что такое инвентаризация запасов
Инвентаризация: зачем и как ее проводят
Автор: Наталия Кованная, ведущий бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», октябрь 2020 г.
Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.
Зачем нужна инвентаризация
Инвентаризации бывают разных видов – полные и частичные. В частичной инвентаризации можно проверить только необходимые позиции товаров. Например, провести плановую или внеплановую проверку для контроля продукции, которая хранится на складе и в магазине.
Срок проведения инвентаризации устанавливается руководителем организации, если инвентаризация не входит в случаи обязательных (согласно ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»), таких как:
при продаже имущества или при передаче имущества в аренду;
при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при смене материально ответственного лица;
перед составлением годового бухгалтерского отчета;
при ликвидации или реорганизации предприятия;
Книжечка
При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:
Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26.
Инвентаризацию проводят, чтобы:
Выявить фактическое наличие имущества у организации для обеспечения его сохранности, а также выявить неучтенные имущество и товар.
Проверить содержание и правила эксплуатации основных средств организации, а также правильное условие хранений товарно-материальных ценностей, использование нематериальных активов.
Определить фактическое использование товарно-материальных средств в процессе производства и изготовление продукции.
Выявить наличие на складе и в магазине излишек и недостач товаров и продукции у организации.
Проверить полное и корректное отражение в бухгалтерском учете, оценить товарно-материальные ресурсы с учетом их рыночной стоимости и фактического состояния.
С чего начать инвентаризацию
Для того что бы начать инвентаризацию, организации необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и определить инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии должен входить представитель руководителя либо заместитель руководителя, бухгалтер и материально ответственное лицо. После утверждения состава инвентаризационной комиссии ей предоставляют на руки последний приходный и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственное лицо получает письменно информацию, что все расходные и приходные документы внесены бухгалтером. Эти документы визируются представителем с пометкой до инвентаризации с указанием даты.
После предоставления документов составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах, один из которых впоследствии предается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй предоставляется материально ответственному лицу.
Правила проведения инвентаризации
Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.
На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица. Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.
После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.
Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.
Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.
Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Что делать с излишками и недостачей
Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.
Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.
Отражение результатов инвентаризации в «1С»
Также результат инвентаризации нужно отразить в учете с помощью программы, которую использует организация. Например, чтобы отразить итоги инвентаризации в программе «1С:Бухгалтерия 8», необходимо зайти в раздел «Склад» и выбрать документ «Инвентаризация товаров», а далее заполнить данный документ согласно результату инвентаризации.
Документ «Инвентаризационный товар» проводок не формирует, но на основании этого документа можно создать следующие документы:
если по результату инвентаризации выявлены излишки товарно-материальной ценности – документ «Оприходование товаров»;
если по результату инвентаризации выявлена недостача товарно-материальной ценности – документ «Списание товаров».
Инвентаризация товара на складе: порядок проведения ревизии в складском помещении
Инвентаризация товаров на складе – это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.
Когда обязательно проводить инвентаризацию склада
Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.
Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:
Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.
Документы для скачивания.
Сроки проведения инвентаризации
Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.
Инвентаризация МПЗ: порядок проведения ревизии материально-производственных запасов организации, документы
За цикл выпуска продукции основные материальные запасы могут быть частично потрачены или даже полностью преобразованы. Понять, в каком они состоянии, поможет инвентаризация МПЗ. Поэтому мы хотим подробно рассмотреть, что она из себя представляет, как и зачем проводится.
Сразу отметим, что со стороны руководителя должно быть полное содействие в вопросе ее осуществления: гораздо удобнее, когда первые лица организации сразу назначают ответственных проверяющих, предоставляют весь необходимый инвентарь, технику, приборы, а также ведут контроль и незамедлительно анализируют результаты. При этом важно, чтобы ревизоры были особенно точны в своих оценках и подкрепляли их соответствующей документацией, которую впоследствии можно будет поднять из архива.
Что такое инвентаризация материально-производственных запасов: кратко о главном
В общем случае это процедура проверки тех активов компании, которые можно либо использовать при выпуске собственной продукции, либо продать, либо сдать в аренду. Рассматривает сырье, топливо, тару, спецтехнику, оборудование, готовые материалы – из числа тех, что по документам находятся во владении предприятия.
Проводится как на добровольных началах, так и в обязательной форме. В первой ситуации ее выполняют по инициативе руководства, во втором – при наступлении одного из случаев, описанных в приказе № 119 Минфина РФ от 28 12 01 (их мы укажем ниже).
Всегда необходимо совершать планирование, во время которого учитываются особенности складской структуры организации. А вслед за ним – подготовку: опломбировать склады, убедиться в том, что мерная тара есть в достаточном количестве, а весы максимально точны, собрать отчетность о перемещении активов, посмотреть расписки о сдаче нужных бумаг для бухгалтерского учета и тому подобное. Сделать это должны представители комиссии.
Основные цели инвентаризации производственных запасов
Отдельно отметим, что в последнем случае буквально нужно руководствоваться положениями ФЗ № 129, подчеркивающего, что в результате необходимо установить именно достоверные данные, а не те, которые руководитель организации посчитает выгодными или удобными.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Какие особенности проведения инвентаризации материальных запасов стоит выделить
Мы уже упомянули, что возможна как добровольная, так и обязательная ревизия, но здесь же стоит добавить, что по срочности выполнения она бывает как внеплановой, так и запланированной (по графику). Также есть разделение на выборочную проверку, когда рассматривается какое-то конкретное складское помещение, и на полную. При этом активы могут храниться на объектах, считающихся отдельными структурными подразделениями, приписанных к конкретному цеху (отделу, филиалу) или не классифицированных.
Проводить такой аудит вправе одна из следующих комиссий:
Виды проверок при инвентаризации запасов
Мы выяснили, что они могут быть добровольными и нет, запланированными и нет, но также есть еще один важный классификатор: метод оценки. И по нему выделяют два варианта ревизий.
Натуральная
Под нее подпадают те объекты, которые можно наблюдать непосредственно: их количество подсчитывается, а состояние устанавливается при визуальном осмотре, их геометрические параметры определяются в результате обмера и взвешивания и так далее.
Внимание, фактическое наличие/отсутствие активов определяется только при непосредственном присутствии лиц, несущих материальную ответственность. Данное правило прописано в методических указаниях № 49, п. 2.8.
Если ценности являются весовыми товарами и представлены в большом или даже огромном количестве, при их ревизии следует заполнять ведомости, причем в двух экземплярах и независимо: одну составляет член комиссии, вторую – сотрудник, которому было доверено хранение. По окончании работ данные сличаются и вносятся в опись, к которой прилагаются все сопутствующие акты и отчеты.
Документальная
Возможна в тех случаях, когда товары (сырье, материалы) содержатся в неповрежденной заводской упаковке и нужно оценить только их количество. В такой ситуации допустимо проводить подсчет по бумагам, хотя оговорка все-таки есть.
Следует в обязательном порядке вещественно проверить выборку – небольшую часть МПЗ, – сделав все обмеры. На основании полученной информации должны быть выполнены технические расчеты габаритов, веса и объема.
При выявлении каких-либо ошибок в описях требуется незамедлительно заявить председателю комиссии о фактическом несоответствии данных. Как только глава в этом убедится, он обязан инициировать исправление – в соответствии с МУ № 49 (п. 2.13).
Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов
Все его положения и особенности регламентированы вышеназванными методическими указаниями, утвержденными 13 07 95 Минфином РФ. В соответствии с ними выделяют такие этапы:
1. Подготовка – опломбирование хранилищ и складов, сбор расписок и отчетов от материально ответственных лиц.
2. Проверка наличия товарных ценностей сплошным методом, то есть путем наружного осмотра и пересчета (причем не делая ни одного исключения).
3. Взвешивание и обмер для определения массы, объема, соответствия нормальным геометрическим характеристикам – с обязательной фиксацией результата.
4. Выяснение полноты пакета сопутствующих деловых бумаг – устанавливается, есть ли все необходимые инструкции по монтажу и эксплуатации, в порядке ли технические паспорта, полна ли заявленная комплектация.
5. Составление актов, описей, сличительных ведомостей – для подтверждения итогов натуральной или другой ревизии, а также при обнаружении расхождений (для их дальнейшего исправления).
Оформление документов
Они заполняются строго по формам, утвержденным Постановлением №88 Госкомстата РФ, выпущенным 18 08 98. Причем:
Для минимизации ошибок и общего упрощения инвентаризации МПЗ документы строго стандартизированы.
Можно ли провести переоценку и в каком порядке
Да, но только в случаях, оговоренных законом (а именно пунктом 12 ПБУ 5/01), то есть при реальном устаревании активов или при значительном уменьшении их фактической себестоимости. В каждой из двух этих ситуаций они могут быть уценены, но отражать их удешевление в балансе допустимо только в конце отчетного периода. При этом следует вычесть резерв, предусмотренный специально для этой цели п. 25 все того же Положения по бухучету.
Обратите внимание, дооценку текущие стандарты не предполагают, поэтому стоимость уже хранившихся объектов не увеличивается до актуального рыночного уровня.
Учет недостачи
Ее необходимо разделять на две принципиально разные категории:
Списание недостачи при ревизии материально-производственных запасов (проводки)
Происходит по состоянию на дату выполнения проверки.
В тех случаях, когда виновных нет (или они не могут быть найдены), в качестве причины принимаются издержки на выпуск и обращение активов. Тогда процедура осуществляется в соответствии с:
с учетом естественной убыли
Если же недостача выше нормы, это оборачивается взысканием с ответственного лица, или (если доказано или очевидно, что этот человек ни при чем) проводкой в прочие расходы. Тогда, в зависимости от ситуации, будет использоваться:
стоимость отнесена на виновника
денежный эквивалент недостачи взыскан
осуществлено списание в прочие расходы
Учет излишков
В ряде случаев инвентаризация материально-производственных запасов на всей организации дает неожиданные результаты, например, показывает, что активов на деле больше, чем по документам. Тогда данные товарно-имущественные ценности требуется как можно раньше оприходовать, отразив этот факт при сведении баланса. И отдельно следует выяснить, по какой же причине они появились.
Важно также вписать их в счет 91, объясняющий совокупность прочих доходов и расходов, или в 99, содержащий сведения о прибылях и убытках. Проводка здесь: Д10 – К 91. Согласно ей, учет нужно проводить строго по рыночной цене объекта, что впоследствии повлияет на налоговые показатели.
Инвентаризация: зачем и как ее проводят
Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.
Зачем нужна инвентаризация
Инвентаризации бывают разных видов – полные и частичные. В частичной инвентаризации можно проверить только необходимые позиции товаров. Например, провести плановую или внеплановую проверку для контроля продукции, которая хранится на складе и в магазине.
Срок проведения инвентаризации устанавливается руководителем организации, если инвентаризация не входит в случаи обязательных (согласно ст. 12 закона «О бухгалтерском учете»), таких как:
При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:
Инвентаризацию проводят, чтобы:
С чего начать инвентаризацию
Чтобы начать инвентаризацию, организации необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и определить инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии должен входить представитель руководителя либо заместитель руководителя, бухгалтер и материально ответственное лицо. После утверждения состава инвентаризационной комиссии ей предоставляют на руки последний приходный и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственное лицо получает письменно информацию, что все расходные и приходные документы внесены бухгалтером.
Эти документы визируются представителем с пометкой до инвентаризации с указанием даты.
После предоставления документов составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах, один из которых впоследствии предается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй предоставляется материально ответственному лицу.
Правила проведения инвентаризации
Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.
На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица.
Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.
После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.
Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.
Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.
Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Что делать с излишками и недостачей
Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.
Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.
Отражение результатов инвентаризации в «1С»
Также результат инвентаризации нужно отразить в учете с помощью программы, которую использует организация. Например, чтобы отразить итоги инвентаризации в программе «1С:Бухгалтерия 8», необходимо зайти в раздел «Склад» и выбрать документ «Инвентаризация товаров», а далее заполнить данный документ согласно результату инвентаризации.
Документ «Инвентаризационный товар» проводок не формирует, но на основании этого документа можно создать следующие документы: