что такое книжный остаток
Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация денежных средств – приказ №49. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Инвентаризации кассы бывают: плановые и внезапные. Проверка кассы может проводиться с любой периодичностью, главное, кассу проверить внезапно, чтобы кассир не знал заранее о запланированной проверке. Проводить проверки кассы имеют право учредители организации (ревизор).
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия, которая заполняет инвентаризационную опись. Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств применяются унифицированные формы – Акт инвентаризации наличных денежных средств.
В сроки установленные руководителем аптеки, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой ценностей находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге, а также по журналу кассира-операциониста. Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов, а также с данными контрольной ленты и фискальной памятью ККТ (Z отчет).
При обнаружении недостачи или излишков в кассе указывается их сумма и обстоятельства возникновения, отмечается решение руководителя. Излишек денег в кассе ревизор может расценить как неоприходование наличности. Излишки в кассе приходуются, а недостача возмещается за счет МОЛ.
Деньги для выдачи покупателю пересчитываются дважды:
1. когда собирается сдача из денежного ящика;
2. когда даем сдачу покупателю.
Учет денежных операций
Все документы, на основании которых были сдана выручка (с использованием инкассации, автоматического сейфа, почты), регистрируются ежедневно аптечной организацией в журнале регистрации сданных сумок, который ведется в аптеке. Кассир обозначает сданную сумку выручки, номер сумки, а также в журнале расписывается инкассатор, который фиксирует дату и время приема средств.
Квитанции к накладной прикладываются к ежедневному кассовому отчету и передаются в бухгалтерию.
В конце текущего месяца (на 1 число каждого месяца) выводится общая сумма сданной выручки аптечной организацией, которая отражается в товарном отчете, который подписывается заведующим аптекой.
ТЕМА 5. КАССОВАЯ ДИСЦИПЛИНА ПРИ РАСЧЕТАХ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Лекция №1. Контроль за применением ККТ. Порядок проведения проверок. Контрольные закупки. Виды нарушений и ответственность за нарушения при работе с денежной наличностью. Кассовая дисциплина при расчетах наличными денежными средствами
Контроль за применением ККТ
Налоговые органы в праве проверять у юридических лиц документы, связанные с применением ККТ, проверять факты применения ККТ при наличных денежных расчетах, выдачу кассовых чеков покупателям (налоговая инспекция осуществляет контрольные закупки товаров и проверяет факт выдачи кассовых чеков). Поэтому реализовывать товары без чека запрещено.
Контрольные закупки
Контрольные функции за применением ККТ возложены на налоговые органы, которые осуществляют контрольные закупки, чтобы покупатель произвел покупку, продавец получил от него наличные деньги и выдал товар и чек. Закупка производится в целях проверки выдачи чека.
Порядок проведения проверок: представители контролирующих органов предъявляют служебное удостоверение и составляется акт, на основании которого составляется протокол о выявленном нарушении. С актом и протоколом должны быть ознакомлены должностные лица и руководители.
Виды нарушений и ответственность за нарушения при работе с денежной наличностью
Наиболее распространенными нарушениями являются:
— Отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушениями.
— Выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов.
— Несоблюдение установленного лимита наличных денег.
— Арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков денежных средств в «Журнале кассира-операциониста».
— Неполное оприходование денежной выручки.
— Допуск посторонних лиц к ККМ, кроме сотрудника администрации и с его разрешения технического специалиста.
— Покидание ККМ, не закрыв на ключ денежный ящик.
— Оставление денежных средств в денежном ящике ККМ после окончания смены.
— Наличие личных денег в кассе и не учтенных денег через ККМ.
— Наличие бумажника или личных денег в карманах рабочей одежды.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом административно правовых нарушений: штраф на должностных лиц (фармацевтов, заведующих) от 40 до 50 МРОТ (Минимальный размер оплаты труда), а на юридических лиц от 400 до 500 МРОТ.
Что такое книжный и фактический балансы в кассовых сменах
По каждой кассовой смене просматривайте движения денег в админ-панели, чтобы найти причины расхождений между планируемыми и фактическими суммами денег в кассе.
Чтобы посмотреть показатели кассовой смены:
Откройте вкладку Финансы → Кассовые смены в админ-панели.
Нажмите в правом верхнем углу на календарь и выберите отчетный период.
Нажмите на кассовую смену, чтобы просмотреть транзакции и показатели смены.
💡 Книжный баланс и Фактический баланс в кассовой смене показывают планируемую и фактическую сумму денег в кассе.
Книжный баланс — это сумма, которая должна быть в кассе в конце смены. Poster рассчитает ее на основании остатка средства в кассе на начало смены, транзакций и чеков, которые оплачены наличными деньгами.
Фактический баланс — это сумма денег в кассе на конец дня, которую вводит официант при закрытии кассовой смены.
Наличная и безналичная выручка — это суммы закрытых чеков этими методами оплаты.
☝️ Сумма безналичной выручки не учитывается в расчете книжного баланса.
Показатели Доходы, Расходы и Инкассация соответствуют суммам транзакций, которые официанты или кассиры создали на терминале.
💡 В столбце Начало смены у кассовых смен есть красный индикатор, который показывает разницу между остатком наличных в кассе после инкассации и суммой разменных денег в начале следующей смены. Он помогает контролировать движение разменных денег в кешбоксе.
Смены, у которых не совпадают книжный и фактический баланс, выделяются красным цветом. Чтобы планируемая сумма денег в кассе соответствовала фактической, отредактируйте транзакции в кассовой смене.
Инвентаризация
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе (ст. утратила силу) [источник не указан 259 дней] Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.
Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга. Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.
Содержание
Понятие и виды инвентаризации имущества
Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:
При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:
Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:
Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.
Требования к проведению инвентаризации:
Когда назначается инвентаризация
Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):
Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:
Подготовка к проведению инвентаризации
Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.
На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:
Перед началом инвентаризации комиссия:
Порядок пересчёта имущества
Непосредственно инвентаризация заключается в полном пересчёте имущества и сличении фактического количества с учётным (взятым в бухгалтерии). При этом подсчёт товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения в помещении. Проводить пересчёт в порядке следования по описи нельзя — таким образом не будут выявлены излишки того товара, остаток которого по учёту нулевой. Материалы, учитывающиеся по массе, взвешиваются, по объёму и длине — измеряются, при необходимости делается поправка на температуру окружающего воздуха. Сельскохозяйственная продукция, заложенная на хранение в овощехранилище либо навалом в бурты, может инвентаризоваться расчётным путём исходя из установленных для каждого вида овощей и плодов нормативов перевода объёма в весовые единицы.
По ходу проверки данные заносятся в инвентаризационную опись. Она может быть заранее изготовлена бухгалтерией и уже содержать книжные остатки по имеющимся видам имущества. Запрещено данные о фактическом наличии материальных ценностей заносить в опись без фактического пересчёта (на основании книжных остатков, со слов материально-ответственного лица и т. п.).
На время проведения инвентаризации все операции по приходу и расходу инвентаризуемых ценностей прекращаются, доступ посторонних лиц в помещение не допускается. Инвентаризация проводится непрерывно. На время перерывов (на обед, на ночь) места хранения опечатываются председателем инвентаризационной комиссии, ключ от помещения остаётся у материально-ответственного лица («правило ключа и пломбира»). Это не позволяет попасть в помещение ни материально-ответственному лицу в отсутствие председателя комиссии, ни председателю комиссии без материально-ответственного лица. Описи запираются в сейф, который также опечатывается председателем инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная опись
Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:
Определение и оформление результатов инвентаризации
Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов. Возможны следующие варианты:
Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.
Выявленная в результате инвентаризация недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.
Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:
В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.
Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи. На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.
Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учёту расчётным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально разрешёнными. В бухгалтерском учёте отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или её может вообще не быть). В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счёт этого совершают хищения.
Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации. В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.
Следует отметить, что недостача сама по себе, сколь крупной она бы ни была, не является уголовно или административно наказуемым деянием (может быть предусмотрена только дисциплинарная или материальная ответственность). Тем не менее, материалы инвентаризации могут иметь доказательственное значение в случаях хищений или иных злоупотреблений. Что же касается репутации материально-ответственного лица, принято считать, что «излишки хуже недостачи», поскольку недостача сама по себе может говорить лишь о невнимательности, регулярные же обнаружение излишков свидетельствует о намеренном их создании, возможно с целью хищения.
Инвентаризация финансовых обязательств
Под инвентаризацией финансовых обязательств понимается подтверждение аналитических остатков по следующим счетам бухгалтерского учёта:
Инвентаризация финансовых обязательств проводится путём осуществления сверки взаиморасчётов со всеми контрагентами, то есть сличения данных о задолженности на текущую дату в учёте одной и второй организации. При этом составляется акт сверки взаиморасчётов за подписями руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций, где фиксируется сумма задолженности. В случае разногласий по этой сумме, акт составляется в более подробной форме, где отражаются все операции по возникновению, погашению и изменению суммы задолженности. Эти данные проверяются по учёту каждой стороны — за период с даты предыдущей сверки взаиморасчётов. Таким образом находится ошибка в учёте одного из контрагентов, ошибка исправляется и акт сверки подписывается в урегулированном виде.
Специфика проведения инвентаризации в различных отраслях
Инвентаризация в розничной торговле
При постоянных расширении, открытии и закрытии магазинов, необходимости поставок товаров и учёта остатков на складах неудивительно, что именно розничные продавцы используют современные инструменты и технологии инвентаризации активнее многих других отраслей. Законодательство России в области инвентаризации открытых акционерных обществ предписывает проводить инвентаризацию раз в три года. Но розничной торговле инвентаризация нужна не просто «для галочки». Розничная торговля — это отрасль, в которой, как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса.
Как правило, предприятия ритейла испытывают потребность в проведении инвентаризации двух типов: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товаров и материалов. Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования, мебели и оргтехники, автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина: продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.
Инвентаризация в общепите
По важности инвентаризации для бизнеса и частоте её проведения розничную торговлю превосходит общественное питание или ресторанный бизнес. Бизнес-процессы здесь более сложные, помимо продажи присутствует ещё и приготовление продаваемого товара и его потребление клиентом. Эти и другие особенности создают для персонала заведения широкие возможности для злоупотреблений (разного рода хищений). Кроме того, в процессе производства блюд и полуфабрикатов происходят естественные флуктуации потребления продуктов, которые могут накапливаться, а также случаются вынужденные замены продуктов.
Все эти и другие явления выявляются инвентаризацией. Так, в частности, в барах с высоким оборотом дорогостоящих напитков инвентаризацию обычно проводят в конце каждой рабочей смены, а также крайне рекомендованы внезапные выборочные инвентаризации (обычно по алкоголю).
Инвентаризация является одной из обязательных штатных функций систем автоматизации ресторанов. Возможности этой функции в различных системах различны. Многие системы также могут работать со специализированной периферией, ускоряющей инвентаризацию, например со специальными весами.
Основы ТСУ в ресторане. Часть 7: инвентаризация в iiko
Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!
Инвентаризация — один из главных инструментов товарно-складского учета, который позволяет увидеть реальные результаты работы предприятия. Проводить ее рекомендуется не реже одного раза в месяц по каждому складу.
Перед тем, как провести инвентаризацию, необходимо удостовериться, что в программу внесены все документы ( приходные/расходные накладные , акты списаний , внутренние перемещения , акты переработки , акты разборов и т.д. — по ссылкам вы можете почитать подробнее о каждом из них). Если какие-то их этих документов не проведены, результаты инвентаризации будут некорректными.
Для создания документа «Инвентаризация» необходимо:
Выбрать пункт меню Товары и склады → Инвентаризации. Нажать кнопку Создать.
1 ШАГ
В первом шаге выбираются заготовки или блюда, которые во втором шаге разобьются на ингредиенты. В случае, если метод списания в ваших тех.картах — «списывать готовое блюдо/заготовку», этот шаг можно пропустить и внести имеющиеся блюда и полуфабрикаты сразу во второй шаг.
Для заполнения позициями необходимых заготовок или блюд необходимо нажать кнопку Действия и выбрать один из предложенных вариантов:
На данном этапе никакие данные по позициям, фактически имеющимся на складах, не вносятся, т.к. пока мы создаем только бланк инвентаризации, в который при самом подсчете продукции будут вноситься подсчитанные позиции.
Далее можно переходить к ШАГУ 2.
На этом этапе заполняются товары и блюда или заготовки с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку». Программа также предлагает несколько вариантов на выбор:
Рекомендовано выбирать пункт Все бухгалтерские категории: это позволит вам обнаружить ошибки, если таковые были допущены при ведении ТСУ.
На данном этапе, как и в ШАГЕ 1, также не вносятся никакие данные по позициям, фактически имеющимся на складах.
ШАГ 3
На данном шаге мы можем распечатать бланк инвентаризации, чтобы ответственные лица могли просчитать фактически имеющиеся остатки на складах и внести их в бланк.
Для распечатки необходимо выбрать Бланк и один из предложенных вариантов:
Бланк будет разделен на два документа. Один из них будет включать в себя все позиции блюд и заготовок, выбранных в первом шаге; второй — все позиции (товары и блюда или заготовки с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку»).
Бланки распечатываются и передаются ответственным лицам для проведения подсчета фактически имеющихся остатков на складе.
Сам документ в программе сохраняется и закрывается, предварительно необходимо снять галочку с пункта С проведением: документ должен сохраниться в системе не проведенным.
После этого ответственные лица передают бухгалтеру-калькулятору заполненный бланк с посчитанными позициями. Поскольку сам документ уже есть в программе, необходимо в него зайти и внести все данные из распечатанного бланка. В первом шаге заполняются данные по заготовкам и блюдам, во втором — данные по товарам, блюдам или заготовкам с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку».
После внесения всех позиций с бланка в программу необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт Сохранить все. Тогда программа посчитает и покажет разницу между фактическими и книжными остатками по складу. Если какой-то товар входит в заготовку или блюдо, внесенное в первом шаге, он разобьется во втором шаге и будет выделен серым цветом: если этот товар также хранится на складе, то поданное количество будет идти отдельной строкой, выделенное черным цветом.
На основании полученных данных необходимо проверять и выяснять причину недостачи или излишка — об этом речь пойдет в следующей статье.
Узнать обо всех тонкостях ведения ТСУ в iiko в формате вебинаров вы можете в нашем курсе «Товарно-складской учет для ресторанов в iiko».