что такое карточки депонента
Депонирование заработной платы
В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?
Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.
В чем смысл депонирования
По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:
В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.
Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.
Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.
Сроки для депонирования
Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:
На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:
Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.
Действия бухгалтера (кассира) при депонировании
По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).
ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.
Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты
Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.
Начисление средств на зарплату:
Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:
Выплата депонированных зарплатных средств:
Вопрос: Каков срок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты, депонированной работодателем?
Посмотреть ответ
Депонированные деньги, налоги и взносы
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.
Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.
Как получить депонированные деньги?
Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.
В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?
Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.
Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).
Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.
Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».
Конкретный пример депонирования
25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.
27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.
Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.
В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:
Карточка депонента
Проблемы учета «зарплатного» депонента
В. Мясницкий, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»
Преимущества получения зарплаты на пластиковую карту неоспоримы. Однако в период экономической нестабильности, всеобщего недоверия к банковскому сектору большинство граждан отдают предпочтение наличным. Для того чтобы избавить сотрудников от лишней беготни с карточками, компания вполне может всё вернуть на круги своя и вновь начать выдавать «трудовые» из кассы. Бухгалтеру в этом случае придется вспомнить все нюансы депонирования заработной платы.
Как известно, работодатель обязан выплачивать зарплату в сроки, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка либо трудовым (коллективным) договором. Об этом говорится в статье 136 Трудового кодекса. Но как быть, если сотрудник в силу определенных обстоятельств, например по причине болезни, не смог своевременно получить денежные средства? Как нетрудно догадаться, данная проблема не возникает в случае перечисления заработной платы на банковские карточки.
В то же время выдать наличные из кассы необходимо в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. По истечении данного срока оставшиеся денежные средства возвращают в банк. Таково требование пункта 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 года № 40.
Напомним, что для расчета и выплаты зарплаты применяется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). Взамен этого бланка можно использовать расчетную (форма № Т-51) и платежную (форма № Т-53) ведомости.
В любом случае документы составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. На титульном листе бланка указывают общую сумму, подлежащую выплате. Не полученные в срок денежные средства депонируют.
В формах № Т-49 и Т-53 по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы.
При этом в учете работодателя автоматически появляется кредиторская задолженность, которая отражается вплоть до ее погашения либо списания. На этапе «ожидания» ведется аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной зарплаты в специальном реестре (форма № РТ-11 «Реестр невыданной заработной платы»). Документ заполняется кассиром на основании данных платежной или расчетно-платежной ведомости с указанием табельного номера, Ф.И.О. работника, не получившего зарплату в установленные сроки. Фиксируется и размер депонированной суммы.
Реестр имеет двоякую природу: он одновременно является как первичным, так и учетным документом, и заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты. В конце формы № РТ-11 отражается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.
Своеобразной альтернативой реестру представляется книга учета депонированной заработной платы по форме № 8-а. Порядок ее заполнения имеет много общего с ведением реестра. В частности, книга открывается на год, для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма.
О выдаче депонированной заработной платы работнику делается отметка в одной из 12 предусмотренных в книге граф (по количеству месяцев в году). Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую, открываемую на следующий год, книгу.
К сожалению, унифицированные формы бланка книги (реестра) депонентов в настоящее время отсутствуют. В связи с этим целесообразно воспользоваться формой, приведенной в письме Минфина СССР от 6 июня 1960 года № 176.
Согласно пункту 18 статьи 250 Налогового кодекса суммы «кредиторки», списанной в связи с истечением срока исковой давности, – это не что иное, как внереализационный доход компании. Осталось только определиться с моментом признания в целях налогообложения прибыли депонированных сумм.
Так как выдача зарплаты является обязательством с определенным сроком исполнения, то «обратный отсчет» начинается со дня, следующего за последним днем выдачи денег, предусмотренным у работодателя (ст. 191, п. 2 ст. 200 ГК).
Отметим, что в соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса общий срок исковой давности составляет три года. Казалось бы, именно этот временной промежуток и должен применяться в рассматриваемом случае.
Однако для отдельных видов требований могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим (ст. 197 ГК). Так, в статье 392 Трудового кодекса говорится о том, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Исходя из этого специалисты Минфина в письме от 2 апреля 2009 года № 03-03-06/1/211 резюмировали: сумма депонированной заработной платы списывается для целей налогообложения прибыли по истечении трех месяцев.
Кредиторская задолженность учитывается в составе внереализационных доходов по результатам инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации. Это прямо предусмотрено пунктом 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.
На основании пункта 1 статьи 271 Кодекса фирмы, применяющие метод начисления, признают доходы в периоде их осуществления. Правда, для «просроченной кредиторки» конкретный срок не установлен. Следовательно, списывать задолженность фирма обязана только после оформления всех оправдательных документов, а не по истечении срока исковой давности. На этом акцентирует внимание Президиум Высшего Арбитражного Суда в постановлении от 15 июля 2008 года № 3596/08.
Следует учитывать, что Минфин, а вслед за ним и налоговики, настаивают на том, что списанная «кредиторка» отражается в составе внереализационных доходов на последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письмо от 27 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/894).
Что касается бухгалтерского учета, то в нем суммы не выданной вовремя зарплаты отражаются в составе кредиторской задолженности. Для этого на счете 76 открывается специальный субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» (Инструкция по применению плана счетов, утверждена приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н).
Депонированная зарплата хранится на расчетном счете юрлица в банке в течение трех месяцев. После этого суммы списанной задолженности учитываются в составе прочих доходов. Данное правило предусмотрено пунктами 7, 10.4 и 16 ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 32н.
В апреле 2009 года сумма оплаты труда за март составила 250 000 рублей. Общая сумма начисленного НДФЛ – 32 500 рублей (250 000 руб. х 13%). В марте был выдан аванс на общую сумму 100 000 рублей. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 7 апреля. Таким образом, зарплата выплачивалась с 7 по 9 апреля.
Однако работники Глазунов (причиталось 10 000 руб.) и Якушев (причиталось 15 000 руб.) не смогли получить зарплату по причине болезни. Сумма невыданной зарплаты 10 апреля была сдана в банк для зачисления на расчетный счет организации.
20 апреля Глазунов обратился в бухгалтерию с заявлением о выдаче депонированной части зарплаты за март 2009 года. При этом он попросил перевести деньги на его депозит в банке.
Работник Якушев так и не обратился с заявлением о выдаче депонированной части зарплаты, так как был госпитализирован 8 апреля 2009 года. В июле была проведена инвентаризация депонентской задолженности, на основании которой было подготовлено письменное обоснование и приказ генерального директора о списании депонентской задолженности в сумме 15 000 рублей. Списание произведено 20 июля 2009 года.
7 апреля 2009 года в учете будут сделаны следующие проводки:
Дебет 51 Кредит 68-1 «Расчеты по НДФЛ»
– 32 500 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ;
Дебет 50 Кредит 51
– 117 500 руб. (250 000 руб. – 32 500 руб. – 100 000 руб.) – получены в кассу наличные на выплату зарплаты;
Дебет 70 Кредит 50
– 92 500 руб. (117 500 руб. – 10 000 руб. – 15 000 руб.) – выдана зарплата;
Дебет 70 Кредит 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»
– 25 000 руб. (117 500 руб. – 92 500 руб.) – депонированы денежные суммы;
Дебет 51 Кредит 50
– 25 000 руб. – депонированные суммы сданы в банк.
20 апреля 2009 года в учете будет сделана проводка:
Дебет 76-4 Кредит 51
– 10 000 руб. – депонированная часть зарплаты Глазунова перечислена на его депозит.
20 июля 2009 года в учете будет сделана проводка:
Дебет 76-4 Кредит 91-1
– 15 000 руб. – депонированная часть зарплаты Якушева списана в связи с истечением срока исковой давности.
Что такое депонированная заработная плата
Сам термин происходит от французского слова «dépôt» — то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» — место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» — хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.
Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана — понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.
Как оформить депонирование заработной платы
Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.
Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.
В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.
Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.
В таком реестре рекомендуется указывать табельный номер сотрудника, его фамилию и инициалы, расчётный период за который не выплачена заработная плата, сумму задолженности и номер платежной ведомости.
Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель — налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.
Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?
Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.
Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).
Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:
Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 91-1 — списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.
Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.
В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.
На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.
В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда — одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.
Платежная ведомость – первичный документ бухгалтерского учета, предназначенный для выдачи сотрудникам заработной платы, пособия по временной нетрудоспособности, различных премий и прочих выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей (Читайте также статью ⇒ Журнал регистрации платежных ведомостей).
Не нужно включать в ведомость такие выплаты своим сотрудникам, как возмещение командировочных расходов, плата за использование в работе личного имущества, дивиденды. Если строго следовать правилам, то такие выплаты следует выдавать не по ведомости, а по отдельным расходно-кассовым ордерам на имя работника.
Если заработная плата сотруднику выплачивается на банковскую карточку, платежная ведомость не оформляется.
А вот при наличных расчетах с сотрудниками работодателю предлагается на выбор, каким документом воспользоваться при выдаче заработка своим сотрудникам – Расчетно-платежной ведомостью по форме № Т-49 или платежной ведомостью по форме № Т-53, которая заполняется на основании расчетной ведомости по форме Т-51.
Выдача зарплаты в установленные сроки по расходным ордерам не предусмотрена и является нарушением кассового документооборота.
Зарплата и прочие суммы, выплачиваемые в межрасчетный период отдельным работникам (отпускные суммы, суммы «под расчет» при увольнении, пособия по беременности и родам и т.п.), могут оформляться расходными ордерами без формирования ведомости.
В настоящее время остро стоит вопрос с защитой персональных данных сотрудника – организацию могут привлечь к ответственности за распространение личных данных, к таким данным относится и размер заработной платы. Поскольку в платежной ведомости указан список сотрудников, они все могут увидеть не только свою заработную плату, но и заработок своих коллег. Поэтому вопрос о правомерности применения ведомости в контексте защиты персональных данных остается открытым.
Платежная ведомость по форме Т-53 утверждена и введена в действие Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
Особенности заполнения Формы
Законом о бухгалтерском учете организациям предоставлено право самим разрабатывать формы первичных учетных документов с условием, что они содержат все обязательные реквизиты.
Некоторые бланки документов бизнесмен не может разработать самостоятельно, и должен применять только их унифицированные образцы. К числу относятся платежные документы. Следовательно, бланк унифицированной формы платежной ведомости по форме Т-53 является обязательным к применению.
Порядок заполнения этой формы регламентируется:
— Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении N 1 Госкомстата России от 05.01.2004;
— Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Согласно Указаниям форма N Т-53 применяется для выплаты заработной платы наличными сотрудникам, которая была рассчитана в ведомости по форме N Т-51.
Ведомость всегда составляется в одном экземпляре бухгалтером по заработной плате.
На титульном листе платежной ведомости прописывается:
— общая сумма, подлежащая выплате;
— срок, в течение которого сумма должна быть выплачена сотрудникам. Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы определяется руководителем в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (коллективного договора) и указывается в расчетно-платежной ведомости. При этом работодателем учитывается, что срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты, стипендий и других выплат не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег в кассу с банковского счета на эти цели).
Разрешение на выплату заработной платы утверждается руководителем организации.
В отличие от расчетно-платежной ведомости, также применяемой при выплате заработной платы, в платежная ведомость содержит немного информации, в ней указываются:
В конце ведомости прописью указываются суммы выплаченной сотрудникам под роспись и депонированной заработной платы.
На выданную по ведомости сумму зарплаты составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указываются на последней странице платежной ведомости.
Скачать образец журнала регистрации платежных ведомостей в формате excel
см. → Ведение журнала регистрации платежных ведомостей
Действия кассира при выдаче наличности по платежной ведомости
При получении ведомости из бухгалтерии кассир:
— проверяет наличие подписи главного бухгалтера и ее соответствие образцу,
— соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
В процессе выдачи наличных каждому сотруднику кассир:
— готовит подлежащую выдаче сумму наличных денег;
— передает ведомость работнику для подписания;
— пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира;
— выдает работнику наличные деньги полистным (купюры), поштучным (монеты) пересчетом в сумме, указанной в платежной ведомости. Кассир должен выдать наличные деньги непосредственно получателю, при предъявлении им документа, удостоверяющего личность;
— при выдаче зарплаты по доверенности кассир в ведомости после подписи лица, которому доверено получение наличных денег, в графе «Примечание» делает соответствующую запись. Доверенность или ее копия, заверенная в порядке, установленном работодателем, прилагается к ведомости;
— должен проследить, чтобы работник пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Кассир не будет принимать от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир оформляет записи в ведомости таким образом:
— в ведомости проставляет оттиск штампа или делает запись «депонировано» напротив тех сотрудников, которым не проведена выдача наличных денег,
— подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,
— сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости,
— ставит свою подпись на ведомости и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру.
На фактически выданные суммы наличных денег по платежной ведомости кассиром оформляется расходный кассовый ордер.
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права.
Если компания получает денежные средства на оплату труда в банках, не полученную работниками заработную плату кассир сдает в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.
Компании, которые имеют наличную выручку, могут не снимать деньги на зарплату в банке, а выдавать их из кассы. Нужно помнить, что деньги в кассе всегда являются наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок для выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а неполученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.
Порядок депонирования заработной платы
“Наличкой” зарплата раздаётся по платёжной (форма № Т-53) либо по расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49). Образец этих документов можно посмотреть в постановлении Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1.
Термин выдачи надлежит указывать на первом листе ведомости.
По факту не обретения по исходу этого термина зарплаты каким-либо сотрудником, сумма депонируется, а ведомость подлежит закрытию.
По истечении термина выдачи кассир обязан:
Супротив инициалов работающих, не забравших зарплату, в требуемом разделе платёжной ведомости заверить «депонировано», очертить величины сумм уплаченной и не выплаченной зарплаты, сопоставить эти суммы и подписать ведомость.
Утвердить расходный кассовый ордер (по форме № КО-2, в соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.) на велиину зарплат, которые были по факту выплачены.
нести его реквизиты в кассовую книгу.
Неполученная зарплата сдаётся в банковское учреждение на последующий день по окончании термина, который отводится на её хранение. Во время внесения этих сумм составляется объявление о платеже “наличкой” (форма № 0402001, утверждённая п. 6 к Положению ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. №318-П). На суммы, которые подлежали сдаче, составлению надлежит единичный расходный кассовый ордер.
За пределами термина, определённого на сдачу этих сумм в банк возможным является притягивание к ответственности, выраженной в кумуляции в кассе наличных денежных средств выше, чем определённый предел. По п.1 ст. 15.1 КоАП РФ налагает ответственность за такое нарушение в виде штрафа от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц (в том числе ИП), и от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
Депонирование заработной платы в 1С
Если работающие не забрали свою зарплату в обозначенные термины, последняя подлежит регистрации как депонент.
С целью отразить это в учёте в программе для начала создаётся «Ведомость на выплату зарплаты» (способ «Выплатить через кассу»), заполняется документ в обычном режиме. Сотруднику, не забравшему зарплату, ставится отметка «Задепонировано», остальным – «Выплачено».
С целью отображения депонирования на «Ведомости» вводим документ «Депонирование». В этом документе является доступной операция печати карточки депонента. При проведении документом формируются проводки каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчёты по депонированным суммам»).
Впоследствии при получении работающим подобной зарплаты, в программу “ручным способом” вводится «Расходный кассовый ордер» и форма операции «Выплата депонированной зарплаты». В случае проведения РКО по отдаче депонированной зарплаты формируется по индивидуальному работающему проводка Дт 76.04 Кт 50.
Все операции подлежат отображению в отчёте «Книга депонентов», а все документы по депонентам надлежит сохранить в журнале «Документы по депонированию».
Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)
Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.
Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.
Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно трудового договора.
Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.
Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.
К термину «кассовые операции» относят:
Кассовые операции необходимо правильно оформлять.
Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:
Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.
Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.
Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.
Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.
Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.
Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.
Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату. Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.
Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.
Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. НДФЛ перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.
Необходимо выполнить 3 проводки:
Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов