что такое гибкие рабочие пространства
Коворкинг и гибкий офис: в чем разница
По привычке многие называют нас коворкингами, хотя это давно не так. Рассказываем, чем коворкинг отличается от гибкого офиса и какой формат выбрать, если вы ищете рабочее пространство для вашей компании.
• Выглядит как общая зона с рабочими местами, или опенспейс. Вот как на фото выше.
• В опенспейсе работают как отдельные фрилансеры, так целые команды. А некоторые крупные корпорации снимают коворкинг целиком и размещают там свои отделы.
• Как правило, на площадке в коворкинге есть дополнительная инфраструктура для работы и отдыха — зоны для отдыха с небольшими библиотеками, кухня, кофепоинты, переговорные комнаты.
• По сути, это офис с сервисом и более комфортными условиями аренды. Поэтому его и называют сервисный офис. Что значить гибкость в этом определении?
• Гибкость — в самой планировке: в сочетании отдельных кабинетов, переговорных, опенспейса и мягких рабочих зон.
• Количество рабочих мест в гибких офисах легко трансформировать под запросы компаний. Если сотрудников станет больше — просто возьмите места в опенспейсе или соседний офис. Если меньше — то на освободившиеся площади ваш арендодатель* сам подберёт новых арендаторов и снимет с вас финансовую нагрузку по аренде.
Ключ решает все вопросы с интернетом, клинингом, охраной, ремонтом и видеонаблюдением. Всё это уже входит в стоимость аренды — как и все счета за электричество и воду.
• Сама суть гибких рабочих пространств дает множество вариантов размещения сотрудников — рабочие места в опенспейсе, мини-офисы или возможность снять в аренду целое крыло / всё здание целиком. Это даёт возможность выбрать оптимальную для команды модель рассадки.
Принято считать, что коворкинги чаще всего выбирают небольшие стартапы, индивидуальные предприниматели, фрилансеры и малый бизнес — тем, у кого нет необходимости снимать отдельный офис. Плюсы работы в коворкинге для растущих стартапов очевидны — продуктивная среда, комфорт, цена и экономика.
Мы на собственных площадках наблюдаем такую тенденцию: стартапы, которые сначала арендовали пару рабочих мест в коворкинге, вырастают и переезжают в отдельный смарт-офис на этой же площадке. Это закономерный этап роста: команда становится больше, и ей экономически выгоднее снять целый офис. Но при этом остаться на той же площадке, где им комфортно.
Гибкие офисы более универсальны. В зависимости от площади, в них можно комфортно разместить малый и средний бизнес и крупные компании. Так, аудитория гибких офисов и коворкингов Ключа — представительства крупных российских и международных компаний, госкомпании, филиалы крупных организаций, известные бренды и стартапы.
Комплекс градостроительной политики и строительства города Москвы
Коворкинги: офисы другого формата
Поделиться
Подписывайтесь на Stroi.mos.ru
Обычные офисы уходят в прошлое, на смену им приходят коворкинги.
Откуда взялся такой формат работы, как коворкинги? Почему они намного привлекательнее стандартных рабочих пространств и в чем их отличие от гибких офисов? Разбираемся в этих вопросах в нашем материале.
Зарождение
Коворкинг-движение началось в 2005 году. Первое пространство такого рода появилось в Сан-Франциско (США). В течение нескольких лет коворкинги начали появляться в Великобритании, Германии, Испании и так далее. Первый коворкинг в нашей стране открылся в Екатеринбурге в 2008 году, а вскоре такие пространства появились в других городах. Коворкинг в переводе с английского означает «совместно работать». В целом под этим словом понимается единое пространство для совместной работы.
Офисы: нокаут от удаленки
Широкое развитие коворкинги получили во время кризиса 2008 года, когда американский WeWork изменил рынок офисов. Случилось это потому, что условия аренды всегда усложнялись. Снять пространство под проект было нелегкой задачей. К тому же необходимо было делать ремонт, покупать мебель, оборудование, настраивать все процессы, а компания все упростила. Продукт моментально нашел свою аудиторию – стартаперов, креативщиков и IT-специалистов, а затем масштабировался.
Опыт Москвы
Американский подход к офисным пространствам понятен – рабочие места должны не только побуждать к труду, но и включать зоны отдыха и, возможно, даже игр. Однако в нашей стране до недавнего времени к этому был более консервативный подход. В 2013–2014 годах у людей изменилось отношение к работе, к графику, появились новые пожелания к рабочему пространству как таковому. Коворкинги стали неотъемлемой частью рынка недвижимости, ведь пятая часть сделок, заключенных в 2021 году, проведена с участием именно таких операторов, а это очень много.
«Коворкинги становятся все более популярным офисным продуктом, так как они зарекомендовали себя хорошей альтернативой для отдыха от привычного опенспейс, а в период эпидемии и экономической нестабильности начали пользоваться еще большей популярностью. Мы наблюдаем тенденцию, что корпоративные структуры все чаще размещают своих сотрудников в коворкингах, многие из них перестали быть исключительно местами для малого и среднего бизнеса, распространившись на фрилансеров и работников других сфер», – рассказала глава архитектурного бюро MAD Architects Мария Николаева.
Офисы больше не нужны: как изменятся города после пандемии
По ее словам, на рынке представлены самые разные по размерам коворкинги: от масштабных площадью свыше 1 тыс. кв. метров, до компактных – в 200 «квадратов». Лучше всего себя зарекомендовали пространства площадью от 650 кв. метров и более. Кроме того, наблюдается рост интереса инвесторов к масштабным площадкам, а значит, и увеличение их вместимости.
Цена вопроса
Средняя цена рабочего места по Москве составляет 25–36 тыс. рублей: чем дальше от центра города, тем дешевле. Существует и система скидок, которые могут доходить до 30%, однако в этом вопросе все зависит от условий аренды, какой именно продукт покупает клиент, а также немалую роль играет объем сделки.
«Основной бизнес коворкинг-сетей делают крупные компании, а фрилансеры – поток. Выглядит это так: крупных сделок не больше 10 в году, но они создают 80% оборота, а мелких – несколько тысяч, но они дают не больше 10–15%», – пояснил управляющий партнер сети смарт-офисов SOK Ирек Аллаяров.
Реализация рабочих мест, как правило, зависит от сегмента, в котором они арендуются. В целом розничные компании снимают примерно 5–10 мест, средний и крупный бизнес – от 50 до 100, а корпорации – 500-1000.
К безусловным преимуществам такого вида рабочих пространств можно отнести то, что арендаторам не нужно заботиться об обустройстве и организации офисов, другими словами, они приходят не в пустую комнату, а в уже готовый продукт с современными решениями.
С точки зрения архитектуры коворкинг – лишь часть рабочего пространства. На одной площадке с ним могут располагаться разные элементы деловой инфраструктуры: кабинеты, лаунж-зоны, кухни и кофепоинты, переговорные.
Что такое «гибкие офисы»?
Помимо коворкингов на рынке существует такое понятие, как «гибкие офисы». Это помещение или целое здание, где есть опенспейс (коворкинг), дополнительная инфраструктура в виде кухни или переговорных, а основные площади занимают отдельные готовые офисы с сервисом.
Включенный сервис, гибкие условия аренды и трансформация под запросы компании – ключевые отличия таких офисов от коворкингов. «Это класс А в коммерческой недвижимости: дорогой качественный ремонт, дизайнерская мебель, продуманная эргономика и первоклассное техническое оснащение. Гибкий офис отличается от классического тем, что клиент заезжает в полностью готовое помещение на гибкий срок аренды и получает набор дополнительных сервисов – от клининга до аутсорсинга внутренних процессов. Именно такие мы и запускаем», – отметили в компании «Ключ».
По мнению специалистов компании, гибкий офис – это эволюция офисной недвижимости, некий образ жизни, к которому рано или поздно придет большинство.
Гни свою линию Зачем компаниям пересаживать сотрудников в гибкие офисы
С развитием современных технологий и увеличением числа людей, работающих по плавающему графику, за рубежом родилась концепция гибких офисов. В последние годы она развивается и у нас, правда, пока в основном в западных компаниях. «Дом» попытался разобраться — зачем работодатели «сгибают» пространства и как чувствуют себя сотрудники, находящиеся в таких офисах.
В соответствии с самой сутью идеи гибких офисов, которая предполагает высокую мобильность, точного определения таких пространств не существует. Главное, что их создают с учетом специфических потребностей организации и ее сотрудников, их основная задача — оптимизация использования помещений, а важная характеристика — присутствие «общих» рабочих мест, не закрепленных за определенными людьми. При этом количество подобных совместных столов в разных компаниях варьируется от нескольких штук до полного отсутствия личных мест даже для высшего руководства.
Конечно, концепция незакрепленных мест появилась из-за желания сэкономить: есть сотрудники, которые часто бывают на встречах и переговорах, работают «в полях», в командировках — в результате их личные столы долгое время пустуют. Кроме того, работники уходят в отпуска и на больничные, берут отгулы. По статистике, в стандартных офисах занято только около 70 процентов рабочих мест. Так зачем переплачивать?
По словам Валерия Прокофьева, директора департамента fit-out компании RD Construction, например, в Москве стоимость одного рабочего места в проектах класса А в центральных локациях (в нее входят аренда, отделка, мебель и другие затраты) составляет примерно 550 тысяч рублей в год. Это 325 рублей за каждое место в час.
Интересная цифра — компания Phillips, применяющая гибкие системы в своих офисах во всех странах, в год экономит около 28 миллионов евро.
О гибкости подробнее
«Гибкие офисы могут трансформироваться под разные нужды. Постоянные рабочие места создаются только для работников, которые находятся в офисе всегда, остальные пользуются “гостевыми”», — говорит Дмитрий Золин, управляющий директор сети бизнес-центров «Сенатор».
Причем трансформироваться в гибких офисах способно практические все: в них может меняться количество рабочих мест, их расположение, функциональное назначение выделенных зон. Поэтому часто такие офисы оборудованы мобильными перегородками и фальшполом, который позволяет легко и быстро перемещать компьютерные коммуникации — слаботочные кабельные сети.
По словам Павла Якимчука, руководителя направления внутренней отделки помещений CBRE, именно поэтому гибкие офисы также называют «activity based office» (офисы, подстраивающиеся под ту деятельность, которой в настоящий момент заняты сотрудники).
Как правило, основную площадь в гибких офисах занимает открытое пространство формата open space, количество закрытых помещений стараются свести к минимуму. «Кабинеты создают для топ-менеджеров и для департаментов, работа которых связана с конфиденциальной информацией (например, HR- и юридический отделы)», — поясняет Алексей Ефимов, региональный директор, руководитель департамента офисных площадей компании JLL.
Чаще всего гибкие офисы делятся на две основные зоны: рабочее пространство и вспомогательное, рассказывает Павел Якимчук. К рабочему пространству относятся такие зоны, как open space, личные кабинеты, помещения, выделенные под конкретные подразделения (например, бухгалтерия). При этом вспомогательные пространства играют важную роль для создания комфортных рабочих условий, что является одной из основных задач таких офисов. Во-первых, к ним относятся стандартные офисные переговорные комнаты, места для отдыха (например, кофе-пойнты, кухни), во-вторых, помещения, характерные именно для гибких систем: «телефонные будки» (phone booth), рассчитанные на одного человека и предназначенные для телефонных переговоров; «фокус-румы» (focus room) — комнаты для сосредоточенной работы, в которых сотрудник может уединиться.
Кроме того, по словам Романа Щербака, директора департамента офисной недвижимости компании Praedium, бывают в гибких офисах и совсем непривычные для нашей страны зоны — например, для сна или игр.
«Для линейных сотрудников рабочие места располагаются в общей зоне. В соответствии с последними трендами, важным аспектом становится качественное естественное освещение, поэтому столы располагают преимущественно вдоль окон, а не в глубине офиса», — дополняет Алексей Ефимов.
Экономия
При условии, что в обычных офисах занято около 70 процентов рабочих мест, сэкономить на снимаемом помещении можно до 30 процентов. Но фактически получается меньше. «Нужно понимать, что гибкий офис предполагает немалую долю дополнительных зон, которых нет в стандартном офисе и которые увеличивают общую площадь», — объясняет Павел Якимчук.
По словам Марии Онучиной, директора департамента управления объектами NAI Becar, в действительности обычно получается достигнуть экономии в 15-20 процентов.
Валерий Прокофьев приводит в пример московский офис Phillips, строительством которого занималась компания RD Construction, и который, кстати, был одним из первых гибких проектов в России (открыт в 2011 году): «В офисе выдержано соотношение — восемь мест на 10 сотрудников. У каждого работника здесь есть индивидуальный бокс, где можно закрыть на ключ личные вещи или документы. При этом рабочую станцию с компьютером можно занимать любую, каждый день разную. В результате выходит экономия около 20 процентов».
«Сегодня у нас практически все западные или прогрессивные отечественные компании в той или иной степени используют эту концепцию. Исключение составляют, пожалуй, только юридические и производственные организации, в которых велика доля строго индивидуальной работы или в небольших фиксированных группах», — говорит Павел Якимчук. В пример он приводит Yandex, Mail.ru, Booking.com, Publicis, BBDO, «Инстинкт».
Мария Онучина дополняет список: Saatchi&Saatchi, креативное агентство Red keds, рекламное агентство «Родная речь», рекламное агентство Leo Barnet, студия Артемия Лебедева, рекламное агентство Husky Promotions, брендинговое агентство Getbrand, Defa Group, «Кислород», Park Production, Avito, Yota, Abbyy, Vkontakte.
Можно отметить, что чаще всего гибкие офисы используют компании, занимающиеся творческой, креативной деятельностью, например — маркетинговые агентства и СМИ, поскольку именно их сотрудники довольно много времени проводят вне офиса.
Как работается гибко
Существует два варианта пользования общими рабочими местами: с применением специальных электронных систем бронирования или бронирования с помощью сотрудников ресепшен, или вообще без системы («занимай свободный стол»). Придя на рабочее место, сотрудник перемещает к нему тумбу со своими личными вещами. «При этом, чаще бронирование не приветствуется, так как оно стимулирует сотрудников пытаться выбрать себе “лучший стол”», — говорит Павел Якимчук.
Екатерина Печенихина, менеджер по управлению брендом работодателя, PwC в России, рассказывает о том, как устроена гибкая система в московском офисе ее компании: «Формат рабочих мест сотрудников PwC отличается в зависимости от типа их работы и задач. Гибкие рабочие места предназначены для тех, кто много времени проводит вне офиса, у остальных места закрепленные. Бронирование рабочих мест у нас происходит через систему терминалов, которые расположены на каждом этаже офисного здания. Сотрудник приходит утром на работу, вводит свой логин и заходит в систему, которая показывает свободные и занятые места, позволяя выбрать и зарезервировать стол».
Также делится опытом своей организации Александр Сидоров, менеджер по взаимодействию с государственными и общественными структурами Philips: «Бронировать место у нас не нужно — благодаря «политике чистого стола» каждое утро рабочее место готово к тому, что его займет новый сотрудник. На столе есть все необходимое: монитор, клавиатура, мышь, зарядка для ноутбука, канцелярские принадлежности и IP-телефон. Для хранения общих документов предусмотрены отдельные стеллажи, а личные вещи, включая ноутбук, сотрудники, завершив работу, должны убрать в персональный шкафчик. Рабочих мест у нас примерно на 10-15 процентов меньше, чем людей, но при этом недостатка в них не чувствуется».
Екатерина Печенихина выделяет немало плюсов гибкого офиса, в котором трудится: «Во-первых, в таких условиях легко подстраиваться под проектный формат работы, характерный для PwC. Во-вторых, гибкий офис помогает поддерживать «политику чистых столов». В-третьих, гибкие рабочие места позволяют сотрудникам менять обстановку в зависимости от настроения и заданий на день: например, сегодня ты сидишь у окна, а завтра поближе к принтеру. К тому же гибкий офис не позволяет «прирасти» к определенному месту, он стимулирует движение. И, наконец, оптимизируется офисное пространство».
К минусам системы эксперт причисляет только психологический дискомфорт и шум в зоне open space: «Когда ты все время перемещаешься, нет возможности полностью подстроить рабочее место под себя: принести фотографии родных, поставить цветок или сделать перестановку. Но с проблемой шума мы справляемся «тихими» комнатами, где можно сесть на пару часов и сосредоточиться на задании, требующем особого фокуса. И безусловно, мы стараемся не мешать друг другу в open space».
Психолог, коуч Ольга Баранова считает, что неудобство из-за отсутствия фиксированного рабочего места можно решить «воссозданием» таких условий за счет личных предметов – ноутбука, кружки, ежедневника, ручки — они служат хорошими «якорями» для настройки на работу. А для нейтрализации шума специалист советует использовать плеер, тем более, что соответствующая музыка иногда позволяет достигать лучших результатов: «Например, для аналитической работы больше подходит спокойная музыка. А для рутинной — наоборот, более энергичная — на уровне подсознания она заставляет человека выполнять привычные действия с большей скоростью».
Что такое гибкий офис. Объясняем простыми словами
Гибкость заключается в коротких сроках аренды и возможности для арендатора быстро увеличивать/уменьшать занимаемые площади под текущие потребности, а также изменять пространство — добавлять/убирать рабочие места, офисную мебель, перегородки, функциональные зоны и т. п.
Чаще всего основная площадь гибкого офиса отведена под формат open space. Отдельные помещения могут быть предусмотрены для кабинетов топ-менеджеров, переговорных комнат и т. п.
Пользоваться рабочими местами можно по принципу свободного стола или с помощью бронирования через администратора или специальную электронную систему.
Арендная плата включает в себя все платежи, в том числе за различные дополнительные услуги: интернет, использование оргтехники, клининг, ресепшен, кухонная зона, зона отдыха и др.
Многим компаниям стало проблематично прогнозировать свою деятельность. Когда возникает необходимость увеличить свой штат под конкретный проект, то построить новый офис большего размера за короткое время сложно и крайне дорого. Так что в целом формат гибких пространств способствует сокращению издержек на офис в разы.
Примеры употребления на «Секрете»
«На рынке приобрели популярность «гибкие» офисные пространства — помещения, где всё обслуживание берёт на себя арендодатель».
(Из новости о росте объёма сделок на офисном рынке Москвы.)
«На фоне пандемии стали популярнее офисные пространства с возможностью быстрой трансформации под нужды компании — так называемые гибкие пространства. До конца 2021 года в Москве откроется около 60 000 гибких офисов, заявили в JLL».
(Из новости о падении рынка офисной недвижимости в первый год пандемии коронавируса.)
Нюансы
Гибкий офис иногда выступает в качестве синонима коворкинга. И хотя чётких определений этих терминов не закреплено, выделяют некоторые существенные различия. Если рассматривать понятие «гибкий офис» как набор решений, которые раньше относились к помещениям традиционного офиса, то в него можно включить и коворкинги, и, например, арендуемые конференц-залы и др.
Если речь о гибком офисе как о конкретном помещении, то крупные компании также выбирают коворкинг, потому что в некоторых коворкингах уделяют отдельное внимание нетворкингу: проводят образовательные мероприятия, вечеринки и т. д. Помещения гибкого офиса, как правило, изолированы под каждую компанию-арендатора, а в коворкинге одновременно за соседними столами могут работать сотрудники разных компаний и частные лица.
Понятие гибкого офиса чаще применяется к готовым арендным помещениям. Но с началом пандемии коронавируса и массовым переходом на удалённую работу некоторые крупные компании начали переформатировать собственные помещения по принципам гибкого офиса — сокращать занимаемые площади, делать акцент на open space, отказываться от закреплённых за каждым сотрудником рабочих мест.
При этом количество оборудованных рабочих мест может стать меньше числа сотрудников — таким образом достигается экономия за счёт тех, кто находится на больничном, в отпуске, в командировке, на выездных мероприятиях, встречах, переговорах, частично работает из дома и т. п.
Гибкий офис подходит не для всех компаний и не для всех категорий работников. Например, для тех, чья деятельность связана с большим количеством оборудования, документации, конфиденциальной информацией и т. п. Это относится к системным администраторам, кадровым специалистам, юристам, финансистам и др.
Эпоха гибких офисов: что будет дальше?
В 2020 году на фоне коронакризиса и сопутствующих ему ограничений проявились преимущества гибких пространств перед классическими офисами. Поговорим о том, какие именно изменения произошли на рынке, почему многие компании продолжат выбирать коворкинги и что ждет сегмент в перспективе трех — пяти лет.
Влияние 2020-го
Анализируя текущее состояние рынка гибких пространств и влияние на сегмент событий 2020 года, мы видим ключевые особенности развития.
Пользователи офисных помещений по-настоящему оценили адаптивность в переговорах с собственниками по пересогласованию условий относительно занимаемых площадей и арендной платы, а также возможности изменения пространства для создания безопасной среды. Более гибкие условия выгодно отличают аренду коворкингов и подобных форматов от аренды классического офиса и привлекают внимание потенциальных резидентов в ситуации неопределенности.
Этот фактор также способствовал росту интереса к flex-пространствам. Мы наблюдали две волны перехода сотрудников на дистанционный режим, и к концу года стало понятно, что большинство работодателей оценили возможность такого формата работы. По прогнозам Knight Frank, как минимум 15–20% сотрудников будут работать дистанционно на постоянной или периодической основе после окончания пандемии. Такие изменения могут подтолкнуть компании начать поиск нового современного пространства с возможностью оперативного изменения количества занимаемых рабочих мест.
Компании отметили для себя необходимость оптимизировать занимаемые офисные площади уже сейчас и в отдельных случаях сдавать излишки квадратных метров в субаренду, в том числе в управление профессиональным операторам коворкингов.
Достаточно часто стали появляться новости о размещении компании в том или ином гибком пространстве, которое было подготовлено для нее flex-оператором по модели BTS, то есть индивидуально, под ее запросы и нужды.
В чем же гибкость?
Во-первых, flex-пространства предоставляют гибкость договора по сроку аренды. В случае аренды классического офиса договор подразумевает долгосрочные отношения на три — пять лет. С оператором гибких офисов можно заключать договор на меньший срок.
Во-вторых, речь идет об отсутствии инвестиций в ремонт и закупку мебели. При переезде в классический офис компании необходимы материальные ресурсы и время для подготовки переезда, ремонта и оснащения офиса мебелью и техникой. В случае выбора гибкого пространств арендатор въезжает в полностью подготовленное и оснащенное собственником помещение.
В-третьих, есть возможности для общения между компаниями и расширения контактов. Коворкинги и гибкие офисы предусматривают размещение нескольких компаний/бизнесов/команд в одном помещении, что в отличие от классического офисного пространства способствует расширению бизнес-связей и полезных знакомств.
В-четвертых, гибкость условий в отношении того, сколько рабочих станций арендует компания. В случае необходимости резиденты могут беспрепятственно увеличивать/сокращать штат. В кризисный и посткризисный периоды это становится особенно актуально для пользователей офисных помещений.
Как понять, что вам нужен гибкий офис
Гибкие офисы — продукт для современных компаний, в меньшей степени консервативных. Давайте рассмотрим пять кейсов, когда арендатору больше подойдет коворкинг.
Прогноз по развитию коворкингов в ближайшие пять лет
Вплоть до 2020 года мы наблюдали быстрые темпы развития рынка коворкингов, в том числе за счет невысокой базы предыдущих лет. Так, среднегодовой темп роста рынка в столице последние пять лет составлял порядка 35–40%. Сейчас темпы роста не ожидаются такими высокими, и в ближайшие несколько лет показатель будет на уровне 15–20%. В зоне риска на фоне неопределенности 2020 года оказались несетевые операторы, которые сейчас занимают порядка 24% общего объема московского рынка гибких пространств и в случае продолжающихся ограничений и финансовых проблем могут покинуть рынок, уступив место крупным сетевым игрокам.
По данным Knight Frank, в настоящее время рынок гибких пространств в Москве составляет 1,3% от общего предложения качественных офисных помещений. Несмотря на активное развитие новых форматов коворкингов и закрытие крупных сделок, которое мы наблюдали даже в непростой период пандемии, потенциально доля гибких пространств в Москве составит до 3% в течение следующих двух лет.
Отдельно стоит сказать о появлении новых форматов на рынке. Все большее количество flex-игроков предпочитают выбирать гибкие офисы в формате built-to-suit, где предполагается подготовка площадки под конкретную компанию. О создании таких площадок активно заявляют операторы CEO Spaces, Space 1. В будущем с учетом высоких темпов трансформации рынка операторы могут предложить новые стратегии и форматы предложения в зависимости от изменения требований со стороны бизнеса.