышает четырех лет. Такие учебники (утерянные или испорченные) заменяются теми же или равноценными по значимости для библиотеки. (приложение 11).
3. Обеспечение учебниками льготных категорий учащихся
3.1. Обеспечение льготных категорий учащихся учебниками из библиотечного фонда осуществляется на основании Положения о порядке распределения учебных изданий, приобретаемых для образовательных учреждений за счет средств краевого бюджета, утвержденного постановлением администрации края от № 000.
3.2. Решение об обеспечении учащихся учебниками из библиотечного фонда принимается администрацией общеобразовательного учреждения.
3.3. Библиотека ведет строгий учет льготной категории учащихся, подлежащих первоочередному обеспечению учебными изданиями (дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей, дети из малообеспеченных семей, стоящих на учете в муниципальных органах социальной защиты населения).
4. Учет выдачи учебников
4.1. Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.
4.2. Учебники выдаются учащимся на один учебный год.
Учебники, по которым обучение ведется несколько лет, могут быть выданы учащимся на несколько лет.
4.3. Формой учета выдачи учебников могут быть: вкладыш в формуляр пользователя; формуляр класса; журнал выдачи учебников. Любая из названных форм, выбранная библиотекарем, должна отвечать установленным требованиям: аккуратное ведение записи, наличие росписи получателя, строгий индивидуальный и суммарный учет выданных учебников.
Примечание: Для учета обеспечения учебниками всех учащихся общеобразовательного учреждения в любой из форм учета должна быть представлена информация о источниках приобретения учебников (приобретенных за счет краевого бюджета или за средства родителей, приложение 6, 7).
5. Выбытие учебников из библиотечного фонда
5.1. Срок использования учебника не менее четырех лет.
5.2. Выбытие учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ); устарелости по содержанию; утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты); передачи в другой район или школу. В акте о выбытии фиксируются сведения об учебниках, исключаемых только по одной причине.
5.3. Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:
— выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки).
— выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в перечне «Федеральный комплект учебников для общеобразовательных учреждений Российской Федерации на. год», утвержденного Министерством образования Российской Федерации;
— выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый общеобразовательному учреждению, если срок использования учебника не превышает четыре года. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка;
— выбытие по причине передачи в «Обменно-резервный фонд края»производится для более эффективного использования краевого фонда учебников по решению методиста по библиотечным фондам муниципального органа управления образованием.
5.3. Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников (приложение 8).
Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».
5.4. Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов (см. «Порядок учета библиотечных фондов общеобразовательных учреждений»). Завизированные акты утверждаются директором общеобразовательного учреждения.
5.5. Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.
5.6. Хранение списанных учебников вместе с действующими недопустимо.
5.7. Акты на списание учебников из фондов библиотек общеобразовательного учреждения и приложенные к ним списки учебников сохраняются постоянно, весь срок существования библиотеки.
6. Инвентаризация фонда учебников
6.1. Инвентаризация учебного фонда библиотеки общеобразовательного учреждения осуществляется с целью контроля за сохранностью и эффективностью использования учебников, а также учета обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.
6.2. Инвентаризация учебников проводится по требованию дирекции общеобразовательного учреждения или органов управления образованием.
6.3. Инвентаризационная ведомость составляется на основании перечней «Федеральный комплект учебников, рекомендованный Министерством образования Российской Федерации на. (текущий) год и «Список учебных изданий, рекомендованных для общеобразовательных учреждений Алтайского края» Учебно-методическим Советом, утвержденный комитетом администрации Алтайского края по образованию № 000
7. Программно-учебное обеспечение учебного процесса
общеобразовательных школ Алтайского края.
КНИГА СУММАРНОГО УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
ШКОЛЬНЫХ УЧЕБНИКОВ
Часть 1. Поступление в фонд учебников
Основная внутрибиблиотечная документация в школьной библиотеке.
Начинающему библиотекарю!
Стать библиотекарем не сложно, для этого необходимо желание и широкий кругозор. Библиотекарь – это самая гуманистическая профессия, задачей которой является общение с читателями, пользователями услуг библиотеки, а так же осуществление многообразных технологических процессов и операций, связанных с работой с документным фондом библиотеки с ее информационно-поисковыми системами.
Для того чтобы деятельность библиотекаря была успешна необходимо специальное образование. Работа с данным методическим пособием — первый шаг на пути профессионального образования. Оно поможет вам не только познакомиться с особенностями библиотечного дела, но и окажет поддержку при организации деятельности вашей библиотеки. Методические рекомендации «Начинающему библиотекарю.Вып.1» и последующие выпуски, будут вашими помощниками. Материал в пособии представлен кратко, а дополнительно подробные консультации вы можете получить в отделе Медиатеки «Ресурсного центра».
Что такое библиотека?
Общая
— Положение о школьной библиотеке.
— Правила пользования библиотекой.
— Годовой и месячный планы работы.
— Анализ работы за предыдущий год.
— График и расписание работы библиотеки.
По основному фонду
— Книга суммарного учета /хранится постоянно/.
— Инвентарные книги /хранятся постоянно/.
— Папка с копиями накладных /3 года/.
— Акты о проведении инвентаризации (проверки) фонда. /10лет/
— Папка актов движения фонда (списание, передача и т.д.) /10 лет/
— Тетрадь учета принятых книг взамен утерянных /3года/
— Тетрадь (или картотека) учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (бр.)
— Дневник работы школьной библиотеки /+ тетрадь ежедневной статистики/
— Журнал учета библиографических справок.
По учебному фонду
— Книга суммарного учета.
— Папка с копиями накладных по доставке учебников.
— Папка актов движения учебного фонда (списание, передача и т.д.)
— Копии бланков-заказов учебников.
— Журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.
— Отчет школы о полном количестве учебников по параллелям и областям знаний.
Расшифровка библиотечных терминов
Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.
Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.
Единица учета фонда — унифицированная единица исчисления величины и движения фонда.
Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа. Проверка фонда — периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
Тема №1
Прием и учет вновь поступивших документов (изданий) в библиотеку.
/извлечения из «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках ОУ от 24.08.2000 №2488/
Единицы учета.
Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:
Общая величина фонда учитывается в экземплярах и названиях.
Основными единицами учета периодики являются экземпляр и название.
Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название: диск-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.
Учет поступления документов в фонд библиотеки.
Виды и формы учета библиотечного фонда в школьной библиотеке.
В школьной библиотеке обязательны два вида учета фонда: индивидуальный, суммарный.
При учете поступления документов в фонд выделяются документы временного хранения, которые не ставятся на баланс. К ним относятся брошюры: (объем до 48с); листовки (объем до 4с); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
Суммарный учет.
Суммарному учету полежат все виды документов (кроме газет). Производится учет, партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, акт).
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Формой суммарного учета является книга в традиционном или машиночитаемом виде. «Книга суммарного учета» (КСУ) состоит из 3-х частей:
Запись в КСУ ведется с момента поступления в библиотеку первой партии документов.
Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в 1-й части КСУ «Поступление в фонд » в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе, но видам, содержанию), стоимость приобретенных документов.
Библиотеки вправе вводить дополнительные показатели, учитывающие специфику
Ежегодно запись начинается с №1 (часть 1).
Документы, не подлежащие записи в инвентарную книгу, записываются в 1-й части КСУ без указания ее стоимости, а затем наравне с другими документами распределяются по содержанию.
Номер записи в КСУ проставляется в графе № 1 инвентарной книги.
На периодические издания, поступившие по подписке, один раз в год составляется акт, на основании которого в КСУ записывается количество поступивших журналов /в экз. и назв./ и их распределение по содержанию. Стоимость журналов не указывается. Акт на поступление периодических изданий в бухгалтерию не сдается.
Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отражается в первой части КСУ с дальнейшей детализацией по видам документов.
Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за учебный год.
Индивидуальный учет.
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), регистрационная карточка на определенный вид документа (в том числе электронного или АВД).
Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «КСУ библиотечного фонда» инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.
В примечании указывается наличие и вид приложения к основному документу. Индивидуальный учет изданий, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Документы, записанные в инвентарную книгу, относятся на баланс школы.
Инвентарная книга — важнейший документ библиотеки, который хранится наравне с денежными документами. Переписка (восстановление) инвентарной книги запрещается, за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть контролирующий финансовый орган). Инвентарные книги хранятся в библиотеке постоянно.
Страницы в инвентарной книге нумеруются. Титульный лист и его оборотная сторона в нумерацию страниц не входит. Каждая страница рассчитана на 25 инвентарных номеров.
На каждой строчке делается одна запись. Инвентарные книги имеются двух видов:
200 страниц на 5000 инвентарных номеров и 300 страниц на 7500 инвентарных номеров.
Каждый экземпляр документа, подлежащий инвентаризации, записывается в инвентарную книгу и получает отдельный, лишь ему присвоенный номер.
Номер проставляется на каждой строчке инвентарной книги, во избежание ошибок номер проставляется до записи издания в инвентарную книгу.
Необходимые для записи в инвентарную книгу сведения о книге берутся с титульного листа, недостающие сведения — из выходных данных.
В графе «Отметки о проверке» во время проверки библиотечного фонда условными значками отмечается наличие или отсутствие данного издания в фонде; эти значки для каждого года проверки должны быть разными по цвету или изображению.
В графе «Автор и заглавие» приводится фамилия автора и заглавие издания. Инициалы авторов не указываются; при наличии двух авторов через запятую пишутся фамилии обоих; при наличии трех авторов пишется фамилия первого с указанием «и др.»; при наличии четырех и более авторов издание записывается под заглавием. Между фамилией автора и заглавием не следует оставлять свободного промежутка или ставить тире. Не следует также заключать заглавие в кавычки. Заглавие, состоящее из нескольких слов, разрешается сокращать, но так, чтобы можно было понять его смысл. При записи длинного заглавия (более 5 слов) записываются первые 2-3 слова. Обязательно указываются порядковые номера томов, частей и выпусков.
При записи на одной странице дублетов одного и того же документа или многотомного издания с одним заглавием в последующих строках графы ставят кавычки и указывают (при записи многотомных изданий) порядковый номер тома.
В графе «Год издания» указываются две последние цифры года выхода, документа в свет. Если оно выпущено в другом веке, тогда год документа пишется полностью. При записи на одной странице инвентарной книги произведений с одним годом издания, в последующих строках графы ставятся кавычки.
Графа «Цена», разделена на две подграфы: рубли и копейки /47.00/
В графе, в котором оформлено исключение данного документа, указывают номер акта, и через тире — последние две цифры года его составления, например: «4-07».
В графе «Примечания» указывают исправление ошибок, допущенных при записи в инвентарь; разного рода серьезные дефекты, обнаруженные в документе; особенности наиболее ценных изданий. Исправленные ошибки должны быть заверены зав. библиотекой (библиотекарем) и директором школы.
Каждый документ записывается на языке оригинала чернилами (пастой) черного (синего) цвета. Записи в инвентарной книге следует производить аккуратно, разборчивым почерком.
Брошюры и периодические издания в инвентарные книги не вносятся.
После приема партии книг и ее суммарного и индивидуального
учета на сопроводительном документе (накладная, акт) делается запись: «Книги в количестве. экз., на сумму. руб. коп. получены и записаны в книгу суммарного учета под №. В том числе приняты на баланс. экз. на сумму. с записью в инвентарную книгу за №. Кроме того, получено. экз. документов временного хранения на сумму. руб. коп., не подлежащие постановке на баланс, дата, подпись». Оригинал сопроводительного документа передается в бухгалтерию, а копия остается в библиотеке.