что такое гугл документы и как с ними работать видео
Как работать с Google Docs: инструкция
Google Docs или Гугл документы — онлайн-инструмент работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями.
В общем и целом, он повторяет функционал MS Office, в чём-то ему уступая, но в отдельных моментах предлагая больше возможностей.
Как устроен Google Docs
Основные продукты — это:
Также имеются инструменты для создания простых схем и рисунков, панель разработки дашбордов Google Data Studio, и некоторые другие менее популярные инструменты.
Плюсы и минусы Google Docs
К основным плюсам онлайн-офиса относят:
Среди недостатков можно выделить:
Google Docs или Word
Обычно пользователи переходят к новому формату из привычного Word. Главные особенности Google Docs заключаются в:
В результате, несмотря на несколько отличающийся интерфейс, Google Docs становится для пользователей гораздо удобнее и функциональнее, чем стандартный Word.
Создание документа в Google Docs
У каждого инструмента в сервисе есть собственная страница и представление, а также доступ через Google Drive.
Чтобы создать тот или иной документ, перейдите на главную страницу Google диска и в специальном меню выберите тип документа:
Наконец, документы можно создавать прямо с десктопа. При установке Google диска на компьютер, вы параллельно устанавливаете доступы к инструментам работы с Google документами.
Ярлыки, ведущие на веб-страницы инструментов в браузере, можно расположить в удобном месте — на рабочем столе или в панели управления, чтобы одним кликом открывать окно браузера с главной страницей инструмента.
Вместе с тем, Google предлагает удобные приложения для телефонов. Скачав каждый инструмент по отдельности, можно работать с документами в любом месте, имея под рукой один смартфон.
Все вычислительные операции выполняются на сервере Google, поэтому от устройства не потребуется высокой мощности. То же относится и к десктопам — не обязательно покупать компьютер, укомплектованный 32 Гб оперативной памяти, чтобы проводить операции с миллионами строк в Excel, когда есть Google таблицы, хотя и там есть ограничения.
Как работать с Google Docs
Google Документы
Аналог MS Word и других редакторов, если учитывать MacOS и Unix-системы — Google документы — предназначен для создания и редактирования текстовых документов.
Это могут быть простые заметки или официальные документы.
Инструментарий текстового редактора дополняется плагинами: интеграции с CRM, инструменты совместной работы, конвертеры и многое другое.
Google Таблицы
Таблицам присущи те же преимущества и проблемы, что и Документам: с одной стороны, мощные плагины, с другой — проблемы конвертации, хотя и преимущественно визуальные.
Таблицы обладают многими полезными функциями, недоступными в MS Excel. Также их можно привязать в качестве источника данных — в частности, для инструментов бизнес-аналитики Google Data Studio, Tableau, Power BI.
Google Презентации
Простой и удобный аналог MS Powerpoint, в котором можно создавать слайды с нуля, редактировать презентации, создавать схемы и рисунки.
Google Формы
Инструмент, используемый для опросов, сбора контактных данных.
Может использоваться, как:
Результаты собираются на странице отчёта, могут быть отправлены пользователю и представлены визуально для презентаций.
25% скидка на любой первый заказ для новых клиентов
Работа с текстом в Google Docs
Благодаря схожему функционалу с Word разобраться в особенностях совсем нетрудно.
Панель инструментов
В панели располагаются инструменты для редактирования текста и управления:
Работа с изображениями
Чтобы добавить изображения, картинку копируют или просто перетаскивают прямо с сайта. Также это можно сделать через раздел «Вставка» — «Изображение».
Картинку можно уменьшить или увеличить, повернуть, задать формат обтекания текстом. Объект связывается с гиперссылкой. Клик на «Настройки изображения» разворачивает меню с параметрами прозрачности, яркости, цветопередачи или обрезки картинки.
Работа со списками
Создать нужный список можно маркированным или нумерованным. Их можно переключать между собой, что значительно облегчает редактирование.
Новые строки проставляются нажатием Enter. Чтобы продолжить текст с новой строки без создания дополнительного пункта, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.
Имеется несколько шаблонов нумеровки и маркировки, из которых можно выбрать то, что подойдет больше.
Работа с таблицами
Таблицы находятся в меню «Вставка». В окне размерной сетки можно задать нужное число строк и столбцов. Максимальный размер составляет 20х20 ячеек. Такое ограничение действительно только на момент создания таблицы. Позже можно свободно добавлять и убирать элементы таблицы при необходимости.
Заполнять таблицы можно как текстом, так и изображениями. Для этого нужно кликнуть по таблице правой кнопкой мыши и в появившемся окошке выбрать «Вставить».
Работа с диаграммами
Они доступны в меню «Вставка». Виды диаграмм в Google Docs:
Также можно воспользоваться имеющимися таблицами и импортировать диаграмму оттуда. Диаграммы редактируются с применением внешнего приложения «Таблицы». Там для диаграммы формируется специальный Excel-файл.
Работа с рисунками
Рисунки — это инструмент для формирования наглядных схем, карт, добавления надписей и других элементов к изображениям. Работа с рисунками происходит в небольшом редакторе, встроенном в Гугл Документы. Для создания нового объекта необходимо перейти в раздел «Вставка» и выбрать «Рисунок».
Этот редактор дает возможность самостоятельно проектировать фигуры, писать текст, вставлять изображения и прочее. Все созданные элементы можно редактировать, добавлять текстовые поля, создавать заливку, устанавливать шрифты для текста.
Работа с формулами
Формулы расположены на панели «Вставка». После этого необходимо кликнуть на кнопку «Новая формула». В разделе меню представлены разные варианты формул: математические символы, знаки отношений, математические операции, стрелки, а также буквы греческого алфавита. Можно создать дробное выражение.
С помощью этого раздела можно вставить специальные символы в текст. Формулы помогают вычислять различные математические значения, например, квадратный корень.
Как подключить новые шрифты в Google Docs
Свои шрифты здесь установить не получится, такой функции сервис не предусматривает. Однако пользователь может бесплатно подключить те шрифты, которые находятся в библиотеке Гугл. Чтобы добавить новый шрифт, необходимо выполнить:
На выбор представлены разные типы шрифтов: моноширинные, рукописные, с засечками, экранные и другие.
Настройка стилей в Google Документах
Если пользователь всегда работает с определенными настройками форматирования, отличные от стандартных, есть возможность сохранить стиль. Например, сохранять стиль заголовков, чтобы все время использовать один и тот же шрифт вместе с размером текста. Для сохранения стиля предварительно задаются настройки текста с помощью панели инструментов и нужно что-нибудь набрать на клавиатуре.
История изменений в Google Docs
Если в документе работают несколько человек, важность этого инструмента трудно переоценить. «История версий» хранится в меню «Файл». Здесь можно посмотреть всю историю изменений, которая фиксирует этапы редактирования. Пользователь может просмотреть каждое действие и кто из пользователей его совершил, увидеть, чем текущая версия отличается от предыдущей. С помощью этой функции можно копировать фрагменты, которые были уже удалены, или вовсе откатить документ до нужной версии.
Совместная работа над документом
Нередко Гугл Документы выбирают именно за возможность совместной работы в одном файле. В зависимости от формата доступа, который назначает автор файла, одни могут только просматривать файл, другие — редактировать его. Разрешение легко отзывается и документ можно закрыть для всех, кроме создателя.
Комментарии
Их могут оставлять пользователи, получившие доступ к файлу. Необходимо выделить нужный текстовый фрагмент и кликнуть «Добавить комментарий» на панели инструментов или в окошке после клика правой кнопкой мыши. Таким образом можно пояснить сложный момент или оставить напоминание — себе или другим. Комментарии хранятся на полях с правой стороны.
Посоветовать правки
Пользователи, обладающие правом доступа «Комментатор» или «Редактор», могут советовать правки для текста. Такая функция помогает редактированию текста, позволяя дописывать его или удалять имеющиеся фрагменты. Это действие неокончательное и происходит не сразу. Все изменения должны быть одобрены другим пользователем и только после этого они активируются.
Для перехода в режим правок, нужно выбрать раздел «Настройки доступа», а оттуда вариант «Советовать». Либо выделить текст и нажать правую клавишу мыши. Вариант «Посоветовать правки».
Закладки
Закладки — это ссылки, помогающие ориентироваться в документе. Они ведут к определенному фрагменту, позволяя быстро сориентироваться в большом объеме информации. Благодаря закладкам можно не ссылаться на номер страницы, а просто прислать ссылку на нее.
Чтобы оставить закладку, необходимо выбрать меню «Вставка» и оттуда — «Закладка». В результате с левой стороны появляется флажок голубого цвета. Если на него нажать, появится «Ссылка», позволяющая скопировать ссылку и отправить ее другим пользователям. Ссылка будет вести в то место, которое было отмечено.
Плагины для Google Документов
Имеющихся возможностей Гугл Документов не всегда хватает. Вот несколько плагинов, способных ускорить работу:
Быстрые клавиши в Google Docs
Горячие клавиши значительно упрощают процесс работы при создании и редактировании текстов. Они позволяют автоматизировать ряд действий и сэкономить время, не отвлекаясь от материала. Среди наиболее распространенных комбинаций выделяют:
В справочном разделе Google имеется более обширный список комбинаций.
Полезные сервисы в Google Документах
Есть несколько полезных элементов, способных упростить процесс работы в Гугл Документах. Работу с ними можно начать с помощью раздела «Инструменты» на панели меню.
Статистика
Один из наиболее популярных инструментов у копирайтеров. С его помощью можно получить краткую информационную сводку о документе: число символов, страниц и слов. Просмотреть статистику можно через «Инструменты» или с помощью комбинации Ctrl+Shift+C.
Проверка правописания
Это стандартная функция проверки орфографии, которая реализована так же, как в Word. Проверка демонстрирует ошибочное написание слов и выделяет те слова, которые не представлены в словаре. Сервис предлагает варианты замены неправильно написанного слова, а также возможность добавлять новые слова, чтобы они не отмечались как ошибки.
Автозамена
В Гугл Документах отсутствуют кавычки-елочки — здесь может выручить автозамена. Активировать этот сервис также можно через раздел «Инструменты» — «Настройки» — «Замены». С его помощью на место одних знаков подставляются другие. В открывшемся окошке с левой стороны будут представлены символы в исходном виде, а с правой стороны те, что будут их заменять. По умолчанию в редактор уже встроены некоторые символы, которые при необходимости можно изменить.
Голосовой ввод
Это инструмент, с помощью которого можно диктовать тексты и давать возможность глазам отдохнуть от непрерывной работы. Алгоритм распознает знаки пунктуации, реагируя на команды «запятая», «точка», умеет разделять текст на абзацы. Он активируется в разделе «Инструменты» или нажатием Ctrl+Shift+S.
Заключение
Гугл Докс — удобный инструмент, позволяющий хранить большие объемы информации и редактировать ее в соответствии с разнообразными настройками. Вполне вероятно, что скоро Гугл Документы станут альтернативой более привычному сейчас Word, так как предоставляют более обширный функционал в формате онлайн.
Как работать в google документах? Простая инструкция для начинающих
Ещё до недавнего времени для создания и редактирования документов все пользовались информационной системой Microsoft word и другими операционными системами стационарно на персональном компьютере. Но в современных реалиях очень удобно хранить документы в облаке и иметь к ним общий доступ по ссылке для просмотра и редактирования. Для этих целей идеально подходит облачный сервис Гугл Докс. Что это такое? Об этом я расскажу Вам в этой статье.
Что такое гугл диск и гугл документы?
Главные преимущества Гугл диска:
Как создать диск?
Существует два способа создать свой Гугл диск.
Какие бывают документы на диске?
На гугл диске можно работать с текстовыми документами, презентациями или таблицами. В гугл Докс можно делать аналогичные операции, как в Word, так как они очень похожи по интерфейсу и функциям.
С помощью этой программы можно создавать таблицы с данными. Возможно перемещать таблицы в Microsoft Excel и наоборот.
В программе Гугл презентации можно создавать красочные презентации. Их также возможно перемещать в PowerPoint.
Как создать файл docs?
Как создать файл на диске?
Таким же образом можно пройти по ссылке: https://docs.google.com/, в главном меню слева выбрать Документы, Презентации или Таблицы нажав кнопку “+” и создать нужный документ.
Работа с текстом (инструкция по созданию и основные функции)
Для работы с текстом я выбираю “Создать новый документ”, появляется белый лист с панелью инструментов, в котором можно работать. Лист очень похож на Word: можно писать текст, вставлять в него таблицы, рисунки, менять шрифты, делать списки и т. д.
Панель инструментов
На панели можно найти все необходимые инструменты для работы с текстом.
Так же как в Word можно отправить документ на печать, отменять последнее действие, возможно скопировать форматирование, изменять масштаб текста, менять стили.
Изображения
Чтобы вставить в текст картинку на панели инструментов:
Есть ещё один способ, когда я просто перетаскиваю понравившуюся картинку с любого сайта.
В контекстном меню самой картинки можно менять её параметры: яркость, прозрачность и т.д.
Списки
Для того чтобы текст был наглядным и структурированным, нужны списки. И здесь они есть, так как же как и в Word. На панели инструментов есть кнопки “Маркированный список” и “Нумерованный список”. На кнопочках есть стрелки, с помощью которых можно выбрать шаблон (точки, галочки или цифры). Есть два варианта работы со списками:
Таблицы
В Гугл Докс, так же как и в Words, можно вставлять в текст Таблицы. Для этого:
Для изменения количества столбцов и строк или их удаления, я использую контекстное меню таблицы.
Для того чтобы изменить параметры строк и столбцов, можно навести курсор на линию и передвинуть в нужную сторону.
Для изменения цвета фона, цвета границ, ширины границ и стиль, я делаю активной ячейку, щёлкая по ней, и на панели появляются кнопки редактирования.
Для того чтобы изменить отступы, размеры ячеек, поменять параметры линий-границ, я использую в контекстном меню таблицы пункт “Свойства таблицы”, там это всё доступно для редактирования.
Нажав в контекстном меню “Удалить таблицу” можно полностью её удалить, а с помощью клавиши Delete можно удалить содержимое ячеек, выделив необходимые ячейки курсором.
Диаграммы
Помимо изображений и таблиц, возможно вставить в текст диаграмму:
Можно пойти другим путём: я создаю диаграмму сначала в Гугл таблицах, а потом уже вставляю её в документ Гугл. Для этого в разделе “Вставка” при выборе пункта, я нажимаю «Выбрать из таблиц”.
Рисунки
С помощью рисунков можно украсить текст и сделать его более наглядным и схематичным. Это могут быть стрелки, схемы и т.д. Для этого я аналогично захожу во “Вставка” и выбираю пункт “Рисунок”. В открытом поле можно добавлять фигуры, текстовое поле или изображения. Текст можно написать в самой фигуре. Если необходимо сделать рисунок разноцветным, я использую инструмент Word Art, где можно раскрасить рисунок, и потом “Сохранить и Закрыть” в правом верхнем углу.
Формулы
Как настроить стили?
В Гугл Докс очень удобно настраивать свой стиль текста:
После пройденных шагов во всех файлах сохраняются установленные параметры.
История изменений
С помощью функции “Посмотреть историю изменений” во вкладке “Файл”, можно просмотреть свои изменения и вернуть их. Это очень удобно, когда я,например, уже что-то удалила и потом вдруг передумала.
Полезные сервисы
В «Инструментах» есть такие полезные сервисы как : Статистика, проверка правописания, Автозамена и Голосовой ввод. Эти сервисы очень облегчают работу в Гугл Докс.
Статистика
Во вкладке “Инструменты” я выбираю “Статистика”, где могу посмотреть, сколько написано страниц, слов, знаков в моём рабочем документе. Для копирайтера это очень полезная вкладка.
Проверка правописания
Так же как и в Word, походу написания текста Гугл докс сразу подчёркивает слова с ошибками. Я исправляю их сразу после написания одного абзаца:
Таким образом, программа постепенно собирает все незнакомые слова, и подчёркнутых слов становится всё меньше.
Голосовой ввод
Во вкладке “Инструменты” есть самая чудесная опция Гугл докс для копирайтера. Это Голосовой набор. Когда я больше не могу писать, я начинаю диктовать программе, и она делает это за меня. Возможно, даже расставить знаки препинания с помощью этой функции, диктуя роботу слова: “запятая”, “точка”, «восклицательный знак», «вопросительный знак».
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Все эти опции можно найти в нашей уже любимой “Вставке”. Можно сделать оглавление, выбрать в каком углу будет стоять номер страницы, сделать сноску к любому слову; добавить колонтитул, в котором нужно указать информацию, которая должна быть на каждой странице. Всё очень просто и делается через “Вставку”, выбирая нужную опцию.
Как подключить новые шрифты в Google Docs?
Гугл док не даёт подключать шрифты. Я покажу вам, как сделать это без разрешения Гугл дока:
Но чтобы сделать проверку правописания, мне нужно будет вернуть язык на “Русский”, при этом шрифты останутся в тексте без изменений.
Настройки доступа в Google Документах
Доступ по ссылке
Работать в файле заказчик сможет только, если я открою доступ по ссылке. Таким образом, конфиденциальность информации сохраняется. Как настроить доступ?
Доступ определённым пользователям
Я могу дать индивидуальный доступ по ссылке. Для этого необходимо, чтобы у второй стороны был аккаунт на Гугл диске. Тогда в “Настройках доступа” я указываю почту Gmail и только этому адресату будет доступен файл.
Общий доступ
Для того чтобы мой файл имел общий доступ в сети:
Доступ к папке с файлами
Аналогично настройке доступа к файлам, можно настроить доступ к папке. Это очень удобно, когда заказчику или партнеру необходимо видеть несколько документов сразу.
Совместная работа над документом
Совместная работа над документом подразумевает, что в зависимости от того, какой доступ я предоставила другим пользователям, они смогут смотреть, редактировать или комментировать файлы.
Комментарии
Для того чтобы начать комментировать есть два способа:
Эта функция удобна не только при работе с другими пользователями. Я использую её, когда пишу сама, и мне нужно оставить комментарий или напоминание к фрагменту текста.
После того как комментарии больше не нужны, можно убрать их с помощью кнопки “Вопрос решён”.
Посоветовать правки
Для копирайтеров будет очень полезна функция “Режим советовать”. Другие пользователи с помощью этой функции могут предложить что-то изменить, то есть посоветовать. Но эти изменения вступят в силу только с моего согласия, когда я с ними ознакомлюсь. Под кнопкой “Настройки доступа” на панели задач есть кнопка режима. Действующий “Режим редактировать” можно поменять на “Режим Советовать”. Комментарии будут появляться на полях с возможностью принятия или отказа.
Закладки
Чтобы отправить заказчика сразу к нужной части текста, очень удобно использовать функцию Закладки. Для этого:
Интеграция с Google Keep
Веб-буфер обмена
В Гугл докс возможно хранить большие объёмы информации:
Плагины для Google Документов
Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов?
Эта чудесная программа, так похожая на Microsoft Word, но одновременно настолько усовершенствованная в плане использования, очень удобна в работе. Все преимущества я уже перечисляла, но хотелось бы ещё раз сделать акцент на том, что в Гугл докс я могу работать с текстом, абсолютно ничего не сохраняя, и показывать его заказчикам, просто отправив ссылку, открывая им доступ к редактированию или комментариям. Фантастически удобно, что больше я не завишу от дисков, флешек и кнопки “Сохранить”. Интернет даёт уникальные возможности сохранения данных в сети и одновременного использования их разными пользователями через Гугл докс. Данные могут быть любыми: текст, картинки, таблицы, презентации.
Галерея шаблонов в Google Docs
Заключение
Гугл докс очень удобен и прост в использовании. Стоит только начать: простота и доступ к документам делают этой программе неоспоримый плюс. Единственное, нужно быть внимательным кому Вы предоставляете доступ, так как они могут удалить файл. Будьте внимательнее. Существенный минус гугл дока ещё и в том, что он работает в интернете, но для этого есть плагин Гугл докс офлайн. И опять же никто не запрещает мне сохранять важные документы на персональный компьютер, это возможно.