что такое информационная доска

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСКИ ОБЪЯВЛЕНИЙ В КРУПНОЙ КОМПАНИИ
Скриптунова Е.А.
Секретарь-референт №7 июль 2006

Практически в любой компании сегодня существуют доски объявлений или информационные стенды. Это наглядные средства информации, по сути, направленные на решение сходных задач. Хотя, конечно, некоторая разница в терминах все же присутствует. Информационный стенд чаще всего оформляется надолго, информация на нем меняется реже. На доски же объявлений размещается оперативная информация, которая имеет более короткий срок службы. Кроме того, информационные стенды обычно имеют более четкую структуру, чем доски объявлений. Однако, в данной статье, для простоты изложения, мы будем упоминать доски объявлений и информационные стенды как синонимы.

Еще недавно информационные стенды упорно игнорировались компаниями. Видимо в связи с негативными, «советскими» ассоциациями, ведь еще недавно любая наглядная информация воспринималась исключительно как агитация, пропаганда и промывка мозгов. Но в последнее время этот способ информирования вновь приобретает популярность. Однако, создать действительно хорошую доску объявлений, которая справляется с возложенными на нее задачами – это целое искусство. В этом деле много мелочей, которые вполне могут свести «на нет» все усилия. Данную статью мы решили посвятить тому, какие бывают доски объявлений и для каких целей их организуют, где лучше их располагать, какой информацией наполнить доску объявлений и каковы типичные ошибки в их оформлении.

Доски объявлений в организациях обычно направлены на решение двух основных целей:

Доска объявлений – это, прежде всего, средство информирования. Причем как сотрудников собственной компании, так и клиентов (или посетителей). Обычно для каждой из этих групп делают разные доски объявлений. Не стоит смешивать внутреннюю и внешнюю информацию. Кроме того, если информации много, лучше организовать несколько досок объявлений, чем пытаться объять необъятное.

Собственных сотрудников на доске объявлений информируют:

Клиентов или посетителей информируют:

Однако доски объявлений, кроме непосредственной задачи информирования, выполняют еще очень важную роль – они формируют корпоративное пространство, поддерживают фирменный стиль, создают особую атмосферу, культуру.

Вспоминается доска объявлений в одной компании, оказывающей риэлтовские услуги. Доска была выполнена из качественного материала, была большой по размеру и красивой. Что сразу же говорило о том, что компания богатая, средства у нее есть и дела идут неплохо. Но при этом на столь замечательной доске сиротливо висел список именинников текущего месяца, и одиноко жалась в углу миссия компании, напечатанная мелким шрифтом. Вся остальная часть доски была пустой. Без всяких слов было ясно – мы имеем дело с богатой материально, но бедной духовно компанией. И что самое удивительное, беседы с руководством и персоналом показали, что убогий вид их доски объявлений никого не смущает. Ну и что, что на ней нет ничего. Значит, нет никакой особой информации, сказали нам.

Данный пример довольно показателен. Такая ситуация обычно складывается в компаниях не придающих особого значения такой тонкой материи как корпоративная культура, где никому нет дела до внутренней репутации, и где никто персонально не отвечает за информирование персонала.

Эта доска объявлений наводила на странные мысли. Она вся сплошь состояла из листочков разного формата, где-то прикрепленных кнопкой, где-то просто приклеенных. Порой поверх других листов. Часть информации была цветной, часть черно-белой, часть написанной от руки. На объявлении «Кому нужны большие папки – срочно зайдите в административный отдел» было написано красным фломастером: «Неправда – все уже кончилось. ». Больше всего зрелище напоминало подъезд дома, где каждый, кто хотел, мог вывесить свое объявление. Или, что мы попали в большую коммунальную квартиру, в которой все главные, и никто ни за что не отвечает.

Основные правила оформления доски объявлений

Существует несколько базовых принципов оформления досок объявлений, следование которым повышает их действенность.

1. Наличие четкой структуры.

Очень важно, чтобы информация на доске объявлений была структурирована, то есть разделена на четкие разделы, в которых размещается информация определенного вида. В таком случае пользоваться доской становится намного удобнее, сразу можно найти требуемую информацию, а не перечитывать заново все подряд. У каждого раздела должен быть заголовок.

2. Единый стиль, желательно соответствующий корпоративному стилю компании.

В деле формирования имиджа компании, и среди собственных сотрудников в том числе, мелочей нет. Недоумение вызывает, например, доска объявлений, оформленная с сине-голубых тонах, если у компании логотип состоит из зеленого и желтого цветов. Однако, еще хуже, если доска объявлений – это просто место крепления различных бумаг, разного формата, написанных разными шрифтами.

Единый стиль оформления досок объявлений состоит из следующих аспектов:

Лучше всего, когда тексты на доске объявлений готовятся по утвержденным стандартам оформления внутренней документации компании (наличие таких стандартов говорит о серьезном отношении компании к собственному имиджу).

3. Способ крепления информации на доске объявлений или информационном стенде должен соответствовать типу информации и периодичности ее обновления, а также учитывать необходимую степень презентабельности доски объявлений.

Если информационный стенд рассчитан на клиентов и посетителей, или располагается в месте, где бывает много людей, как собственных сотрудников, так и посторонних, то он должен быть более презентабельным. Такие информационные стенды можно сразу заказать с пластиковыми кармашками стандартного размера А4 или другого размера, подходящего для компании. Это удобно, если информация меняется не очень часто и ее состав относительно устойчив. Если сделать кармашки чуть большей толщины, то в них можно помещать информацию (сразу по много экземпляров), которую посетители могут забрать с собой. Например, именно такими кармашками лучше всего оформлять рекламно-информационные стенды.

Некоторые стенды можно даже изготовить промышленным способом. Например, стенд с миссией компании, информацию о направлениях деятельности или карту района для госучреждения, так как эта информация может очень долго не меняться.

Локальные доски объявлений для сотрудников одного отдела могут быть более простыми. Для таких целей вполне подойдут и пробковые доски объявлений, информация на которые крепится кнопками.

4. Группировка информации по темам

Существуют различные способы компоновки информации на досках объявлений. Можно группировать разделы по тематике, например, с одной стороны информация о компании в целом, с другой стороны информация о различных подразделениях. Или взять за основу компоновку по принципу обновляемости – часть доски – редко обновляемая информация, другая регулярно. Не стоит помещать на один стенд оперативную информацию (вакансии, объявления) и долгосрочную информацию, такую как миссия и ценности. Кроме того, нужно учитывать, что доски малого размера воспринимаются лучше, чем огромные стенды, где собрана вся возможная информация. Мы уже упоминали, что в больших компаниях целесообразно иметь несколько информационных стендов, на которых размещается информация по определенной тематике. Не стоит пытаться создать один единственный стенд, если необходимо разместить много информации. Лучше продумать, каким образом эту информацию можно сгруппировать.

Например, в одном компании мы насчитали 5 информационных стендов. Каждый из стендов был закреплен за разными сотрудниками.

Содержательное наполнение доски объявлений

В зависимости от целей, которые стоят перед доской объявлений, она может состоять из разных разделов или блоков.

Приведем два примера: информация, которая может располагаться на стендах для крупной компании и для госучреждения.

Пример для крупной компании (информация, которая может быть помещена на корпоративные доски объявлений и стенды):

Пример для госучреждения. Доска объявлений для посетителей.

Психология восприятия печатной информации

Существуют определенные правила, которые позволяют улучшить процесс восприятия информации человеком и которые необходимо иметь в виду при оформлении доски объявления.

Правила представления информации на доске объявлений

Лучше воспринимается информация, состоящая из логических блоков, т.е. имеющая четкую структуру.

Очень сложно воспринимать сплошной текст на доске объявлений. Поэтому необходимо информацию разделять на абзацы с подзаголовками, или на краткие тезисные блоки.

Более понятен и соответственно лучше воспринимается простой текст.

Чтобы добиться простоты изложения необходимо следить за тем, чтобы предложения были короткими (не более 10–12 слов). Еще лучше излагать информацию на стендах тезисно, фразой в 3-5 слов.

У читателей стенда нет возможности долго стоять и изучать информацию, поэтому чем короче размещаемые на стенде сообщения, тем лучше.

Для этих целей некоторые документы (например, регламенты, стандарты) придется переработать и создать на их основе или тезисы, или список, или рисунок (схему).

Необходимо обеспечить удобство чтения информации на стенде.

Для этого надо позаботиться о том, чтобы шрифт был крупнее обычного, чтобы сообщения были выполнены в едином стиле, чтобы основные моменты были выделены.

На доске объявлений лучше воспринимается наглядная информация.

Для обеспечения наглядности используют рисунки, схемы, диаграммы, таблицы, графики.

Если вы создаете доску объявлений впервые. Технология создания информационного стенда

Если в компании решено создать доску объявлений, то предстоит проделать большую работу. Рассмотрим все этапы этого процесса. Итак, будет необходимо:

История

Цели

Результаты

Люди

Разное

День рождения компании

Выполнение плана продаж

Лучший сотрудник месяца

Приказы по компании

Статистика по клиентам

Наши достижения за всю историю

Стратегия на 2006 – 2007 год

В нашем примере, оказалось, что при такой компоновке, распределение информации будет неравномерно, кроме того, часть материалов можно было размещать в разных разделах, что вызвало затруднения с размещением. В результате размер доски решено было увеличить, ввели новый блок – «нововведения». Кроме того, выделили больше места под раздел «Наши достижения» и «Объявления».

Бывает, что объем информации, который нужно разместить на доске объявлений, слишком велик. Тогда имеет смысл сделать два и более стендов.

История

Цели

Нововведения

Результаты

Люди

Разное

Приказы по компании о назначениях, перемещениях, увольнениях

Выполнение плана продаж

Лучший сотрудник месяца

Наши достижения за всю историю компании

Текущие проекты нововведений, Планы и программы нововведений

Статистика по клиентам

Самое актуальное (последнее) достижение

Стратегия на 2006 – 2007 год год

Введение новых правил

Другие результаты деятельности

Типичные ошибки

Если в вашей компании уже есть доски объявлений, то необходимо время от времени (не реже 1 раза в полугодие), проверять насколько они обеспечивают выполнение возложенных на них функций. Кроме того, регулярно стоит проверять, не совершаете ли вы типичных ошибок, нет ли у вас «граблей», на которые наступают многие компании.

Таблица типичных ошибок. Проверьте себя, все ли у вас в порядке

Информация на доске перемешена, не ясен принцип, по которому отбирали информацию, зачем ее размещали и т.д.

Если цели существования доски не ясны, то и пользоваться ею не будут

Вся информация размещена раз и навсегда, не обновляется

Если на доске ничего не меняется, очень скоро к ней начинают относиться как к предмету интерьера, перестают пользоваться

Слишком мелкий текст шрифтов

Люди не должны напрягать зрение, чтобы получить информацию. Если шрифт слишком мелкий, его могут просто проигнорировать

Информация представлена сплошным текстом

Такая информация плохо воспринимается. Вряд ли найдется много желающих стоять у доски объявлений и вникать в длинные тексты. Вся информация должна быть разбита на краткие логические блоки, которые можно быстро прочитать и усвоить

Информация не структурирована, объявления размещены в вперемежку

Скорее всего, такая информация не дойдет до адресата. Только энтузиасты, или бездельники захотят разбираться и тратить время на поиски нужного.

Сложно искать нужное, информация может не дойти до цели

Информация формальная, неинтересная

Доска объявлений вполне может превратиться в аналог советского пропагандистского плаката, на которые никто особо не обращал внимания

Теряется вера в доски объявлений, где размещено прошлогоднее воззвание президента и фотографии давно уволенных людей. Сотрудники даже не заглядывают на такие доски, т.к. не верят, что там может быть размещено что-то новое и интересное.

Источник

• ← что такое отстаивать свое мнение
• что такое реал тайм пцр на ковид →