что такое департамент персонала
Чем занимается отдел кадров
Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.
Функции отдела кадров
Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.
Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:
Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.
Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.
Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.
В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.
Подбор персонала в отделе кадров
Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.
Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.
При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.
Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».
Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).
В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.
Структура отдела кадров
Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями.
Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.
Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.
Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.
Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.
Документация в работе отдела кадров
Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать.
Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников.
Важно правильно составлять расписание.
На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.
Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.
Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.
Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.
Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.
Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.
Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.
Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.
Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.
Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.
Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.
Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.
Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.
Планирование в отделе кадров
От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.
Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает.
Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.
Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.
Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано.
Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога.
Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы.
Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.
Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.
Положение о департаменте персонала
Положение о департаменте персонала
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Департамента персонала ООО «ХХХ», регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО «ХХХ», внешних компаний.
1.1.2 Департамента персонала является самостоятельным структурным подразделением ООО «ХХХ», выполняющим в Компании функции по управлению персоналом
1.1.3 В своей деятельности Департамент персонала руководствуется:
— законодательством Российской Федерации,
— Положением о кадровой номенклатуре ООО «ХХХ» (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),
— Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО «ХХХ» (М-99 от 08.05. 2003 г.)
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО «ХХХ».
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО «ХХХ» (П-230 от 30.05.00);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО «ХХХ» (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг.
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
Дочерние зависимые общества – компании, входящие в состав Группы компаний «ООО «ХХХ»»
ВНД– внутренние нормативные документы
ГАО– Группа анализа и отчетности
ГВиК– Группа выплат и компенсаций
ГК– Группа компаний
ГОНТ– Группа организации и нормирования труда
ГП– Головное предприятие ООО «ХХХ»
ГПП– Группа подбора персонала
ГСКРП– Группа по социальной и корпоративной работе с персоналом
ГУиСК– Группа учета и статистики кадров
ДЗО– Дочерние зависимые общества
ДПерс– Департамент персонала
ДФЭП– дополнительные финансово-экономические показатели
ЕКХД– единое корпоративное хранилище данных
ЗГД ВК– Заместитель генерального директора по внутреннему контролю/ Директор по внутреннему контролю
КП– контрольные проверки
ОТиЗ– Отдел труда и заработной платы
ПО– программное обеспечение
РГ– Расчетная группа
СКА– Служба кадрового аудита
СКД– система контроля доступа
СР– служебное расследование
ЦОП– Центр оценки персонала
2 Создание и ликвидация
2.1 Департамент персонала создается и ликвидируется на основании приказа Генерального Директора ООО «ХХХ».
2.2 Организационная структура Департамента персонала согласовывается с Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального Директора ООО «ХХХ». Предложения вносятся Начальником Департамента персонала.
2.3 Штатное расписание Департамента персонала согласовывается с Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального Директора ООО «ХХХ». Предложения вносятся Начальником Департамента персонала.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Департамента персонала, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и функций и Организационно-функциональной структуры Департамента персонала согласовываются с Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются приказом Генерального Директора ООО «ХХХ». Предложения вносятся Начальником Департамента персонала.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Департамента персонала построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Департамента персонала приведена в Приложении 1 «Организационно-функциональная структура Департамента персонала»
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Департамента персонала регламентируется соответствующими Положениями:
— Положением «О Департаменте персонала ООО «ХХХ»,
— Положениями о структурных подразделениях, входящих в состав Департамента персонала (до уровня отдела).
3.4 Руководит Департаментом персонала Начальник департамента, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Департамента персонала».
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника Департамента персонала находятся:
— Сотрудники Администрации Департамента персонала;
— Начальники структурных подразделений, входящих в состав Департамента персонала (до уровня отдела);
— Сотрудники структурных подразделений Департамента персонала, в случае отсутствия Руководителей.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Департамента персонала определяется Положениями о руководителях подразделений, утверждаемыми Генеральным директором ООО «ХХХ», должностными инструкциями сотрудников Департамента персонала, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО «ХХХ».
4.1 Главная цель Департамента персонала – эффективное управление человеческими ресурсами для достижения стратегических и оперативных целей Компании и удовлетворения потребностей сотрудников
4.2 Подцелями Департамента персонала являются:
4.2.1 Формирование системы управления расходами на персонал через управление численностью персонала и системой мотивации с целью повышения производительности труда и достижения плановых показателей рентабельности.
4.2.2 Обеспечение бизнеса человеческими ресурсами необходимой квалификации и соответствующей корпоративной нормой поведения.
4.2.3 Наращивание интеллектуального и профессионального потенциала персонала ГК «ООО «ХХХ»», необходимого для достижения стратегических и оперативных целей и удовлетворения потребностей в обучении и развитии сотрудников.
4.2.4 Совершенствование многофакторной системы оценки персонала ООО «ХХХ» и ДЗО «ООО «ХХХ»».
4.2.5 Проведение ревизий и аудитов, являющихся гарантом достижения поставленных целей по функциональному направлению «управление персоналом».
5 Функции
Функции, выполняемые Департаментом персонала, приведены в Приложении 1 «Организационно-функциональная структура Департамента персонала».
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО «ХХХ»
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.2 Взаимодействие со всеми структурными подразделениями Компании по вопросам:
6.1.2.1 Подбора, приема, перевода и увольнения персонала;
6.1.2.2 Подготовки и проведения Корпоративных мероприятий;
6.1.2.3 Организационно-штатных и структурных изменений;
6.1.2.4 Начисления заработной платы и других выплат и компенсаций;
6.1.2.5 Оценки, обучения, профессионального роста и развития сотрудников;
6.1.2.6 Предоставления социальных льгот сотрудникам Компании.
6.1.3 Взаимодействие с Управлением корпоративного развития по вопросам:
6.1.3.1 Актуализации организационно-функциональной структуры Компании.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.2 Взаимодействие Департамента персонала с внешними компаниями и структурными подразделениями Группы компаний, являющимися отдельными юридическими лицами, осуществляется в соответствии с п.6.2.2.1
6.2.2.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах №№ 4; 5 настоящего положения связанных с вопросами следующего характера:
1) стратегические вопросы;
2) вопросы методологического характера;
3) вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4) существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5) вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6) вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7) другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, и указанные вопросы не могут быть эффективно решены сотрудниками Департамента персонала, Начальник департамента имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО «ХХХ» привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО «ХХХ» «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Департамента персонала входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
6.2.3 Взаимодействие с Рекрутинговыми агентствами и прессой по вопросам:
6.2.3.1 Организации качественного подбора персонала;
6.2.4 Взаимодействие с Образовательными организациями по вопросам:
6.2.4.1 Организации различных видов обучения сотрудников Компании;
6.2.5 Взаимодействие с государственными органами по вопросам:
6.2.5.1 Обеспечения сотрудников карточками Пенсионного фонда, статистическая отчётность по персоналу;
6.2.6 Взаимодействие с банками по вопросам:
6.2.6.1 Обеспечения зарплатными банковскими картами сотрудников, обеспечения банкоматами офисов Компании и их обслуживания;
6.2.7 Взаимодействие с Фондом социального страхования Российской Федерации по вопросам:
6.2.7.1 Обеспечения сотрудников детскими путевками.
6.2.8 Взаимодействие со страховыми компаниями по вопросам:
6.2.8.1 Обеспечения сотрудников Компании услугами по добровольному и обязательному медицинскому страхованию;
6.2.8.2 Обеспечения своевременных взаиморасчетов и оплат.
6.2.9. Взаимодействие с компаниями рынка Event-технологий по вопросам:
6.2.9.1 Подготовки и проведения корпоративных мероприятий;
6.2.9.2 Подготовки, издания и развития корпоративного печатного органа Компании.
6.2.10 Взаимодействие с внешними компаниями по вопросам формирования подарочного фонда.
6.2.11 Взаимодействие с компаниями ГК «ООО «ХХХ»» по вопросам представления услуг оценки персонала.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Департамента персонала осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО «ХХХ» (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО «ХХХ».
7.2 Стратегические цели Департамента персонала на год устанавливаются Начальником Департамента персонала, согласовываются с Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются Генеральным Директором ООО «ХХХ».
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Департамента персонала ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО «ХХХ» (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник департамента представляет Генеральному Директору ООО «ХХХ» Годовой отчет о деятельности Департамента персонала и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Департамента персонала Начальник департамента предоставляет отчет Генеральному директору ООО «ХХХ».
8.4 Отчетные и аналитические материалы Департамента персонала могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Департамента персонала или с Генеральным Директором ООО «ХХХ».
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Департамента персонала, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели, приведенные в Приложении 2 «Ключевые показатели деятельности Департамента персонала ».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Департамента персонала в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
Департамент персонала наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Департамента персонала осуществляет Начальник департамента. Полномочия Начальника Департамента персонала приведены в Приложении 3 «Таблица делегирования полномочий Начальника Департамента персонала».
11.1 Начальник Департамента персонала несет ответственность перед Генеральным Директором ЗАО Фирмы «ООО «ХХХ»» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части работы с персоналом Компании в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Департамента персонала несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Департамента персонала.