что такое код товара работ услуг в упд
Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция
УПД — это универсальный передаточный документ. Специализированная форма объединяет в себе сразу два первичных регистра: счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную, подтверждающую отгрузку товаров.
| Скачать образец формы УПД 2021 года в Еxcel для заполнения |
| Скачать образец заполнения универсального передаточного документа для товаров |
| Скачать образец заполнения УПД на услуги, работы |
| Скачать УПД без НДС в формате Еxcel |
Каковы общие требования к документообороту
По общим правилам любая операция оформляется документально. Для отгрузки товаров или при оказании услуг и работ компания оформляет соответствующую форму первичной документации. Например, накладную на поставку продукции или акт выполненных работ или услуг.
Затем, чтобы предъявить требования по оплате заказчику, компания формирует счет-фактуру. Этот документ является основой при исчислении налога на добавленную стоимость и имеет унифицированный бланк.
Но такой порядок документооборота не единственный. Чиновники предусмотрели упрощенный алгоритм, при котором вместо накладных и счета-фактуры формируется только один формуляр — универсальный передаточный документ.
Как это работает на практике
Организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того как заказчик примет выполненные действия, компания вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.
Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.
Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: поставщик формирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет форму и сразу передаст на оплату. Это существенно сократит время расчетов между сторонами.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы формировать УПД при изменении стоимости товаров, работ, услуг.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .
Какой бланк использовать в работе
Единая форма УПД не предусмотрена. Организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации. Правило введено с 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухучете» № 402-ФЗ. Учреждение вправе разработать собственный передаточный документ, который отвечает особенностям и специфике деятельности. Допускается использовать рекомендованный бланк, утвержденный в приложении № 1 к письму ФНС России № ММВ-20-3/ [email protected] от 21.10.2013. Или доработать форму ФНС своими графами и полями (Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017). Но шаблон, рекомендованный ФНС, удобен и раскрывает все обязательные реквизиты.
Если организация решила использовать самостоятельно разработанный бланк, учтите два правила:
Без этого собственный формуляр использовать нельзя. Налоговики не примут документы к учету, что приведет к доначислению налогов и сборов и применению штрафных санкций.
Кто и когда использует УПД
Универсальную первичку вправе применять любые организации: и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:
Инструкция по заполнению
Правила оформления формуляра закреплены во втором приложении письма ФНС. Порядок, как правильно заполнить УПД покупателю товара построчно, — в таблице:
Содержание и рекомендации по заполнению
Предусмотрены два варианта заполнения:
Регистрируем идентификационную информацию о заказчике и исполнителе по договору. Фиксируем наименование сторон, ИНН и КПП, адреса. При необходимости заполняем сведения о грузоотправителе.
Указываем код 643 — российский рубль.
Все операции в бухучете отражаются в рублевом эквиваленте!
Детализируем сведения о предмете договора. Например, если между сторонами заключен договор поставки, то необходимо обозначить информацию о товаре. Для договора подряда или оказания услуг фиксируем сведения об оказанных услугах, работах. В обновленной рекомендованной форме появилась графа «Код вида товара» — 1а. В нормативах Внешнеэкономической деятельности (ВЭД) разъясняется, где взять код вида товара в УПД, — в справочнике кодов ТН ВЭД ЕАЭС, который утвержден решением Совета Евразийской экономической комиссии № 54 от 16.07.2012. Код обязателен для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС. Если информации для заполнения нет, поставьте прочерк. Многие сервисы предлагают заполнить УПД бесплатно онлайн в 2021-м: это поможет избежать ошибок при формировании первичной документации.
Подписи ответственных работников
Эту часть УПД обязаны заверить руководитель и главбух организации. Либо иные лица, уполномоченные на совершение таких действий, по доверенности.
Это договор, контракт или соглашение. Впишите его реквизиты и дату подписания.
В инструкции ФНС указано, как правильно подписывать передаточный акт: ответственные лица со стороны заказчика и исполнителя проставляют подписи. Тем самым подтверждают факт передачи товара, оказания услуги, выполнения работы. Указываются дата подписания, ФИО и должность ответственного работника каждой стороны.
Печать на универсальный передаточный документ ставить необязательно.
Вот образец, как правильно заполнить УПД для товаров:
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Как заполнять УПД по новым правилам. Рекомендации ФНС
В конце 2018 года Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (далее – Приказ) был утвержден новый формат универсального передаточного документа (далее УПД). Работа с ним уже реализована в Synerdocs. Для использования УПД в актуальном формате выберите его в настройках интеграционного решения 1С:
С 1 января 2020 года утвержденный Приказом формат стал обязательным при выставлении электронных счетов-фактур. Для вашего удобства команда Synerdocs подготовила понятную шпаргалку – она поможет заполнить УПД без ошибок.
Рекомендации по заполнению шапки электронного УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению документа
В зависимости от функций УПД несет три возможных значения:
Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) груза. Выставлять УПД как счет-фактуру следует при использовании функции СЧФ или СЧФДОП. При этом, если сформирован УПД с функцией СЧФ, отдельно можно отправить УПД с функцией ДОП – как первичный учетный документ.
Необязательное поле. По умолчанию заполняется значением «он же», если совпадает с продавцом. В ином случае обязательным к заполнению являются:
Необязательное поле. Остается пустым, если совпадает с покупателем. В ином случае обязательным к заполнению являются:
Содержание хозяйственной операции. Указывается действие, которое определяет документ, например, «Товары переданы», «Результаты работ сдал», «Услуги оказаны в полном объеме» или другое. Как правило, для отгрузки груза используется действие «Товары переданы».
Документ, подтверждающий договорные отношения. Обязательными являются наименование и дата его составления. Если такого документа нет, следует указывать «Без документа-основания».
Необязательное поле. Дополнительная информация для автоматизированного определения порядка использования информации документа.
Указывается организация, составившая счет-фактуру. Если она не совпадает с продавцом – основание действий формирователь документа.
Сведения о подписанте УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению электронного документа
Принимает значение: 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6, где:
Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4, где:
Как правило, значение «1».
Основание полномочий (доверия)
Для (Статус=1 или Статус=2 или Статус=3) указываются «Должностные обязанности» по умолчанию или иные основания полномочий (доверия). Для Статус=4 указываются основания полномочий (доверия).
Основание полномочий (доверия) организации
Обязателен для Статус=3. Указываются основания полномочий (доверия) организации.
Рекомендации по заполнению новых столбцов табличной части электронного УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению электронного документа
Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4 | 5, где:
Для передачи товаров следует использовать значение «1» – «Имущество».
Содержит информацию, позволяющую сторонам в автоматизированном режиме обрабатывать информацию о признаке отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Наименование товара (описание работ, услуг), прав
Обязательное поле при отсутствии атрибутов: «Характеристика товара», «Артикул товара» и «Код товара».
При проведении закупок для государственных и муниципальных нужд приводится в соответствии с Каталогом товаров, работ, услуг (если есть в Каталоге).
Обязательное поле при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Артикул товара». Как правило, указывается штрихкод, баркод.
Обязателен при отсутствии Наименование товара и Код товара и Артикул товара.
Обязателен при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Код товара».
Необязательное поле. Максимальная длинна 10 символов.
Необязательное поле. Заполняется при проведении закупок для государственных и муниципальных нужд. Длина поля равна 27 символам.
Необязательное поле. Принимает значение согласно Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).
Обязательно указание значения в случае отражения в счете-фактуре товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства-члена Евразийского экономического союза. При отсутствии значения ставится знак «-» (дефис) (визуализируется как прочерк).
Сведения о прослеживаемости
Необязательное поле, можно заполнить несколькими значениями:
Регистрационный номер партии товаров
Обязательное поле. Номер, формируемый из показателей декларации на товары или заявления о выпуске товаров до подачи декларации на товары (регистрационный номер декларации на товары (регистрационный номер заявления) и порядковый номер товара), либо номер, присваиваемый налоговым (таможенным) органом товару, подлежащему прослеживаемости. Максимальная длина поля 29 символов.
Количество товара в единицах измерения прослеживаемого товара.
Наименование единицы количественного учета товара, используемой в целях прослеживаемости.
Формируется автоматически в соответствии с указанным ОКЕИ.
Дополнительный показатель для идентификации товаров, подлежащих прослеживаемости.
Номер средств идентификации товара
Обязательно для товаров, включенных в систему маркировки. Можно заполнить несколькими значениями:
Уникальный идентификатор транспортной упаковки.
Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».
Контрольный идентификационный знак.
Обязателен при отсутствии «Уникальный идентификатор транспортной упаковки» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».
Уникальный идентификатор вторичной (потребительской)/третичной (заводской, транспортной) упаковки.
Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор транспортной упаковки».
Корреспондирующие счета: дебет и кредит
Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов
Информацию по заполнению остальных полей документа вы можете найти на сайте ФНС (в приложении к приказу).
Приложение N 3. Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ФОРМЫ УПД
Возможные значения и рекомендации и пояснения
Выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования универсального передаточного документа (УПД)
Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением N 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.
Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.
Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения.
Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, могут также быть отражены в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
Порядковый номер записи в таблице
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
Код товара/работ, услуг
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться с использованием ОКВЭД (ОКУН) для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налогов), пониженных тарифов страховых взносов и пр. (при договоренности с контрагентом; наличие/отсутствие показателя само по себе налоговых последствий не несет).
Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)
Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.)
Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.
Данные о транспортировке и грузе
Реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и пр. уточняющая информация о перевозке. Например, в качестве информации, более полно характеризующей операцию, может быть указан базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и пр. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000) или наименование организации, несущей транспортные расходы, или др.
Также строка может содержать сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом и силами сторонних организаций; при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д.
Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал
Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Дата отгрузки, передачи (сдачи)
Дата совершения факта хозяйственной жизни (дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав).
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое существенное обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальную дату отгрузки товара (груза), имущественных прав/реальную дату предъявления заказчику выполненных работ, предъявления документа о выполненных услугах.
Например: документ может быть оформлен 11 июня 2013 года (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке [11] указывается дата «12.06.2013».
Показатель рекомендуется заполнять и при совпадении даты составления документа (строка 1) и даты совершения (оформления) факта хозяйственной жизни. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
В общем случае значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).
Кроме предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственно после его окончания.
Иные сведения об отгрузке, передаче
Могут быть приведены ссылки на иную сопутствующую передаче/сдаче информацию, например, данные о паспортах, сертификатах и пр., а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
Ответственный за правильное оформление сделки, операции
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, и (или) лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [10]), то при наличии подписи в строке [10] в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [13а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца.
Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны продавца.
В данной строке могут указываться сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора. Также это могут сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени. В строке [8] в этом случае указываются реквизиты договора между комитентом (принципалом) и посредником.
Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.
Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял
Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Дата получения (приемки)
Дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальная дата получения покупателем (представителем покупателя) товара (груза), имущественных прав/реальная дата принятия услуг, результатов работ.
Рекомендуется к заполнению в любом случае. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке [11].
Иные сведения о получении, приемке
Сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться в случае наличия у покупателя существенной дополнительной информации об исполнении сделки. В частности, может заполняться покупателем (заказчиком) для подтверждения факта приемки без претензии. При наличии претензий могут указываться сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Ответственный за правильное оформление сделки, операции
Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.
Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции).
Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны покупателя.
В данной строке могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора.
Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона N 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.
Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39.
Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной
Для чего был разработан универсальный передаточный документ
Статья актуализирована 14.06.2018г.
Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.
Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).
При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы «1С».
В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.
Зачем нужен УПД
На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.
Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:
А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:
Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).
В каких случаях можно использовать УПД
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.
Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Что включает в себя УПД
Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).
Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса.
Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».
Наименование экономического субъекта и печать
В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.
Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.
Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.
Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно
В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:
Как заполнить УПД в программе «1С:Бухгалтерия 8»
Пользователи системы «1С:Предприятия 8» уже сегодня могут использовать в работе универсальный документ, который заполняется в соответствие с данными ФНС рекомендациями. Его форма реализована в следующих программах системы «1С:Предприятие»:
В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.
Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.
Как исправить УПД в «1С:Бухгалтерии 8»
Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.
Корректировка реализации и УПД
Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит: