что такое договор счет акт
Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные
Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.
В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.
В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.
Документы для сделки с клиентом:
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Договор
Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:
Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.
Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.
Шаблоны распространённых договоров:
Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.
Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.
В есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. 
Платёжные документы
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.
Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.
Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.
Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.
Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Товарная накладная (N ТОРГ-12)
Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.
Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.
Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.
В можно создать накладную на основе выставленного счёта.
Акт об оказании услуг
Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.
Составьте акт в : достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью. 
Счёт-фактура
Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.
Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.
Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.
Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.
Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.
На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Самый простой договор
Иногда договоры доставляют больше хлопот, чем сама работа: каждый надо составить, согласовать, исправить, отправить курьером, слепить скан с печатью, обменяться оригиналами. Поэтому сегодня мы представляем договор-счет-акт — простой договор на одну страницу.
Договор-счет-акт делает всё сразу: описывает условия сотрудничества, подтверждает прием заказа и говорит, сколько денег платить. Если вы индивидуальный предприниматель или компания и хотите упростить бумажную работу, эта статья для вас.
На примере
Договор-счет-акт занимает страницу. Если вы дизайнер, вот так может выглядеть ваш договор:
Кому подходит
Использовать договор-счет-акт может любой предприниматель или компания. В законе ограничений нет.
Договор-счет-акт помогает быстрее получить деньги. Не надо ждать, пока юрист клиента подготовит договор, а потом тратить время на то, чтобы в нем разобраться. Составить договор занимает полчаса, выставлять счет не надо, подписывать акт у клиента тоже.
Договор подходит для простых сделок, которые не надо подробно описывать. Используйте договор-счет-акт, если:
Договор не подойдет, если есть риск, что клиент по-своему интерпретирует условия сделки. Представьте, вы фотограф, и клиент заказал фотосессию сотрудников и их детей. Чтобы вы сделали свою работу, клиент должен сделать свою — собрать участников в студии. Возможно, клиент решит, что сбором занимаетесь вы, а не он, и никого не соберет. Если такой риск есть, составляйте подробный договор, где пропишете, кто что и когда делает. Так надежней.
Договор-счет-акт не тестировался на специализированных сделках, например, на поставку энергии, бурение недр, продажу лекарств или финансовых услуг. Скорее всего, договор для таких сделок не подойдет.
Обязательные условия
По закону вы вправе заключить договор письменно и устно, но есть ограничения. Письменный договор обязателен, если клиент — компания или он вам платит больше десяти тысяч рублей. Если меньше, подойдет устный договор.
Как вы оформите договор, закону не важно. Составляйте его на одном листе или на десяти, называйте разделы договора своими словами или вообще составляйте без разделов. Требований к оформлению договора-счета-акта тоже нет.
Зато есть требования к тому, что писать в документе.
Существенные условия. Главное в договоре — существенные условия. Без них он недействителен.
Единого списка существенных условий для всех договоров нет. Список зависит от сути договора, или, на языке юристов, предмета договора. Если продаете товар, существенные условия смотрите в требованиях к договору купли-продажи, если сдаете помещения — к аренде. Требования к условиям описывает вторая часть Гражданского кодекса.
Чаще всего существенные условия — это кто что покупает, сколько платит, когда получает результат и в каком виде.
Дата на договоре. Дату писать обязательно, потому что дата помогает избегать неопределенности. Например, по договору срок оплаты — десять дней со дня подписания договора. Если даты на договоре нет, клиент вправе задержать оплату под предлогом, что он не знал, когда надо было подписать договор.
Стоимость. Правило такое: показать клиенту, из чего складывается цена заказа и сколько надо платить в итоге. Если готовите три макета, пишите цену за один макет и за три. Продаете уроки английского, указывайте стоимость одного часа и всего курса.
Еще понадобится НДС. Клиент должен увидеть, вы продаете услугу с НДС или без. Если с НДС, то сколько платить — 10% или 18%, и какая цена с учетом налога. Если продаете без НДС, так об этом и напишите:
В стоимость услуг не входит налог на добавленную стоимость, так как исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения.
Способ оплаты. Достаточно написать, что вы принимаете безналичную оплату. Реквизиты для платежа и так есть в конце документа.
Срок оплаты. Без срока платежа клиент не поймет, когда отправить деньги, поэтому о сроке надо писать. Если работаете по предоплате, зафиксируйте условие в договоре. Оплату можно привязать к конкретной дате или к факту подписания договора:
Клиент оплачивает половину стоимости в день подписания договора, а остальное — в последний день оказания услуг.
Клиент оплачивает 100% стоимости не позже, чем через пять дней после подписания договора.
Если берете деньги после готовности заказа, напишите об этом:
Клиент оплачивает услуги до 30 мая 2017 года.
Клиент оплачивает услуги в последний день их оказания.
Клиент оплачивает услуги не позже, чем через пять дней после их оказания.
Сдача-приемка. Обычно клиент подписывает акт, есть акт — нет претензий. Но акт — это дополнительная морока: подписать самим, добиться от клиента подписи, отправить сканы, обменяться оригиналами.
Чтобы не возиться с актом, напишите в договоре, в какой момент клиент принимает услугу. Если работаете по постоплате, подойдет фраза: «Оплата подтверждает качество услуг».
Если берете предоплату, придется подумать над формулировкой. Принцип такой: написать, что клиент платит до начала работы, но у него есть время прислать замечания.
К примеру, дизайнер готовит макет буклета с 15 апреля, планирует сдать через месяц. Он дает клиенту пять дней на замечания:
Клиент оплачивает 100% стоимости в день подписания договора. Если клиент не прислал письменные возражения по качеству буклета до 20 мая 2017 года, услуги считаются оказанными качественно и своевременно.
С такой фразой дизайнер и клиент под защитой. Клиент заплатил вперед, но вправе потребовать деньги назад, если дизайнер уедет на дачу, там загуляет и забудет о заказе. А дизайнеру не надо выбивать у клиента оплату и бегать за подписью на акте.
Полные реквизиты. Сведения в договоре нужны, чтобы точно определить клиента и исполнителя, поэтому включайте в договор информацию о себе и клиенте. Для индивидуального предпринимателя — ОГРН и ИНН, для компании — название, ИНН, КПП. Для всех — адрес, электронную почту и реквизиты счета.
Подпись. Договор подписывайте сами и передавайте на подпись клиенту. Если не подписать, сделка недействительна.
Если нет времени на подпись и у вас простая услуга, вам подойдет оферта. Оферту вживую подписывать не надо, клиенту достаточно оплатить покупку и поставить галочку на сайте «Согласен с офертой».
Возможно, клиент не будет сам подписывать договор, а попросит подчиненного: коммерческого директора, главного маркетолога или юриста. В этом случае попросите показать доверенность. Ваша задача — убедиться, что подчиненный вправе подписать договор с вами, и договор с такой подписью законен.
В доверенности есть условия: какие договоры можно подписывать по доверенности. Чаще всего в качестве условий — тип договора, например, закупка товара, реклама, сдача в помещения в аренду, или сумма договора — договор до десяти тысяч рублей, ста или миллиона. Убедитесь, что условия доверенности совпадают с вашим договором.
Что еще добавить в договор
Есть еще условия для договора. По закону писать их необязательно, но они помогут избежать проблем.
Согласование по электронной почте. Оставьте себе возможность передоговориться об условиях сделки. Для этого есть два варианта. Первый — это составить дополнительное соглашение. По сути, вы готовите еще один документ, подписываете его сами и передаете клиенту.
Второй — узаконить согласование по электронной почте. Это быстрее и проще. Для этого напишите:
Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон.
Если клиент заказывал буклет на шестнадцать разворотов, подписал договор, а потом устно попросил попросил сделать на восемь за те же деньги, попросите написать об этом по электронной почте. Тогда условия сделки меняются, и это законно. Клиент не сократит оплату вдвое под предлогом, что вы сделали меньше, чем надо по договору.
Возможность говорить о заказе. Договоритесь с клиентом, что положите заказ в портфолио. Если вы дизайнер, подойдет формулировка: «Исполнитель вправе опубликовать информацию о клиенте и макет буклета на сайте www. diz-zavod.ru для рекламы своих услуг».
Как решать конфликты. Пропишите в договоре, что клиенту делать, если он недоволен работой. Подойдет фраза: «Досудебный порядок урегулирования спора обязателен в течение 10 дней». Количество дней выбирайте любое: это срок, когда клиент обязан попробовать решить вопрос миром.
Где пройдет суд. Город зависит от клиента. Если работаете с физлицами, город для суда выбирает клиент. Если с индивидуальными предпринимателями или компаниями, суд будет там, где договоритесь с клиентом.
Есть два варианта: прописать, что суд пройдет по месту нахождения истца или ответчика, или выбрать конкретный город. По закону вы вправе выбрать любой город, но дешевле судиться там, где работаете. Если работаете в Москве, напишите: «Подсудность неразрешенных споров — Арбитражный суд г. Москвы».
Размер ущерба. Решите, сколько готовы платить, если клиент подаст в суд и выиграет дело. Если сумму не указать, клиент вправе потребовать выплатить материальный ущерб, упущенную выгоду и моральный ущерб.
Вот история о случайной ошибке. Программист подключил форму для оплаты на сайте, но в форму закралась ошибка, и из-за нее полностью слетела страница заказов. Программист починил страницу за полчаса, но клиент разозлился и выставил штраф на полмиллиона. Чтобы вам так не рисковать, фиксируйте сумму ущерба.
По закону вы вправе указать любую сумму, но лучше ограничиться стоимостью заказа. Так клиент не потребует возместить упущенную выгоду или моральный ущерб, и это хорошо, потому что такой ущерб больше стоимости заказа. Если программист из нашего примера взял за заказ десять тысяч рублей, его штраф за ошибку — 10 000 рублей, а не полмиллиона, как хочет клиент.
Чтобы клиент согласился на ваши условия, пропишите для него такое же возмещение — не больше оплаты за заказ. Для договора подойдет фраза: «Ответственность заказчика и исполнителя ограничена стоимостью договора».
Номер договора. Требований к номеру договора нет. Если договоров меньше двенадцати за год, ставьте номер месяца, когда подписали договора, и год. Так проще вести бухучет. Например: договор за март — «Договор № 03-17».
Город рядом с датой. Город писать не обязательно, но это требования делового обычая. Пишите город, где вы работаете.
QR Pay бесплатно в Модульбанке
Комиссия 0% до конца года, зачисление на счет за 15 секунд
Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные
В статье рассмотрим, какими бывают основные документы, необходимые для ведения своего дело, а также то, как с ними работать.
Общая характеристика документов
Среди основных документов ИП и юридическим лицам следует обратить внимание на:
Договоры
В большинстве случаев договор оформляется в письменном виде в двух экземплярах. Каждый из них содержит подписи и печати обеих сторон.
Важно! Для некоторых сделок закон не требует письменного оформления. Так, договор купли-продажи считается заключенным с момента передачи покупателю чека, либо иного документа, подтверждающего факт оплаты.
Счета
Счет на оплату не считается первичным документом, поскольку не составляется в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее, а также не отражается в учете. При этом он все равно играет важную роль при проведении расчетов между партнерами.
Выставляет счет продавец, а оплачивает его покупатель или другое, уполномоченное им лицо. Основная цель документа – уведомление о необходимости перечисления определенной денежной суммы. При отсутствии предварительно подписанного договора счет расценивается как оферта, если в нем содержатся все существенные условия сделки. Перечисление денежных средств в такой ситуации признается принятием оферты, а оплаченный документ служит для подтверждения сделки, заключенной сторонами.
Важно! Если продавец товаров или услуг относится к плательщикам налога на добавленную стоимость, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС. Когда же предприниматель работает на других режимах налогообложения (УСН, ЕНВД, патент), этого делать не надо. В счете просто ставится отметка «Без НДС» с указанием причины, например, «В соответствии с п.3 ст.346.11 НК РФ» (для ИП на «упрощенке»).
Не существует утвержденных форм счета, однако на практике в нем должны содержаться следующие реквизиты:
Счет-фактура
Обязанность выставлять счет-фактуру имеется лишь у юридических лиц и предпринимателей, которые являются в соответствии с требованиями НК РФ плательщиками НДС. Речь идет чаще всего о тех, кто пользуется общей системой налогообложения. Цели выдачи счета-фактуры следующие:
Счет-фактура оформляется в двух экземплярах: первый передается покупателю, а второй остается у продавца. Сроки выставления данного документа составляют 5 дней после отгрузки товара или оказания услуги. Что касается реквизитов счета, то они закреплены налоговым законодательством. Так, в нем обязательно должны быть указаны:
Российское законодательство разрешает обмениваться счетами-фактурами по интернету. Для подтверждения их юридической силы уполномоченные лица ставят электронные подписи.
Справка! При реализации товаров или оказании услуг организации начисляют НДС путем выписки счета-фактуры. После этого они обязаны зарегистрировать документ в специальной книге, а также журнале учета. Суммы НДС, указанные там, затем фиксируются в налоговых декларациях.
Платежные документы
Цель данных документов заключается в подтверждении перечисления оплаты за товары или услуги. К ним относятся:
При получении предпринимателем денег через банковское учреждение, то есть безналичным путем, выдача документа об оплате не производится, поскольку у клиента на руках имеется платежное поручение. Оно используется для подтверждения перечисления средств на конкретный счет с определенными реквизитами.
Оплата наличными, картой или через электронные системы (например, Яндекс.деньги) должна сопровождаться выдачей покупателю кассового или товарного чека, либо БСО. Выбор конкретного документа напрямую зависит от налогового режима, а также вида деятельности предпринимателя.
Важно! Кассовый чек печатается при помощи специальной техники. Ее должны применять все, кроме субъектов, перечисленных в п.2 ст.2 ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники» от 22 мая 2003 года.
Товарный чек
Что касается товарного чека, то его форма законом не установлена, поэтому можно разработать свою. В нее следует включить такие реквизиты, как:
Статья 2 уже упомянутого ФЗ №54 закрепляет перечень видов деятельности, при занятии которой организации вправе не использовать кассовые аппараты. Однако они все равно должны выдавать товарный чек по требованию покупателя. Именно этот документ будет считаться юридическим фактом для подтверждения оплаты.
Бланк строгой отчетности
Требования к БСО в 2020 году претерпели определенные изменения. К наиболее важным из них относятся:
Важно! Есть компании, которые в своей деятельности применяют особые, унифицированные формы БСО, например, компании-перевозчики (при выдаче железнодорожных, воздушных и иных билетов). Для них продолжает действовать прежний порядок.
Накладная
Накладная является первичным бухгалтерским документом для оформления продажи товаров другому индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу. В работе с обычными гражданами она обычно не используется.
Накладную выписывают в двух экземплярах:
Стандартная накладная имеет форму ТОРГ-12, однако разрешается использовать и свой собственный бланк. В нем фиксируется следующая информация:
Справка! Товарную накладную можно объединить со счетом-фактурой, для этого применяется рекомендуемая ФНС форма универсального передаточного документа.
Данный документ подписывается исполнителем и заказчиком. Его назначение заключается в подтверждении оказания услуг или выполнения работ. Кроме того, он фиксирует отсутствие претензий по поводу качества со стороны заказчика.
На данный момент отсутствует унифицированная форма акта, обязательная к применению всеми организациями. Они (как и ИП) вправе самостоятельно разрабатывать бланк документа. Обычно в него включены следующие реквизиты:
Акт составляется в двух экземплярах. После его подписания предъявить претензии к исполнителю будет затруднительно.
Заключение
Таким образом, многообразие документов поначалу может вызывать у предпринимателей затруднение. Однако все они являются доказательством факта проведения определенных хозяйственных операций. Договор необходим для фиксации прав и обязанностей сторон сделки, чеки подтверждают факт перевода денежных средств для оплаты услуг или товаров, акт закрепляет отсутствие претензий у заказчика.
Взаимоотношения как с клиентами, так и с поставщиками должны быть оформлены должным образом. Это поможет избежать проблем с налоговой при проведении проверок и защитить свои права при наличии конфликтных ситуаций с заказчиками или партнер.
Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные
— Договор. Заключается с клиентом при сделке. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок, обговорив детали сотрудничества: порядок расчётов, отпуск товаров, выполнение работ и условия оказания услуг.
— Счёт. Необязательный документ. Его часто выставляют, чтобы сообщить партнёру, по каким реквизитам заплатить, и напомнить о себе. Кроме реквизитов содержит список товаров и услуг.
— Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности. Выдаются только при оплате наличными. Если клиент рассчитывается за товар банковским переводом, остаётся платёжный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.
— Накладная и счёт-фактура, если есть. Поставщик выдаёт их клиенту, когда отгружает товар.
— Акт оказания услуг или выполненных работ и счёт-фактура, если есть. Исполнитель выдаёт их клиенту, когда оказывает услугу.
Полезно сопроводить каждую сделку письменным договором. Законодательство разрешает устную форму договора, но письменное оформление условий защищает от неприятных ситуаций. На основании договора намного проще доказать свою правоту перед контрагентом и судом.
Договор оформляют в двух экземплярах. Обе стороны подписывают документ и ставят печати, если они есть.
Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты.
Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. Особенности продажи товаров можно обговорить в письменной форме договора.
Не является обязательным документом. Это соглашение, в котором поставщик фиксирует цену своего товара или услуги и указывает реквизиты для оплаты. Покупатель принимает эти условия, оплачивает сумму в счёте.
Вы можете разработать собственную форму счёта или включить дополнительную информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате. Тогда счёт ещё и заменит договор с контрагентом, у вас получится счёт-договор.
Платёжным документом могут быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности. Основное предназначение — подтвердить факт оплаты товаров или услуг.
Когда оплата проходит безналичным платежом, клиент получает в банке платёжное поручение. Этим документом он подтверждает, что перечислил деньги по вашим реквизитам.
При оплате наличными или картой через терминал, вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности.
Кассовый чек выдаётся покупателям при использовании кассовой техники.
Кассовый аппарат обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, кроме нескольких исключений:
Бланк строгой отчётности выдаётся вместо кассового чека при оказании услуг населению из справочника ОКУН. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Бланки нужно заказать в типографии или распечатать с помощью специального сервиса для БСО.