что такое команда проекта
Команда проекта и роли ее участников
Команда проекта — это группа людей, объединенных на период реализации проекта с целью достижения его целей. Все участники имеют определенные проектные роли и несут ответственность за выполнение своего круга задач. При этом вся команда настроена на работу в доверии друг к другу и тесном сотрудничестве.
Чем больше масштаб проекта, тем большее количество организаций (заинтересованных сторон) участвует в его реализации. У каждой роли в проекте свои функции, степень участия и мера ответственности. Главная задача руководителя проекта — собрать профессионалов и организовать их правильное взаимодействие.
Как говорил Уолт Дисней: «Из всего, что я делал в жизни, самым важным я считаю управление талантливыми людьми, которые работали на нас, направление их к нужной цели».
Команда проекта формируется на этапе инициации проекта и растет на этапах планирования и исполнения работ. После завершения всех работ по проекту команда расформировывается. При этом руководитель проекта может пригласить членов проектной команды, успешно показавших свою работу, для реализации следующего проекта. Иногда команда остается в полном составе. Однако, как показывает практика, наиболее эффективной считается работа проектной команды в течение двух лет. Затем она требует корректировки своего состава и притока «свежих» кадров.
Роли в команде проекта
Обычно выделяются следующие члены проектной команды, активно участвующие на всех стадиях жизненного цикла проекта:
Состав команды зависит от вида проекта и его организационной структуры. Например, IT проект предполагает обязательное наличие проектировщика и тестировщика, а культурный проект — дизайнера-консультанта.
Организационные структуры проектных команд
Организационная структура может быть выделенной под конкретный проект, либо матричной. В последней члены проектной команды объединены в рабочую группу без отрыва от своих прямых функциональных обязанностей. Кроме того, они могут работать над несколькими проектами одновременно.
Функциональное подчинение участников проектной команды представлено на рисунке.
Организационная структура команды проекта
Также в настоящее время очень распространены виртуальные команды проекта. Современные информационные технологии позволяют территориально распределенным членам проектной команды обмениваться информацией о проекте, используя единое информационное пространство и видеоконференцсвязь.
Условия эффективной работы команды проекта
Какая бы ни была организационная структура проекта и состав команды, эффективность ее работы зависит от следующих факторов:
«Никто не может в одиночку сыграть симфонию. Для этого нужен целый оркестр» —H.E. Luccock, профессор теологии
Таким образом, основная задача руководителя на этапе формирования команды — не только найти хороших экспертов и объединить их, но и создать вышеперечисленные условия их работы, обеспечивающие эффективную реализацию проекта.
Команда Проекта: Состав, Роли и Этапы Развития
Успешный проект — это результат планирования всех действий и стараний талантливых людей, а также доверия внутри команды. Если нужно разобраться, что такое команда проекта и как привести ее к успеху, — начните с малого: определите ее состав, роли и обязанности.
На основе этой информации будет проще собрать группу, способную превратить даже самую сумасшедшую идею в функциональный и конкурентоспособный проект. Эта статья как раз о таких командах.
Содержание:
Что такое команда проекта?
Команда проекта — это группа специалистов разного профиля, которые вовлечены в работу над ним.
Обычно это временная группа, создаваемая на период выполнения проектных задач, которая может также включать внешних исполнителей и консультантов.
Основная задача команды — наметить и выполнить все цели. Участники проекта могут существовать на разных уровнях организации. Помимо проектных групп, это могут быть совет директоров или группа менеджеров, занимающихся планированием или реорганизацией.
Что отличает команду проекта от группы с общими интересами?
Для эффективной работы важно правильно организовывать задачи. В любом проекте есть структурированные рабочие группы, состоящие из специалистов разных отделов, но объединенных общей целью. Создавая рабочую группу, учитывайте:
Группа людей с общими интересами превращается в команду, когда каждый ее участник может выполнить следующие условия:
Если кандидат способен выполнить условия, перечисленные выше, — ваша команда управления проектом может смело встречать его в свои ряды. И совсем не важно, собирается ли этот кандидат работать в штате или на удаленке. Кстати, статистика в управлении проектами показывает, что все больше проектных команд включают удаленных сотрудников.
Рассмотрим подробнее тех, кто обычно формирует такие команды.
Роли в проекте
Роли в проектной команде — это основа, с которой нужно начинать формирование любой рабочей группы. Хороший состав работников — это часто 50% успеха всего проекта. Рассмотрим командные роли на примере проекта по разработке ПО.
Менеджер проекта
Менеджер проекта — главное ответственное лицо в проекте. Его главная цель — привести все и всех к успеху, минуя препятствия, риски, и, сопровождая все это восторженными взглядами конкурентов.
Менеджеры также отвечают за качественную реализацию проектов в установленные сроки и бюджет. Они следят за достаточным количеством ресурсов, одновременно управляя отношениями с командой и всеми заинтересованными сторонами.
У менеджера проекта много забот и обязанностей. Вот главные из них:
1. Планирование проекта
От стараний менеджера зависит, будет ли одобрен проект или нет. Чтобы получить «зеленый свет», обязательно нужен хороший план проекта и график того, как все будет происходить. Важно в самом начале определить объем проекта, спланировать роудмэп и наметить результаты.
Без уникальной стратегии здесь также не обойтись. К счастью, любой управленец избавлен от лишней головной боли, поскольку большую часть планирования берут на себя онлайн инструменты. Например, простейшая таблица Excel или удобная диаграмма Ганта решают многие вопросы «по щелчку».
2. Организация задач
Перед началом реализации плана очень важно организовать все вокруг. Менеджер берет на себя основную ответственность за распределение задач и ресурсов и управление командой проекта. Следует распределить проект среди всех членов команды, поручив работу каждому.
Также важно постоянно следить за дедлайнами, чтобы все задачи были завершены до крайней даты, установленной клиентом.
3. Поддержание духа лидер ства
Следующая важная обязанность менеджера — запустить процесс и грамотно организовать коммуникацию с разными руководителями и командами, влияющими на эффективность работы.
Быть лидер ом в команде — значит еще и уметь сглаживать возможные негативные последствия. Идеальный менеджер проекта — тот, кто работает вместе с командой, и тот, на кого команда равняется.
4. Мониторинг
Следить за исполнением задач и работой всех членов команды — не самая сложная, но важная обязанность. Нужно всегда быть начеку, чтобы вовремя исправить любую проблему.
Мониторинг процессов и управление рисками идут рука об руку. Во время обоих важно сосредоточиться на критериях оценки, а затем на исправлении проблем.
5. Коммуникация
Постоянное общение в коллективе — это тоже залог его успеха. Это еще одна забота менеджера.
Важность коммуникации распространяется не только на саму команду, но и на других участников, вовлеченных в проект. Это спонсоры, поставщики, клиенты и другие заинтересованные стороны.
Члены команды
Участники или члены команды — это специалисты, привлеченные к проекту на определенном его этапе. Это могут быть штатные сотрудники, фрилансеры, внешние консультанты. Они могут работать полный рабочий день или быть частично занятыми.
Их роли и обязанности зависят от разных факторов. Обычно они занимаются следующим:
Спонсор/заказчик проекта
Спонсор или заказчик — это одновременно внутренний защитник проекта и тот, кто больше всех заинтересован в успешном его исходе.
Они тесно сотрудничают с менеджером, часто утверждают цели и участвуют в высокоуровневом планировании. Иногда они даже задействованы в разрешении конфликтов и устранении барьеров, возникающих на пути. К основным обязанностям заказчиков относятся:
Бизнес-аналитик
Бизнес-аналитик занимается определением требований организации и предлагает решения проблем. В команде проекта бизнес-аналитики следят за тем, чтобы цели конкретного проекта могли решать проблемы и повышать ценность организации. Еще они помогают максимально эффективно использовать полученные результаты.
В крупных проектах часто присутствует куратор. Обычно это руководитель высшего звена, который контролирует и поддерживает проект финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Куратор отвечает за достижение конечных целей и реализацию выгод для всей компании в целом.
Существует также более общая классификация командных ролей:
Распределение ролей в команде во многом зависит от ее состава: работают ли все специалисты постоянно и на полную ставку, или привлекаются к проекту частично.
Состав команды проекта
Как нет ни одного одинакового проекта, так и у команды, задействованной в нем, всегда будут свои особенности в зависимости от культуры, масштаба и местоположения компании.
Чаще всего бывают следующие составы проектных групп:
Закрепленный состав
Такой состав команды подразумевает, что большинство сотрудников назначается для работы над проектом постоянно. Участники подчиняются непосредственно проектному менеджеру. Их полномочия четко определены, чтобы все члены команды могли сосредоточиться на общих целях.
Закрепленный состав проектной команды обычно встречается в организациях, где большая часть ресурсов задействована в проектной работе, а менеджеры достаточно авторитарны и независимы.
Команды с неполной занятостью
Иногда проекты передаются команде в качестве дополнительной и временной работы, в то время как остальные члены компании выполняют свои обычные функции. Такую неполную или частичную занятость часто можно встретить в разработке ПО.
Менеджеры контролируют членов группы с неполной занятостью и назначенные ресурсы, продолжая выполнять другие управленческие обязанности. Кроме того, члены команды, работающие неполный рабочий день, могут быть назначены более чем на один проект одновременно.
Некоторые могут сказать, что в таком случае менеджер проекта обречен на путаницу и головную боль. Однако здесь ему на помощь приходят онлайн-инструменты и планировщики, такие как GanttPRO.
Онлайн диаграмма Ганта поможет легко назначать сотрудников на разные задачи одновременно, не важно, это полноценный рабочий день или частичная занятость. Всего пару кликов и никаких забот!
Диаграмма Ганта для проектных команд
Управляйте проектами любой сложности с удобным онлaйн-планировщиком.
На состав команды с неполной занятостью может влиять организационная структура. Например, в партнерских проектах ведущая организация назначает менеджера проекта для координации усилий обоих партнеров.
Еще один фактор — географическое положение участников. К примеру, виртуальные или удаленные группы функционируют как обычные коллективы, только удаленно. Они занимаются проектами, в которых ресурсы расположены в одной локации или в разных местах, в зависимости от рода деятельности.
Этапы формирования команды
1. Формирование
Это начальный этап развития команды проекта, на котором происходит знакомство всех вовлеченных участников. Менеджер налаживает благоприятные взаимоотношения и взаимодействие внутри рабочей группы. Команда изучает главные цели и задачи, начинается выработка общих норм и согласование ценностей. Помимо этого, менеджер выстраивает эффективные отношения со всеми внешними заинтересованными сторонами.
2. «Притирка»
Назовем этот этап именно так (хотя вы встретите и более формальное название), потому что на этой стадии у участников команды появляются различия в подходах и методах, часто возникают трудности и конфликтные ситуации в работе. Менеджер проекта уделяет особое внимание формированию конструктивных позиций у всех членов группы.
3. Нормальное функционирование
К этому этапу построения команды у участников уже должно сформироваться чувство коллектива и «плеча поддержки». Все должны понимать что от них требуется для достижения общей цели и выполнять определенную часть работы. Часто этот этап самый продолжительный.
4. Реорганизация
Стадия реорганизации нужна для изменений в количестве и качестве коллектива. Это связано с различными причинами. Например, с изменениями в объемах и видах работ, с необходимостью замены некоторых работников из-за их непригодности, с привлечением новых специалистов или временных экспертов, и т.д.
5. Расформирование команды
Команда расформировывается, когда заканчиваются все задачи. Здесь может быть два варианта:
Пример команды проекта
Успешная работа над проектом требует слаженной команды и квалифицированных кадров. Ниже показан пример интеграционного проекта, в котором объединены усилия всех участников. Такой вариант будет содержать множество разнообразных задач, требующих опыта и различных ресурсов.
Задачи могут назначаться разным специалистам и организациям как внутри, так и за пределами компании. Структура такой рабочей группы основана на проектно-ориентированной иерархии.
Заключение
Успех проекта зависит от вклада всей команды и каждого ее участника отдельно. Крайне важно правильно определить, какую роль следует назначить каждому из них. Тщательная подготовка команды и формирование ее состава могут обеспечить половину успеха.
Напоследок, запомните 6 коротких правил для успешного руководства эффективной командой:
Создавайте успешную команду и покоряйте новые проекты!
Урок 2. Управление командой проекта. Личная и командная эффективность
Второй урок посвящен одному из самых важных и сложных процессов в проект-менеджменте – формированию команды, а также управлению ей и вопросам личной и командной эффективности. Сложным создание команды считается по той причине, что ошибки, совершаемые на этапе отбора членов проектной команды, часто становятся причиной проблем и потерь в процессе реализации проекта, «текучки» кадров, деструктивного морально-психологического климата в команде, низкой эффективности и дисциплины. Команда проекта – это инструмент, позволяющий управлять проектом и достигать его целей, по причине чего любых ее дисфункций нужно стремиться избегать. И первый вопрос, который мы рассмотрим, касается участников команды.
Состав команды
Для осуществления всех работ по проекту и реализации проекта в целом в обязательном порядке необходима слаженная и эффективная команда, а также участники процесса – лица (физические и/или юридические), вовлеченные в осуществление задумки, или же те, кто может быть затронут по мере выполнения работ.
Участники процесса делятся на три группы, в зависимости от вовлеченности:
От участников проекта зависит воплощение замысла в жизнь. В большинстве случаев участниками проекта являются:
Если проект инициировала какая-то организация, могут быть еще и инициатор, и спонсор (куратор) проекта:
Помимо прочего, исходя их вида, типа, размера и сложности проекта, среди его участников могут быть:
О заказчике, инициаторе, кураторе и других возможных участниках проекта мы должны были упомянуть, но большего внимания в ракурсе нашего курса заслуживает конкретно руководитель проекта (проект-менеджер) и нижестоящие звенья.
Менеджер проекта и его обязанности
Менеджер проекта – человек, ответственный за управление проектом, достижение целей, обусловленных бюджетом, сроками и требованиями к качеству. Он должен обеспечивать также и управление проектной командой. А в зависимости от масштаба проекта, руководитель может получать помощь от команды поддержки (проектного офиса), если таковая имеется, и куратора.
Но давайте более предметно поговорим об обязанностях проект-менеджера. К их числу относятся:
Важно заметить, что успех всех действий руководителя проекта во многом зависит от его лидер ских качеств и его соответствия определенным требованиям, о которых мы расскажем далее.
Функции и требования к менеджеру по проекту
Менеджера по проекту можно охарактеризовать как вдохновителя команды, создателя творческой атмосферы. Он содействует подбору сотрудников и обеспечивает условия для достижения высоких результатов командой и каждым отдельным ее членом. В то же время он не должен прямо воздействовать на усилия людей, ведь главная его задача – оказывать поддержу своим подопечным, не выполняя работу за них.
Проект-менеджер – ключевое звено проект-менеджмента, основой силой которого является делегирование полномочий и возложение ответственности за достижение нужных результатов на конкретных руководителей. Ими и являются проект-менеджер и наиболее сильные члены команды.
Характер ответственности и полномочия обуславливаются контрактом с заказчиком (для внешних проектов) или уставом проекта (для внутренних проектов). Но, так или иначе, на менеджера по проекту возложен следующий функционал:
Выполнять столько функций руководитель может только при условии, что он отвечает конкретным квалификационным требованиям. К основным требованиям относятся:
Эти требования относятся к основным, и их вполне достаточно для успешной работы по управлению проектом и его командой, без которой достижение целей и решение задач проекта будет невозможным. Команда проекта в свою очередь обладает рядом определенных признаков.
Признаки команды проекта
Команда проекта, возглавляемая руководителем, создается для управления проектом на срок его реализации. Ее форма служит отражением существующей организационной управленческой структуры, структуры разделения функций, ответственности и обязанностей.
Верхний уровень соответствует руководителю, а нижние – исполнителям, отделам и специалистам, отвечающим за конкретный функционал. Члены команды – это высококвалифицированные специалисты, обладающие знаниями и навыками, требующимися для реализации проекта.
Среди наиболее существенных признаков команды выделяются:
Если группа людей соответствует этим признакам, ее можно назвать командой, но что более важно – это состав команды, формирующийся под контролем руководителя. При этом, формируя команду, он должен руководствоваться комплексом требований:
Проект-менеджер, помимо прочего, определяет количество членов команды и их квалификацию. Постоянные члены, занимающиеся разработкой проекта, составят костяк команды (в дальнейшем к деятельности могут привлекаться специалисты из разных областей). Для формирования команды руководитель может использовать разные подходы.
Подходы к формированию команды
Всего есть четыре основных подхода к формированию команды:
Основная цель проектного командообразования – достичь самостоятельного управления и разрешения проблем. Реализовать это в большинстве случаев получается не сразу, а с течением времени и по мере получения опыта.
В процессе совместной деятельности участников выявляются наиболее актуальные командные проблемы, а сама команда становится способной прийти к сбалансированному состоянию, продуцирующему высокую степень личного участия людей и продуктивного общекомандного климата.
Активная стадия процесса формирования команды преследует четыре главные цели:
Вместе с вышеназванными подходами при формировании команды рекомендуется руководствоваться правилами ассертивного поведения (о них мы рассказывали здесь), включающие в себя коммуникацию «Вин-Вин» (от англ. Win-Win), когда все участники межличностного взаимодействия остаются в выигрыше.
От того, насколько целесообразно будет сформирована команда, зависит эффективность всей последующей работы, повышается результативность руководства и качество принятия решений, командная организационная культура становится более открытой, формируются оптимальные пути сотрудничества членов команды. Но чтобы командная работа была еще более успешной, необходимо также учитывать стадии жизненного цикла команды и опираться на них при разработке и реализации проекта.
Жизненный цикл команды
Любая проектная команда на своем жизненном пути проходит пять основных этапов. Рассмотрим эти этапы и их особенности:
Имея представление о признаках и жизненном цикле команды, можно смело переходить к отбору ее членов. По этой теме мы приведем лишь общие рекомендации, а в качестве дополнения советуем ознакомиться с нашей статьей «Принципы и особенности командообразования».
Отбор команды проекта
Отбор команды проекта – это задача проект-менеджера, но решение по отбору и найму исполнителей он должен принимать с руководителями подразделений, если таковые имеются. Специалистов подразделений обычно отбирают менеджеры этих подразделений.
Критериями отбора чаще всего служат опыт работы, образование и медицинские данные (чтобы выполнять некоторые виды работ, людям нужно обладать определенными физическими качествами, подтвердить наличие которых можно только посредством медицинских документов).
В дополнение к профессиональным требованиям сотрудников нужно учитывать и ряд особых качеств:
Оптимальный возраст членов команды составляет от 25 до 45 лет. Именно в этом возрасте люди отличаются максимальной активность, креативностью, гибкостью мышления и высокой степенью обучаемости.
Как только команда набрана, для руководителя проекта наступает наиболее продолжительный и ответственный этап – этап управления созданным коллективом. В ходе этого этапа проект-менеджер должен планировать и организовывать командную работу, развивать команду и успешно разрешать конфликты, если они возникают. Далее – самое важное по каждому из этих вопросов.
Планирование командной работы
Планировать работу команды нужно начинать еще даже до начала финансирования проекта. Когда структура команды будет определена и выбран проект-менеджер, последний должен тщательно спланировать действия каждого функционального подразделения – это позволит максимально эффективно использовать и распределить ресурсы, выделенные на проект.
Первым шагом в планировании является определение оптимального количественного и качественного командного состава и исполнительного персонала. В дальнейшем в планировании работы должны принимать участие все члены команды.
Организация командной работы
Вопреки ошибочному мнению, для успешной командной работы требуется не жесткое закрепление выполняемых функций, а грамотное распределение обязанностей и ответственности за решение поставленных задач. Говоря конкретнее, эффективная организация команды включает в себя:
Помимо всего прочего, руководитель проекта должен помнить о том, что каждый человек – индивидуальность. Кто-то уже имел опыт проектной деятельности, а кто-то – нет, а проекты бывают крайне сложными не только в плане реализации, но и в плане понимания. А это значит, что эффективная организация командной работы нередко зависит от такой банальной вещи, как инструкция.
Инструкция – это небольшой и предельно простой для понимания документ, где учтены все детали деятельности. Ее составление может сэкономить массу сил и времени, но в ряде случаев, в особенности, когда проекты объемные или сложные, инструкций должно быть несколько, в том числе и для каждого участника проекта в отдельности. Если же проект прост, инструкция может быть одна, или же ее вообще может не быть.
В процессе организации работы команды проект-менеджер должен контролировать выполнение поставленных задач, координировать действия сотрудников и вести соответствующую документацию. Она помогает отслеживать прогресс, упрощает составление графиков, распределять сферы ответственности, наделять сотрудников полномочиями и обязанностями, доносить до команды свое видение проекта.
Развитие проектной команды
Чтобы управлять командой и развивать ее, важно обладать такими навыками межличностного взаимодействия, как способность оказывать влияние, умение сопереживать, творческий подход к работе. Управляя настроением внутри коллектива и формируя доверительную и уважительную атмосферу, менеджер проекта может до минимума сократить число потенциальных проблем и наладить продуктивную коммуникацию между членами команды.
Если сотрудники не обладают каким-то нужными навыками, требующимися для выполнения работ или пакетов работ, развитие у них этих навыков должно стать частью работы над проектом. Для этого составляется план обучения, включающий в себя операции, повышающие квалификацию людей.
Чтобы команда сформировалась в целостный организм, нужно проводить мероприятия, направленные на ее укрепление, например, специализированные командообразующие тренинги. Также укреплению команды способствуют систематические обсуждения хода проекта, совместная работа по определению и выполнению плановых задач, неформальные коллективные мероприятия, к примеру, корпоративы.
Желательно, чтобы команда проекта следовала формальным принципам работы, позволяющим сделать ожидания сотрудников понятными для всех и снижающие вероятность возникновения конфликтных ситуаций. Эти принципы также способствуют установлению правил поведения всех членов команды.
Принципы могут затрагивать такие пункты, как премирование, командировки, обучение и повышение квалификации, сверхурочная работа, свободный график и т.д. и т.п. А соблюдение правил поведения многократно повышает производительность труда. Что касается поощрения и стимулирования, то они должны быть обязательным элементом развития команды, поэтому на стадии планирования команды нужно сразу разрабатывать и план поощрения.
Соблюдение вышеназванных рекомендаций позволит создать благоприятные условия не только для эффективной и стабильной работы, но и для развития, как всей команды, так и ее членов в отдельности. Но, естественно, нельзя забывать и том, что ни одна команда не избавлена от риска возникновения конфликтов между ее членами. Исходя из этого, проект-менеджер, будучи лидер ом, определенно должен уметь работать с конфликтными ситуациями.
Урегулирование конфликтов в проектной команде
Подробно с методами и стилями урегулирования конфликтов вы можете познакомиться в нашем курсе «Конфликтология и управление конфликтами», поэтому в данном разделе урока мы затронем только наиболее важные нюансы этого вопроса.
При урегулировании любого конфликта всегда затрагиваются интересы его сторон, а сам процесс урегулирования вовсе не является гарантией того, что конфликт будет разрешен, не перерастет в затяжной, не усугубит ситуацию или не повлечет негативных последствий, и к этому нужно быть готовым.
В своей работе руководитель может применять несколько стилей урегулирования конфликтов:
Проект-менеджер должен развивать такую среду внутри коллектива, которая будет поддерживать участников проекта, и создавать внутреннюю культуру, позволяющую не только решать самые разноплановые задачи, но и способствовать конструктивному взаимодействию членов команды друг с другом.
Представленная в этом уроке информация наглядно показывает, что команда проекта – это один из самых важных элементов в реализации проекта. Сплоченность коллектива определяет степень заинтересованности и мотивации членов команды к осуществлению поставленных целей. Но для этого, конечно же, требуется овладеть и дополнительными знаниями и навыками, таким как умение отслеживать и контролировать ход выполнения проекта, управлять рисками и изменениями и находить способы выхода из сложных ситуаций. И как раз на эту тему мы побеседуем в следующем уроке.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.