что такое дашборд в эксель и для чего он нужен
Что такое дашбоард в Excel
Доброго времени суток друзья!
В этой статье я хочу затронуть такую тему как создать дашборд в Excel, он же «dashboard». В статье я не могу детализировать и описать всё возможное о дашбоарде, так как это тема не только цикла статей, а целого мини курса, который я сделаю в ближайшее время. Но всё же сейчас я хочу сделать небольшой обзор, который сможет вас ознакомить с такой возможностью, для чего она нужна и как ее использовать, в своей работе.
Такое явление как дашборд в Excel используют в структуре отчётов для их лучшей визуализации и подведения общего итога. Как вы знаете, любая отчётность имеет разную структуру и схему отображения, но у всех есть общая черта, это наличие на начале составления первичных данных и в конце создается итоговый отчёт, который включает в себя все данные, тренды, показатели на уровне высшего менеджмента и помещается на одной странице, несмотря на то что первичные данные были жутко огромные.
Могу, с сожалением, сказать, что во многих предприятиях отчётность заканчивается на самых нижних уровнях, что не позволяет получать классной визуализированной отчётности по самым нужным показателям. 
Несмотря на то, что есть множество программ, которые специализируются на создании дашбоардов, тем не менее, долгое время Excel был за бортом этих тенденций и работ. Хотя это и странно, так как Excel просто идеален, для создания дашбоардов. Но в защиту Excel могу сказать, что основная проблема была не в программе, а в пользователях, а точнее в их уровне знаний. Люди просто очень привыкли к созданию стандартных отчётов, поэтому игнорируют возможность выйти на новый уровень в работе с отчётностью с высоким качеством. Посмотрите на примеры созданных в Excel дашбоардов, и вы сразу сможете оценить высокое качество и уровень таких типов отчётов, а также громадное отличие от стандартного типа отчётов.
Рассмотрим в чём же преимущества дашбоардов, более подробнее:
Создать, нужный вам дашборд в Excel возможно различными способами и задействовать разнообразнейшие инструменты Excel, об этом, я поговорю немного попозже. Но могу сказать, что начинать всё нужно с эскиза и макета вашего дашбоарда. Вам просто нужно взять в руки листик бумаги, ручку и нарисовать что же именно вы, или от вас, хотите увидеть в вашем отчёте, как и где эти данные будут размещены и в каком виде. Только после того как вы тщательно проработаете все модули вашего дашбоарда на бумаге, вы сможете перейти к его созданию в программе Excel. 
Вот, в принципе, я кратко описал, что собой представляет дашборд в Excel, для чего он служит, его преимущества и с чего нужно начинать его создание. Я понимаю, что это очень краткий обзор, но, тем не менее, вам для начала нужно понять подойдет ли вам такой тип отчёта или же всё же классические отчёты, типа создание умных или сводных таблиц, вам привычнее.
Собственно, хочу у вас спросить, стоит ли развивать эту тему сильнее? Написать цикл статей? Создать видео курс? Написать книгу? Или ничего не делать по этой теме или сделать всё перечисленное? Мне важно знать ваше мнение, напишите, пожалуйста, в комментариях, ваше мнение по этому вопросу!
До новых встреч на страницах сайта!
Бедняк лучше наслаждается розой на своем окне, чем богач своими обширными садами
П. Буаст
Exceltip
Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки
Что такое дашборд (dashboard)?
Структура отчетности в менеджменте выглядит как пирамида. На вершине пирамиды находится итоговый отчет, состоящий всего из нескольких листов, где отображен широкий круг трендов и показателей, отслеживаемых на уровне менеджмента. В нижней части пирамиды находятся данные нижнего уровня, часто в массовом порядке. К сожалению, на многих предприятиях отчетность заканчивается именно на этом уровне.
Преимущества использования дашбордов
Excel дашборды
Существует много специальных программных продуктов создания дашбордов и до недавнего времени их создатели обходили стороной Excel. Это, как минимум, странно, потому что Excel является отличным инструментом построения дашбордов. К тому же дополнительные затраты практически равны нулю.
Что происходит? Почему недостаточно одного Excel для создания такого рода отчетов?
Причина проста. Не все пользователи Excel обладают навыками создания высококачественных дашборд-отчетов. Хотя методы относительно просты, они не очевидны. К тому же, очень трудно поверить, что Excel может создавать отчеты высокого качества. Представьте себе типичный отчет, сделанный типичным пользователем Excel. Сравните с отчетом, изображенным на рисунке выше. Трудно поверить, что оба они сделаны в Excel. Неудивительно, что люди, привыкшие работать со стандартными отчетами, не задумываются об использовании Excel для создания дашбордов.
Создание дашбордов
Вы можете создавать дашборды с помощью большого спектра инструментов. Однако, по моему, Microsoft Excel является отличным выбором для создания и распространения дашбордов, благодаря своей простоте и всеобщей доступности.
Я начинаю серию статей, посвященных созданию дашбордов с помощью Excel. В начале мы поговорим о KPI (ключевых показателях производительности), используемых в дашбордах.
Вы можете скачать файлы примеров с пошаговым описанием, которые позволят вам познакомится с техникой создания дашбордов. Пример окончательного варианта подобного отчета представлен на рисунке.
Дашборд для сервиса обслуживания клиентов
Далее мы рассмотрим пример создания полностью интерактивного и динамического дашборда для сервиса обслуживания клиентов с помощью Excel и VBA. Мы будем использовать такие функции, как форма контроля, ссылки изображений, условное форматирование, расширенные формулы и таблицы.
Данный блок будет состоять из следующих статей:
Дашборды с применением сторонних приложений
Если вы ищете примеры, мануалы и руководства по созданию дашбордов, вы находитесь там, где нужно. На ресурсе Exceltip.ru собраны пошаговые инструкций и различные шаблоны, чтобы стать профессионалом в создании Excel дашбордов. Статьи по теме:
Вам также могут быть интересны следующие статьи
5 комментариев
Очень интересная и актуальная тема при нынешней информационном насилии, когда трудно разбираться в приоритете не только показателей, но и информации.
спасибо Вам большое за курс))))
Большое спасибо за хорошо написанную статью, все очень отчетливо и понятным языком написано.
Аналитика данных: как построить дашборд в Excel
В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.
Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel. Статья будет полезна всем, кто начинает знакомство с этим мощным инструментом аналитики данных.
ОНЛАЙН-ШКОЛА ВИЗУАЛИЗАЦИИ ДАННЫХ EXCELLENT
Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям
Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.
Основные задачи дашборда:
Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.
Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.
Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.
Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. HR-специалистам ― отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.
Существует большое количество сервисов для бизнес―аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.
Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.
Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:
Создаём классический дашборд для руководителя отдела продаж
Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.
Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.
Собираем данные
Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.
Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.
Пример плоской таблицы:
В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.
Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.
Выбираем макет дашборда и цели
Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.
Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.
Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:
Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.
Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.
Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:
Построим несколько сводных таблиц по продажам
— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.
Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.
Пример как сделать простой дашборд в Excel скачать шаблон
Простой, но полезный дашборд в Excel для интерактивной визуализации данных отчета по показателям: уровень обслуживания, качество и производительность. С помощью этой управляемой панели отчета можно продемонстрировать, как визуализировать свой небольшой набор данных с помощью интерактивных элементов.
Создание дашбордов в Excel шаг за шагом
Так будет выглядеть готовый результат построения дашборда в Excel с возможностью интерактивного взаимодействия отчета с пользователем.
Чтобы создать свой такой же или подобный визуальный отчет в виде дашборда следует выполнить ряд последовательных действий в Excel.
В первую очередь создадим новую книгу с 3-ма листами:
Сначала создадим табличку с входящими данными на листе «Данные» так как показано ниже на рисунке:
После чего на листе «Дашборд» создадим первый управляющий элемент – выпадающий список. В данном случае рационально использовать поле со списком, так как оно имеет больше настроек. Конечно можно было бы воспользоваться стандартным выпадающим списком в Excel выбрав инструмент: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных»-«Тип данных: Список». Но мы так делать не будем, так как он неудобен из-за своей боковой полосы прокрутки, которая появляется уже при 10-ти значений. А у нас в выпадающем списке должны отображаться 12 месяцев. Поэтому выберите другой инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Поле со списком».
После выбора инструмента рисуем прямоугольник размером на полторы ячейки и получился выпадающий список.
Теперь нам необходимо его настроить. Щелкаем правой кнопкой мышки по выпадающему списку и из появившегося контекстного меню выбираем опцию: «Формат объекта». После чего появилось окно «Формат элементов управления», которое следует заполнить параметрами так как показано ниже на рисунке:
Как видно из параметров данный выпадающий список в данном примере настраивается 3-мя параметрами на вкладке «Элемент управления»:
Готовый желаемый результат выглядит так:
Далее начинаем упорно работать с 3-тим листом «Обработка». На данном листе обрабатываются и подготавливаются все данные для вывода на дашборд. Будем двигаться с верху вниз. Сначала подготовим данные для верхних подписей. Для этого создаем табличку выборки показателей при условии полученного номера месяца, переданного выпадающим списком на лист «Обработка» в ячейку A1. В ячейке A2 определяем название месяца на основе полученного числа в ячейке A1, по формуле:
Делаем выборку из входящей таблицы на листе «Данные» для всех показателей с помощью функции =ВПР() скопировав формулу во все остальные ячейки:
Данные для верхних подписей показателей – подготовлены!
Как сделать вафельный график в Excel
Подготавливаем значения для графического вывода информации на верхних вафельных графиках дашборда. Сначала делаем данные для вафельной диаграммы по показателю «Уровень обслуживания».
В первую очередь нам необходимо преобразовать процентное значение в числовое сохраняя самое значение числа перед знаком %. Естественно для этого нужно умножить его на 100, но для предотвращения ошибок и простоты отображения на графике мы еще и округлим значение данного показателя до целого числа:
Теперь в ячейку G1 вводим число 0, а целый диапазон ячеек G2:P11 заполняем формулой:
=$F$1;»»;1)’ > 
Диапазон G2:P11 состоит из 100 ячеек (10×10) и 100 единиц – соответственно. В каждой ячейке формула, которая проверяет количество единиц в диапазоне. Если оно больше или равно числу (процентов) в ячейке F1 значит следует прекратить заполнять данный диапазон единицами. Как видно, пока-что формула не работает, так как ей не хватает значений в диапазоне H1:P1, к которым она также обращается. В этом диапазоне будут вычисляться итоговые суммы чисел для подсчета количества единиц из предыдущих столбцов с помощью формулы, которую копируем во все ячейки диапазона H1:P1:
Теперь как видно все работает и диапазон ячеек G2:P11 заполняется единицами по условию, в зависимости от числового значения в ячейке F1.
Вафельный график будет состоять из двух слоев динамического (переднего плана – желтый цвет) и статического (задний план – черный цвет). Мы составили динамически изменяемые данные для первого желтого графика. Нам нужно еще создать черный статический график, который послужит задним фоном. Для этого понадобится диапазон размером 10×10 ячеек которые просто статически заполнены единицами. Поэтому рядом заполняем диапазон ячеек R2:AA11 единицами и строим по ним статический по такому же принципу, как и предыдущий – динамический.
Сначала создадим черный статический график. Для этого выполним ряд последовательных действий:
Черный график для фона готов! Теперь создадим динамический желтый, но сначала следует временно изменить значение 50% на 100% в таблице входящих данных (или временно вместо формулы ввести 100% в ячейку F1). Иначе не получится создать линейный график с накоплением для диапазона ячеек G2:P11.
Для создания динамической вафельной диаграммы выполняем все выше перечисленные действия, только цвет фигуры круга должен быть желтый.
ВНИМАНИЕ: Не забудьте обратно поменять значение 100% на 50%!
Так же для динамического желтого графика следует убрать заливку фона области. Для этого делаем двойной щелчок мышкой по фоновой области и вносим настройки: «Формат области диаграммы»-«ПАРАМЕТРЫ ДИАГРАММЫ»-«ЗАЛИВКА»-«Нет заливки».
Далее выделите два графика удерживая клавишу CTRL на клавиатуре и выберите инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«Формат»-«Упорядочивание»-«Группировать», как показано выше на рисунке.
После чего наложите один на другой и переместите группу (вырезать, вставить) на главный лист «Дашборд»:
Для управления слоями наложения диаграмм используйте инструмент: «РАБОТА С ДИАГРАММАМИ»-«ФОРМАТ»-«Упорядочение»-«Область выделения», как показано выше на рисунке.
Динамический вафельный график в Excel – готов!
Аналогичным образом создаем еще два вафельных графика для показателей: «Показатель качества» и «Производительность».
Полезный совет. При создании остальных двух вафельных графиков можно не создавать фоновую черную диаграмму, а просто скопировать ее из первой уже созданной вафельной диаграммы.
Готовый шаблон дашборда в Excel
Ниже под вафельными диаграммами у нас на дашборде расположены 3 переключателя для нижнего графика (под ними). Чтобы создать переключатели на листе «Дашборд» выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Элементы управления»-«Вставить»-«Переключатель». После щелкаем по нему правой кнопкой мышки и в контекстном меню выбираем опцию «Формат объекта»:
В появившемся диалоговом окне «Формат элемента управления» на вкладке «Элемент управления» в поле ввода «Связь с ячейкой:» указываем ссылку для вывода числовых значений в ячейку по адресу: Обработка!$A$6.
Копируем новый элемент управления – переключатель, 2 раза для создания его копий остальным показателям. Теперь при переключении переключателя на листе «Обработка» в ячейке A6 будут возвращаться числовые значения 1,2 и 3. В зависимости от выбранного пользователем переключателя.
Пришло время подготовить данные для нижнего динамически изменяемого графика при переключении. Но сначала на листе «Обработка» сделаем подготовку и обработку всех необходимых значений. Снова выполним ряд последовательных действий:
Данные подготовлены и обработанные!
Теперь выполним ряд действий для создания самого нижнего графика:
Можно еще сделать несколько шагов для оформления:
После всех оформлений переносим график на главный лист «Дашборд». Там же делаем все необходимые дополнительные оформления на свой вкус. После настраиваем расположение элементов и наслаждаемся готовым результатом:
В результате получился простой аналитический дашборд в Excel. Научившись делать такие простые дашборды для интерактивных и презентабельных отчетов с динамической визуализацией данных, постепенно можно переходить к более сложным.
Что такое дашборд?
В последнее время понятие «дашборд» стало очень популярным. Его часто упоминают в новостях, полезных статьях, обзор и многих других материалах. И может показаться, что мы никогда с ними не сталкивались и не использовали.
На самом деле они окружают нас с самого детства: будильник, градусник, спидометр и тахометр в автомобиле — все это «дашборд» (от англ. dashboard) — приборная панель. Простыми словами — это панель с данными.
В digital-сфере дашборд обрел немного другое значение, точнее первоначальное было дополнено новыми «переменными». Теперь он не только показывает данные, но и проводит их анализ.
Этот инструмент очень популярен среди людей, работающих с большими массивами информации. Он позволяет просматривать их в одном месте в удобной визуальной форме. Давайте узнаем о нем подробнее!
Дашборды условно делят на 3 категории:
Рассмотрим более подробно каждый тип.
Используют для обзора деятельности компании или определенных показателей. Стратегические дашборды используют руководители для быстрой оценки достижения текущих целей.
Задача аналитических дашбордов — отслеживать текущие тенденции. Обычно их создают для отдельных подразделений компании или направлений деятельности. Используются аналитиками и позволяют оперативно получать информацию об отклонениях от нормативных показателей.
Отслеживают информацию в режиме реального времени. Очень удобны в бизнесе и позволяют просматривать данные по разным направлениям деятельности или даже показателям (например, объему продаж или прибыли). Обычно их используют сотрудники, которые могут принимать незамедлительные решения и влиять на изменение показателей.
Дашборд используют во многих сферах. Главное условие — наличие данных, которые можно проанализировать.
Самый простой пример использования инструмента на практике — системы аналитики Яндекс.Метрика и Google.Analytics. Они дают информацию по разным показателям, что позволяет быстро оценивать, например, эффективность рекламных кампаний в маркетинге.
В менеджменте дашборд применяют для контроля нагрузки на сотрудников и планирование работ. Например, их используют в популярных таск-менеджерах — Jira и другие.
Фактически данный инструмент можно адаптировать под любую сферу бизнеса. Главное — определить отслеживаемые показатели и интегрировать источники входящих данных для последующего анализа.
Есть много примеров использования инструмента в повседневной жизни. Например, в музеях и на выставках его применяют для отслеживания загруженности залов и анализа популярности каждой секции. В больницах дашборды используют для управления финансами, контроля расходов материалов, учета количества пациентов и т.п.
Даже в университетах нашли практическое применение: анализ результатов экзаменов, посещаемости лекций и семинаров, статистики по отдельным дисциплинам и многое другое.
Эти примеры опровергают заблуждение, что применение дашбордов полезно только в бизнесе. Некоторые люди даже используют их для отслеживания и анализа данных по саморазвитию. И по их словам инструмент действительно помогает!
Прежде чем приступить к созданию дашборда, вы должны понять, что, во-первых, инфографика и дашборд — разные вещи. Инфографика — инструмент визуализации данных. Дашборд — инструмент визуализации и анализа данных. Если говорить проще, то инфографика — одна из составляющих частей дашборда. Она используется для визуализации результатов проведенного анализа.
Во-вторых, для создания дашборда не нужно быть профессиональным аналитиком. Но определенные знания иметь нужно, чтобы из большого массива данных определить самые важные и вывести их на итоговую панель. Это позволит сделать полезный инструмент с ценной информацией.
Обладать навыками программирования для создания не нужно. Сегодня существует множество сервисов, автоматизирующих этот процесс. Советуем посмотреть Tableu, Power Bl и Qlik. В них есть необходимые инструменты для создания собственной панели.
Для получения эффективного и полезного инструмента следуйте советам специалистов. Первое «золотое» правило — дашборд должен быть простым и понятным. Найдите баланс между цифрами и буквенными обозначениями. Например, если добавили диаграмму прибыли по месяцам, выделите каждый сегмент цветом и подпишите его.
Не используйте виджеты одного типа. Это рассеивает внимание и мешает сконцентрироваться на нужной информации. Например, слева добавьте линейную диаграмму, а справа — круговую. Вы почувствуете, что данные воспринимаются проще и быстрее.
Располагайте виджеты по важности. Вверху наиболее значимые данные. Человек начинает знакомиться с информацией сверху, к концу дашборда степень внимательности снижается до минимума. Если оставить ключевые показатели в нижней части, человек не сможет объективно оценивать их.
Второе правило — аналитические данные сопровождайте выводами и рекомендациями. В блоках можно дать информацию, что будет при игнорировании резких спадов или отклонениях от плановых показателей. Для удобного восприятия текстовых блоков размещайте их справа от основных виджетов или под ними.
Не добавляйте в дашборд лишней информации, не несущей ценности для ключевых показателей. Маловажные данные заносите в приложения или другие информационные массивы.
Как видите, дашборд — удобный и эффективный инструмент, который при правильной адаптации применяется во многих сферах. Он автоматизирует анализ данных и позволяет контролировать их в режиме реального времени.