что такое директум и как в нем работать
DirectumRX для начинающих. Лайфхаки при работе с системой
Опубликовано:
17 мая 2018 в 08:25
Коротко расскажем о возможностях DirectumRX, позволяющих легко начать работать в системе.
1. Видеоролики
Опытному пользователю тоже полезно заглянуть в видео. Оно обновляется по возможностям новых версий и пополняется рекомендациями, например, «Приемы работы с заданиями» или «Задания замещаемого сотрудника».
2. Умная справка
Смело нажимайте F1 в любом месте системы (из списка или карточки и т.д.), и сразу откроется справка по нужной теме. Например, если вы находитесь в списке «Реестр договоров», то откроется раздел справки с его описанием и возможными действиями плюс полезные рекомендации по фильтрации.
3. Виджеты
Кликните на самый верхний уровень «Мой DIRECTUM» и вы увидите область виджетов, они кликабельны и наглядны – каждый сотрудник может настроить виджеты под себя. Совет: переходите с виджета «Мои задания» к списку заданий на сегодня.
4. Папки потоков
У пользователей преднастроены папки, в которые автоматически попадают входящие задания по определенным критериям, их удобно использовать при большом потоке заданий. У сотрудников чаще всего используются папки «На согласование», «На исполнение».
Если вам удобнее работать только с папкой «Входящие», снимите флажок «Скрывать» в области фильтраций. Все задания будут отображаться в одной папке «Входящие»
5. Недавние документы
Список предназначен для поиска документов, которые вы просматривали, изменяли или создавали в течение определенного периода времени. Например, с его помощью можно:
6. Drag’n’Drop
Если к вам пришел документ по электронной почте или вы хотите загрузить документ с рабочего стола компьютера, достаточно открыть нужную папку и перетащить файл из письма или папки с компьютера. Система автоматически откроет карточку, занесет «тело» документа и заполнит поле *Содержание, исходя из наименования документа, вам останется заполнить остальные поля.
7. Никаких дублей при создании входящих счетов
При заполнении полей *Номер счета, *Дата счета, *Сумма, *Валюта и *Контрагент в карточке нового счета происходит проверка на наличие дублей. Если дубли найдены, то появится предупреждение. Для просмотра дублей в карточке входящего счета на вкладке Поиск в группе Дубли нажмите на кнопку «Показать дубли».
8. Списки – удобнейшая штука
Реестр договоров, входящие счета, документы к возврату – все это списки. Настраивайте и группируйте столбцы, фильтруйте информацию в них по нужным параметрам так, как вам удобно.
Так, отфильтровав список «Реестр договоров» по необходимым критериям, например, *Контрагент, *Состояние или *Категория, мы можем сформировать необходимый нам список договорных документов, а затем выгрузить его в Excel для печати или дальнейшей обработки.
9. Поиск
Не забывайте, что в системе доступен поиск по фрагменту текста для документов, задач, заданий, папок и объектов – используйте поле поиска над списком или закладку Поиск в ленте.
10. Практические рекомендации
Как говорится «На ошибках учатся». Чтобы не блуждать в поисках ответа, загляните для начала в список часто задаваемых вопросов и ответов, они собраны в практические рекомендации и легко находятся в справке по кнопке F1.
Лайфхаки для продвинутых пользователей ждите в следующей публикации. Делитесь своими любимыми советами для новичков в комментариях.
Делопроизводство
В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.
«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.
Регистрация документов
Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.
РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).
Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.
Рассмотрение и исполнение входящих документов
После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.
Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.
В процессе исполнения поручений обеспечивается:
Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.
Отправка писем корреспондентам
Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.
Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами
Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:
Управление электронными документами
Документы — ключевой носитель информации в компании. С ростом объемов корпоративного контента растут и требования к обеспечению документооборота: созданию, хранению, доступности и поддержанию его в актуальном состоянии.
Решение «Управление документами» позволяет:
Электронный документ
Одно из основных понятий, используемых в системе Directum, — электронный документ.
Каждый электронный документ системы состоит из содержимого (текст, графика, аудио или видео) и реквизитов — карточки с набором атрибутов, описывающих его (автор, тип, дата создания, корреспондент и т.д.). Реквизиты используются для поиска и группировки информации, а также формирования наименований документов в соответствии с принятыми правилами.
Система позволяет организовать упорядоченное хранение документов, разместив ссылки на документы по папкам. Структура папок может задаваться исходя из организационной структуры и процессов организации или личных потребностей конкретного сотрудника. Таким образом, каждый сотрудник сможет быстро найти весь набор документов по определенной тематике. При этом лишние персональные копии документов создавать не нужно.
Для оперативной работы с большим списком документов в папках и в результатах поиска предусмотрены специальные возможности. Пользователь может отобразить в списке видимые колонки, соответствующие реквизитам документа (автор, тип, наименование, №, дата, контрагент, корреспондент и т.д.). С использованием фильтров и сортировки по этим колонкам подходящая информация отбирается и обрабатывается быстрее:
В папках с однотипными документами, которые требуют обязательной обработки, предусмотрена возможность выполнения одного действия сразу над всеми документами.
Например, чтобы пользователю было удобно массово обрабатывать первичные учетные документы, лежащие в одной папке, на ленте проводника предусмотрены кнопки Подписано и На доработку.
Создание электронного документа
Система Directum позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)
Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.
Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.
С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями. Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.
Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).
При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.
Пользователь может занести в Directum уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник Directum(drag&drop).
Ввод и обработка документов
Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты. Далее захваченные документы автоматически импортируются в Directum или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.
Поддержание жизненного цикла и версионности
У документа может быть несколько версий. Благодаря этому на каждом этапе согласования сохраняйте изменения документа в его новых версиях, не создавая дубли.
Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и отсканированную) загрузить в формате PDF.
Каждый вид документа (договор, счет и пр.) имеет свой жизненный цикл. В жизненном цикле задаются стадии и правила перехода между ними. Стадии некоторых документов можно изменять вручную, например, исходящих писем. Как правило, стадии документа изменяются автоматически в процессе его согласования.
Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.
Надежное хранение электронных документов
Directum позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:
Службы файловых хранилищ Directum позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д. Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя дает возможность повысить масштабируемость системы.
Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы Directum позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.
Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:
Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему Directum, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.
Работа с электронной подписью (ЭП)
ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.
В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов Directum, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.
Система Directum поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:
Также для повышения надежности работы с ЭП система Directum может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.
Поиск электронных документов
Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).
Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:
Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.
Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами
Решения для разных задач бизнеса
Directum RX предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие.
Каждое решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки. Поддерживается переход на электронный юридически значимый обмен с контрагентами через сервисы ЭДО.
Встроенные интеллектуальные сервисы
Сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных и шаблонных операциях при обработке информации и различных видов документов:
В Directum RX доступны ключевые воможности:
Современный интерфейс и удобство работы пользователей
Возможности системы легко освоить — интерфейс прост и не перегружен, а сценарии работы интуитивно понятны.
Встроенные подсказки помогают новым пользователям освоить доступные функции.
Документы просто создавать из настроенных шаблонов — они учитывают правила оформления компании.
Совместное редактирование и рецензирование ускоряет согласование за счет одновременной работы пользователей над одним документом.
Легкая модификация под требования бизнеса
Стандартная настройка Directum RX не требует навыков программирования: в несколько кликов создаются виды документов и их категории, а принятые регламенты отражаются в графическом редакторе.
Среда разработки дает возможность тонко настраивать процессы в системе под сложные регламенты и расширять функциональность. Все версии кода хранятся в системе управления версиями.
Масштабируемая архитектура и готовые интеграционные решения
Доказанная работа 20 000 пользователей на одном сервере и готовность к высокой нагрузке за счет горизонтального масштабирования: при увеличении нагрузки на систему достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.
Кроссплатформенность — система работает на СУБД Microsoft SQL Server и PostgreSQL. Операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.
Мобильные решения для смартфонов и планшетов на iOS и Android.
Централизованная архитектура с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников.
Открытый API и готовые интеграционные решения с ERP- и другими системами, сервисами ЭДО. Поддержка совместной работы с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.
Локальный и облачный вариант поставки
Для компаний, которым важно быстро развернуть систему и начать работу без привлечения команды ИТ-специалистов, доступна облачная версия Directum RX.
Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Компания Directum гарантирует доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA.
Функциональные возможности
Документы
Бизнес-процессы
Решение для управления бизнес-процессами: установка правил и ролей взаимодействие сотрудников, постановку и контроль задач, настройка замещения отсутствия
Делопроизводство
Решение для управления делопроизводством: работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией
Планирование проектов
Планирование проектов расширяет функциональность решения «Проекты» и позволяет в рамках одной системы решать задачи компании в области управления проектами на всех стадиях: от инициации и планирования до реализации и завершения
Agile-доски
Договоры
Автоматизация работы с договорами позволяет создавать договора из готовых настроенных шаблонов и согласовывать их по регламентам компании
Интеллектуальная обработка документов
Контроль исполнительской дисциплины
Контроль выполнения поручений и дисциплины по задачам и выданным поручениям
HR Pro. HR-процессы
Цифровизация кадровых документов и процессов: прием и движение персонала, организация отпусков, юридически значимое ознакомление с внутренними приказами и локальными нормативными актами. Поддержка любых видов электронных подписей. Эффективная работа с персоналом как в офисе, так и удаленно
Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис
Интеграция с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис позволяет отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office. Привычная работа с документами, их совместное редактирование и рецензирование пользователями