что такое гербовая печать организации

Что такое гербовая печать организации

Гербовые (государственные) печати по ГОСТ Р 51511-2001

Что такое гербовая печать?

Элементы защиты по ГОСТ Р 51511-2001:

1. Микротекст “белый на тёмном” (0,5-0,8 мм) на внешнем круге клише с указанием номера сертификата изготовителя и даты изготовления печати.
2. Микротекст “тёмный на белом” (0,5-0,8 мм) с указанием ИНН, ОКПО, выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения Государственного герба Российской Федерации.
3. Линии толщиной 0,08 мм.
4. Элемент с полутоновым растром 80 линий на см, расположенный в нижнем секторе печати.

Немного из истории ГОСТ Р 51511-2001

Кто может использовать гербовые печати?

Право на использование печати с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации, определенное в ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», имеют:

1. Федеральные органы государственной власти РФ, такие, как:
— Министерство внутренних дел,
— Министерство здравоохранения,
— Министерство культуры,
— Министерство образования,
— Министерство юстиции,
— Министерство имущественных отношений,
— Министерство природных ресурсов,
— Федеральная архивная служба России,
— Госкомстат,
— Федеральная служба безопасности,
— Федеральная служба налоговой полиции,
— Уполномоченный по правам человека,
— Государственная налоговая инспекция,
— Комитет по управлению имуществом,
— Областной государственный архив,
— Судебный департамент и управления судебного департамента: Конституционный суд РФ, органы конституционного контроля в субъектах РФ (конституционные палаты, комитеты конституционного надзора, уставные палаты и суды), Верховный суд РФ и Верховные суды субъектов РФ, Арбитражный суд и Арбитражные суды субъектов РФ, Генеральная прокуратура и органы прокуратуры субъектов РФ, а также транспортные прокуратуры, военные прокуратуры.

2. Образовательные учреждения (кроме дошкольных), имеющие государственную аккредитацию, выдающие документы государственного образца о полученном образовании (в соответствии со ст. 1 и п. 2 ст. 27 Закона РФ от 10.07.92 № 3266-1 «Об образовании»): школы, колледжи, институты с государственной аккредитацией.

3. Предприятия и организации, имеющие государственный статус, такие как академии наук, академии образования, а также их научные организации и организации научного обслуживания их социальной сферы.
— Таможенная служба и её представительства.
— Пенсионный фонд РФ и его отделения.
— Нотариусы.
— Счётные палаты.
— Предприятия почтовой связи.
— Национальные природные парки.

4. Унитарные предприятия и учреждения федеральной собственности (в случае указания в учредительных документах на право использования печати с воспроизведением изображения Государственного Герба РФ).

Документы, необходимые для изготовления гербовой печати

Источник

Гербовая печать

Гербовая печать может быть восковой печатью с оттиском фигуры на ней или выглядеть как фигурный рельеф на бумаге — ради подтверждения подлинности документа. Но этот термин применяется также к любому инструменту, который делает этот оттиск или рельеф, обычно формируя на материале зеркальное отражение фигуры. Будучи установленной на кольце, гербовая печать называется перстнем-печаткой. Ниже описаны инструменты и способы создания отпечатка.

Если оттиск сделан как рельеф, с помощью сильного давления на бумагу, и имеет в местах касания печати уплотнения — это сухая печать. В прочих случаях используется жидкое или сжиженное вещество вроде чернил или воска, обычно цветом отличающееся от бумаги.

В юридических целях определение печати могут расширить, включив штампы [1] и даже написание специальных слов (например, «seal» или «L.S.» в американском законодательстве). [2]

Изучением гербовых печатей занимается вспомогательная историческая дисциплина сфрагистика.

Содержание

Оттиск

Печати служат для заверения подлинности документов. Они ставятся прямо на лицевую сторону документа или прикрепляют к документу шнуром либо лентою (часто по окрашенною в цвета владельца) или узкою полоской, нарезанной и сложенной, но не отделённой от документа. Это позволяет заверить подлинность, не допуская повторного использования печати. Если злоумышленник попытается убрать печать в первом случае, она сломается. В прочих случаях, хоть злоумышленник и может оторвать шнуры от бумаги, ему всё равно понадобятся отделить их, чтобы поместить печать на другой документ — а это может разрушить печать, потому что шнуры стараются связывать в узелки внутри воска печати. Многие правительства по-прежнему прилагают печати, к примеру, к патентам на что-нибудь. Хотя многим правовым инструментам требуются печати для проверки подлинности (например, акту или соглашению), частные лица пользуются печатями всё реже и реже, хотя в некоторых краях ещё в ходу печати, используемые в частном и государственном секторах бизнеса.

Печати применялись к письмам и посылкам, чтобы указать, был ли вскрыт предмет после применения печати. Это и запечатывало предмет от взлома, и доказывало, что посылка действительно от заявленного отправителя и не подделка. Чтобы запечатать, например, письмо, автор должен согнуть письмо, залить воском сверху страницы и сделать оттиск кольцом, металлической печатью либо иным инструментом. Правительства часто сопровождают тайные письма гражданам гербовой печатью. Для этих целей печати используются редко, исключительно в церемониальных целях.

Нотариусы всё ещё используют печати каждодневно. К примеру, в Великобритании каждый дипломированный нотариус имеет личную печать, зарегистрированную у властей и несущую на себе его имя и живописную эмблему, часто животную — похожее сочетание использовалось на многих печатях в Древней Греции.

Печати также размещались на архитектурной или инженерной строительной документации или планах, удостоверяя личность лицензированного профессионала, руководящего работами. [3] [4] [5] В зависимости от органа власти, обладающего юрисдикцией для проекта, эти печати могут быть тиснением и подписью, штампом и подписью, либо — в некоторых случаях — компьютерным факсимиле исходной печати, заверенной цифровой подписью профессионала, приложенной как защищённый файл. [6] По идентичности печатей профессионала можно установить юридическую (иногда и финансовую) ответственность за любые ошибки и упущения. [7]

Древний Ближний Восток

Печати использовались ранними цивилизациями и представляют значительный интерес для археологов. В Древней Месопотамии печати гравировались на цилиндрах. Поворачивая их, можно было оставить оттиск на глине и сделать пометку для товара. В Древнем Египте цари имели кольца-печатки.

Недавно были найдены печати в Южной Аравии, датированные временем Химьяра. Иллюстрация показывает имя, написанное на арамейском (Yitsḥaq bar Ḥanina) и выгравированное задом наперёд так, чтобы стало видимым на оттиске.

Древняя Греция и Рим

С начала 3 тысячелетия до н. э. и до Средневековья печати различных типов были в ходу как на Эгейских островах, так и на материковой Греции. В раннеминойскую эру они делались из мягкого камня и слоновой кости, а изображения на них обладали своей спецификой. В среднеминойскую эру появился новый набор форм, мотивов и материалов. Твёрдый камень требовал новой, ротационной техники резьбы по камню. В Бронзовый век появились превосходные линзообразные печати и кольца-печатки, которые продолжали существовать в архаический, классический и эллинистический периоды в форме живописных инталий. Они были основной формой искусства роскоши и стали предметом коллекционирования. Согласно Плинию Старшему, царь Митридат VI собрал первую крупную коллекцию. Она досталась Помпею как трофей, и он переместил добычу в римский храм. Инталии продолжали создавать и коллекционировать до XIX столетия.

Восточная Азия

Восточноазиатские печати вырезаны из различных твёрдых материалов, таких как дерево, мыльный камень, морское стекло и нефрит. С печатями традиционно используют красную пасту на масляной основе, состоящую из мелко измельчённой киновари. Это контрастирует с чёрными чернилами, используемыми для письма кистью. В наше время для печатей всё чаще используются и красные химические чернила. Вырезание печатей считается в Восточной Азии разновидностью каллиграфии. Подобно каллиграфии кистью, есть несколько стилей создания печатей. Некоторые стили печатей похожи на каллиграфические, но многие печати настолько стилизованны, что представленные на них символы сложно разобрать неподготовленному читателю. Кто вырезает печати, тот считается художником, и в прошлом несколько известных каллиграфов также стали известны как резчики печатей. Некоторые печати обладают ценностью как предметы искусства и истории, потому что их создали известные резчики или ими владели известные деятели политики и искусства.

Поскольку печати заказываются индивидуально и вырезаются художниками, каждая печать уникальна, и гравёры часто персонализируют печати, которые они создают. Как правило, материал и стиль соответствуют личности владельца. Печати могут быть традиционными или современными, сдержанными или экспрессивными. Иногда на верхе печатей изображено животное из китайского гороскопа, соответствующее владельцу. Печати также иногда украшаются резными изображениями или каллиграфией по бокам.

Хотя это утилитарный инструмент для повседневных дел в Восточной Азии, европейцы и другие неазиаты редко видят азиатские печати, не считая живописи и каллиграфических работ. Вся традиционная живопись в Китае, Японии, Корее, Вьетнаме и других странах Восточной Азии представляет собой акварельную живопись на шелке, бумаге или иных поверхностях, на которые могут быть поставлены красночернильные печати. Восточноазиатская живопись часть сопровождена несколькими печатями: художника и владельца.

Восточноазиатская печать — предшественница ксилографии.

Перстень-печатка

Перстень-печатка — кольцо с изображением как правило дворянского герба или инициалов, которое принято носить на мизинце левой руки. Первоначально предназначен для проставления оттиска на горячем сургуче или воске при запечатывании письма.

Печати духовенства

В раннем средневековье свинцовые печати, или правильнее «bullae» (от латинского слова для свинца), широко использовались как на Западе, так и на Востоке, однако в западном христианстве этот способ аутентификации перестал пользоваться популярностью где-либо, кроме Апостольской канцелярии, и повсеместно её стали отпечатывать на воске. В Англии едва ли можно найти восковые печати до Норманнского завоевания. В коллекции Британского музея сохранились печати Вильгельма де Сен-Кале, епископа Дарема в 1081—1096 и св. Ансельма Кентерберийского, архиепископа в 1093—1109.

Печать была важна как средство аутентификации, поэтому при смене власти необходимо было уничтожать старую печать и изготавливать новую. Когда умирал папа римский, первой обязанностью кардинала-камерленго было взять Кольцо рыбака — папский перстень-печатку — и сломать его. Похожая практика была часта в Средневековье и часто упоминается историками как нечто церемониальное. Например: «В этом году умер Роберт де Инсула, епископ Дарема. После похорон печать публично сломал мастер Роберт Авенель». [11] Матвей Парижский в 1235 году дал похожее описание разбиения печати Уильяма Тампингтона, аббата Сент-Олбанс.

Похожий обычай был у кузнецов: их штамп, ставившийся на горячий металл, разрушали после смерти.

Источник

Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

Понятие и классификация печатей

П ечать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

Печать имеет круглую форму.

Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

Необходимость наличия печати

Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в

сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

Требования к печатям

Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».

В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо ­полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.

В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:

Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.

Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:

Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например:

Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Технология изготовления печатей

По способу воспроизведения изображения печати делятся на:

В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:

Документы, необходимые для изготовления печатей

Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:

Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.

Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором ­фигурировало бы данное решение.

Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.

Порядок уничтожения печатей

Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как ­их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.

Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:

Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.

В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.

Старая печать должна быть уничтожена, только после этого ­изготавливается новая.

Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты – другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу ­документам? Все просто – вам необходимо:

Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:

Уничтожаем собственными силами

В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ­руководителем организации. В акте должно быть указано:

Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).

Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

Уничтожает сторонняя организация

Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию – изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:

Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.

Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.

Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати. Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.

Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.

ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать), если печать утеряна – иготавливается ее дубликат.

В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.

Ответственность за подделку печатей

При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.

Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.

Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати), наказывается:

Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.

Использование заведомо подложного документа грозит:

Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества – статья 159 УК РФ.

Защита печатей и штампов

Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть:

Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать. Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).

В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».

Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.

Журнал учета печатей и штампов находится у лица, ответственного за их учет в организации, и держится в сейфе. Форма такого журнала ­не утверждена, поэтому каждая организация вправе разработать свою форму.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист нумеруется, журнал прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Предлагаем вам примерную форму Журнала учета печатей и штампов:

Итак, чтобы максимально снизить риск фальсификации печати и несанкционированного проставления оттиска реальной печати на поддельном документе, необходимо:

Источник