что такое инвентаризация товара
Как проводится инвентаризация склада
Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом. Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.
Когда требуется инвентаризация на складе
Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:
Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.
К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.
Состав комиссии
Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:
Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.
ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.
ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.
Виды инвентаризации
Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:
Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.
Подготовительные работы
Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.
Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.
ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.
Порядок инвентаризации
Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.
Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.
Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:
Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.
ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.
Завершение мероприятия
По окончании инвентаризации оформляются эти документы:
Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:
Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:
Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.
ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.
Автоматизация инвентаризации
Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:
Этапы внедрения автоматизации:
Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.
5 шагов для инвентаризации товаров в рознице
Когда магазин принимает товары, сотрудники заносят их в учетную систему или тетрадку. При продаже товар убирают с остатков. Но этого еще недостаточно, чтобы знать реальную картину: не воруют ли сотрудники, нет ли пересортицы и у каких товаров вышел срок годности. Чтобы это выяснить, в магазине регулярно проводят инвентаризацию. Рассказываем, когда и как ее провести и оформить.
Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть
Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.
Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.
Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.
Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.
Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.
Когда проводят инвентаризацию магазина
Владелец магазина сам решает, когда проводить инвентаризацию. Как часто проводить ревизию в течение года, зависит от размеров магазина и качества работы персонала.
Инвентаризация товаров — регулярно. Инвентаризацию нельзя проводить слишком часто, она мешает продажам: нужно закрыть для покупателей целый отдел или весь магазин. Поэтому в небольшом магазине для переучета обычно выбирают время, когда покупателей меньше всего: вечер, ночь или раннее утро. Проводить инвентаризацию ежедневно, раз в месяц или в неделю — зависит от размеров магазина.
В гипермаркетах и магазинах с большим ассортиментом проводят частичную инвентаризацию каждый день, почти в онлайн-режиме. Управляющий выбирает товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках. Это делают быстро и выбирают товары так, чтобы у покупателей был доступ к их альтернативам.
Небольшой круглосуточный магазин делает полную инвентаризацию — закрывается ранним утром, когда меньше всего посетителей. На дверь вешают табличку «Учет» и теряют максимум пару покупателей за месяц.
Инвентаризация основных средств — в исключительных случаях. Иногда магазин проводит ревизию оборудования и мебели. Это нужно в редких случаях: когда магазин продают или ликвидируют, если меняют управляющего или заметили, что имущество магазина пропало или его затопили соседи сверху.
Разберем, как проводить инвентаризацию товаров, по шагам.
Шаг 1. Подготовиться к инвентаризации
Перед тем как начинать инвентаризацию, нужно убедиться, что в процессе товары не будут добавляться на полки или уходить.
Закончить приемку. Нужно принять товары и завершить все поставки. Если они появятся на полке в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — на бумаге возникнут несуществующие излишки.
Приостановить продажи. Магазин может закрыться на время или ограничить доступ покупателей к конкретной категории, если инвентаризация частичная. Если покупатели продолжат брать товары с полки, возникнет недостача.
Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы
В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию
Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи
Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.
Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.
Инвентаризация в Кабинете Дримкас
Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.
Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.
Шаг 3. Посчитать фактические остатки
Дальше комиссия или сам владелец магазина считает фактическое количество товаров. Товары делят по категориям, пересчитывают одну и переходят к другой. Например, сначала считают весь хлеб, потом все молочные продукты.
Помимо пересчета товаров смотрят на их состояние и срок годности. Если товары испорчены, их считают отдельно и делают пометку. В дальнейшем их нужно будет списать и утилизировать.
Если магазин принимает и продает товары по штрихкодам, отдельно проверяют, чтобы он был на товарах. Если штрихкода нет, такие товары откладывают и считают их отдельно. Дальше на них нужно нанести штрихкоды и добавить в учетную систему.
В инвентаризационной описи напротив каждого товара ставят число. В итоге получают фактические остатки.
Расхождение в фактических и учетных остатках видно в четырех колонках справа по итогам инвентаризации — образец с gosuchetnik.ru
Шаг 4. Выявить расхождение
Когда фактические остатки зафиксировали, их сравнивают с остатками из учетной системы. Расхождения записывают в новый документ — ведомость учета результатов инвентаризации. Бланк ведомости учета результатов инвентаризации
В ведомости суммы, где это возможно, разносят по каждой из этих причин и сразу рассчитывают, какой убыток возник по вине сотрудников.
Если инвентаризацию проводит сам владелец магазина, он ставит подпись за руководителя и председателя комиссии. Пример с glavkniga.ru
Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации
Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.
Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.
Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.
Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».
Что нужно знать об инвентаризации товаров
Учет товаров без бухгалтерских программ
Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.
Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей на предприятии: документы для оформления, алгоритм и порядок проведения
Имущество предприятия, в частности, объекты, участвующие в обороте, всегда должны находиться под строгим контролем: продукция, которая ожидает реализации, ресурсы и материалы, сырье для изготовления, расходники, которые необходимы для ведения хозяйственной деятельности. И время от времени их фактическое наличие нужно сверять с документарным. Но при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей в организации оформляются документы соответствующего образца, сам процесс имеет четкие требования, прописанные в законодательных нормах. А периодика определяется не только волей руководителя, но и некоторыми иными случаями и предписаниями. Попробуем разобраться в этой процедуре.
Что это такое
По сути, это проверка, учет объектов: существуют ли они, расположены ли на складах, прилавках, находятся в процессе транспортировки с одного склада на другой. А также учет, действительно ли списанная продукция была изъята из оборота и направлена на утилизацию.
Хотя, сама периодичность напрямую зависит от управленца или владельца предприятия, сроки и регламент, а также соответствующие решения по результатам выявляются посредством основных положений о бухгалтерском учете.
В принципе, процесс имеет две главные задачи. Первая заключается в фактической сверке. Вторая – носит производный характер. Если были выявлены какие-то расхождения, то необходимо определить количество излишков или недостатков по различным позициям.
Участие в оформлении инвентаризации товарно-материальных ценностей принимают несколько ответственных лиц. Старт происходит посредством решения руководителя, который издает соответствующий приказ. В нем отмечается сразу масса начальных данных. Является ли проверка плановой или внеплановой, касается ли оно конкретной локации, отдела, филиала, склада или в принципе будет браться в расчет все имущество предприятия. Выявляется форма проведения. А также состав комиссии, которая и будет выполнять эту деятельность. Причем она неоднородная, среди членов также выделяется свой руководитель, который будет ответственен за принятие решений, ведения отчетности по результатам. И он несет обязательства по корректному исполнению задачи всеми участниками комиссии. В фактической проверке запасов и остатков товаров также участвуют материально ответственные лица. В большинстве случаев, это кладовщик. Который будет заинтересован в том, чтобы учет происходил как можно более правильно. Иначе часто возмещать недостатки утерянной продукции придется лично ему.
Подведенные итоги обрабатываются, анализируются, и после этого выносится некоторый вердикт. Если итоги удовлетворительные, то деятельность продолжается в штатном режиме. Если существуют неучтенные потери, которые, однако, имеют вполне объяснимый характер, например, сгорели при пожаре, меняется экономический план на следующий период. Новый курс разрабатывается с учетом новых сведений. А если последующее документальное оформление инвентаризации ТМЦ выявило расхождения, но причина их не была установлена, зачастую инициируется специальное расследование внутри предприятия. Целью его, естественно, является установление источника расходов.
Особенности проверки
Такая процедура – это средство сохранения имущества организации, а также контроля существующего массива. Поэтому, помимо плановых действий, часто – это ответ на внешний фактор. Уволился кладовщик – нужно проверить, не часть ли это аферы по хищению средств. Произошла реорганизация, скорее всего, частично была сильно затронута продукция, ее могли перевезти, списать. Снова следует проверить, все ли на месте.
Ввиду различных целей и сопутствующих задач, выделяется локация изучения. В общем смысле, когда речь идет о ежегодных проверках, плановых, сверках перед сдачей финансовой отчетности – это общий охват. То есть, все ТМЦ будут строго учитываться. А если речь идет про увольнение конкретного ответственного лица, то зона охвата будет уже, только та, где этот человек принимал решения и вел деятельность. Обычно целевой склад или в крайнем случае — несколько. Примечательно то, что алгоритм проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей от задействованного объема не изменяется. А вот документация вполне может. Стоит понимать, что каждый объект нуждается в регистрации и собственной описи. Приказ и общая отчетность – это лишь верхушка айсберга. Во время процесса каждый объект получит свое документное оформление.
И все возможные варианты документации имеют строго закрепленный в правовых актах формат. Это точные бланки, где любое несоответствие поставит под сомнение в принципе корректность всей процедуры в целом. Хотя, это зачастую внутренние дела предприятия, но неправильный формат может сказаться весьма негативно. Например, такой документ не сможет стать доказательством в суде, если юридическое лицо хочет обвинить своего сотрудника в хищении.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Основания для проведения инвентаризации ТМЦ
Нужно понять, что руководство самостоятельно определяет регламент и периодику плановых проверок. В зависимости от того, насколько интенсивно идет товарооборот в компании, процессы могут быть чаще или реже. Только перед сдачей финансовой отчетности всегда стоит крупная сверка. Дальше же – на усмотрение директоров. Но при этом, обычно серьезные фирмы с крупным оборотом стремятся к показателям раз в три месяца. То есть, 4 раза в год.
Но это то, что касается плановых вариаций. А есть еще масса незапланированных. Они возникают по различным причинам. К наиболее частым основаниям следует отнести следующие варианты:
Документы для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Принципиально важно понимать, что данный процесс функционирует посредством массы сопутствующих актов. И каждое действие комиссии, а также ответственных лиц должно фиксироваться. Итоги сверки имеют строгий характер. Если допускаются хоть какие-то ошибки, расхождения, противоречия во мнениях, сразу проводится дополнительная проверка. И вносятся соответствующие исправления.
Регламент строгий, используется необходимый бланк для каждого действия. Для сверки – свой, для списания – свой. Итак, рассмотрим, какие форматы нам понадобятся для этого:
Порядок и алгоритм проведения
Это действие проводится в четком соответствии с принятым регламентом. В первую очередь всегда выявляется причина, еще до этапа формирования соответствующего приказа. Второй пункт – это назначение членов комиссии, это уже происходит одновременно с публикацией приказа. Далее, проводится определение сроков, которые также заносятся в документ. Нарушать установленный временной диапазон недопустимо. Иначе будет инициирована повторная проверка.
Последний пункт – подведение итогов, формирование отчетности, направление ее в бухгалтерию для анализа. В дальнейшем, руководящий состав уже проводит совещание по итогам, предпринимает соответствующие шаги, если они, вообще, будут нужны.
Состав комиссии
Напомним, что инвентаризация материальных ценностей на предприятии – это сверка на местах хранения. Личная, которая проводится сотрудниками, не удаленная, не документарная, не электронная. А значит, придется сформировать список людей, которые этим и займутся.
Отдельно хотелось бы сказать, что всегда есть:
Учитывая, как проводится инвентаризация ТМЦ, документы как раз обычно оформляются бухгалтерами. Они просто более компетентны в этом вопросе. Да и председатель зачастую назначается из этого отдела.
Приказ о проведении
Он имеет форму ИНВ-22. И важно понимать, что хотя инициатива может быть местная, без каких-то предписаний извне, все равно работать по собственному макету документа нельзя. В приказе четко обозначается причина, сроки, локация. То есть, проверка общего характера или отдельной зоны. А также указываются все назначенные члены комиссии, отдельно упоминается, кто берет на себя председательскую должность.
Инструкция проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей
Ни в коем случае нельзя издавать приказ, если последней приходной документации еще нет на руках. Ведь тогда руководствоваться проверяющим будет просто нечем. Передача бумаг происходит под подпись всех проверяющих. Равно, как и последующая отчетность.
Все данные должны быть отражены четко, в полном размере, без недопустимых сокращений. А также все действия выполняется под надзором лиц, которые несут личную ответственность за хранящуюся в зоне продукцию. Без их ведома или присутствия начинать сверку недопустимо.
Отдельно стоит сообщить, что любое исправление, даже самого мелкого характера вносится лишь при получении согласия каждого из членов комиссии. Деятельность является гласной, на местах проверок могут присутствовать работники этой зоны, цеха.
Поскольку при крупном объеме продукции процедура становится сложной и затянутой, логично воспользоваться специальным программным обеспечением. Оно поможет упростить проведение, заполнение отчетности, сверку, выявление результатов. Сложную работу с документами свести к минимуму.
Документное оформление результатов
Поскольку список документов достаточно обширный, не все кадры умеют с ними работать. Поэтому как раз в этом вопросе использование «умных» программ от «Клеверенс», которые помогут избежать ошибок, связанными с человеческим фактором, вполне обосновано.
Да и тем, кто уже отлично знаком с техникой заполнения бумаг, такая помощь точно не повредит. Еще ни одна деятельность не стала хуже от того, что ее упростили. При сохранении или даже повышении общего уровня продуктивности.
Инвентаризация материальных ценностей – это сложный процесс. Почему бы не сделать его проще?