что такое бюрократические сложности

Что такое бюрократия простыми словами

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Так сложилось, что слово «бюрократ» мы воспринимаем как нечто нарицательно-ругательное.

Но каково истинное значение понятия «бюрократия» знает далеко не каждый человек.

Девиз нашего блога: «Знать больше!», именно поэтому сегодня мы разберемся, что такое бюрократия, каковы ее виды, и существует ли идеальная бюрократия.

Бюрократия — это.

Суть понятия «бюрократия» кроется в его переводе. А произошло это слово от слияния французского «bureau» (канцелярия) и греческого «κράτος» (власть).

Прямой перевод – «канцелярская власть», т.е. власть людей, наделенных полномочиями управления. Полномочия передаются в форме специальных письменных указаний, приказов, распоряжений.

Представим следующую схему: есть государство (форма (республика, монархия и т.д.) не важна), есть его граждане (подданные), которые образуют общество. Государство – это форма политической власти, следовательно, чтобы осуществлять руководство обществом, необходим аппарат управления.

Основная функция аппарата управления – администрирование процессов. Такой аппарат называется бюрократическим, а граждане, работающие в нем – бюрократами. Как видите, ничего обидного и «ругательного».

Бюрократическая система имеет отношение не только к государству, но и к организациям различных правовых форм.

Почему она воспринимается негативно

Разберем данный вопрос на примере государственной бюрократической системы.

Чтобы не допустить хаоса во взаимоотношениях физических или юридических лиц и общества, государственная власть должна добиваться строго выполнения установленных правил.

Допустим, государство, решив мотивировать повышение рождаемости, устанавливает выплату материнского капитала на второго ребенка в семье. Как регулировать выплату мат.капитала, чтобы он выдавался строго по назначению?

Для этого создается специальный канцелярский порядок подачи заявок на выплату, определяется ряд документов, которые должны собрать родители ребенка. То есть им нужно пройти ряд бюрократических процедур.

Не стоит винить чиновничий аппарат за эти формальности, ведь именно они гарантируют, что материальная помощь попадет строго по назначению.

К сожалению, зачастую бюрократических «проволочек» становится в нашей жизни слишком много, поэтому мы начинаем воспринимать бюрократию как неминуемое зло.

Случается, что бюрократические препоны доводятся до абсурда: до сих пор существует практика, что инвалиды каждый год должны подтверждать свою инвалидность, чтобы получать пенсию, лекарства и другие льготы. Как будто за год ампутированная нога может отрасти, сахарный диабет излечиться и т.д.

Канцелярское (формальное) ведение дел присуще всем без исключения ветвям государственной власти.

Свести бюрократию «на нет» невозможно, она гарантирует соблюдение порядка, но ее можно минимизировать, исключив из администрирования принцип «форма ради формы». К этому стремятся все развитые страны.

Кратко об истории бюрократии

С тех пор как начали создаваться отдельные государства, возникла необходимость в централизованном управлении. С изобретением письменности (около 4 тыс.лет назад) техническая сторона административного управления упростилась: достаточно издать приказ и поручить его реализацию (и контроль за выполнением) специальным людям, которые получают за это плату.

Бюрократия появилась уже в древнем Египте, получила развитие в древнем Китае и Римской империи. Бурное ее развитие в России началось при Петре Первом. Его нововведения касались не только «европеизации» страны, подъема экономики, но и администрирования. Централизация управления государством была введена именно им.

Может ли бюрократия быть идеальной?

Применение термина «бюрократия» по отношению к аппарату администрирования началось в 20 веке с «легкой руки» немецкого социолога и экономиста Макса Вебера.

Он вывел общие принципы «идеальной» бюрократии, призванной служить обществу. Вот эти постулаты:

Вебер считал, что бюрократия – это идеальный инструмент управления.

Действительно, если бы все сформулированные им принципы соблюдались, то так оно и было бы. Но влияние человеческого фактора способно превратить идеальный инструмент в тормоз развития.

Виды бюрократии

Принято различать 3 вида бюрократии, в зависимости от специфики организации деятельности:

Примером такой формы является организация управления в каком-либо министерстве (есть министр, есть заместители по определенным вопросам, есть рядовые сотрудники, выполняющие функции, связанные с профессиональной специализацией министерства).

На роль министра редко назначается специалист согласно роду его профессиональной деятельности. В основном этот человек является грамотным, опытным управленцем (администратором).

Недостатком классической формы является:

Служащий обязан отправить запрос вышестоящему звену, получить ответ, и, в зависимости от решения сверху, «разрулить» сложившуюся ситуацию. На это уходит время, и сама ситуация уже может стать не актуальной.

Примером может служить организация управления в медицинских или учебных заведениях. Глава такого учреждения – профессионал данного вида деятельности (поэтому он может компетентно контролировать работу своих сотрудников), его подчиненные также являются профессионалами, применяющие стандартный набор методик (программ) для работы.

К недостаткам можно отнести необходимость высокой профессиональной подготовки кадров (затраты на обучение).

Данная форма бюрократии обладает минимальным формализмом, она децентрализована и потому быстро реагирует на внешние факторы, оперативно решает поставленные задачи.

Примером может служить организация управления в научно-исследовательском институте, в юридической фирме и т.д.

Структура бюрократической системы

Структура классического бюрократического аппарата подчинена строгой иерархии. Это значит, что существует жесткая субординация по цепочке «сверху → вниз».

Если представить иерархию в виде геометрической фигуры, то она представляет собой пирамиду.

Достоинства и недостатки бюрократии

Рассмотрим плюсы и минусы классической формы бюрократии в следующей таблице:

Читайте наш блог, это познавательно!

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Думаю, что никто не будет спорить о необходимости процедур, их и выполняют чиновники.

Другой вопрос, что бюрократическая система зачастую иррациональна, можно сказать, что просто палки в колеса людям вставляет, вот такую систему нужно исправлять, но система же не существует сама по себе, она опирается на законы, значит нужно менять эти законы, вносить поправки, тогда и ведомства изменят внутренние процедуры на основании новых законов.

Конечно, нужно менять законы и вносить поправки, чтобы они работали на благо общества и шли в ногу со временем. Зачастую законы просто отстают от действительности. Вот тогда мы ругаем бюрократов, поскольку они действуют по законам.

Источник

Что такое бюрократия, в чем ее плюсы и минусы для народа и государства

Дословно – «власть письменного стола».

Уважаемые читатели, приветствую вас на блоге iklife.ru. Сегодня поговорим о том, что такое бюрократия и всегда ли это плохо. Бюрократия происходит от французского слова «бюро» – офис, канцелярский стол – и греческого «кратос» – власть. Дословно получается – власть письменного стола.

Бюрократией называют систему управления, которая основывается на документированности: каждое действие должно быть задокументировано, официально оформлено, чтобы можно было разобраться через суд, кто прав, а кто виноват.

Бюрократия появилась тогда, когда зародилась письменность. Это слово не всегда надо использовать в отрицательном значении.

Зачем нужен бюрократический аппарат

Чтобы было меньше несправедливости. Хотите получить пособие, потому что у вас многодетная семья – принесите справку, что у вас несколько детей. Хотите пособие по инвалидности – покажите медицинское заключение, что вы инвалид.

Если выяснится, что человек получил деньги, которые ему не причитаются – можно будет найти документ, который он предъявил, найти юриста, который ему этот документ дал, и взыскать с него штраф. И с этого человека тоже.

Без бюрократии нельзя

Как доказать, что офицер отдал приказ? Никак, документов никаких нет.

Офицер на свободе, солдат в тюрьме.

Три вида бюрократии

Классическая. Это когда на вершине человек с хорошими навыками управленца. Например, я учился в вузе, где ректором был бывший генерал-майор МВД. Да, он кандидат технических наук, но все-таки он 30 лет работал не в науке, а в МВД.

Люди с профессиональными навыками в классической бюрократии, конечно, тоже есть, их большинство, но они всегда подчиняются верховному «управленцу».

Мне рассказывали про кафедру, которую пять лет возглавлял доктор наук. Он был великим ученым, но с людьми работать вообще не умел. Он все время давал не те поручения не тем людям, не мог нормально отчитываться вышестоящему руководству, вовремя решать проблемы. Через пять лет его сместили.

Поэтому, наверное, и стоило делать ректором генерал-майора, а не ученого.

Профессиональная. Когда управляют именно профессионалы в своей сфере, а не просто хорошие управленцы.

Адхократия. Когда нет жесткой иерархии, низы могут решать проблемы не хуже верхов, если будет нужно. Адхократия очень гибкая, эффективная, но в ней может легко возникать хаос и всеобщая путаница.

Недостатки бюрократии

Бумаг бывает слишком много. Уходит много времени на то, чтобы их собрать, простоять в очередях, получить нужные подписи. Проблемы, которые надо решать срочно, решаются долго.

Иногда бумажная волокита создается для того, чтобы имитировать бурную деятельность. «Верхи» таким образом отчитываются еще более крупным «верхам» о том, как они хорошо работают: вот, смотрите, мы делаем это, это, это, а еще вот это, и все отчеты у нас есть.

В реальности же все эти отчеты ложатся на плечи рядовых сотрудников. В первую очередь, страдают от этого бюджетные организации: школы, больницы. Учителя, преподаватели вузов, врачи вместо своей работы заполняют бумажки.

Еще один недостаток – бывает сложно решать вопросы из-за строгой иерархичности. Низы не могут решить какой-то вопрос, потому что он «не в их компетенции», а до верхов не достучаться.

Третья проблема – коррупция. «Заплатите мне денежку», а то будете сто лет в очередях стоять.

Если смотреть в глобальном плане, то бюрократия ведет к расслоению общества, нарастанию недовольства, а потом – к митингам, революциям и кровопролитию.

Это все, что я хотел вам рассказать про бюрократию. Часто это слово используется в негативном значении, бюрократами называют чиновников, которые занимаются только бумажками и не решают проблемы народа.

Источник

Бюрократия — что это и как она работает

Когда говорят о бюрократии, часто имеют в виду что-то плохое. Она выглядит препятствием к нормальной жизни — тем, что ограничивает права простых людей, заставляя их чувствовать себя маленьким винтиком большого и сложного механизма. С другой стороны, это явление существует на протяжении всей истории человеческой цивилизации. А это означает, что она является чем-то важным и необходимым.

1. Что такое бюрократия простыми словами

Таким образом речь идёт о власти тех людей, которые являются частью механизма управления. Обычно речь идёт об обществе, хотя иногда этот термин может употребляться по отношению к сотрудникам фирм или организаций.

Бюрократия часто используют в тех случаях, когда считают, что соблюдение формальных правил в деятельности должностного лица считается более важным, чем фактическое исполнение своих обязанностей. Однако для правильного понимания этого явления необходимо понимать, что государству для управления гражданами необходим аппарат, который его реализует. Без существования таких людей общество существовать не может.

Негативный оттенок в восприятии бюрократии связан с тем, что, хотя представители этого слоя общества должны выполнять свои обязанности, но иногда, благодаря своему месту в механизме управления, присваивают себе властные полномочия.

Слово «бюрократия» используют для обозначения формализованного порядка действий и тех людей, которые его реализуют.

2. Когда появилась бюрократии — история

Некоторые явления можно глубже понять, изучив их историю. Бюрократия появилась вместе с государством. Впервые её можно было встретить тогда, когда возникали первые монархии: Древний Египет, Китай, Шумер и другие. В это время возникла необходимость в аппарате чиновников, которые могли бы реализовывать распоряжения монарха, ведали распределением благ и осуществляли учёт имеющегося богатства.

Впервые детальным изучением этого понятия впервые занялся социолог и экономист Макс Вебер. Он определил то, что по его мнению представляет собой идеальная бюрократия:

Вебер рассматривал бюрократию в качестве положительного явления. По его мнению, она предназначена для того, чтобы сделать управление максимально эффективным. Он полагал, что бюрократические структуры способны осуществлять управление идеальным образом.

Вебер не ограничивался исследованием того, какой она должна быть с идеальной точки зрения, а старался изучать её реальные особенности. В частности, он разделял бюрократию на рациональную и иррациональную. В первом случае он выделял следующие характеристические черты:

К иррациональным проявлением он относил ситуации, в которых функция управления и власть становились самоцелью, препятствуя выполнению поставленных задач. На практике это часто выражается в бездумной бумажной работе, ставшей самоцелью.

3. Разновидности бюрократии

Исследователи рассматривают три разновидности бюрократии:

3.1. Классический тип

В классическом типе бюрократии случае задачей является выполнение общих управленческих задач на основе следования общепринятым правилам.

Перечисленные факторы способствуют эффективности решения поставленных задач. Сильной стороной такого варианта бюрократии является эффективная организация работы на основе простоты и понятности каждого действия, включённого в систему.

Такая форма работы активно применяется в сфере государственного управления и активно используется в работе бюджетных организаций и предприятий, которые находятся в государственной собственности.

3.2. Профессиональные бюрократические структуры

Профессиональная бюрократия имеет свои преимущества, связанные с чёткой организации деятельности. В рассматриваемом типе структур они соединяются с теми, которые основаны на профессионализме и использовании интеллектуального потенциала работников.

Отличительными особенностями профессиональной бюрократии являются:

Такой вариант организации является более эффективным. Однако для своего функционирования он требует найма квалифицированных и людей творческого склада, эффективное руководство которыми требует высокого профессионализма руководителей.

3.3. Использование адхократии

Этот вид бюрократической организации можно рассматривать в качестве наименее формального варианта. В этом случае осуществляется временное объединение специалистов для решения конкретных задач. Для этого привлекают таких сотрудников, знания и опыт которых могут пригодится для выполнения работы.

При организации работ таким образом обычно отсутствует чёткая иерархия сотрудников. Форма организации работы выбирается такой, которая наилучшим образом будет соответствовать выполняемым задачам.

4. Почему бывают злоупотребления

Хотя обществу необходимо наличие лиц, которые выполняют управленческие задачи, тем не менее в этой сфере присутствуют злоупотребления. Они могут быть обусловлены различными причинами:

Для того, чтобы устранить проблемы в деятельности, нужно бороться с теми, кто совершает нарушения. Кроме того, важно совершенствовать действующие нормативные акты, устраняя неоднозначности и приводя их в соответствие с сегодняшними требованиями.

5. Зачем бюрократия нужна

Без неё государство не сможет выполнять свои функции. Например, при рождении второго ребёнка в России молодой семье предоставляется материнский капитал. Он может быть использован для строго определённых целей. Чтобы это проконтролировать, государство не выдаёт деньги на руки владельцу, а проверяет, на что он хочет его потратить и по его заявлению выполняет перечисление средств.

На всех стадиях этого процесса чиновники (работники Пенсионного фонда) выполняют определённую работу для того, чтобы обеспечить матери возможность использовать полученную сумму. Аналогичным образом бюрократия действует в других сферах жизни общества.

Негативное восприятие бюрократии обычно обусловлено тем, что простой человек часто ощущает зависимость от решений того или иного чиновника. Он должен выполнять свои должностные обязанности, следовать установленным правилам, но не обладать властью над гражданами.

Смотрите также видео «Развитие бюрократии»:

Источник

Бюрократия и методы борьбы с ней

Коллективную эффективность работы как раковая опухоль пожирает бюрократия.

Как понять, что есть важное? А это то, для чего создавалась компания. Для работы над важным, голову нужно держать свободной, а не забитой этим мельтешением. Каждое отдельное элементарное действие не представляет из себя никакой проблемы и выполняется легко и быстро. Проблему представляет их количество.

Но перед этим нужно бы подумать вот о чем: введение одного маленького дополнительного витка бюрократии имеет свою цену. Цена ничтожна. Допустим, 20 секунд в день от одного сотрудника. Мы когда-нибудь теряли что-то подобное раньше? Допустим, по статистике, мы теряем одну коробку саморезов в год. Теперь смотрим, что получается: мы тратим 20 секунд в день, которое в пересчете на год будет стоить = 0,0055 часов / 8 часов в день х 247 рабочих дней в году х оклад в день 1500 рублей = 257 рублей.

Что дешевле, терять одну коробку в год или вводить этот дополнительный виток контроля?

Предположим, эту коробку дешевле терять.

Кроме того, никогда не знаешь, что потеряется завтра.

Да и что, хотите сказать, у того сотрудника нет двадцати секунд в день? Меньше будет ходить и болтать. Он чай пьет по пятнадцать минут, а в данный конкрентый момент в окно залип вот именно на эти 20 секунд, которые мог бы потратить на то, чтобы саморезы не терять. За что ему платят, вообще? Пусть работает.

Медленно, но верно система обрастает жиром. Каждые конкретные 20 секунд, вроде бы, ничего не значат, но если подумать о том, сколько таких витков контроля встречаются вам в течение рабочего дня, то возникает ощущение, что на ваших руках повисли водоросли и вы продвигаетесь вперед с огромным замедлением.

Плохо, когда бюрократию наращивают бездумно: увеличивая громоздкость системы. Нанимают дополнительных людей, чтобы те перепроверяли что-то за кем-то.

Бюрократия заполоняет не только работу всех отделов компании, но и работу самого отдела развития производственной системы. Рабочий день развивальщиков всё больше зарастает оранжевым полем:

Иногда дешевле смириться с определенным риском, неопределенностью, хаосом. Внесение порядка в какую-нибудь мало-значительную часть может быть неоправданно дорогим как единоразово, так и на постоянной основе, и являть собой потери. Потери, которые вы создаёте, а не устраняете.

Мелкая бюрократия никем и никогда не воспринимается как выполненные работы. Это деятельность, которая размывается. Линейному персоналу гораздо выгоднее включить режим принесения максимальной ценности с игнорированием мелкой бюрократии (ничего не вносить в перечни, ничего не обновлять, ничего не рассылать), всю систему засрать, а потом получить от руководства задание «всё разгрести, привести все в соответствие, все перепроверить и навести порядок» и получить под это дополнительные временные ресурсы. Эта работа будет добавлена в план. А если бы линейный сотрудник выполнял все планомерно каждый день, работа бы прошла бесследно, фоном, и без выделения ресурсов от руководства. Ресурсы изниоткуда.

Линейный персонал ненавидит бюрократию и видит в ней откровенное зло только потому что их ответственность за риски весьма ограничена. Стоит нам убрать документооборот, и выполнять все транзакции на словах и держать всю информацию в голове (кричать через открытую дверь в соседнюю комнату «Вась, еще 2 коробки хомутов в машину на Чебоксары положи, ладно?»), то вскоре выяснится, что никакие хомуты в Чебоксары не приехали и их нужно срочно где-то искать посреди ночи. Да и вообще все проекты выполняются через 33 косяка. А в ответ на вопрос «Какого лешего?» все разводят руками и говорят «Ну, сами понимаете, человеческий фактор!»

Линейный персонал радуется, что красный паровоз всех обогнал. Но его детали отлетают прямо на ходу. И сколько топлива он жрет из-за разных мелких утечек из котла? Действительно, на определенном отрезке красный паровоз быстрее. Только вот паровоз этот может взорваться в любой момент, не доехав до финиша.

Данная тема раскрыта в книге «Русская модель управления». Там автор констатирует, что в русской модели управления характерно метание из крайности в крайность. Система долго накапливает жир, потом приходит Петр I, Ленин, Сталин, топает ногой, вся бюрократия обваливается, система резко становится результативной, однако крайне нестабильной и в геометрической прогрессии прожирающей ресурсы. В таком состоянии она снова постепенно начинает накапливать жир, пока снова не станет абсолютно неповоротливой.

Нужно полоть и уплотнять. Оптимизировать.

Здесь может помочь отдел развития.

Вот увидите, если дать слово каждому, то он озвучит что-то, что давным давно увидел, но держал при себе. Что определенный отдел требует от него данных в той форме, которая удобна именно им, но совершенно не учитывает удобств того, кто эти данные предоставляет.

Или же что определенный отдел предоставляет данные в той форме, которая удобна им, но совершенно не учитывает удобств того, кто эти данные получает.

Ну а дальше нужно думать и не молчать.

Иногда можно принять управленческое решение о том, что вам дешевле нести определенный минимальный уровень риска в каком-то моменте чтобы выиграть освободишееся время за счет отказа от определенной бюрократической операции.

Например, не подписывать место хранения каждой ручки,

а решить, что вам дешевле потерять ручку и взять со склада новую (чем вводить систему подобных ярлыков на каждом предмете). А то ведь кто-то на зарплате будет вам все это контролировать.

Важен баланс риска и бюрократии

5С должен оставаться легким, простым, текучим и органичным. Не создающим чрезмерного напряга. Совершенствование ради совершенствования хорошо лишь до тех пор, пока оно не создает людям дополнительной работы. Если дополнительные действия создаются, то должна быть и значительная польза.

Перебирать и подписывать можно что угодно. Важно понять: зачем. Система должна оставаться простой. Keep it simple, stupid!

Парочка примеров оптимизации мелких отвлекающих дел

Хранение действующих инструкций выполняется на сервере в формате Word. В другой папке на сервере в формате PDF. В физической папке в шкафу.

Утверждая новую инструкцию, нужно вписать ее в 3 перечня, а еще систематически выполнять сверку этих перечней между собой.

Папка со смешными картинками на моем личном ПК

Тут есть название файла и дата его добавления в папку (или изменения).

А чем это отличается от содержания перечня, в котором написано, что хранится в этой электронной папке? Он состоит из тех же самых столбцов: название и дата. Еще фамилия разместившего. Ее и в электронной папке тоже видно.

В итоге из трех документов получили один.

Сравнение оптимизации и субоптимизации.

Теперь представляем количество заявок (бюрократия) и транспортных расходов.

Еще и сам механик себе отдельно заказывал.

Начальник производственной службы обладает паталогической обходительностью и морально тяготится нагружать и отягощать смежные службы, т.к. якобы не имеет для этого оснований.
В то время как начальник механической службы наотрез отказывается закупать краску на весь завод (т.к. с какой стати он должен работать за всех?). Я даже пошел на компромисс: определил, что он должен писать производственнику письмо по электронной почте с информацией о том, сколько какой краски купить, чтобы тот оформлял заявку, вместо того, чтобы руководитель механической службы оформлял заявку сам. Оформить заявку ничуть не сложнее чем написать электронное письмо с той же самой информацией. Но у начальника механической службы возникло ощущение, что с него сняли оформление заявки, что его обрадовало.

Данная система устроила всех участников, хоть и имеет один аппендикс в виде лишнего электронного письма.

В большой организации количество файлов и разных документов постоянно множится, энтропия растет. У одной и той же информации появляется несколько источников, противоречащих друг другу. Возникает дублирование, версионность и просто загромождение.

У каждого отдела своя информационная база. Плюс у каждого сотрудника на компьютере еще куча информации. И не известно, где какую информацию искать. Где она актуальная, где устаревшая? Такой информации не существует или плохо поискали?

Происходит захламление файлами и бумагой, старыми письмами в инбоксе электронной почты, дублирующими друг друга 50-страничными инструкциями, приказами. Требования из всех этих инструкций невозможно выполнять, потому что всё это невозможно знать и помнить.

Большая компания в плане информации со временем становится похожа на жилище паталогического накопителя.

Накопитель считает, что много не мало, а каждая вещь для чего-то потенциально нужна. Пусть будет.

В случае с информацией этот синдром усугубляется тем, что создается иллюзия, что информация есть не просит, не занимает места по сравнению с предметами, и потому никому не мешает и не вредит.

Всё это создает тяжесть, лишние запасы информации.

Кроме того, такое положение вещей очень затрудняет работу для новых сотрудников компании. Кажется, что если сотрудник копит и копит информацию, и потом увольняется, то следующему будет проще вникнуть в работу. Нет! Его испугает сложность, он даже не сунется всё это изучать. Он изучит если всё будет просто, всё будет структурировано, оптимизировано.

При трудоустройсте в новую компанию вам дают на ознакомление несколько толстенных папок с разными инструкциями. Вы начинаете их читать и со временем обнаруживаете, что материалов так много потому что значительная часть этих инструкцих в той или иной степени дублирует друг друга. И в результате, чтобы всё успеть прочитать, вы начинаете читать это по диагонали, что не способствует восприятию и запоминанию. В то время как если бы перечень этих документов был оптимизирован, каждый из оставшихся документов был бы прочтен значительно внимательнее и запомнен сильнее, т.к. материалы не пугали бы своим количеством, и каждый документ был бы прочтен внимательно, т.к. их мало.

Давно уже я одержим мыслью о том, что информации не надо давать бесконечно накапливаться, т.к. в итоге окажется, что в 99% мусора осталось лишь 1% нужного.

Ненужные запасы документов нарастают сами собой, как сорняки. Только вот эти сорняки губят вашу картошку (нужную информацию), размывают ее, забирают внимание замедляя поиск и заставляя тратить время на чтение ненужного. Прячут, подменяют актуальную информацию неактуальной, создавая ошибки.

Созданием обучающейся организации.

Может показаться, что обучающаяся организация должна непрерывно накапливать знания, всё больше и больше. Но нет!

Обучающаяся организация должна быть как экосистема. Организмы отмирают, их перерабатывают микробы. Это создает место для новых, более актуальных организмов. Так работает эволюция в дикой природе.

Обучающаяся организация должна быть как человеческий разум. Ненужное забывается, важное держится в памяти.

Один из принципов создания чего-то подобного неплохо описан здесь: Zettelkasten: как один немецкий учёный стал невероятно продуктивным. Следуя именно этому принципу я пытаюсь вести свой ЖЖ.

Аналогом перерабатывания в природе мертвых организмов должна стать систематизация. Ревизия информации, ее градация, отправка в архив (удаление из рабочей среды), уничтожение. Так должна поддерживаться актуальность и минимализм.

Моя боль выглядит вот так:

Склоняюсь к мысли, что люди либо изначально рождаются с пониманием того, что я тут пишу, либо не понимают этого никогда.

Как выполнять идентификацию

1. У каждого документа должно быть название внутри этого документа
Чтобы оно было видно, когда документ будет распечатан. Документов без названия не бывает.

Как делают вместо этого:
Думают о том, как поскорее создать документ, но не думают о том, как им потом пользоваться. Пишут название файла «Комплектация заказа №. «. Заходишь внутрь и видишь там просто таблицу с материалами и количеством. БЕЗ ЗАГОЛОВКА, без номера заказа. Распечатывают и отдают в руки со словами «это заказ номер. «. Как потом, после распечатывания, можно будет не перепутать эту комплектацию с комплектацией от другого заказа? В лучшем случае дописывают название ручкой уже на распечатанном листе, но зачем так делать?

2. У документа должна быть какая-то дата или версия
Потому что иначе рано или поздно вы будете держать в руках несколько копий одного и того же, но чем-то отличающихся. Как тут узнать, какая из версий актуальная, а какая устаревшая?

Как делают вместо этого:
Создают папку «Заказ №. «, а в ней файлы называют «чертеж», «комплектация» (причем, внутри файла не написано, от чего именно эта комплектация, но якобы должно быть понятно по папке, в которой лежит этот файл), «инструкция» (и это в лучшем случае, иногда «инст»), и т.д. Это затрудняет нахождение файлов с помощью поиска. Это затрудняет понимание, что это за файл, если он найден в отрыве от других файлов.

Выполнять идентификацию нужно так, как будто завтра у всех сотрудников компании, включая вас, внезапно должна случиться амнезия

Только с такой мыслью в голове вы сможете создавать базы данных так, что в них смогут разобраться другие люди, а также вы сами по прошествии долгого времени.

А еще исключите такую фразу как «Это и так понятно».

В противном случае, компания не имеет памяти и думает только о том, как выжить СЕГОДНЯ.

Если у вас есть коллега из второй категории, то, пожалуйста, покажите ему эту заметку.

И только идентификация?

Удаление неактуальных правил

Каждый будний день я вижу этот железнодорожный переход.

Как видно, на светофоре горит красный (а еще звенит звонок), то есть переход запрещен. Это очень частое явление, мне порой кажется, что этот светофор бОльшую часть времени светит красным, нежели зеленым. Иногда здесь стоят железнодорожные сотрудники в специальных жилетках, иногда нет. Они ни с кем не контактируют, просто стоят и всё.

Люди постоянно спокойно переходят на запрещающий сигнал светофора. Железнодорожники никак на это не реагируют.

Всё потому что поезда настолько далеко, что их даже не видно.

Догадываюсь, что это сделано железнодорожным управлением для перестраховки. Дескать, люди будут стоять и ждать минут 15 только на том лишь основании, что переходить запрещено. И будут в безопасности! Это для их же блага.

Это учит людей тому, что:

1. Есть правила, которые соблюдать нужно, а есть правила, которые соблюдать не нужно. Причем, каждый раз заставляет их думать, нужно ли соблюдать данное правило.

2. Это учит тому, что правила в принципе зло, и соблюдать их надо только чтобы избежать наказания.

3. И вообще «Правила существуют, чтобы их нарушать».

То есть вызывает обратный эффект:

Именно поэтому, я прошел по цеху и посрывал со стен все правила и объявления, которые:

б) начальство тоже не рассчитывает на их соблюдение и поэтому никак это не контролирует.

Ну, например такие: «За беспорядок на рабочем месте штраф 3000 рублей», но никаких штрафов никогда не было, никто не следит и всё в бардаке.

Что и всем советую сделать, если вы хотите упростить себе задачу воспитания организации, в которой соблюдаются бизнес-процессы и всё делается так, как нужно.

И я не имею в виду сорвать со стен предостерегающие об опасности информационные сообщения, даже если их все нарушают.

Великий вымышленный детектив Шерлок Холмс сказал:

Человеческий мозг — это пустой чердак, куда можно набить всё, что угодно. Дурак так и делает: тащит туда нужное и ненужное. И наконец наступает момент, когда самую необходимую вещь туда уже не запихнёшь. Или она запрятана так далеко, что ее не достанешь. Я же делаю всё по-другому. В моём чердаке только необходимые мне инструменты. Их не много, но они в идеальном порядке и всегда под рукой. А лишнего хлама мне не нужно.

Это прекрасный подход для предприятия, но не нужно впадать в другую крайность, и вообще не создавать информации, держа всё в умах людей.

Бритва Оккама. Нужно постепенно воспитывать в себе и других культуру минимализма. Чтобы оптимизация бюрократического ада становилась актом, несущим смысл сам по себе, потому что так должно.

Источник