что такое графа в эксель
Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы
В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.
Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».
Как создать Таблицу в Excel
В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.
Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица
Есть горячая клавиша Ctrl+T.
Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.
Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.
Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.
Структура и ссылки на Таблицу Excel
Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.
Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.
А также при наборе формулы вручную.
Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.
=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»
Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).
Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.
Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»
то она автоматически переделается в
Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.
Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.
А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.
Свойства Таблиц Excel
1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.
2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.
Очень удобно, не нужно специально закреплять области.
3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.
4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.
Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.
5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.
6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.
Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.
Настройки Таблицы
В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.
С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц
можно внести следующие изменения.
— Удалить или добавить строку заголовков
— Добавить или удалить строку с итогами
— Сделать формат строк чередующимися
— Выделить жирным первый столбец
— Выделить жирным последний столбец
— Сделать чередующуюся заливку строк
— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию
В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.
В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.
В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.
Однако самое интересное – это создание срезов.
Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,
и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.
Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.
Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.
Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).
Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.
Ограничения Таблиц Excel
Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.
1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).
2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.
3. Невозможно вставить промежуточные итоги.
4. Не работают формулы массивов.
5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.
Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.
Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.
Ориентированный граф на диаграмме EXCEL
history 21 ноября 2017 г.
Ориентированный граф на диаграмме MS EXCEL построить можно, но это не просто для новичков. Рассмотрим процесс построения.
Для построения ориентированного графа на диаграмме MS EXCEL сделаем следующие шаги:
1. Построим на Точечной диаграмме вершины (или узлы) графа;
2. Присвоим каждой вершине индивидуальную подпись (в MS EXCEL это придется сделать с помощью макроса);
3. Зададим порядок соединения вершин ребрами. Например, ребро С будет соединять вершину 1 (начало) и вершину 2 (конец). Опишем соединения двумя способами: через непосредственное описание ребер и через маршруты;
4. Присвоим каждому ребру свою подпись на диаграмме.
Файл примера с ориентированным графом можно скачать внизу статьи.
Построение вершин
Создадим исходную таблицу для вершин. С каждой вершиной сопоставим произвольную точку с условными координатами (Х и Y). Координаты точек выберем лишь из соображений удобства отображения вершин на точечной диаграмме.
Выделите 2 столбца с координатами и создайте точечную диаграмму с маркерами (см. статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL ), т.е. без соединительных линий. Путем настройки свойств маркеров их можно превратить в кружки без заливки.
Присваиваем вершинам подписи
Соединение вершин ребрами (отдельный ряд)
Создадим таблицу для построения ребер.
Для этого зададим названия для каждого ребра (пусть это будут буквы латинского алфавита), начальную и конечную вершину, которую соединяет ребро. С помощью простых формул =ВПР(G8;$A$8:$C$23;2;0) вычислим начальные и конечные координаты каждого ребра.
На точечной диаграмме для каждого ребра создадим отдельный ряд (см. Лист Граф1).
Подписи ребер
Чтобы подписи располагались по центру ребра, потребуется создать еще 1 ряд. Ряд состоит из точек с координатами центра ребра. Координаты центра ребра вычисляются на основе координат начала и конца ребра (см. таблицу, столбец M и N). Подписи точкам присваиваются макросом аналогично тому, как мы делали для вершин. В итоге, как видно на диаграмме, название ребра будет выведено в его середине, в центре кружка.
Соединение вершин ребрами (пути)
Построение ребер было сделано выше через использование отдельного ряда для каждого ребра. Это трудоемко и потребовало написания макроса. Существует и другой путь. Можно определить пути обхода вершин, например 1; 4; 8; 14 (см. Лист Граф2). Это путь, который располагается в нижней части графа.
Задав путь, можно вычислить координаты ребер, которые соединены последовательно. Это существенно сократит количество рядов для построения ребер. Теперь каждый ряд будет представлять собой путь. При задании путей нужно избегать включения ребра в более чем 1 путь.
Координаты начальных точек ребер вычисляются с помощью формулы = ВПР($F8;$A$8:$C$23;H$6;0)
ВНИМАНИЕ!
Построение ориентированного графа в этой статье приведено лишь с целью демонстрации такой возможности в MS EXCEL. Не ставилось целью сделать «удобную программу для пользователей» при построении графов. Это означает, что при изменении пользователем количества вершин / ребер графа в файле примера, переименовании листов и других изменений, макрос может потребовать дополнительной настройки.
Что такое графа в эксель
Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).
Интерфейс
Настраиваем панель быстрого доступа
Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».
Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.
Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:
Перемещаемся по ленте без мышки
Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:
Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.
Ввод данных
Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:
Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).
Проверка ошибок
Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.
Какие бывают типовые ошибки в Excel?
Инструмент проверки данных
Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:
Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.
Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.
Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:
Удаление пробелов
Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).
Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:
Дата и время
За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.
Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.
Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:
Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.
Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.
Поиск и подстановка значений
Функция ВПР / VLOOKUP
Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).
=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])
У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.
Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).
В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.
Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX
У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.
Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:
=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)
На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).
ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)
Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.
Получается следующая конструкция:
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))
Оформление
Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».
На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:
А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.
На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →
Используем электронную таблицу для рисования графа
Ранее было рассказано, как нарисовать граф с помощью пакета Graphviz. А что делать, если имеются некоторые данные в электронной таблице и необходимо построить граф?
Рассмотрим две задачи. Первая задача будет построение иерархии для последующего анализа. В файле примеров это будет вкладка test1:
Данными у нас заполнены первые три колонки. Дальше мы делаем три колонки с данными без пропусков, для чего используем функции ЕСЛИ и ЕПУСТО. Дальше собираем текст, используя функцию СЦЕПИТЬ. Обратите внимание, чтобы в результирующей строке получилась кавычка, необходимо её дублировать:
Полученный результат копируем в программу генерации графом, добавляем необходимую преамбулу и, удалив пустые строки, получаем:
Второй задачей будет построение графа взаимных долгов на основании табличных данных
В результате получаем граф:
В данной заметке рассмотрены самые простые примеры, однако, используя эту идею можно при формировании команд на языке dot в excel использовать условное форматирование, например, задавая форму узлов, стрелок, цвета и т.д.