что такое крайние даты на обложке дела

null 2.2.4. Крайние даты документов дела (Графа 4).

В графу 4 вносятся крайние даты документов дела, т.е. начальной и конечной дат документов.

Начальной датой дела является дата создания самого раннего документа, конечной – дата создания самого позднего документа.

При внесении в Графу 4 крайних дат документов сначала указывается число, затем месяц и год арабскими цифрами. Год указывается полностью. Даты пишутся столбцом в две строки.

При невозможности установления полной даты, в опись вносятся только годы.

Если известны только число и месяц создания документа, а год установить не удалось, дата указывается с внесением сокращения «б/г»: без года.

Если дело содержит только два документа с разными датами или в деле имеется более двух документов, но их создание укладывается только в две даты, крайние даты таких дел разделяются запятой.

Римскими цифрами может быть указана дата с обозначением века:

Если дата документа известна только на уровне месяца и года, а число установить не удалось, в опись вносится только месяц и год словесно-цифровым способом оформления.

май 1945
январь 1946

Если документ не датирован и дата установлена в процессе описания документов, но не является бесспорной, она вносится в опись в квадратных скобках:

Если дата установлена приблизительно и есть большие сомнения в ее достоверности, она вносится в опись в квадратных скобках с вопросительным знаком:

Часто в фондах личного происхождения хранятся печатные листовые документы (афиши, программы, приглашения). Датой таких документов является дата создания документа, т.е. дата выхода его из печати.

Если документ не датирован, и дату не удалось установить даже приблизительно, в опись вносятся сведения об отсутствии даты документа (без даты). Сокращение: б/д (Пример 11).

Если в состав дела вошли копии документов, датой таких документов являются даты копий, а сведения о датах подлинников указываются в заголовке дела.

Фотография С.Д.Масловской, Н.Н.Качалова, М.Д.Калугина, М.М.Матвеевой, А.Н.Сцепура, Е.И.Тиме (Качаловой), К.В.Тронина, групповая [нач.1900-х].
Фотокоп.

Источник

Крайние даты документов в единице хранения

При установлении крайних дат документов единицы хранения, следует иметь в виду следующее:

начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого последнего документа.

Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).

Даты договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.

Если единица хранения была начата в одной организации, а закончена в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Количество листов в единице хранения

Реквизит “количество листов” заполняется на основании заверительной надписи в единице хранения.

Указание на подлинность (копийность)

Подлинность или копийность документа в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

Если данные о подлинности или копийности относятся к части документов или одному документу, то они указываются после документов (документа) в скобках со строчной буквы.

Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

Способ воспроизведения

Способ воспроизведения указывается для документов, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульпторов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи требуют специфического описания.

Репродукции картин русских художников XVIII – нач. XX вв. Фотокопии, цветные литографии.

Степень полноты документов

Степень полноты документов указывается при наличии в деле документов, не полностью сохранившихся, при этом обязательно отмечается степень их полноты: “отрывок”, “разрозненные места”, “без начала”, “без конца” и т.д.

Симонов К.М. “Русский вопрос”. Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.

Внешние особенности

К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.), наличие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.

Аннотация документов единицы хранения

Аннотация документов составляется в том случае, если в единице хранения имеются уникальные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному составу, имеющие значения для выполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Этапы составления описи

Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и фондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в архиве справочным аппаратом к фонду (сдаточной описью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознакомления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченности, выявления структуры, определения компетенции, функций фондообразователя.

Следующим этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы);

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вносить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.

Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по делам (единицам хранения), систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения.

Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения может быть произведено только на основании точного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов единицы хранения.

Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности.

В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом.

Для закрепления порядка расположения документов в единице хранения и обеспечения их сохранности, необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Количество листов единицы хранения фиксируется в листе-заверителе.

После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, имеющих несколько описей).

По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются и получают архивный шифр (название архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения).

Все сведения с карточек переносятся на обложки единиц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хранения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах.

Архивный шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения.

На обложку выносится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заверителе.

Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней.

Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений.

Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.

В справочный аппарат описи входят:

переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);

На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.

Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы. Все экземпляры описи ( 4 экземпляра) подшиваются, на обложке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.

В установленном порядке описи рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии организации, согласовываются с государственным архивом, источником комплектования которого является данная организация, и утверждаются руководителем организации.

Архивная опись является документом постоянного хранения.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Источник

Определение границ архивного фонда и крайних дат документов

Лекция № 20. Организация документов в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов).

Фондирование документов.

Определение границ архивного фонда и крайних дат документов.

Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда.

Определение, виды единиц хранения и признаки их заведения.

Понятие о схеме систематизации

Фондирование документов

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций – в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах – при описании принятых необработанными документов и переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Необходимо твердо помнить, что сформированные архивные фонды, архивные коллекции и объединенные архивные фонды, документы которых уже введены в научный оборот и были использованы, перефондированию не подлежат. Исключением являются слишком грубые ошибки в фондировании.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи – неописанных материалов из разных фондов или из одного, но крупного фонда. Появление необработанных материалов в большом количестве в архиве может быть вызвано несколькими обстоятельствами:

— стихийными бедствиями и пожарами;

— войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

— военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

— реформами государственного аппарата, органов власти и управления.

Например, такая работа проводилась в ЦГА ИПД РТ в 1993-1998 гг. в связи ликвидацией КПСС

Фондирование включает в себя следующие виды работ:

1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда.

2) определение фондовой принадлежности документов.

Прежде чем приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, задачи и функции, масштаб деятельности, структуру фондообразователя, его связи с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре, функциях структурных частей, времени и причинах ликвидации.

Полученные сведения используются при составлении исторической справки. В ней раскрываются сведения как по истории фондообразователя, так и по истории фонда. К истории фонда относятся сведения о поступлении фонда на хранение, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке раскрывается также состав и содержание документов фонда и система организации документов в делопроизводстве. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Определение границ архивного фонда и крайних дат документов

Хронологическими границами архивного фонда являются:

для архивного фонда организации – официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;

для объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода;

для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов архивного фонда организации являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав, но хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника.

Источник

Что такое крайние даты на обложке дела

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Источник