что такое главная книга в бухгалтерии
Как вести и заполнять главную книгу бухгалтера?
Бухгалтерские службы больших предприятий ежегодно проводят очень большое количество транзакций денежных средств по разным направлениям и на основании разных документов.
Учёт средств, сведения о получении и тратах которых содержатся в разных документах, ведётся с помощью гроссбуха (главной бухгалтерской книги), о предназначении и нюансах оформления которой и пойдёт речь в этой статье.
Что это за документ?
Главная книга (сокращённо гроссбух) – основной документ финансового учёта в компаниях, зарегистрированных на территории России. В него вносятся данные о транзакциях по всем счетам бухгалтерского учёта, используемых предприятием.
По каждому счёту бухгалтерская служба должна внести следующие данные:
Согласно инструкции по применению ордерно-журнального счетоводства на предприятиях, суммы по дебету и кредиту в каждом отчётном периоде должны быть равны. Кроме того, сальдо по кредитовым и дебетовым счетам в каждом месяце также должны иметь одинаковые значения.
Документ необходим для отчёта перед работниками проверяющих органов, которые практически всегда требуют его для ознакомления. Кроме того, из данных гроссбуха легко узнать о типичных ошибках заполнения нормативных документов, выявить которые при проверках, например, отчётных ведомостей достаточно сложно.
Для чего и как пишется расписка о возврате денежных средств – смотрите здесь.
Инструкция по ведению
Форма гроссбуха, применяемая на предприятии, утверждается непосредственно руководством организации и после опубликования приказа становится обязательной к применению бухгалтерами. Заполнять книгу нужно в следующей последовательности:
Стоит отметить, что в организациях, имеющих лицензированные пакеты бухгалтерского учёта 1С, главные книги формируются автоматически, поэтому необходимости в ручном учёте трат и получений финансовых средств в таких компаниях нет.
В случае, если в данные гроссбуха вносились изменения, они должны быть заверены подписями лиц, ответственных за ведение, с инициалами и расшифровкой подписи. При оформлении в электронном виде документ должен быть заверен электронной подписью руководителя предприятия или бухгалтера.
Помимо данных по расчётным счетам, в журнале должны содержаться следующие сведения:
Формирование документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Срок хранения
Согласно тексту норматива, в котором перечисляются типовые управленческие документы, обязательные для действующих организаций, книга должна храниться в течение пяти лет.
Срок хранения гроссбуха начинает отсчитываться с первого дня, следующего за отчётным периодом, для которого был составлен журнал. По истечении срока он должен быть утилизирован на основании приказа комиссии, отбирающей для уничтожения документы, у которых истекли сроки хранения.
Главная книга в бухгалтерии
Ведение документации в бухгалтерии — строго упорядоченная система операций, в которой не допускается неточностей, разночтений, недооформления. Естественно, что для удобства работы вся эта система должна быть единой, и результатом работы организации в финансовом плане, и бухгалтерии в частности, является главная книга.
Ведение и назначение
Главная книга — это сводный документ (своеобразный журнал), который заполняется в течение одного календарного года. Не допускается ведение документа более длительное время, например, на протяжении нескольких лет.
Все записи ведутся в строгом хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая декабрем отчетного года. Главная книга должна содержать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (причем любой формы собственности) синтетическим счетам. То есть главная книга — это отражение всей хозяйственной деятельности организации.
Зачем нужна главная книга для бухгалтера?
Прежде всего для работника бухгалтерии этот документ необходим для перепроверки собственной работы, так как при занесении информации все уже отработанные операции просматриваются еще раз.
То есть все текущие операции в течение одного календарного года тщательно прорабатываются, сведения по ним разносятся в различные контрольные журналы (начальный этап проверки), и далее все те же сведения заносятся и в этот документ (итоговый этап проверки).
Для бухгалтерии значение такого рода журнала переоценить трудно — ведь его ведение является итогом и оценкой профессиональной деятельности работников финансового отдела.
Зачем нужен этот документ для предприятия?
Основным его предназначением служит получение информации для составления сальдового баланса. Он включает в себя сведения по вступительным и исходящим сальдо, а также текущим оборотам по каждому отдельному синтетическому счету.
Естественно, баланс предприятия — это важнейший показатель его производственно-финансовой деятельности, и то, что он проходит несколько этапов проверки является неоценимой помощью при анализе годовой работы.
Выверка информации
Перед тем, как начинать оформление записей, следует выверить первоисточники. То есть сведения в журналах-ордерах должны быть верными. В случае обнаружения в них ошибок допускается внесение исправлений (методом зачеркивания и подписывания верного значения). Только после этого можно приступать к оформлению.
Как уже было отмечено, в этом журнале собирается информация только по синтетическим счетам, то есть по текущим (в отчетном периоде) оборотам средств или имущества информации. Записи оформляются следующим образом. Все кредитный обороты отражаются по каждому отдельному синтетическому счету одной записью. Обороты по дебету отражаются только в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами.
После записи посредством итогового суммирования выполняется выверка внесенных сведений. В первую очередь суммируются обороты (их итоги), во вторую — сальдо по всем записям. В итоге должны соблюдаться два равенства: суммы сальдо по кредитам и дебетам, а также суммы оборотов по кредитам и дебетам. Если хотя бы одно равенство не верно, то следует перепроверить всю информацию.
Перепроверку начинают с подсчета кредитных оборотов, оформленных в журналах-ордерах, и если полученная сумма совпадает с тем, чем завершается главная книга, то очевидно, что ошибка допущена в записях дебетов.
Даже при отлаженной на предприятии работы автоматизированной бухгалтерской программы ведение такого рода журнала обязательно, так он является сводным итогом, касающимся оформления хозяйственной деятельности организации.
Заполнять журнал можно и программно-вычислительным методом, так как существуют программы, позволяющие путем простого ввода информации получать итог. Причем редактура данных в программе намного проще, чем на бумажном носителе, и имеется возможность «с лету» оценить все необходимые равенства.
Стоит помнить, что основной документ, которым интересуются контролирующие органы во время проведения плановых и внеплановых проверок, это главная книга. Поэтому ее грамотное, четкое и соответствующее действительности ведение оградит руководство организации, главного бухгалтера и собственников от всевозможных проблем.
Главная книга в бухгалтерии: образец заполнения
glavnaya_kniga.jpg
Похожие публикации
Главная книга в бухгалтерии выполняет функцию единого сводного регистра. В нее заносятся итоговые сведения по всем счетам учета, которые предусмотрены рабочим планом счетов компании. Данные отражаются по месяцам и за полный отчетный год. Основой для заполнения книги являются журналы-ордера (регистры по счетам), в которых отражены начальные остатки на 1 января, кредитовые и дебетовые обороты за период с выведенным конечным сальдо.
При ведении главной книги необходимо сопоставлять итоговые суммы дебетовых и кредитовых записей (отдельно сравниваются обороты и отдельно сальдо). Если записи в документ внесены корректно, итоги книги по дебету и кредиту окажутся идентичными, при выявлении расхождений необходимо проверять правильность разноски в главной книге и верность составления исходных учетных регистров.
Главная книга в бухгалтерии: образец заполнения
Форма главной книги утверждается субъектами хозяйствования в учетной политике. В соответствии со ст. 10 закона о бухучете от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, каждое предприятие самостоятельно разрабатывает шаблоны бланков учетных регистров (за исключением организаций бюджетного сектора). В структуре документа обязательно должны присутствовать такие данные:
название регистра учета;
наименование фирмы, от имени которой составляется регистр;
даты открытия и закрытия регистра, обозначение периода, за который подводятся итоги;
группировка объектов учета с привязкой к хронологии событий;
единицы измерения и размер стоимостных параметров;
указание должностей лиц, ответственных за ведение главной книги, место для расшифровки фамилий этих сотрудников.
Документ может быть оформлен на бумаге или в электронном виде. При ведении учета с помощью бухгалтерских программ, главная книга формируется автоматически. Достоверность внесенных сведений необходимо подтвердить собственноручными подписями ответственных специалистов. Исправления в бумажном регистре допускаются, но при условии, что указана дата внесения правок и обозначено лицо, осуществившее корректировку.
Главная книга в бухгалтерии, заполнение ее, необходимо для систематизации всего комплекса хозяйственных операций, осуществленных предприятием за отчетный год. Этот документ позволяет получить обобщенную информацию о результатах деятельности, что важно при составлении отчетности. Из главной книги бухгалтер может перенести в баланс данные по начальному и конечному сальдо по любому из счетов бухгалтерского учета. Дополнительная функция регистра – самостоятельная проверка правильности ведения учета.
Структура главной книги
При заполнении главной книги сведения отражаются только по синтетическим счетам без разбивки на субсчета. Аналитика фиксируется в других журналах-ордерах, задача главной книги – обобщение данных.
Например, в отчетном месяце имеются данные по начисленным и уплаченным налогам:
с доходов физических лиц (сч. 68/НДФЛ);
на добавленную стоимость (сч. 68/НДС);
налог на прибыль (сч. 68/ННП).
В учете они отражаются на счете 68, но отдельно друг от друга на разных субсчетах. В главной книге обороты по всем указанным налогам будут проходить в одной строке счета 68. Детализация по датам начисления и уплаты, по видам налоговых обязательств отражается не в главной книге, а в соответствующем регистре.
Начальные сальдо, отраженные в книге на начало года, должны совпадать с показателями оборотки на конец предыдущего года. Остаток на конец периода, указанный в главной книге, должен быть идентичен данным в оборотно-сальдовой ведомости за рассматриваемый отчетный период. В главной книге рекомендуется обозначать номер учетных регистров (журналов-ордеров), из которых перенесены данные по счетам.
Главная книга
Определение
Главная книга (гроссбух) – основной сводный регистр бухгалтерского учета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счета бухгалтерского учета, применяемым компанией.
Какую информацию содержит Главная книга
По каждому счету в Главной книге записываются из соответствующих регистров (журналов-ордеров и т.п.):
сальдо на 1 января отчетного года;
дебетовый (в корреспонденции с кредитуемым счетами) и кредитовый (одной суммой) обороты за месяц;
сальдо на конец месяца.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам в Главной книге должны быть соответственно равны (Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Письмм Минфина СССР от 08.03.1960 N 63).
Данные Главной книги используются при составлении бухгалтерской отчетности.
Как формируется Главная книга
Главная книга, как правило, автоматически формируется используемой программой автоматизации бухгалтерского учета на основании введенных в программу операций (проводок по счетам бухгалтерского учета).
Как оформляется Главная книга
Форма Главной книги устанавливается каждой компанией самостоятельно и утверждается приложением к учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 5 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»; п. 4 ПБУ 1/2008).
Форма Главной книги должна содержать следующие реквизиты (п. 4 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»):
1) наименование – «Главная книга»;
2) наименование компании, составившей Главную книгу;
3) отчетный год, на который заведена Главная книга;
4) непосредственно данные бухучета, которые отражаются в Главной книге;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение Главной книги;
7) подписи лиц, ответственных за ведение Главной книги, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Главная книга составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке и сроки, установленные учетной политикой для целей бухгалтерского учета (п. 6 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»).
Исправления в Главной книге должны содержать даты исправлений, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, суказанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 8 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»).
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.
Все о главной книге в бухгалтерском учете
Применение главной книги в учете на предприятие всегда вызывает заинтересованность и вопросы специалистов. Ни одна проверка не обходится без изучения этого бухгалтерского атрибута. Насколько оправданы усилия по ведению главной книги? Как зародился учет при помощи главной книги?
Что такое главная книга
Свое место в учете главная книга в бухгалтерском учете официально начинает с 1960 года. Но не все предприятия вводят в учет бухгалтерскую книгу, некоторые пользуются «шахматкой», а после данные учитываются в сальдовой ведомости. Главная книга используется для синтетического учета. Это максимально общая форма хоз.учета, которая позволяет получить полнейшее понимание о финансовом и производственном процессах и выявить ошибки в течение хозяйственных операций.
Главная бухгалтерская книга оформляется:
Для чего нужна главная книга
Первоначально главная бухгалтерская книга служит специалисту бухгалтеру для проверки собственной работы. В процессе занесения операций в книгу все совершенные хозяйственные операции отслеживаются повторно. Таким образом, все хозяйственные операции, произошедшие в течение года:
Предприятию же главная бухгалтерская книга необходима для того, чтобы получать из нее сведения для бухгалтерского баланса. Безусловно, что баланс для организации один из важнейших индикаторов хозяйственно-финансовой деятельности, и тот факт, что сведения до отправления в этот отчет прошли несколько ступеней проверки, крайне важен при подведении итогов деятельности за отчетный период.
Оформление главной бухгалтерской книги в 1С
Несмотря на это такой итоговый регистр как главная бухгалтерская книга ведется и при помощи программного бухгалтерского учета, и не теряет своей актуальности.
Пользователей же интересует необходимость распечатывания полученной книги бухгалтерской. Руководствуясь законом о бухгалтерском учете, в случае, если организация ведет учет при помощи компьютера, то она обязана иметь копии на бумаге. Поэтому необходимо печатать бухгалтерскую книгу, для предъявления при возможных проверках.
Кроме того, следует учесть, что если учетная политика предприятия говорит, что в организации журнально-ордерная форма бухучета, а учет ведется в компьютере и главной книги как таковой не существует, то это грубое нарушение. И любая проверка имеет право требовать главную бухгалтерскую книгу. Потому, при ведении учета на предприятии, следует придерживаться существующих законов и положений по бухгалтерскому учету.
Проверка сведений для бухгалтерской книги
Перед занесением сведений в бухгалтерскую книгу крайне рекомендуется тщательно проверить первоначальные источники информации. Вся информация в журналах ордерах(ЖО) должна быть правильной. Если выявятся неточности в учете разрешается корректирование данных(перечеркивание и дописывания корректных данных). Далее возможно продолжение заполнения данных.
В бухгалтерской книге формируются обороты по синтетическим счетам. Совершается это при помощи:
Для того чтобы убедиться, что все сделано верно, нужно добиться двух равенств, суммы сальдо по Дт и Кт и оборотов по Дт и Кт. Если эти равенства не сходятся, нужно провести проверку всей информации. Начать следует со сверки кредитовых оборотов внесенных в ЖО, в случае, когда полученная сумма совпадает с суммой в главной книге, значит нужно искать ошибку в оборотах по Дт.
В итоге после тщательной и скрупулезной деятельности бухгалтера информация, которая будет занесена в баланс организации, будет достаточно достоверной.
Преимущества для организации при ведение главной книги
Поскольку оформление главной книги бухгалтерии существует для подведения итогов хозяйственной деятельности предприятия, то даже в случае если компания ведет учет с помощью компьютерных программ, ведение бухгалтерских книг необходимо.
Ведение бухгалтерской книги возможно и в бухгалтерских компьютерных программах, либо в других программах, которые дают возможность вводить суммы и получать итоги самыми простыми способами.
Важно понимать, что это один из важнейших документов, который просят практически любые контролирующие органы при проверках предприятия. Следовательно, тщательное и корректное оформление бухгалтерских книг не допустит возникновение неприятностей, как руководству компании, так и главному бухгалтеру.