что такое гибкое планирование

Жесткое или гибкое планирование? Что выбрать?

Если вы, как и я, любите структурировать свой день и знать, что вы будете делать завтра, то у вас наверняка случалось так, что появлялись незапланированные дела, которые срочно надо решить/сделать.

В статье, посвященной тому, как я планирую свою неделю, ссылка на статью тут, я рассказал про «фиксированное планирование». Но жизнь штука непредсказуемая, именно поэтому необходимо адаптировать свой график, под незапланированные, но в то же время неотложные дела.

Разберемся с понятийным аппаратом, который присутствует в статье:

Когда ситуация +/- штатная, фиксированное планирование очень хорошо помогает «разогнаться», набрать ритм и щелкать задачки, как орешки 🙂

Но бывает, что наступают «переходные» моменты, например, переезд в другую квартиру, другой город / страну. Даже переезд на лето на дачу. Тоже нестандартная ситуация.

Инструменты фиксированного планирования у меня в основном это компьютерные программы Notion и Evernote и Google Calendar. Все эти приложения есть и в мобильной версии, так что всегда под рукой.

Иногда это доходит вплоть до того, что я расписываю, что буду есть в конкретный день, чтобы не покупать лишнего и не пришлось выкидывать еду.

Бывает и такое, да 😀

Итак, в гибком планировании принципы немного другие.

Во-первых, необходимо разобрать именно эти гибкие задачи. Да, иногда придется пожертвовать блоками, но исхожу из того, что чем быстрее разберусь с гибкими задачами, тем раньше приступлю к фиксированным.

Что вы думаете о гибком и фиксированном планировании? Какой подход используйте сами? Дайте знать об этом в комментариях, пообщаемся:)

Не забывайте переходить в Telegram-канал.

Считаю что планировать жестко, расписания дня, это планирование ради планирования.
Использовать гибкие приемы, в данном «контексте» распорядка дня, это равносильно спланировать в уме. Для этого не требуется специальные навыки или инструменты.

КанБан, с приоритетными маркерами, для таких операционных задач подходит, но он да, не привязан ко времени, то есть привязан, но плохо планируется во времени, если не точных данных о том сколько то или иное действие займет времени.

Есть список задач, у них разные приоритеты.
Они поступают, от приоритета, вы их исполняете, закрываете, либо переносите дату.

А планирование завтрака, это уже перебор, как по мне, где ваш дух авантюризма? 🙂

Источник

Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»

К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.

Три вида задач

Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.

В современном выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.

Жесткие задачи

Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:

Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.

Гибкие задачи

Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:

Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.

Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до » (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.

Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.

Бюджетируемые задачи

Бюджетируемые задачи — это разновидность гибких задач. К ним относятся дела, на выполнение которых отведено какое-то конкретное время. Например:

У бюджетируемых задач тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они требуют определенных временных затрат.

Бюджетируемые задачи могут быть и регулярными. Предположим, что проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.

Алгоритм планирования

Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?

Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.

Алгоритм планирования состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составить список гибких задач

Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.

Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.

В результате у вас должно получиться примерно следующее:

На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.

Для гибких задач лучше использовать формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».

Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи

Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше обозначить, например, выделить красным цветом.

Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.

Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.

Этап 3. Бюджетировать время на крупные приоритетные задачи

Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:

Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.

При бюджетировании учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.

Этап 4. Запланировать жесткие задачи

На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:

Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.

Иногда случаются мелкие неувязки, которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.

Этап 5. Выполнение плана

Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.

Если приоритетная задача относится к бюджетируемым, вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».

Бюджетируемые задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.

Невыполненные гибкие задачи, если они актуальны, переносят на следующий день.

Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или переформулировать.

Заключение

планирование — это отличное решение, если ваш день насыщен встречами, выступлениями и другими подобными мероприятиями. Чтобы выжать максимум из этой техники, учтите следующее:

1. Чем больше «воздуха» в вашем плане, тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» при появлении неожиданных дел.

2. Добавляйте в свой план «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано. С их помощью вы сможете спасти свое расписание в случае появления непредвиденных задач и форс-мажоров.

2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.

Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.

Источник

«Нам нужен план Б»: что такое гибкое планирование и как его применять

Как в кризис сделать компанию более управляемой

IT-инструменты, которые использует Эдуард Шмидт

Пандемия коронавируса перечеркнула многим компаниям планы развития. Им пришлось приспосабливаться к новой действительности и работать совсем по другим сценариям. Но и в более спокойные времена расхождения между планом и фактом нередко вызывали разочарование у собственников и команды. А всё потому, что планирование не было гибким. О том, как с помощью гибкого планирования добиваться поставленных целей, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании Shmidt Consulting Эдуард Шмидт.

Но, во-первых, анализ, проведённый аналитиками Bain&Company, показывает, что кроме показателя «чистая прибыль» есть ещё ряд очень важных показателей, которые связаны с производительностью фирмы. Поэтому результативнее анализировать более высокую производительность, а не предсказуемую прибыль.

Во-вторых, модель долгосрочного планирования и чёткого следования плану особенно неэффективна в периоды постоянных кризисов и «чёрных лебедей». Исторически две трети успешных предприятий были вынуждены отказаться от своих первоначальных стратегических планов, чтобы справиться с непредвиденными рыночными условиями. В мире непредсказуемых и ускоряющихся перемен долгосрочные планы будут всё более ненадёжными, а постановка сотрудникам задачи придерживаться ошибочных планов будет становиться всё более рискованным занятием.

Результатами эффективного планирования и составления бюджета являются улучшение результатов для следующих фигурантов:

Чтобы планировать гибко и эффективно в современных реалиях, необходимо основное внимание уделять:

росту и развитию компетенций сотрудников.

В этом списке нет компетенции «предсказать непредсказуемое». Гибкая система принимает в расчёт высокую неопределённость и потенциальные поворотные точки. Она не притворяется, что чего-то непредсказуемого и плохо управляемого не может быть.

Как правило, когда в компании начинается процесс планирования и составления бюджета, финансовый директор выдаёт финансовые цели и руководство по определению расходов. Позже, когда каждое подразделение подаёт свою бюджетную заявку, выясняется, что общая сумма расходов компании превышена на 20%.

В этот момент финансовый директор проводит некоторый финансовый анализ, чтобы расставить приоритеты инвестиций/расходов и сделать болезненные сокращения в бюджете. На бумаге всё в итоге складывается в впечатляющую прибыль. На самом деле редко получается так, как запланировали.

Более эффективный подход заключается в том, чтобы превратить целевые результаты повышения производительности в стратегические руководящие принципы. Именно они будут применяться в процессе составления бюджета и его адаптации к реальной ситуации.

Эти руководящие принципы вынуждают обсуждать вопрос о выделении ресурсов, исходя из стратегии, а не из потребности отдельных проектов. Вот несколько типичных вопросов, которые необходимо вынести на повестку дня во время планирования и составления бюджета (эти вопросы и есть пример руководящих принципов):

Каковы результаты, которые будут наиболее важны для стратегического успеха?

Каков правильный баланс между ресурсами, ведущими к постепенным инновациям, и к прорывным инновациям?

Сколько средств должно поступать в различные сегменты клиентов?

Сколько средств должно поступать по различным каналам сбыта, географическим регионам, бизнес-единицам, торговым маркам или линейкам продуктов?

Сколько технологических ресурсов должным образом расходуется на поддержание текущих систем в рабочем состоянии по сравнению с разработкой новых функций или улучшением архитектуры?

Какие гипотезы должны быть верны для того, чтобы эти стратегии распределения ресурсов работали, и как мы можем проверить их наиболее быстро и эффективно?

Когда руководители привязывают отдельные инвестиции к этим стратегическим принципам, они часто обнаруживают удивительные закономерности. Самая большая возможность для роста компании может оказаться потерей доли рынка и незначительными инвестициями в инновации. 90% технологического бюджета, возможно, будут поддерживать уже устаревшие системы. Инвестиции в онлайн-канал, которому отдают предпочтение ключевые клиенты, могут оказаться крайне низкими.

Правильно увязывая собственные ресурсы со стратегическими приоритетами, руководители компании могут понять, какие статьи расходов следует сократить. Но делать это необходимо не в ущерб стратегическим целям и с понимаем того, как реагировать на неожиданные события и результаты.

Если мы корректируем долгосрочный план каждый квартал, месяц или неделю, мы постоянно повышаем его точность.

Как и пятидневные ураганные пути, пятилетние бизнес-стратегии трудно предсказать. К счастью, бизнес-планирование может следовать аналогичным принципам:

описывать ожидаемый путь;

оценивать неопределённость и разумный диапазон результатов;

уточнять гипотезы, лежащие в основе прогнозов;

отслеживать достоверность этих гипотез;

изменять ошибочные гипотезы;

адаптировать планы для достижения наилучших результатов в свете наиболее точной информации.

Для большинства компаний, которые применяют традиционное планирование и бюджетирование, исторически сложилась удобная и комфортная ситуация. Они стремятся сделать точный план, в котором нет места альтернативам и неопределённости. Руководителям нравится знать, чего от них ждёт высшее руководство. Генеральным директорам приятен контроль за исполнением поставленных планов. Трудно отказаться от такой модели.

Но в нынешних реалиях важно следовать новым принципам:

Создавать промежуточные планы, которые нацелены на короткий срок.

Сверять план с фактом.

Делать выводы/корректировки главного плана.

Только это поможет достигать результатов, соответствующих и ожиданиям руководства, и реальной ситуации.

Источник

Agile-маркетинг: 10 принципов гибкого планирования в бизнесе

Аудиоверсия этой статьи

Вы понимаете, насколько важно быстро принимать решения в современном бизнесе и менять вектор развития? Тогда вы точно должны знать, что такое agile-маркетинг.

Принципы ведения бизнеса меняются очень быстро. То, что работало вчера, завтра может не сработать. И ситуация складывается так, что вы либо подстраиваетесь под рынок, либо теряете прибыль на ровном месте.

Agile-маркетинг — это процесс динамического изменения стратегии продвижения бизнеса.

Он подразумевает выполнение незначительных действий, которые мгновенно влияют на результат. Здесь не нужно долгосрочное планирование бюджетов и выстраивание длительных маркетинговых кампаний. Внимание концентрируется на мелких задачах, но внушительном результате.

Главная цель — максимальное вовлечение аудитории и привлечение новых клиентов. Для этого нужно найти точки быстрого воздействия на клиента с целью выполнения им целевого действия. В идеале — покупки.

Образовательная платформа по привлечению клиентов

Agile Marketing VS Традиционный маркетинг: жесткое противостояние или взаимодополняющие компоненты

Суть гибкого маркетинга в том, что вы в любой момент можете отойти от заданного вектора и внести корректировки в развитие компании. Это полностью противоречит принципам традиционного маркетинга, где все делается строго по расчету.

Но никто не заставляет вас отклоняться от стандартного курса. Одно из основных преимущества agile-маркетинга в том, что его можно использовать как дополнительный способ развития компании и привлечения клиентов.

Хороший пример — хитрый ход компании Oreo в 2013-м году. В Новом Орлеане на главном спортивном событии года в США отключили электричество. За финальным матчем американского футбола наблюдала вся страна. Маркетологи мгновенно отреагировали на ситуацию и опубликовали в Twitter такую запись:

«Нет электричества? Не проблема!»

«Вы можете перекусить и в темноте»

И это сработало! Запись до сих пор популярна. Сейчас она собрала 15.000+ ретвитов. При том, что в среднем каждый пост в этом аккаунте набирает не более нескольких сотен.

Общий маркетинговый план компании никак не пострадал от этого хода. Твит — простое действие, которое тут же принесло результат. Просто реакция на актуальную тему. Этот пример доказывает, что гибкий маркетинг не требует кардинальных изменений в ваших планах на счет бизнеса. Он существует как отдельная составляющая в развитии проекта.

Как сделать Agile Marketing максимально эффективным

Изучите основные принципы гибкого маркетинга, чтобы выжать из него максимум пользы:

1. Тщательное изучите целевую аудиторию

Вы должны быстро реагировать на любые комментарии и требования потенциальных клиентов. Давать им то, что нужно, прямо сейчас. Для этого регулярно собирайте обратную связь и отзывы. Научитесь буквально чувствовать, чего хотят (или могут хотеть) ваши клиенты.

2. Приготовьтесь быстро внедрять новые инструменты

Когда появилась платная реклама в Instagram, некоторые бренды начали размышлять, нужен ли им этот инструмент для продвижения. Другие же сразу опубликовали промо-посты и получили тысячи клиентов буквально за копейки. В итоге первая категория компаний все-таки пришла к тому, что Instagram — крутой инструмент, но на продвижение ушло гораздо больше денег.

3. Не бойтесь наступать на грабли, но обходите их в следующие разы

Принимая решения быстро, вы точно будете ошибаться. Сработают далеко не все инструменты agile-маркетинга. Но нужно понимать, что не ошибаются только те, кто ничего не делает. Главное делать правильные выводы и учиться на своих проколах.

4. Откажитесь от перфекционизма

Стремление доводить каждую деталь до идеала сильно замедляет развитие вашего бизнеса. Фишки нужно внедрять максимально быстро. Даже если вы оцениваете работу на 3 из 5, запускайте ее в ход. У вас будет время внести правки. Сначала запустите процесс, а потом доработайте его до пятерки.

5. Создавайте краткосрочные маркетинговые планы с быстрым сроком реализации

Продумывая идею очередной кампании, учитывайте, что внедрять ее нужно максимум в течение нескольких месяцев. Дальше — может быть неактуально. В случае с тем же примером компании Oreo маркетологам вообще потребовалось несколько минут, чтобы правильно среагировать на ситуацию. Понятно, что если вы вводите полноценный новый инструмент в бизнес, уйдет намного больше времени. Но затягивать тоже нельзя! Помните: гибкий маркетинг — это НЕ о перфекционизме.

В 2016 году сервис Periscope от Twitter Inc. очень быстро набрал популярность. Десятки тысяч русскоязычных пользователей ежедневно пользовались приложением для прямых трансляций с мобильных устройств. Тогда это было в новинку. Олесь Тимофеев тут же создал свой канал и начал вести эфиры. Даже не разбираясь толком с принципами использования платформы.

С помощью правильного продвижения Олесь быстро привлек целевую аудиторию в течение минимального времени:

Да, сейчас прямые эфиры в Instagram практически вытеснили из русскоязычного рынка Periscope. Зато на момент создания канала быстрая реализация дала отличный результат.

6. Оперативно устраняйте недочеты

Для внедрения agile-принципов нужно изучить целевую аудиторию. Но это работает и в обратном порядке. Вы можете использовать гибкий маркетинг, чтобы найти недостатки вашей компании в работе с клиентами и устранить их.

Например, внедрив чат-бота в клиент-сервис, можно интересным способом собрать обратную связь о новом продукте. Реагировать на полученную информацию нужно максимально быстро. Изучите все требования клиентов и выведите продукт на качественно новый уровень.

7. Регулярно проводите эксперименты

В Agile Marketing нет точного прогнозирования результата. Не стоит даже начинать, если вы боитесь делать маленькие шаги в развитии бизнеса вслепую. Нет, не так… Точнее, проработайте ваши страхи и в обязательном порядке начните проводить эксперименты. Да, некоторые из них не сработают, зато вы точно будете понимать, что реально приносит результат в вашем бизнесе.

8. Масштабируйте удачные идеи

Учитывая результаты экспериментов, превратите сработавшие фишки в постоянные способы продвижения. Возможно, их придется включить в традиционный маркетинговый план. Например, в Facebook Messenger недавно появилась возможность публиковать рекламные посты прямо в ленту сообщений пользователей. Поэкспериментируйте с этой функцией. Если поймете, что она приносит вам много трафика (при правильной настройке), этот источник можно включать в постоянную кампанию.

9. Используйте гибкий маркетинг для удовлетворения потребностей клиентов

Аудитория в интернете поддается влиянию трендов. Люди, которые пользуются предложениями вашей компании, будут рады увидеть популярные темы среди контента в вашем бизнесе. Конечно, если тренды хоть как-то соприкасаются с вашей нишей. Ищите способы предугадывать желания потребителей. Гибкий маркетинг позволяет быстро подстроиться под современный рынок и всегда оставаться на слуху.

10. Создайте команду для agile-маркетинга

Этот вид продвижения точно сработает в вашем бизнесе! Все зависит от качестве реализации. Создайте группу людей, ответственную за быстрое внедрение новых инструментов. Ставьте сотрудникам конкретные краткосрочные задачи, анализируйте результаты и вносите свои корректировки. Возможно, некоторые фишки agile-маркетинга в течение определенного времени принесут лучший результат, чем стандартное продвижение.

Развивая бизнес в интернете, очень важно вовремя реагировать на новые инструменты или актуальные инфоповоды. Agile-маркетинг — способ продвижения проекта, который подразумевает такой подход. Следуйте 10-ти обязательным принципам, чтобы добиться нужных результатов. Гибкий маркетинг постепенно становиться обязательным в общей стратегии развития компании. Лучшее время для его внедрения — сейчас.

Источник