что такое концепция мероприятия
Разработка концепции мероприятия. Часть 1
Концепция мероприятия — это его основная идея, которая реализуется с помощью ряда составляющих. Также, концепция подразумевает создание особой атмосферы мероприятия.
Концепция опирается на суть события, и определяет тематику программы, всю гамму визуального оформления, стилистику общения, рекламную и информационную поддержку и многое другое.
Первый шаг к тому, чтобы выработать правильную концепцию — органично соединить позиционирование компании с задачами предстоящего мероприятия. В ряде случаев, когда позиционирование несколько размыто либо имеет несколько составляющих, нужно выбрать одно из них — идеально подходящее к событию.
Позиционирование: «стержень» концепции
Обобщая разные определения, можно сказать, что позиционирование — это формирование восприятия товара, услуги и целой компании в умах целевой аудитории. При этом, стержень позиционирования — это плюсы и преимущества по отношению к конкурирующим маркам и компаниям. Плацдармом для позиционирования является целевая аудитория; именно точность в ее определении — уже половина успеха.
Для того, чтобы восприятие было максимально позитивным, используются как свойства и характеристики, так эмоциональные и подсознательные факторы. Гуру маркетинга, имея разные взгляды, тем не менее сходятся в одном: позиционирование товара и компании существует в голове потребителя, являясь совокупностью восприятия. То есть, подтверждается знаменитый тезис о том, что восприятие и есть реальность.
Для такого сложного процесса, каким является правильное позиционирование, необходима большая работа по поиску ключевых преимуществ, анализу предпочтений потребителей и их поведению, выработке маркетинговой стратегии, мониторингу восприятия.
Определившись с позиционированием, компания начинает «наступление по всем фронтам», задействовав все коммуникации и маркетинговые инструменты, рекламу, PR, продвижение. Понимание образа, который должен быть создан в умах потребителей, помогает не только органично вплести его в концепцию мероприятия, но и найти нужные темы и идеи.
При разработке концепции события следует максимально следовать позиционированию компании и всем составляющим образа, в противном случае эффект может быть гораздо меньшим, а задачи — не решенными в достаточной степени.
Мозговой штурм — отличный инструмент для выработки концепции
Для начала, нужно правильно понимать, что такое мозговой штурм, каковы его задачи и условия проведения. Исходя из общего представления, такой штурм — это коллективная работа по нахождению нужного решения. В ходе МШ генерируется масса идей, которые проходят тестирование и процесс отбраковки — с целью найти наиболее интересные и продуктивные. Помимо этого, не стоит забывать, что мозговой штурм – это набор специальных методик, основанных на психологии, и максимально раскрывающих креативный мыслительный потенциал.
Мозговой штурм применяется в двух основных форматах. Первый подразумевает индивидуальную работу над идеями с последующим оглашением результатов и обсуждением в кругу лиц. Второй вид штурма — это совместное генерирование идей, в котором один может высказать мысль, второй ее развить, третий — трансформировать и т. д.
Важные условия и составляющие мозгового штурма:
1. Наличие нескольких этапов. На первом происходит только процесс «созревания» идей, в котором задействованы все креативные участники. Первый этап не подразумевает обсуждения; его задача состоит в том, чтобы каждый участник максимально погрузился в тему и проникся сутью задачи — без барьеров и критики. На этом этапе лучше исключить любое обсуждение.
На втором этапе все идеи собираются воедино и подвергаются анализу. Цель — найти самые удачные и нестандартные, отброс ив банальные и набившие оскомину. За редким исключением, самые первые идеи, которые приходят в голову — наиболее распространенные. Взяв их за основу, трудно построить концепцию мероприятия, которая заинтересует практически всех. Тут нужно «копать глубже», искать аналоги, сравнивать, пытаться увидеть идею в развитии и смоделировать реакцию на нее.
Важный момент: первый и второй этап лучше не проводить в течение одного дня, скажем — утром и вечером. Оптимальный временной интервал — сутки, лучше — двое. Хорошие идеи не рождаются в одночасье, им предшествует анализ и тщательное обдумывание.
2. Создание подходящей атмосферы. Мозговой штурм лучше проводить в обстановке, которая способствует мыслительному процессу и не отвлекает на другие дела. Не стоит «штурмовать» в открытом офисе, следует воспользоваться переговорной или другим просторным помещением, заранее подготовив кофе, чай, воду. Задача — создать непринужденную атмосферу и раскрепостить мышление сотрудников. Хорошее решение — отключить на время мозгового штурма телефоны, так как любой звонок может сбить с правильного настроя.
3. Четкая постановка задачи. Для этого недостаточно огласить цель мозгового штурма — необходимо прописать задачу по пунктам, сделав акцент на приоритетных моментах и
исключив то, что не должно быть. После тщательной формулировки такой документ модно
5. Руководство процессом. На том, кто возглавляет группу, участвующую в мозговом штурме, лежит несколько задач: создание соответствующего настроя, поддержка участников, концентрация внимания на ключевых идеях. Помимо этого, руководитель должен следить за тем, чтобы МШ не превратился в пространное обсуждение и отход от первоначальных задач.
Выбор места для мероприятия
Выбору места и помещения для мероприятия следует уделить большое и первостепенное внимание. Место должно соответствовать концепции и техническим характеристикам (количество мест для участников, возможность осуществить задуманное оформление и т. д.). В целом, от места (локации) зависит успешность всего действия.
Ряд компаний пытаются сэкономить на этой составляющей, проигрывая в итоге в таких аспектах, как потенциал и достижение поставленных целей. Существует и другая крайность, когда для достаточно скромного мероприятия арендуется роскошный зал, а затраты превышают всю возможную прибыль.
При выборе локации нужно учитывать следующие факторы:
О составных частях концепции, бюджете и оптимизации, выборе подрядчиков и других аспектах читайте в следующих частях статьи.
Концепции корпоративного мероприятия. Как выбрать лучшую идею и удивить гостей
Мы разобрались в том, что такое концепция корпоративного мероприятия, как она выглядит, как её оценить и выбрать лучшее предложение.
В прошлой статье мы рассказали, как отобрать несколько event-агентств и определить победителя тендера. Окончательный выбор во многом будет основан на концепциях, которые предложат агентства. Поэтому мы решили подробно разобраться в том, что такое концепция корпоративного мероприятия, как она выглядит, как её оценить и выбрать лучшее предложение.
Что такое концепция мероприятия
Это основная идея праздника и способы её реализации. Она должна соответствовать целям, задачам и поводу мероприятия. Цели и задачи вы определили на первом этапе подготовки.
Концепция должна отвечать корпоративным стандартам, традициям компании и позиции бренда на рынке. А идея — понятной всем гостям мероприятия: сотрудникам, руководству, партнерам и клиентам.
Как это работает. Концепция задает определенные правила игры и позволяет отобрать лучшие способы для достижения целей мероприятия. Центральная идея создает атмосферу праздника. На её основе подбирают визуальное оформление, готовят шоу-программу и остальные элементы.
Существуют мероприятия, где концепция не нужна: например, тренинги. Здесь достаточно расписать тайминг — какие события ожидаются и во сколько.
Как придумывают концепции
Концепции готовят на основе требований брифа. Если у вас есть пожелания к темам мероприятия — укажите их в нем, либо попросите агентство придумать темы самостоятельно. Если вы не предложите собственные темы, агентство предварительно обсудит их перед участием в тендере, чтобы понимать направление работы.
С чем связывают концепции:
Тематические форматы хороши тем, что позволяют визуализировать идею, создать яркий и запоминающийся образ. Например, новогодний праздник может быть оформлен в традициях какой-либо страны: скандинавский или китайский Новый год. Выбранный образ потом используют во всех элементах мероприятия от приглашений до памятных сувениров после окончания праздника.
Во время придумывания идей обязательно учитывают прошлые мероприятия. Важно, чтобы идеи не повторялись и концепция была новой для сотрудников. Именно поэтому эта информация должна быть указана в отдельном пункте вашего брифа.
Нужно соблюсти баланс между требованиями брифа и простором для креатива агентства. Не придумывайте сами детали мероприятия, укажите только важные ограничения, чтобы у агентства была возможность создать действительно свежую идею.
Как выглядит концепция
Агентство разработает для вас презентацию, в которой предложит одну или несколько концепций мероприятия. Обычно — 2 или 3 варианта. В концепции собраны все важные моменты, касающиеся будущего мероприятия.
1. Объяснение общей идеи
Описание сути концепции на одной-двух страницах, её связи с темой мероприятия и компанией. Например, сотрудники могут на один день превратиться в спецагентов, спасающих компанию от вселенского зла, или попасть на рок-вечеринку. Важно, чтобы идея была связана с деятельностью компании, а центральные элементы подчеркивали эту связь.
Для компании BCS Global Market* на Новый год мы предложили идеи боксерских боев между Дедами Морозами. Как известно, свой «Деда Мороз» есть почти в каждой стране. Гости приходят на «подпольные бои», делают ставки на победителя и узнают, чей Дед круче
2. Нужная подготовка
Если к мероприятию требуется подготовка, то эту информацию указывают в презентации. Подготовкой может быть предварительный конкурс между сотрудниками с награждением победителя на вечеринке, кастинг по отбору тех, кто будет звездами праздника, вручение пригласительных и прочее.
Каждый гость получает секретное приглашение на бои Дедов Морозов. Настоящие бои, не постановка — такое нельзя пропустить
3. Оформление пространства и welcome-зоны
Краткое описание декораций мероприятия и того, что ждет гостей, приходящих на вечеринку. Зона встречи — это первый контакт с гостями. Важно, чтобы они сразу поняли суть мероприятия и прониклись атмосферой. Например, на вечеринке в формате «Евровидения» гости могут попадать на красную дорожку, словно приглашенные звёзды.
Каждого гостя встречают красивые девушки-хостес. Предлагают сфотографироваться на фоне брендированного баннера с Дедами Морозами, пройти к бару и послушать новогодние песни, перепетые в стиле рока или рэпа. Все это создает атмосферу приближающихся боев
4. Активности
Какие развлечения ждут гостей? Например, на вечеринке в стиле «Рок» в качестве активностей могут быть зоны, где участников гримируют под рок-звезд и фотографируют с музыкальными инструментами, или конкурсы на лучшее рок-выступление.
Развлекаем гостей уже на входе. Можно подойти к красивой девушке и сделать ставку на любимого Деда. Или устроить виртуальный боксерский бой в образе Деда Боксера на приставке с эффектом присутствия
В полуфиналах финский Йоулупукки сражается с Санта-Клаусом из США, а наш Дед Мороз выходит против японского Одзи-сана
5. Программа вечера
Описание шоу-программы, какие выступления и номера ждут гостей. Здесь же представлены варианты ведущих, артистов и коллективов, выступающих в шоу-программе и на протяжении вечера.
Между боями артисты балета добавят разнообразия и станцуют в стилях бурлеск и контемпорари, а стендапер повеселит гостей
6. Кульминация и финал вечера
Запоминающийся финальный момент, завершающий праздник. Это может быть дискотека, награждение победителей конкурсов или лучших сотрудников, фейерверк, выступление хедлайнера — известного артиста.
Главное событие вечера — на ринге финальный бой Дедов Морозов. Ведущий объявляет победителя боя «официальным» символом Нового года и вручает призы удачливым гостям, которые сделали правильную ставку
Завершают вечер новогодний салют и выступление известного певца. А для самых стойких гостей сыграет свой сет модный DJ
7. Варианты площадок
Список площадок, которые соответствуют идее концепции, формату мероприятия, бюджету клиента и количеству приглашенных сотрудников. Например, для рок-вечеринки подходят байк-бары или рок-бары.
Мы перечислили основные структурные элементы концепции. Но главное — это сама идея. В зависимости от нее в презентации добавляют или исключают пункты. Например, может быть добавлено описание подарков для участников, список отелей для проживания при выездном мероприятии, дополнительные активности на точках продаж компании или городских парках.
Как оценивать концепции
При выборе концепции обратите внимание на подачу, соответствие заявленной в брифе теме, креативность, разнообразие предлагаемых активностей. Оцените усилия, которые агентство приложило при разработке презентации.
Всегда держите в голове цель мероприятия и оценивайте предложенные идеи на соответствие этой цели. В первую очередь обращайте внимание на надежность исполнения, соблюдение корпоративных ценностей и свежесть идеи. Не экономьте бюджет на важных этапах реализации праздника в ущерб общей идеи.
Основные признаки хорошей концепции:
Концепция должна укладываться в рамки реальности:
Профессиональная агентство не использует шаблоны и готовит для тендера индивидуальные концепции. Отличить шаблон от индивидуального предложения можно по следующим признакам:
Задавайте представителю агентства уточняющие вопросы по реализации, конкретным площадкам и активностям. Идея может казаться хорошей на первый взгляд, но в вашем случае не подходить.
Для разработки предложения агентству нужно много информации, поэтому будьте готовы к дополнительным вопросам по брифу и терпеливо ответьте на них. А лучше всего сами проявляйте инициативу и креативьте вместе с агентством. Как бы ни было профессионально агентство, вы все равно лучше знаете желания своих сотрудников, традиции компании и предпочтения руководства.
Выводы
Чтобы выбрать лучшую концепцию корпоративного мероприятия, нужно:
При выборе концепции учитывайте не только зрелищность, но и то, как идея решает поставленные задачи. На основе принятой концепции агентство разработает детальный сценарий/тайминг мероприятия, который тоже отправит вам на утверждение.
В следующей статье мы сделаем небольшое отступление от подготовки к мероприятию и расскажем о трендах event-индустрии. Статья поможет вам выбрать современную концепцию, опередить тренды и по-настоящему удивить своих гостей.
* Концепция «Бои Дедов Морозов» опубликована с разрешения заказчика.
Концепция мероприятия
Написание концепции мероприятия
Если ваше мероприятие хотя бы немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия. Каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, — все равно вам нужно составить предварительный план.
Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренняя информация. Включите в концепцию то, что вы могли бы (и хотели бы) рассказать участникам.
В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, аудитория участников, то, на кого рассчитано мероприятие. Приведите аргументы, почему необходимо участвовать в этом мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах; укажите стоимость продукции, контактные данные и т.п.
Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т.д.
Теперь давайте подробнее.
Что такое концепция
Довольно часто мероприятия проводятся с использованием различных концепций. Что такое концепция мероприятия? Слово «концепция» употребляется настолько часто, что его первоначальный смысл практически утрачен.
Концепция мероприятия
Поэтому прежде всего задайте себе вопрос: нужна ли вам оригинальная концепция? Далее, несколько функций концепции на вашем мероприятии, объяснение того, как она работает.
Как она работает?
Например, одинокая пальма в углу вашей площадки не создаст ощущения «необитаемого острова». Рыцарские доспехи из картона вызовут только ухмылку. Будьте реалистичными в ключевых деталях.
Создание концепции
Вы все же решили придумать концепцию для вашего мероприятия? Хорошо. Ее разработку лучше всего начинать с создания основного сообщения. Сообщение должно быть лаконичным. Вы не сможете рассказать все. Но при этом участники должны с первого раза понять, что вы хотите им сказать.
Сообщение должно быть сквозным, то есть соответствовать всем частям мероприятия. Сообщение обязательно должно быть связано с общей маркетинговой стратегией компании и поддерживаться другими маркетинговыми инструментами.
Теперь о самой концепции. Вот требования, которым она должна соответствовать.
«Я узнаю ее!» Концепция должна быть известна аудитории на 100%. Всем гостям до единого. Есть множество прекрасных, тонких, умных, смешных концепций, которые никогда не превратятся в успешные мероприятия. Только потому, что символы, образы или факты, к которым они апеллируют, не являются широко известными.
Наверняка все читатели видели фильм «Д´Артаньян и три мушкетера», а вот про компьютерную игру Doom знают не все. Книга «Автостопом по Галактике» не является массовой, и, хотя у ее автора Дугласа Адамса есть сообщество фанатов, вам трудно будет организовать мероприятие в стилистике данного произведения.
Однако, если вы проводите мероприятие для ваших постоянных Клиентов, его концепция может быть более сложной. Вы можете выдумать новый мир для ваших 50-60 постоянных Клиентов, ведь у вас есть время и возможность рассказать им «историю создания» этого мира и «законы мироустройства».
Гармонии концепции и центрального сообщения. Концепция должна гармонично сочетаться с культурой группы участников и целями мероприятия. Это очевидный принцип, однако о нем часто забывают организаторы. Им так нравится хорошая концепция, что зачастую они забывают соотнести ее с корпоративной культурой компании-Клиента, ее нынешним положением, аудиторией и пр. Мероприятие, как и любой другой инструмент маркетинга, оценивается в жестких категориях эффективности. Эстетическое наслаждение организаторов результатом своих трудов важно, но не является приоритетом.
А теперь рассмотрим, какие концепции каким мероприятиям могут соответствовать
Диктат концепции
Тестирование концепции
Мероприятие и бренд
Как имя компании, бренд встраиваются в мероприятие?
Бренд используется в оформлении мероприятия, в подарках гостям, в выступлениях ведущих и артистов и в материалах с упоминанием бренда. Продукт или элемент с фирменной символикой применяют гости в рамках мероприятия. Причем это применение должно быть прочно связано с некими позитивными изменениями. Например, можно провести голосование с помощью табличек с логотипом. Сам сценарий мероприятия должен коммуницировать ценности бренда
Помните: все ваши идеи должны быть доступными и легко считываться, но учитывайте при этом, что люди любят до всего доходить самостоятельно, понимать и чувствовать ценности бренда. Такие «догадки» запоминаются лучше. Это одна из профессиональных дилемм event-менеджера.
Как создать концепцию мероприятия, которое запомнят
Ежегодно команда digital-агентства Hello Blogger делает и принимает участие в подготовке более десятка мероприятий, которые суммарно посещает почти 100 000 человек. Незаметно для нас самих организация образовательных мероприятий и фестивалей прочно вошла в нашу рабочую жизнь. Этим материалом мы начинаем серию статей, посвященных созданию мероприятий, в том числе с блогерами. Как всегда, будем брать комментарии у экспертов рынка, искать инсайты и вдохновляться.
C чего начать
Концепция — для кого-то это базис, на основе которого строится весь проект, для кого-то — вспомогательный материал, на котором выстраивается общее видение ивента. Кто-то никогда не продумывает концепцию своего мероприятия до мелочей, работая лишь с большими идеями.
Любая концепция начинается со слова, максимально отражающего то, что я хочу реализовать в рамках фестиваля или конференции. Оно практически сразу же «воспроизводится» в моей голове, но я не могу его произнести. То есть я знаю, что слово есть, но мозг мне его не выдает. И я начинаю блуждать по своему воображению, предлагая мозгу разные картинки, чтобы «выцепить слово», как будто пытаюсь схватить его за хвостик.
Этот процесс может длиться несколько часов, если я сосредоточена, а может — и несколько недель. Так, например, было с концепцией «Видфеста 2017». В этот момент я много рисую, причем какую-то абсолютную несуразицу: квадраты, галочки, домики.
Что делать, если ничего не получается придумать?
Такое бывает, когда мозг перегружен работой или другими проектами. Тогда я просто отпускаю ситуацию. Не думаю о мероприятии, не ставлю себе никаких задач, мозг в фоновом режиме показывает мне ассоциативные картинки. В итоге находится та, что дает толчок и помогает придумать идею.
Сколько времени занимает создание концепции мероприятия?
 | |||||||||||||||
 | |||||||||||||||
 | |||||||||||||||
 |
| |||||||||||
| |||||||||||
| |||||||||||
|
| ||||||||
| ||||||||
|
| ||||
| ||||
| ||||
|
|
|
|
Анастасия Магда В следующем материале мы подробно расскажем о том, как реализовать концепцию и провести мероприятие, которое запомнят.
|