что такое корпоративная почта и для чего она нужна
Особенности и преимущества корпоративной почты
Без электронной почты практически ни одно предприятие не сможет функционировать нормально. Почта используется не только для связи с клиентами – с ее помощью происходит обмен информацией с поставщиками, осуществляются коммуникации между сотрудниками и структурными подразделениями. При этом электронная почта — еще и мощный маркетинговый инструмент, поскольку используется для рекламы, информирования покупателей о распродажах и скидках. Допустимо ли обходиться одним ящиком и использовать рабочую почту в личных целях и наоборот?
Корпоративная почта
Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь@компания.домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило одинаковым с её сайтом.
Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу. Как правило, регистрация выполняется в бесплатных сервисах.
В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для рабочей переписки рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных целей — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания и непонимания запрета.
Негативные стороны использования личного ящика в деловой переписке
Из-за нерадивых сотрудников, пользующихся личными адресами в рабочих целях, страдает безопасность:
Кроме того, использование личной почты в корпоративных целях может негативно влиять на имидж предприятия, его развитие и продвижение на рынке.
Преимущества
Степень защиты – в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она надёжно защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании.
Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена – это одно лицо.
Ещё один плюс корпоративной почты – централизованное управление ящиками. Руководитель компании, отдела или доверенное лицо могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты, администрировать пароли, контролировать переписку.
Контроль входящей и исходящей переписки
Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях.
Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки.Однако, статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту.
Использование рабочего ящика в качестве собственного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки.
Подключение специализированных систем управления
Для повышения эффективности рабочего процесса системы управления CRM и ERP подключают к корпоративной почте. С их помощью можно облегчить общение с покупателем, поскольку программное обеспечение уже содержит базу данных и истории покупок. Правильно настроенная система в автоматическом режиме может напоминать о встрече, заказе, других важных событиях, связанных с конкретным клиентом. ERP-система облегчает документооборот и приводит бизнес-процессы организации к единому стандарту.
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Для чего используют корпоративную почту
Корпоративная почта — бизнес-инструмент, который помогает в ряде важных направлений Вашей деятельности. К ним относятся:
Разберем каждый из них подробнее.
Продвижение в сети интернет
Всякий раз отправляя письмо, Вы косвенно упоминаете название своей компании. Это один из ключевых элементов в построении бренда, а также маркетинговом развитии Вашего бизнеса.
Кроме этого, по ссылке, оставленной в подписи письма, возможны переходы на Ваш сайт, что в свою очередь дает возможность:
Безопасность передаваемой информации
Корпоративная почта — залог внутренней безопасности: она управляется своим администратором, а все электронные ящики принадлежат владельцу сайта. Как это работает?
Имидж компании
Дополнительным плюсом корпоративной почты является имя компании в составе названия электронных ящиков, что дает конкурентное преимущество и подчеркивает статус компании. Что это значит? Большинство клиентов и поставщиков, работающих B2B, чаще всего не обращают внимание на запросы по электронной почте от ящиков, созданных на бесплатных почтовых сервисах (@mail.ru @rambler.ru, @yandex.ru, @gmail.com) по ряду причин:
Удобство работы
Как бы странно не звучало, корпоративная почта может помочь и в организации бизнес-процессов компании. А именно:
Подробнее о внутренних рассылках можно прочитать в нашей статье здесь. При организации ее на сервисах Google и Яндекс Вы также получаете внутренний чат компании, который отлично помогает в согласовании мелких деталей. С помощью корпоративного чата:
Обратите внимание! Корпоративный чат, который предоставляют подобного рода сервисы, работает только при наличии доступа к Интернету. Если доступа нет, сотрудники не смогут вести переписку и обмениваться данными. Чтобы Вы и сотрудники компании не зависели от сети, мы предлагаем альтернативные корпоративные чаты, для работы которых не нужен Интернет.
На заметку! В настоящее время почтовые системы используют спам-фильтры под которые чаще всего попадают адреса бесплатных почтовых сервисов.
Подытоживая вышесказанное, можно с уверенностью сказать, что корпоративная почта — отличный инструмент для продвижения собственного бренда, а также оптимизации и упрощения некоторых бизнес-процессов. Кроме того, это небольшая, но все же гарантия защиты Вашей информации от сторонних лиц.
Если хотите безопасно обмениваться ценными данными, вести переписку с партнерами, привлекать новых клиентов и своевременно получать важную информацию, закажите настройку и сопровождение корпоративной почты прямо сейчас! Для получения более подробной информации об услуге свяжитесь с нами по телефону (посмотреть) или закажите бесплатную консультацию на сайте.
Определение корпоративной почты
Корпоративная почта — это электронная почта, используемая в интересах компании. Основное отличие от личной почты — это сам email адрес, который в домене содержит прямое указание на организацию или её отделение.
Корпоративная почта компании — эффективный инструмент для внутренних коммуникаций в коллективе и для связи с клиентами. Также почта это мощная система документооборота, которая при умелой настройке помогает развитию вашего бизнеса. А ещё бизнес-почта это дополнительный канал рекламы. Впервые получив от вас сообщение, потенциальный клиент сразу понимает, кто его отправитель.
Преимущества корпоративной почты:
Некоторые компании пользуются расширенными возможностями известных почтовых сервисов в платной версии. Эффективный вариант — это собственный сервер почты. Такой способ будет более сложным и дорогим, потребует участия технического специалиста для настройки. При этом персональный mail-сервер обеспечивает более широкие возможности и делает работу с почтой независимой от третьих лиц.
Виды почты для компании
Различные способы создания корпоративных адресов предполагают разные возможности. Основными критериями при выборе почты будут вид бизнеса, его объемы и бюджет.
Популярный вариант организации корпоративной почты это использование бесплатных сервисов — yandex.ru, gmail.com и других. Главные его преимущества — простота и отсутствие материальных расходов.
Можно выбрать любой из популярных сервисов, недостатками каждого будут:
Второй вариант — подписка на платные услуги от тех же облачных сервисов. При этом вы пользуетесь аналогичным первому способу бесплатным почтовым хостингом, но получаете дополнительный платный набор функций. Такие услуги предлагают большинство известных почтовых сервисов.
Третий вариант — это услуги хостинг-провайдеров. Этот способ востребован у предприятий, страницы сайта которых уже расположены на мощностях того или иного хостера. На площадке вашего провайдера можно разместить и поддержку email адресов компании.
Этот способ обеспечивает намного больше возможностей, чем два предыдущих и предлагает пользователям ряд дополнительных сервисов:
Четвёртый вариант — создавать корпоративную почту на собственном сервере. Это самый независимый вариант из всех, но требующий больших расходов. Этот вариант требует наличия профессионального оборудования и следующих технических возможностей:
Обеспечить все эти условия своими силами сложно, требуются немалые расходы. Однако в результате появляются преимущества и дополнительные возможности:
Чтобы настроить корпоративную систему электронной почты и поддерживать работу почтовых серверов необходимы штатные ИТ-специалисты высокой квалификации. Обычно так поступают в крупных компаниях. Но в результате работа почты осуществляется независимо, серверы обрабатывают почту согласно требованиям вашей организации.
В любом случае выбирать способ организации корпоративной почты вам. Оцените свои цели, задачи, бюджет, который вы сможете выделить на реализацию собственного почтового сервера. На основании этих данных принимайте оптимальное решение. Помните, корпоративная почта — необходимый инструмент для компании, торгового предприятия, производства, завода, который обеспечивает уверенное развитие и достижение поставленных целей.
Частые вопросы
Что такое корпоративная почта?
Это электронная почта, предоставленная сотруднику компании для выполнения своих служебных обязанностей. Работник использует её для переписки с коллегами, партнёрами, заказчиками. Почтовый домен, как правило, совпадает с названием компании, а наименование адресов регламентировано.
Личная электронная почта на общедоступных бесплатных почтовых сервисах не является корпоративной.
Для чего нужна корпоративная почта?
Почта компании необходима для однозначной идентификации отправителя адресатом — письмо, отправленное с адреса @company.ru воспринимается как официальное. Также благодаря упоминанию бренда в домене повышается его узнаваемость. Руководитель, ИТ-директор организации просто производят передачу учётных записей новым сотрудникам в случае увольнения прежних, вся переписка сохраняется.
Множество других функций доступно на собственной корпоративной почте, в отличие от личных почтовых ящиков на бесплатных сервисах. Например, архивация почтовых сообщений — теневое копирование, поддержка списков рассылки и другие.
Как зайти на корпоративную почту?
Чтобы получить доступ к своему рабочему ящику следует настроить на компьютере, смартфоне или планшете почтовый клиент (например, Microsoft Outlook), либо открыть сайт с веб-интерфейсом. В обоих случаях для авторизации потребуется ввести email полностью (с указанием домена) и пароль. Узнать перечень необходимых настроек можно у системных администраторов компании.
Иногда достаточно ввести только логин и пароль, если сервер почты поддерживает автонастройку.
Где находится корпоративная почта?
Корпоративную почту можно разместить на сервере в офисе компании или на почтовом хостинге. В первом случае необходимо самостоятельно обслуживать сервер, во втором — можно воспользоваться всеми преимуществами облака с полным управлением хостингом.
Корпоративная почта: что это такое и как ее создать?
Множество почтовых сервисов предлагают создать аккаунт и работать с письмами абсолютно бесплатно, чем и пользуются люди по всему миру. Но если вы решили завести аккаунт для бизнеса, лучше использовать корпоративный адрес.
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Корпоративная почта – это емейл-адрес бренда, который расположен на вашем домене. Выглядит такой адрес так: subjectname@companyname.com, где subjectname – это имя менеджера, сотрудника или даже целого отдела (support, press, sales), а companyname – имя вашей организации.
Такая почта – одновременно удобное средство общения для сотрудников компании и проверенный канал для коммуникации с клиентами и партнерами. Создание корпоративной почты даст владельцам организаций такие преимущества:
Большинство организаций предпочитают пользоваться специализированными платными функциями популярных почтовых сервисов, однако можно приобрести персональный домен. В этом случае ваша корпоративная электронная почта не будет зависеть от посторонних факторов.
Можно выделить несколько методов создания корпоративной почты для организации. Каждый из них имеет свои преимущества, однако выбор будет зависеть от направления деятельности организации, вашего бюджета и потребностей.
Эффективный email-маркетинг с eSputnik
Варианты создания корпоративной почты
Бесплатный вариант создания корпоративной почты
И заключается он в использовании бесплатного аккаунта на базе популярных почтовых сервисов вроде Gmail, Mail.ru, Yandex, UKR.NET, I.UA. Такие ящики бесплатные, простые в получении и для них также есть возможность пользоваться фирменными приложениями. Ими чаще всего пользуются новички или небольшие компании, однако минусов в таком подходе куда больше, чем плюсов. Среди недостатков можно перечислить:
Несмотря на значительные минусы, некоторые компании продолжают пользоваться бесплатными услугами почтовиков. Способ можно применять, если подобные ограничения вас не пугают.
Платные возможности почтовых сервисов
Этот способ подразумевает использование тех же почтовых сервисов, однако за определенную плату. Подписка покупается на какой-то период времени – месяц, 6 месяцев или год – и позволяет комфортно работать с почтовиком на уникальном домене вашей компании. На сегодня подобные функции предоставляют практически все почтовики. К плюсам можно отнести:
Почта на Gmail
За годы работы на рынке компания Google зарекомендовала себя как удобный почтовый сервис и завоевала доверие пользователей. Функций, которые она предлагает для бизнеса, достаточно для совершения всех необходимых операций, и при этом не нужно обладать особыми знаниями, чтобы пользоваться системой. После регистрации аккаунта нужно выполнить всего несколько шагов для создания корпоративных аккаунтов своим сотрудникам:
1. На главной консоли администратора выберите раздел “Пользователи”;
2. В открывшемся окне выберите опцию “Новый пользователь”;
3. Заполните короткую информацию о будущем пользователе и подтвердите создание в форме внизу.
Корпоративная почта “Яндекс”
Не менее популярен для создания корпоративной почты и “Яндекс”, на территории стран СНГ к услугам компании прибегают многие организации. Это объясняется возможностью пользоваться функциями ”Яндекс.Почты” бесплатно. Подключив доменное имя, вы сможете:
Также, работая с корпоративной почтой Yandex, вы можете подключить набор инструментов для более удобной работы (“Яндекс.Диск”, “Трекер” и “Вики”), составлять группы и отправлять рассылку каждой из них. Каждый новый созданный ящик автоматически добавляется в списки для всех необходимых рассылок после указания отдела сотрудника. Создать почту на своем домене с помощью ”Яндекса” можно всего за несколько шагов:
Корпоративная почта Mail.ru
Еще один распространенный почтовик, который дает возможность создания корпоративных аккаунтов. Из плюсов такой почты можно выделить:
Все эти возможности сервис предоставляет бесплатно. Для начала работы нужно только подтвердить, что вы являетесь владельцем доменного имени. Система предложит сделать это одним из 4 способов:
Выберите нужный вам способ подтверждения домена и следуйте подсказкам системы. Можно также воспользоваться инструкцией для популярных регистраторов.
Если вы не можете выбрать один из предлагаемых сервисов, потратьте какое-то время на их тестирование. Специально для этой цели многие почтовики предлагают бесплатный период.
Создание почты на ресурсах хостинга
Этот вариант очень популярен для организаций, домен которых привязан к стороннему хостингу. Вы можете разместить на стороне хостера емейл-ящики с именем бренда после @ и любыми именами до. Плюсы такого подхода:
Минусы в этом способе также есть, но они относятся, скорее, к технической части и не затрагивают функциональность: организация не имеет возможности физического контакта с оборудованием сервера и нет возможности более точно настроить сервер для себя. Кроме того, минусом могут стать соседи по хостингу – сайты, которые располагаются на одном сервере с вами. Если такие компании будут рассылать спам, вы тоже можете попасть под санкции.
Способ четвертый – трудозатратный
Представляет собой размещение корпоративных аккаунтов на вашем почтовом сервере. Главная сложность этого подхода состоит в том, что для его внедрения необходимо определенная техника с такими возможностями, как:
Способ также достаточно затратен финансово, однако плюсы перевешивают все неудобства. Вы получаете:
Выполнение всех этих задач требует внимания штатного специалиста, а значит – больших затрат, однако ваша почта станет независимой и регулируемой. К минусам подхода можно отнести зависимость от качества и стабильности работы вашего провайдера и высокую затратность на внедрение. Кроме этого, если происходит какой-либо сбой и компьютер выключается, письма могут не дойти получателям.
Любой из этих вариантов можно применять на практике. Оцените загруженность вашей компании, подумайте о ее возможностях и предположительном бюджете на внедрение своего почтовика. Это поможет выбрать подходящий именно вам вариант.
Необходимые записи для создания почты
МХ-запись для приема писем на собственном домене
МХ-запись, или mail exchange – это запись в DNS для маршрутизации почты. Нужна она, чтобы показать почтовому агенту, на какой именно сервер отправлять письма.
SPF-запись
SPF-запись обеспечивает защиту ваших рассылок от подделывания спамерами. Работает это так: в самой записи отправителя перечисляются IP почтовых серверов, которым разрешено отправлять емейл-сообщения от вашего домена. Принимающий сервер производит проверку по записи SPF, и если рассылка отправлена не с разрешенного сервера, сообщения будут блокированы.
Для каждого почтового домена может создаваться только одна SPF. Как правило, хостинги имеют общие инструкции для базовой настройки SPF или же сразу вносят такую запись.
Технология DKIM
Механизм DKIM объединяет в себе методы антиспама и антифишинга для повышения качества определения легитимности электронной почты. Эта технология добавляет в письмо цифровую подпись, привязанную к домену отправителя. Сервер-получатель автоматически считывает ее и сопоставляет с черными списками. Работает такая технология с парой ключей, один из которых создает подпись к письму, а второй может эту подпись расшифровать. DKIM нужен для того, чтобы обезопасить заголовки от подделывания во время создания или при пересылке письма. В eSputnik такая запись создается автоматически во время отправки на сервер получателя и, кроме подписи, содержит такую информацию, как список подписываемых полей, индикатор ключа и имя домена.
В системе eSputnik существует три способа настройки подписей:
Вариант потребует минимального вмешательство в DNS: необходимо будет внести две записи и поработать с настройками почты. Сперва нужно создать технический ящик с вашим доменом bounce@your-domain.com и настроить переадресацию всех приходящих туда писем на bounce@trap.esputnik.com. Это нужно для обработки ошибок доставки и некоторых жалоб на спам.
После верификации в Gmail будут видны такие заголовки:
mailed-by: your-domain.com,
signed-by: your-domain.com.
Сложность этого варианта заключается в необходимости создать дополнительный почтовый ящик и наладить переадресацию. Возможно, нужно будет прибегнуть к помощи технического специалиста.
Этот способ требует меньше усилий для настройки. Достаточно внести необходимые DNS-записи, а также создать поддомен, например mailer.your-domain.com. В его MX-записи нужно указать наш почтовый сервер, который будет автоматически заниматься обработкой ошибок, отписок и жалоб на спам.
После верификации Gmail отобразит заголовки:
mailed-by: mailer.your-domain.com,
signed-by: your-domain.com.
К недостатком этого способа можно отнести необходимость выделить поддомен, но это компенсируется большей доставляемостью и независимостью рейтинга отправителя от рейтинга остальных наших клиентов. Если ваш IT-специалист может выполнить необходимую настройку DNS, рекомендуем использовать именно «Полный+».
Способ для тех, кто не может воспользоваться двумя другими. По сути, это тот же “Полный”, но с выделенным поддоменом и ответы обрабатываются на стороне eSputnik.
Вариант также подойдет, чтобы отделить репутацию промокампаний от сервисных и остальных сообщений.
После верификации в Gmail будут видны следующие заголовки:
mailed-by: mailer.your-domain.com,
signed-by: mailer.your-domain.com.
В таком варианте все письма для вашего поддомена mailer.your-domain.com принимает наш сервис, и он же будет обрабатывать результаты.
При этом нам необходимо пересылать вам возможные ответы подписчиков. Поэтому для каждого адреса отправителя нужно будет задать адрес для пересылки с вашим почтовым доменом. Мы настраиваем свои серверы так, что все письма, приходящие на емейл-адрес отправителя, автоматически перешлются на указанный почтовый адрес.
Какой сервис для создания корпоративной почты самый популярный?
Каждая компания руководствуется своими потребностями при выборе почтового клиента для работы с корпоративным емейлом, однако есть и те, функционал которых может использоваться в самых разных организациях. Исследование, проведенное компанией SimilarTech, показывает такой рейтинг популярности почтовиков среди компаний в мире:
1 место – GSuit от Google, позволяющий интегрировать доменное имя организации с продуктами компании. Количество пользователей сервиса достигает 2,553,752;
2 место – Microsoft Exchange с количеством юзеров – 1,285,369;
3 место – тройку лидер ов замыкает GoDaddy. С этим почтовиком работают 664,709 потребителей;
4 место занимает компания Yahoo Business Email, почтовым сервисом которой пользуются 223,882 клиента;
5 место принадлежит Rackspace Email – услугами компании пользуются 100,549 потребителей.
Вывод
Создание корпоративной почты поможет компании не только эффективно коммуницировать с подписчиками, но и наладить общение между сотрудниками компании – делать внутренние рассылки отделам или сформированным группам. С корпоративной почтой вы сможете выглядеть более профессионально в глазах клиентов и партнеров, решать задачи в одном месте и приобретать имидж бренда.
Кому и зачем нужна корпоративная почта
Сегодня существует огромное количество почтовых сервисов, в которых пользователи смогут создать для себя аккаунт и работать с электронной перепиской совершенно бесплатно. И этими возможностями пользуется большинство людей. Но одно дело, если это личная переписка и совершенное иное, если корпоративная почта. К надежности последней предъявляются очень серьезные требования. Раньше компания размещала почтовые сервисы на собственных серверах. Но сегодня, с массовым уходом «в облако» ситуация изменилась. Виртуальные технологии предлагают бизнесу повышенную гибкость, масштабируемость. Множество преимуществ получает он и от использования корпоративной почты. Зачем она нужна, каким функционалом и достоинствами наделена и как перейти на нее? Рассмотрим эти вопросы более подробно.
Зачем нужна корпоративная почта и почему нельзя пользоваться личной
Корпоративная почта используется исключительно в интересах организации. Первое отличие от личной – имя. Она будет предоставляться в таком формате: пользователь@название компании.домен. То есть работает она на доменном имени компании, который зачастую совпадает с названием сайта. Личная же почта предназначается для личного использования сотрудниками, то есть принадлежит определенному человеку. В своем большинстве основана она на бесплатных сервисах.
Смешивать рабочие и персональные электронные ящики настоятельно не рекомендуется. Но далеко не все придерживаются этих рекомендаций. В результате использования личной почты для решения корпоративных задач компании сильно страдает безопасность, удобство и стабильность работы:
Все это наглядно подтверждает факт необходимости разделения личной и корпоративной почты.
Функциональные особенности корпоративной почты
Чтобы окончательно разобраться, зачем нужна корпоративная почта, необходимо познакомиться с тем функционалом, которым она наделена:
То есть бизнесу важно иметь собственную корпоративную почту. А вот какой она будет, классической или облачной – это уже другой вопрос.
Достоинства облачной корпоративной почты
Чтобы понять, какая корпоративная почтовая система нужна именно вашему бизнесу, рекомендуем познакомится с особенностями и главными преимуществами облачных сервисов:
Как выбрать облачный сервис для электронной почты?
Так кому нужна корпоративная почта – любому бизнесу, который проявляют заботу о своей репутации. И не важно, какого он масштаба, рода деятельности. И лучше, если она будет располагаться в облаке. Осталось только выбрать подходящий сервис. А чтобы не ошибиться в этом, следует ответить на ряд вопросов:
Компания «Xelent» выполнит подключение корпоративной почты, ее настройку подберет хостинг, который оптимально будет использовать для вашего бизнеса. Также мы возьмем на себя администрирование, поддержку. Обращаясь за услугами к профессионалам, вы получите надежную и стабильно работающую систему электронной переписки без затрат времени и усилий на ее обслуживание. Детали сотрудничества уточняйте у менеджеров компании по телефону или через онлайн-форму связи.