что такое гибридный формат конференции
Конференции нового времени: рассказываем о гибридном формате
Ковидные времена, наверное, ударили по всем. Но кроме очевидных последствий пандемия смогла принести и кое-что хорошее: многие из нас научились жить в новом времени и в новом формате. Например, нашли новые фишки для удаленной работы, по-новому оценили онлайн-мероприятия, стали иначе распределять время. Мы, в «Онтико» тоже не теряли времени зря, и придумали новый формат для проведения конференций.
В этом году уже три конференции (TeamLead Conf 2021, HighLoad++ Весна 2021 и DevOpsConf 2021) прошли в гибридном формате. Было интересно, полезно, необычно и продуктивно. Сегодня мы расскажем тем, кто еще не успел оценить нововведения лично, о том, в чем они состоят.
Что нового в онлайне?
Онлайн-участники могут задавать вопросы авторам докладов в прямом эфире. Изображение желающего сделать это во время Q&A-сессии выводится на экраны, а спикер отвечает перед всем залом. После доклада у участников появляется возможность пообщаться с докладчиками в цифровых кулуарах.
Кроме того, онлайн-участников ждет виртуальный тур по конференции: они могут увидеть стенды, выставочную зону и посмотреть на то, что происходит в реальное время в фойе. Подключиться можно в любой момент.
На вкладке «Выставка» на платформе конференции участники могут пройтись по онлайн-стендам всех наших партнёров. «Каталог участников» может помочь найти единомышленников. Еще можно сформировать собственное расписание, добавляя в избранное интересные доклады. А в разделе «Библиотека» храним все презентации.
За лучшие вопросы, заданные в любом формате (офлайн или онлайн), мы дарим книги от наших партнеров. А потом пересылаем их в любую точку мира.
Главное достоинство офлайн-участия, которое вы так цените — нетворкинг.
И мы делаем все для того, чтобы это было не просто супер, а еще и супер-безопасно в нынешние непростые времена.
Все сотрудники конференции сдают тест ПЦР и ходят в масках.
Участникам выдаем комплект медицинских масок, санитайзеры, а еще их в любой момент можно взять у организаторов.
Во всех помещениях конференции и в фойе работают мощные рециркуляторы воздуха.
Между докладами предусмотрены перерывы 15 минут. Они заложены для того, чтобы обработать поверхности и проветрить.
Каждый микрофон мы протираем спиртовыми салфетками, прежде чем передать его участнику.
В зоне кофебрейков и обедов соблюдаются нормы социальной дистанции.
Следующие конференции пройдут уже совсем скоро. PHP Russia 2021 состоится 28 июня в московской Radisson Slavyanskaya. А 30 июня и 1 июля откроет свои двери TechLead Conf 2021 — конференция, полностью посвященная инженерным процессам и практикам.
Мы будем рады видеть вас и в онлайне, и офлайн. Выбирайте свой формат участия, присматривайте классные доклады. И до встречи!
Планирование гибридных мероприятий: инсайты с Event Leaders Live
Саммит Event Leaders Live: бизнес, дизайн и стратегия прошёл 3 июня 2021 года. Эксперты в области планирования мероприятий поделись своим мнением о гибридном формате и опытом организации таких событий. Главные инсайты в этом материале.
Будущее за гибридными событиями. Но что это значит и как организовать эффективное гибридное мероприятие все еще под вопросом.
Дж. Б. Миллер, президент и генеральный директор ивент-агентства Empire Entertainment, поделился своим философским определением гибридных мероприятий: «присутствие очных участников более чем в одном физическом месте, плюс виртуальные участники онлайн».
Эта формула декларирует особенность подхода: необходимо «доставить» очных участников тем, кто подключился к событию дистанционно.
Цель продюсеров мероприятий по словам эксперта состоит в том, чтобы обе группы получили схожий опыт, при этом нужно предложить каждой из них нечто уникальное.
На этапе планирования важно предусмотреть, чтобы опыт гостей был равноценным вне зависимости от формата участия. Для каждого сегмента аудитории он советует разработать «стратегии по улучшению опыта».
В случае с виртуальными участниками это могут быть эксклюзивный контент, сеансы вопросов и ответов или специальные сессии для «встреч и приветствий», а также параллельный контент с использованием геймификации и других инструментов.
Многие люди думают, что гибрид – это всё технологические решения. Это не так. Чаще всего решения носят творческий или логистический, а потом уже технологический характер. Лучшие гибридные решения включают в себя все три параметра.
Формат мероприятия при этом ничем не ограничен. Миллер поделился примерами из работы Empire:
Ужины: используйте 360-градусные камеры или разместите за столом планшеты, чтобы привлечь виртуальных участников к обсуждению за ужином. Интересная застольная беседа может транслироваться в прямом эфире для неограниченной аудитории.
Заставить их думать, что они являются частью одного и того же события, – вот где может произойти волшебство, если вы все делаете правильно.
Самый болезненный вопрос на данный момент – стоимость цифровых решений. Крюгер отметил, что цены на платформы варьируются от 0 до более чем 300 000 долларов. Уайт добавил, что мы ещё не подошли к тому, чтобы вычислить формулу удорожания гибридного мероприятия по сравнению с очным.
Коберн считает, что редко платформы могут предоставить сразу все функции, которые могут понадобиться ивент-менеджеру. Он предлагает комбинировать основную платформу трансляции с дополнительными, “легкими” решениями. По мнению эксперта это может упростить техническую часть и значительно сэкономить бюджет.
Вовлеченность – это то, что мы разрабатываем, а не покупаем. Никакие платформы не способны избавить от тщательного планирования. Рассматривать гибридный формат стоит не как антикризисную меру, а как естественную эволюцию мероприятий: их главная цель привлекать аудиторию. Способов для этого стало больше чем прежде.
Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату
Гибридный формат мероприятий позволяет в некоторой степени компенсировать недостатки онлайн-ивентов. Исполнительный директор агентства Sobytie Communications Татьяна Слободян подготовила краткий гид по гибридам.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Скорее всего, полноценный офлайн-формат вернётся к нам не раньше середины лета 2021 года. Постепенный переход к «живым» проектам начнётся во втором полугодии, по мере увеличения числа вакцинированных людей.
Что такое гибридные мероприятия
Это совмещение элементов офлайн- и онлайн-форматов. Физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в студии, может подключиться практически неограниченное количество онлайн-пользователей.
В условиях пандемии мы все были вынуждены уйти в онлайн и гибрид. Пока кому-то было сложно перестроиться и привыкнуть к коммуникации через монитор, другие быстро оценили положительные аспекты новых форматов. Например, существенное снижение затрат на логистику спикеров и участников в рамках больших отраслевых конференций. Спикерам стало проще встроиться в программу мероприятия, имея возможность подключения из любой точки мира.
Кейс Sobytie Communications — международный транспортно-логистический форум «PRO//Движение.1520», который мы провели в 2020 году как раз в гибридном формате. Как следствие, форум значительно увеличил аудиторию в сравнении с прошлым годом, когда мероприятие проводилось офлайн. Также гибридный формат позволил нам пригласить известного зарубежного спикера, китайского визионера —— Юкон Хуанга, при этом оптимизировав расходы на логистику.
Рассказываем, как мошенники убивают рекламные бюджеты и как защитить ваше приложение.
Онлайн-выступления дают больше возможностей для наполнения программы с минимальными организационными расходами. Поэтому допускаю, что большинство компаний уже не перейдут в тотальный офлайн, как это было раньше.
Техническая сторона гибридных мероприятий
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Основой любого гибридного мероприятия является виртуальная платформа с практически неограниченным функционалом: регистрация участников, трансляции из студий в режиме реального времени с возможностью беседы со зрителями, голосования —— общедоступные и закрытые с платным доступом, отдельные переговорные комнаты, виртуальные выставочные 3D-пространства, возможность скачивания материалов и создание архива мероприятия, инструменты геймификации и так далее.
Наиболее популярен вариант создания собственной платформы: это позволяет соблюсти фирменный стиль, добавив только необходимые функции. Что в каких-то случаях может быть даже дешевле, чем уже существующая платформа. Особенно если речь идёт о мероприятии с большой аудиторией, следовательно, с подключением большого количества участников.
В начале 2021 года команда События провела большое онлайн-заседание с участием представителей Правительства РФ. Мы использовали концепцию сегментирования аудиторий на авторизованных пользователей и внешних зрителей. Разделяя эти два потока на платформе, мы имели возможность ограничить просмотр закрытой части заседания, при этом не сужая общий функционал платформы для неавторизованных пользователей.
Подобную практику мы применяли и в рамках форума «PRO//Движение.1520», но в другом решении: зарегистрированные пользователи имели больше сервисов, в том числе для общения (переговорные комнаты в видеоформате, групповые чаты, личные чаты между зарегистрированными участниками).
Гибридный формат предоставляет массу возможностей. Офлайн-дополнением для максимального погружения в атмосферу мероприятия может стать доставка пакетов участника, сувенирной продукции и даже фуршетных сетов на дом каждому посетителю. Можно пустить зрителей «за кулисы» и показать бэкстейдж проекта, ведь так интересно прикоснуться к чему-то закрытому для обычного гостя и почувствовать себя частью огромной команды.
Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия
Важно всегда помнить про людей, для которых вы проводите гибридное мероприятие. Именно их цели и потребности в рамках проводимого события должны стоять в приоритете. При разработке платформы необходимо ставить себя на место пользователя, оценивая удобство интерфейса.
Профессиональное техническое сопровождение, стабильное соединение, высокое качество видео и звука, и опытный режиссёр трансляции — основы онлайн-мероприятий.
Удерживать аудиторию в онлайне сложнее, чем в офлайне, поэтому при разработке программы необходимо делать ставку на максимально вовлекающий контент.
Отсюда вытекает следующий пункт — продолжительность мероприятия. Каждый из нас помнит, насколько тяжело было выдерживать долгие трансляции в период весенней изоляции. Мероприятие должно пройти эффективно для всех сторон.
Именно поэтому основную программу форума «PRO//Движение.1520» мы дополняли включениями из студии, где ведущая брала интервью у гостей и делала обзоры событий дня. Это позволило нам оставаться в контакте с аудиторией в перерывах между сессиями и не терять зрителей.
Кроме того, удержать внимание онлайн-аудитории поможет удобная коммуникация. Если технические аспекты участия в дискуссии и возможность задать вопрос спикеру интуитивно понятны —— это однозначно увеличит вовлечённость зрителей. Модерацию онлайн-части стоит вписать в сценарий мероприятия. Заранее подготовленные вопросы и реплики для коммуникации онлайн-модератора со зрителями подогреют активность всех участников и сделают мероприятие максимально живым.
Ещё одним цепляющим моментом может стать разнообразие картинки. Грамотно выстроенная цепочка переключения изображения поможет активизировать внимание зрителя, а разнообразие планов даст более полную картину офлайн-площадки и поможет в конструировании ощущения присутствия.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий
Перечислим, на что точно стоит обратить внимание.
Контент. Как было сказано выше, он должен быть ёмким и вовлекающим.
Репетиции. Это касается не только технических прогонов, но и выступлений спикеров. Многие эксперты отлично работают с живой аудиторией, но в работе на камеру есть свои тонкости. Предварительные тесты помогут спикеру чувствовать себя более уверенно.
Взаимодействие всех служб. В процессе подготовки проекта (которая, в основном, тоже проходит удалённо) нужно быть уверенным в полной синхронизации работы всей команды. И проводить совместные «статусные» совещания чаще, чем при подготовке офлайн-проекта.
Интеллектуальные права. Необходимо детально прорабатывать юридический вопрос приобретения прав, особенно при трансляциях на YouTube.
Готовность к внезапным изменениям. Запасной план помогает оперативно принимать решения и выбирать площадку по мере внешних изменений, которые за время подготовки проекта могут случиться не раз и не два.
Гибридное мероприятие в цифрах
Благодаря гибридному формату компания может достигать разных целей.
Увеличение охвата аудитории
Для простого сравнения приведём статистику мероприятия «PRO//Движение.1520» 2020 года. Гибридный формат позволил увеличить аудиторию события ровно вдвое. В 2020 году участниками стали 650 компаний из 28 стран. При этом в 2019 году, в офлайн-форуме, приняли участие представители 325 компаний из 17 государств. Кроме этого, онлайн-формат открывает несравненные возможности и для зрительского участия: в 2020 году трансляцию на платформе форума смотрели более 4000 человек.
Оптимизация расходов
Площадка, логистика, гонорары артистов и их технический райдер, кейтеринговое обслуживание и так далее. В нашей практике снижение расходов на логистику зарубежного спикера позволило вложить больший процент бюджета в техническое оснащение площадки и обеспечение трансляций, что однозначно улучшило качество мероприятия.
Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)
Однозначным плюсом гибрида является его доступность. Охват аудитории в разы превышает возможности офлайна. Мероприятия сейчас стали более цифровыми и оперативными. И, безусловно, безопасными для здоровья участников в текущей ситуации.
Уже сейчас мы видим подтверждение тому, что онлайн-форматы меняют и сам офлайн: физические мероприятия будут наполнены самыми эффективными высокотехнологичными фишками, вынесенными из опыта гибридных мероприятий. Эта тенденция позволит мероприятиям стать ещё более интересными и качественными, а компании-заказчики смогут привлекать ещё большую аудиторию.
Лаконичный контент и 3D-экскурсии: как организовать эффективную гибридную конференцию
Во время пандемии все большую популярностью приобретают гибридные конференции — когда к проводимому офлайн-мероприятию зрители подключаются дистанционно. Этот вариант, родившийся еще до пандемии, стал заменой классическим онлайн-ивентам. По данным исследования, проведенного Sonic Foundry и Webcasting, 23% организаторов заявили, что с каждым разом во всех следующих гибридных мероприятиях участвовало больше человек. А 15% респондентов сообщили, что отдают предпочтение тем ивентам, которые предоставляют опцию онлайн-посещения. Как проводятся такие мероприятия и как сделать их максимально эффективными? Рассказывает Варвара Семенихина, CEO Timepad, крупнейшей экосистемы для организации событий и продажи электронных билетов.
Гибридные ивенты и их форматы
Суть гибридного мероприятия в том, что организаторы, приглашенные гости и некая часть аудитории находятся на обычной офлайновой площадке, а другие слушатели присоединяются через интернет. Так делают, чтобы подключить неограниченное число участников для доступа к уникальной информации или чтобы позволить присутствовать на важном событии тем, кто по определенным причинам не смог посетить его «вживую».
Еще один из ключевых компонентов гибридного ивента — возможность взаимодействия. Участники перед экраном не просто смотрят видео, а могут общаться с теми, кто находится на офлайн-площадке. При этом гибридность не всегда подразумевает вариант, когда условная конференция проходит в Москве, но собирает участников перед экранами в ЮАР и Китае. Они все могут находиться в одном зале, но взаимодействовать с организаторами и другими участниками — через гаджет: планшет, ноутбук. По такому сценарию Austrian Wineорганизовали первую в истории дегустацию вин в гибридном формате из-за пандемии. Ивент организовали на платформе Brella, участники находились в Москве, каждый за своим столиком с планшетом и винами. А производители — в Австрии.
Основных форматов гибридных ивентов три. Первый и самый распространенный — это трансляция с места события c большими экранами. Есть главный ивент, который транслируется онлайн-аудитории, а офлайн-аудитория видит онлайн-участников на больших экранах.
Второй вариант — события проходят в нескольких местах одновременно: организаторы предлагают небольшому количеству участников прийти в офис, студию или коворкинг-пространство, чтобы смотреть трансляцию вместе и обсуждать ее. Таким образом можно задействовать людей в разных регионах, объединив их в группы. Им нет необходимости лететь в другой город или страну ради мероприятия, и в то же время они общаются вживую и получают ценный опыт физического взаимодействия. В таком формате реализован хакатон Junction.
И реже используется формат, при котором ивент происходит на площадке с виртуальными комнатами для всех онлайн-участников, где они могут общаться: это отчасти напоминает классические конференции в Zoom.
Использование сторонней платформы VS Создание собственной
Результативность проводимого мероприятия напрямую зависит от выбранной для этого площадки. Она должна обеспечить большое количество участников (зачастую это не 100 и даже не 1000 человек), простоту регистрации, возможность двусторонней коммуникации между организаторами и онлайн-гостями, зрителями. Не лишними здесь будут отдельные виртуальные комнаты (в идеале — и закрытые, и открытые), возможность разделения трансляции на несколько потоков, выставочные 3D-пространства и различные интерактивные элементы.
Кроме всем известных Zoom, YouTube и других социальных сетей (Instagram, преимущественно), существуют специальные платформы, созданные именно под гибридные мероприятия. К ним относится, например, уже упомянутая выше Brella, которую использовали Austrian Wine. Платформа предлагает несколько потоков трансляции, опросники, спонсорство, общение участников один на один, их объединение в комнаты, а также аналитику ивента. Использовать Brella можно и с компьютера, и через приложения для смартфона.
Другая популярная платформа — Swoogo, отличающаяся гибкостью настройки: от регистрационной формы до маркетинга. Сервис Virbela среди аналогов выделяется использованием VR-технологий. А они на 25% повышают длительность встречи в сравнении с классическими конференциями. Крупные компании уже оценивают перспективность внедрения VR в онлайн-ивенты: так Apple в пандемию приобрела NextVR.
На российском рынке столь широкого разнообразия платформ для проведения гибридных ивентов нет. Однако многие сервисы двигаются в сторону расширения функционала для организации онлайн-мероприятий и гибридных событий, которые становятся все более востребованными, в том числе благодаря пандемии. На Timepad организаторы событий уже сегодня могут создать онлайн-ивент в несколько кликов. Дополнительно платформа дает возможность воспользоваться интегрированным сервисом Zoom для трансляций длительностью более 40 минут без необходимости оплаты подписки на месяц. В дальнейших планах компании внедрение функционала для создания полноценных гибридных ивентов. Все это будет работать на усиление онлайн-форматов, все более востребованных у аудитории.
Способы удержать внимание онлайн-аудитории
Гибридная конференция ставит перед собой цель сделать онлайн-часть такой же эффективной, как офлайн, поэтому организаторам необходимо озаботиться вопросом интерактивной и коммуникационной части. Самые базовые моменты здесь: функции «задать вопрос спикеру» и «отправить комментарий», взаимодействие онлайн-модератора с аудиторией в том же объеме, что и офлайн-ведущего с гостями в реальном зале. А также следует позаботиться о разнообразии планов, попадающих в камеру, и частой смене изображений — иначе ивент мало чем будет отличаться от обычной записи веб-трансляции условного вебинара.
Удержание аудитории в онлайне осуществить намного сложнее, чем в офлайне, поэтому позаботьтесь о грамотном тайминге. Люди, посещающие мероприятия онлайн, предпочитают более лаконичный контент: выступления спикеров должны длиться не более 20 минут, а после каждой сессии рекомендовано делать небольшие перерывы. А продолжительность всего мероприятия не должна превышать 3-4 часов. Это во многом связано с тем, что экран утомляет намного сильнее, чем физическое присутствие в зале. Поэтому провести в удаленном формате конференцию с утра до позднего вечера не получится. Или, как минимум, ее придется разбить на несколько блоков, каждый из которых будет рассчитан на разную аудиторию.
Люди, посещающие мероприятия онлайн, предпочитают более лаконичный контент: выступления спикеров должны длиться не более 20 минут, а после каждой сессии рекомендовано делать небольшие перерывы. А продолжительность всего мероприятия не должна превышать 3-4 часов.
Позаботьтесь о взаимодействии участников мероприятия: запустите для них открытый live-чат, предложите закрытые комнаты, чтобы они могли организовать переговоры один на один. Добавьте в ивент функцию видеозвонков между офлайн и онлайн-участниками — это тоже отлично работает на стирание границы между живым и digital-пространством. Создайте площадку для общения офлайн-посетителей с онлайн-участниками: например, запустите функцию подбора интересных друг другу участников с помощью AI. Конференции посещают не только для того, чтобы получить полезную информацию, но и для общения с единомышленниками. И будет не лишним разработать мобильное приложение, где участники смогут посмотреть профили спикеров, расписание мероприятий и прочую информацию.
Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату
Гибридный формат мероприятий позволяет в некоторой степени компенсировать недостатки онлайн-ивентов. Исполнительный директор агентства Sobytie Communications Татьяна Слободян подготовила краткий гид по гибридам.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Скорее всего, полноценный офлайн-формат вернётся к нам не раньше середины лета 2021 года. Постепенный переход к «живым» проектам начнётся во втором полугодии, по мере увеличения числа вакцинированных людей.
Что такое гибридные мероприятия
Это совмещение элементов офлайн- и онлайн-форматов. Физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в студии, может подключиться практически неограниченное количество онлайн-пользователей.
В условиях пандемии мы все были вынуждены уйти в онлайн и гибрид. Пока кому-то было сложно перестроиться и привыкнуть к коммуникации через монитор, другие быстро оценили положительные аспекты новых форматов. Например, существенное снижение затрат на логистику спикеров и участников в рамках больших отраслевых конференций. Спикерам стало проще встроиться в программу мероприятия, имея возможность подключения из любой точки мира.
Кейс Sobytie Communications — международный транспортно-логистический форум «PRO//Движение.1520», который мы провели в 2020 году как раз в гибридном формате. Как следствие, форум значительно увеличил аудиторию в сравнении с прошлым годом, когда мероприятие проводилось офлайн. Также гибридный формат позволил нам пригласить известного зарубежного спикера, китайского визионера —— Юкон Хуанга, при этом оптимизировав расходы на логистику.
Рассказываем, как мошенники убивают рекламные бюджеты и как защитить ваше приложение.
Онлайн-выступления дают больше возможностей для наполнения программы с минимальными организационными расходами. Поэтому допускаю, что большинство компаний уже не перейдут в тотальный офлайн, как это было раньше.
Техническая сторона гибридных мероприятий
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Основой любого гибридного мероприятия является виртуальная платформа с практически неограниченным функционалом: регистрация участников, трансляции из студий в режиме реального времени с возможностью беседы со зрителями, голосования —— общедоступные и закрытые с платным доступом, отдельные переговорные комнаты, виртуальные выставочные 3D-пространства, возможность скачивания материалов и создание архива мероприятия, инструменты геймификации и так далее.
Наиболее популярен вариант создания собственной платформы: это позволяет соблюсти фирменный стиль, добавив только необходимые функции. Что в каких-то случаях может быть даже дешевле, чем уже существующая платформа. Особенно если речь идёт о мероприятии с большой аудиторией, следовательно, с подключением большого количества участников.
В начале 2021 года команда События провела большое онлайн-заседание с участием представителей Правительства РФ. Мы использовали концепцию сегментирования аудиторий на авторизованных пользователей и внешних зрителей. Разделяя эти два потока на платформе, мы имели возможность ограничить просмотр закрытой части заседания, при этом не сужая общий функционал платформы для неавторизованных пользователей.
Подобную практику мы применяли и в рамках форума «PRO//Движение.1520», но в другом решении: зарегистрированные пользователи имели больше сервисов, в том числе для общения (переговорные комнаты в видеоформате, групповые чаты, личные чаты между зарегистрированными участниками).
Гибридный формат предоставляет массу возможностей. Офлайн-дополнением для максимального погружения в атмосферу мероприятия может стать доставка пакетов участника, сувенирной продукции и даже фуршетных сетов на дом каждому посетителю. Можно пустить зрителей «за кулисы» и показать бэкстейдж проекта, ведь так интересно прикоснуться к чему-то закрытому для обычного гостя и почувствовать себя частью огромной команды.
Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия
Важно всегда помнить про людей, для которых вы проводите гибридное мероприятие. Именно их цели и потребности в рамках проводимого события должны стоять в приоритете. При разработке платформы необходимо ставить себя на место пользователя, оценивая удобство интерфейса.
Профессиональное техническое сопровождение, стабильное соединение, высокое качество видео и звука, и опытный режиссёр трансляции — основы онлайн-мероприятий.
Удерживать аудиторию в онлайне сложнее, чем в офлайне, поэтому при разработке программы необходимо делать ставку на максимально вовлекающий контент.
Отсюда вытекает следующий пункт — продолжительность мероприятия. Каждый из нас помнит, насколько тяжело было выдерживать долгие трансляции в период весенней изоляции. Мероприятие должно пройти эффективно для всех сторон.
Именно поэтому основную программу форума «PRO//Движение.1520» мы дополняли включениями из студии, где ведущая брала интервью у гостей и делала обзоры событий дня. Это позволило нам оставаться в контакте с аудиторией в перерывах между сессиями и не терять зрителей.
Кроме того, удержать внимание онлайн-аудитории поможет удобная коммуникация. Если технические аспекты участия в дискуссии и возможность задать вопрос спикеру интуитивно понятны —— это однозначно увеличит вовлечённость зрителей. Модерацию онлайн-части стоит вписать в сценарий мероприятия. Заранее подготовленные вопросы и реплики для коммуникации онлайн-модератора со зрителями подогреют активность всех участников и сделают мероприятие максимально живым.
Ещё одним цепляющим моментом может стать разнообразие картинки. Грамотно выстроенная цепочка переключения изображения поможет активизировать внимание зрителя, а разнообразие планов даст более полную картину офлайн-площадки и поможет в конструировании ощущения присутствия.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий
Перечислим, на что точно стоит обратить внимание.
Контент. Как было сказано выше, он должен быть ёмким и вовлекающим.
Репетиции. Это касается не только технических прогонов, но и выступлений спикеров. Многие эксперты отлично работают с живой аудиторией, но в работе на камеру есть свои тонкости. Предварительные тесты помогут спикеру чувствовать себя более уверенно.
Взаимодействие всех служб. В процессе подготовки проекта (которая, в основном, тоже проходит удалённо) нужно быть уверенным в полной синхронизации работы всей команды. И проводить совместные «статусные» совещания чаще, чем при подготовке офлайн-проекта.
Интеллектуальные права. Необходимо детально прорабатывать юридический вопрос приобретения прав, особенно при трансляциях на YouTube.
Готовность к внезапным изменениям. Запасной план помогает оперативно принимать решения и выбирать площадку по мере внешних изменений, которые за время подготовки проекта могут случиться не раз и не два.
Гибридное мероприятие в цифрах
Благодаря гибридному формату компания может достигать разных целей.
Увеличение охвата аудитории
Для простого сравнения приведём статистику мероприятия «PRO//Движение.1520» 2020 года. Гибридный формат позволил увеличить аудиторию события ровно вдвое. В 2020 году участниками стали 650 компаний из 28 стран. При этом в 2019 году, в офлайн-форуме, приняли участие представители 325 компаний из 17 государств. Кроме этого, онлайн-формат открывает несравненные возможности и для зрительского участия: в 2020 году трансляцию на платформе форума смотрели более 4000 человек.
Оптимизация расходов
Площадка, логистика, гонорары артистов и их технический райдер, кейтеринговое обслуживание и так далее. В нашей практике снижение расходов на логистику зарубежного спикера позволило вложить больший процент бюджета в техническое оснащение площадки и обеспечение трансляций, что однозначно улучшило качество мероприятия.
Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)
Однозначным плюсом гибрида является его доступность. Охват аудитории в разы превышает возможности офлайна. Мероприятия сейчас стали более цифровыми и оперативными. И, безусловно, безопасными для здоровья участников в текущей ситуации.
Уже сейчас мы видим подтверждение тому, что онлайн-форматы меняют и сам офлайн: физические мероприятия будут наполнены самыми эффективными высокотехнологичными фишками, вынесенными из опыта гибридных мероприятий. Эта тенденция позволит мероприятиям стать ещё более интересными и качественными, а компании-заказчики смогут привлекать ещё большую аудиторию.