что такое исходящий документ
Делопроизводство в 1С
Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»
Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.
Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.
Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.
Типы документов в 1С Документооборот
Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:
Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.
Входящие документы
Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.
Есть несколько источников:
Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:
В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.
Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».
Исходящие документы
Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.
Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:
В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.
Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».
Внутренние документы
Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.
Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.
Виды документа
Вид – это параметр, который влияет на:
Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:
В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.
Правила присвоения регномера
Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.
В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.
Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.
Учетно-регистрационная карточка
Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:
Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.
Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.
Использование дополнительных параметров
Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:
Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.
Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.
Как создать электронный архив: вопросы и ответы
Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.
В этой статье мы расскажем о практических вопросах создания электронного архива финансово-договорной документации
С чего начать?
Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.
В целом все документы, можно разделить две группы:
2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.
Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.
Исходящие документы
Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.
Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:
Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:
Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.
Входящие документы
Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.
Существует два способа ввода в архив таких документов.
Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.
Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.
При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:
После верификации документ попадает в архив.
Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:
Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.
Подводя итоги.
В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.
Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs for SharePoint позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.
Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud
Организация учета входящей и исходящей корреспонденции
Новости
Чат-бот – эффективный помощник для HR-служб. Новые возможности автоматизации.
Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.
Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.
В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.
1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.
В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.
Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.
Стандартная схема обработки входящего документа в программе:
Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.
Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или ответственным сотрудником после того, как документ согласован и утвержден/подписан ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ. Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.
Рисунок 1 История переписки
Стандартная схема обработки исходящего документа:
Основная информация необходимая для настройки блока «Учет входящей и исходящей корреспонденции» в системе 1С: Документооборот
1. Перечень видов документов
Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:
· состав реквизитов карточки документа;
В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.
Рисунок 2 Виды входящих документов
2. Состав реквизитов карточек документов
При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.
Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа
Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа
3. Перечень шаблонов исходящих документов
Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.
Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой
4. Типы связей между документами
В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.
Рисунок 6 Типы связей
В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.
Рисунок 7 Нумератор входящего документа
6. Маршруты обработки документов
Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.
Рисунок 8 Обработка входящего документа
Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.
Раздел VI. Организация документооборота и исполнения документов
Раздел VI
Организация документооборота и исполнения документов
В документообороте выделяются следующие документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
107. Организация документооборота включает следующие операции с документами:
прием и первичная обработка поступающих документов;
распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
регистрация поступающих документов;
работа исполнителя с документами;
обработка и передача отправляемых документов;
регистрация и прохождение внутренних документов;
учет и анализ объемов документооборота.
108. Организация документооборота в Администрации и исполнительных органах государственной власти основывается на следующих принципах:
исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;
однократность регистрации поступивших и отправляемых документов (внутренний документ, отправленный из одного исполнительного органа государственной власти в другой, не подлежит повторной регистрации в качестве входящего документа, резолюция вносится в существующую РК);
устранение необоснованных согласований проектов документов, организация электронного согласования, сокращение времени на согласование.
109. Доставка документов, адресованных губернатору Ненецкого автономного округа, Администрации и исполнительным органам государственной власти осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, специальной связи, электросвязи и непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.
110. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса).
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов и бандеролей с пометкой «Лично», вскрываются. Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.
Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:
к обращениям граждан;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и так далее);
если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и дату получения документов;
если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.
При нарушении целостности упаковки документов сотрудник службы делопроизводства проставляет на упаковке штамп (отметку) «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп (отметку) «Документ получен в поврежденном виде».
При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, включая приложения, правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При отсутствии документа либо приложения к нему, отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер), а также обнаружении повреждений документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта. Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.
111. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 20 к настоящей Инструкции.
112. Служебная корреспонденция, поступающая на имя губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в Администрацию принимается, учитывается и регистрируется в отделе документооборота.
Служебная корреспонденция, поступающая в адрес исполнительных органов государственной власти, принимается, учитывается и регистрируется службами делопроизводства соответствующих органов самостоятельно с использованием СЭД «ДЕЛО».
113. Регистрация полученных документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения.
При большом объеме поступающих документов в первую очередь обрабатываются и регистрируются наиболее важные и срочные документы. К наиболее важным документам относятся документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, правоохранительных органов, из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, содержащие поручения губернатору Ненецкого автономного округа, заместителям губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительным органам государственной власти.
Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.
Корреспонденция, поступившая в адрес Администрации после окончания рабочего времени (после 17.30), регистрируется с проставлением времени приема документа.
Правительственная корреспонденция принимается и регистрируется в отделе документооборота.
Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется также факсимильными аппаратами (телефаксами), установленными в приемной губернатора Ненецкого автономного округа, приемных заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительных органах государственной власти.
Незарегистрированные документы на имя губернатора Ненецкого автономного округа и заместителей губернатора Ненецкого автономного, в адрес высшего исполнительного органа государственной власти Ненецкого автономного округа, поступившие непосредственно в приемные, подлежат обязательной передаче на регистрацию в отдел документооборота до рассмотрения указанными лицами.
Прием и регистрация обращений граждан, служебной переписки, касающейся обращений граждан, поступающих в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, Администрации и заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, производится отделом документооборота. Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием СЭД «ДЕЛО». Обращения граждан в СЭД «ДЕЛО» сканируются в группе документов «Письменные обращения» с проставлением доступа «Граждане».
Заявления сотрудников, касающиеся кадровых вопросов (предоставление отпуска, компенсация стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно и т.п.), регистрируются в управлении государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.
114. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в РК в СЭД «ДЕЛО». Регистрационный номер очередному документу присваивается СЭД «ДЕЛО» автоматически в соответствии с выбранной группой документов.
В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп), содержащая наименование исполнительного органа государственной власти, входящий регистрационный номер и дату регистрации. Штамп должен наноситься не на текстовой части документа.
Если входящий документ поступил в бумажной форме или по факсу, то штамп, регистрационный номер и дата регистрации проставляются к электронному образу (скан-образу) документа после его преобразования в электронную форму (сканирования) и прикрепления к РК.
Если входящий документ поступил по электронным каналам: электронной почте или МЭДО в форме электронного документа или электронного файла, то штамп, содержащий наименование исполнительного органа государственной власти, регистрационный номер и дату регистрации, проставляется в электронном документе, электронном образе документа, прикрепленном к РК, автоматически, при этом распечатывать и сканировать документ не требуется.
Не сканируются и не прикрепляются к РК электронные образы следующих документов:
содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с отметкой «Для служебного пользования»;
содержащие персональные данные о сотрудниках исполнительных органов государственной власти и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;
месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;
первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.);
уведомления об отпусках и командировках;
прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);
документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;
несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема (максимальный объем документа при сканировании определяется техническими ограничениями СЭД «ДЕЛО»).
При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:
сканировать страницы документа в правильной последовательности;
не сканировать повторяющиеся страницы;
не сканировать пустые (чистые) страницы;
при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-образа документа для удобства чтения.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется в целях выделения из всей поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения губернатором Ненецкого автономного округа.
Документы по вопросам, не требующим рассмотрения губернатором Ненецкого автономного округа, направляются непосредственно заместителям губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительные органы государственной власти. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
116. Документы, рассмотренные губернатором Ненецкого автономного округа, заместителями губернатора Ненецкого автономного округа, руководителями исполнительных органов государственной власти в электронном виде в СЭД «ДЕЛО», в соответствии с резолюцией направляются исполнителю.
Документы, рассмотренные на бумажном носителе, возвращаются в отдел документооборота с результатами рассмотрения и указаниями по исполнению документов в форме резолюций либо поручений.
Работник отдела документооборота вносит в РК документа в СЭД «ДЕЛО» фамилию исполнителя, содержание резолюции либо поручения и направляет РК документа с присоединенным электронным образом документа исполнителю.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронному образу документа подлинник документа остается в отделе документооборота и передается ответственному исполнителю посредством СЭД «ДЕЛО».
Договоры и соглашения, поступающие в адрес Администрации, до их подписания согласовываются с заинтересованными органами, организациями, структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти и с правовым управлением Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.
117. Подготовка исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
118. Исходящие документы оформляются на бланках и подписываются соответствующими должностными лицами.
120. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки, повторного согласования и представления на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти или его заместителю.
121. Все исходящие документы Администрации и исполнительных органов государственной власти подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом исполнительного органа государственной власти и на отправку не принимается.
Исходящие документы передаются в отдел документооборота или службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти для регистрации и отправки адресатам посредством СЭД «ДЕЛО», почтовой или фельдъегерской связи, системы МЭДО.
122. Отдел документооборота и службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти при регистрации проверяют правильность оформления и адресования документов, комплектность, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Регистрация исходящих документов производится в СЭД «ДЕЛО». Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в СЭД «ДЕЛО» автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой и переносятся (надпечатываются) на бланк исходящего документа зарегистрировавшим его работником отдела документооборота или службы делопроизводства.
Документы, оформленные и подписанные на бумажном носителе, после регистрации преобразуются в электронную форму (сканируются) вместе с приложениями, за исключением приложений, уже имеющихся в СЭД «ДЕЛО» или не подлежащих преобразованию (сканированию).
Документы, подписанные после 17:30 часов, передаются для регистрации и отправки на следующий рабочий день до 10:00 часов.
124. В состав внутреннего документооборота входят:
внутренняя переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти (посредством служебных писем, записок, заявок);
подготовка и согласование проектов правовых актов Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительных органов государственной власти.
125. Передача документов между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти осуществляется через их службы делопроизводства или лиц, ответственных за ведение делопроизводства, посредством СЭД «ДЕЛО».
126. Внутренняя переписка посредством служебных писем осуществляется следующими способами:
с оформлением письма в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, заверением электронной подписью, регистрацией в системе «ДЕЛО» и отправлением адресату (адресатам);
с оформлением служебного письма на гербовом бланке, регистрацией в СЭД «ДЕЛО», отправлением адресату на бумажном носителе без прикрепления электронного образа документа, при этом у автора документа остается копия, которая подшивается в дело, а в разделе РК «Рубрика» выбирается позиция «Требуется отправка подлинника» (при осуществлении внутренней переписки, содержащей информацию ограниченного распространения).
Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседании Администрации, направляются исполнителями в правовое управление Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа на бумажном и электронном носителях.
Исходящие документы за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения исполнительного органа государственной власти отправляются службой делопроизводства посредством данного органа самостоятельно после регистрации в СЭД «ДЕЛО».
127. Руководители исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.
128. Исполнение документа предусматривает сбор, обработку и обобщение необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату (адресатам).
129. При подготовке и оформлении документов исполнитель обязан:
в ответном письме указать ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;
проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);
на письмах, отправляемых в несколько адресов на бумажном носителе, отметить адрес того адресата, кому посылается данный экземпляр письма;
при отправке документа более чем в четыре адреса составить и подписать список его рассылки;
обеспечить заблаговременное (не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа) представление документа на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти (руководителю структурного подразделения исполнительного органа государственной власти).
130. При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.
Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее) в установленные руководителем исполнительного органа государственной власти или руководителем структурного подразделения исполнительного органа государственной власти сроки.
131. Исполнитель определяет вид доставки документа, необходимое количество экземпляров документа (при направлении документа в бумажной форме), передает его на тиражирование (при необходимости) и передает документ в отдел документооборота или службу делопроизводства для отправки.
132. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
133. Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в отдел документооборота или службы делопроизводства.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.
134. Отдел документооборота и службы делопроизводства осуществляют отправку документов, подписанных уполномоченными должностными лицами исполнительных органов государственной власти.
Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, по системе МЭДО, а также нарочными.
Фельдъегерской связью или по системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в соответствующие перечни федеральных органов исполнительной власти.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.
При необходимости, предварительную отправку документа факсимильной или электронной связью осуществляет исполнитель после регистрации в отделе документооборота или службе делопроизводства.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее трех дней со дня их подписания.
135. Сотрудники отдела документооборота и службы делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производят сортировку документов по форме почтового отправления (простая, заказная).
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
136. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного и подписанного исполнителем списка рассылки. Копия списка рассылки при необходимости направляется всем указанным адресатам.
Документы с пометками «Вручить немедленно», «Весьма срочно» и «Срочно» отправляются адресатам незамедлительно.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается.
137. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
При отправке документа почтой сотрудник отдела документооборота или службы делопроизводства осуществляет сортировку и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, маркировку (франкирование) и передачу документа на отправку в Отделение почтовой связи, в том числе по реестру.
На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, Отделением почтовой связи выдаются квитанции о получении корреспонденции.
138. В случае заключения исполнительным органом государственной власти с органом местного самоуправления муниципального образования Ненецкого автономного округа Акта об обмене документами в электронной форме, отправка исходящей корреспонденции осуществляется по адресу электронной почты соответствующего органа местного самоуправления.
139. Исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти, находящиеся вне административного здания Администрации (ул. Смидовича, д. 20), получают оригиналы документов (в случае необходимости) в отделе документооборота самостоятельно под подпись.
140. На служебную корреспонденцию, содержащую информацию ограниченного доступа, оформляется реестр отправки (передачи).
Документы, отправляемые в муниципальные образования Ненецкого автономного округа, и не имеющие сроков исполнения, отправляются в конце каждой недели в пятницу.
141. Исполненный документ вместе с ответом возвращается в отдел делопроизводства или в службу делопроизводства (лицу, ответственному за ведение делопроизводства) соответствующего исполнительного органа государственной власти для отметки об исполнении, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел.
142. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию, исполнительные органы государственной власти и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, эффективности принимаемых решений.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию, исполнительные органы государственной власти, и созданных ими за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом документооборота, службами делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.