что такое быстрое закрытие в бухгалтерии
«Быстрое» закрытие: цели, проблемы, пути решения
«Финансовые и бухгалтерские консультации», 2008, N 7
В последнее время очень популярными в финансовой и бухгалтерской среде стали такие термины, как fast close (быстрое закрытие), accruals (начисления), provision (оценки, предположения). Все эти термины применяются в связи с реализацией во многих российских компаниях проектов по «быстрому» закрытию периода в целях подготовки финансовой отчетности либо по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), либо по международным (МСФО).
Цели проекта «быстрого» закрытия
Важно, что рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Возможные сроки подготовки финансовой отчетности, рассматриваемые в качестве стратегической цели проекта fact close, приведены на рис. 1.
Целевые сроки подготовки отчетности
Рис. 1 Проблемы на пути «быстрого» закрытия и способы их решения
Независимо от выбранного метода составления отчетности (либо путем трансформации, либо на основании регистров параллельного учета по МСФО) на «быстрое» закрытие периода существенное влияние оказывают сроки получения и отражения в учете компании первичных учетных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Как показывает практика, на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство российских компаний сталкиваются с однотипными проблемами, обусловленными различными факторами. Эти факторы можно объединить следующим образом:
Типичные проблемы, влияющие на подготовку отчетности компаний в режиме fast close, и возможные, на наш взгляд, пути их решения приведены в таблице.
Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100.
Применение технологии accruals как способ решения проблемы
Для достижения цели подготовки финансовой отчетности в режиме fast close можно использовать:
По документам, заменяющим первичные (например, реестрам, справкам), внутренним локальным актом разрабатываются и утверждаются конкретные формы, являющиеся составной частью порядка документооборота.
Для внедрения технологии accruals необходимо определить:
Для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности компании в режиме fast close ежемесячно следует:
Регламент проведения контрольных процедур по анализу отклонений, необходимых для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности в режиме fast close, должен быть закреплен внутренним локальным актом компании. В общем виде возможный алгоритм процесса проведения контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими данными представлен на рис. 2.
Алгоритм контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими
Рис. 2 Риски и препятствия на пути к достижению цели
Нельзя забывать, что хозяйственные операции совершают все подразделения компании, а задачей бухгалтерии является только корректное отражение этих операций в учете и отчетности. Иными словами, вся жизнь течет за пределами бухгалтерии, в документировании информации и формировании отчетности участвуют все подразделения и весь персонал компании.
Таким образом, сокращение сроков подготовки финансовой отчетности является задачей, охватывающей все бизнес-процессы, происходящие в компании, и предполагает комплексный подход к решению, основные направления которого приведены на рис. 3.
Комплексный подход к решению задачи по сокращению сроков подготовки отчетности
Нужно иметь в виду, что при внедрении проекта по сокращению сроков подготовки отчетности могут возникнуть риски, как связанные с человеческим фактором:
Кроме того, надо просчитать и экономические риски внедрения такого проекта, обусловленные тем, что при подготовке отчетности в режиме fast close рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Таким образом, режим работы подразделений компании в течение времени подготовки отчетности предполагает работу персонала без выходных дней и сверх установленной нормы рабочего времени. Поэтому необходимо произвести в соответствии с Трудовым кодексом РФ экономические расчеты доплат за сверхурочную работу, а также работу в праздничные и выходные дни.
Введение новых правил документооборота и отражения в учете хозяйственных операций потребует дополнительных финансовых затрат на обучение сотрудников компании.
Возможный график достижения стратегической цели проекта fast close
Рис. 4 Факторы успеха
Универсального метода сокращения сроков подготовки финансовой отчетности не существует, каждая компания выбирает для себя те или иные механизмы достижения поставленной цели, но получению желаемого результата в более короткие сроки способствует целый комплекс различных факторов.
Как уже отмечалось, задача сокращения сроков подготовки финансовой отчетности охватывает все бизнес-процессы, происходящие в компании, поэтому успешное внедрение проекта fast close во многом зависит от поддержки со стороны руководителей высшего звена компании, а также от понимания актуальности вопроса и заинтересованности в успехе реализации проектных решений не только топ-менеджеров финансовых служб, но и руководителей всех производственных и технических подразделений. Проектные решения должны разрабатываться усилиями утвержденной рабочей группы проекта, объединяющей специалистов всех подразделений компании.
Внедрение проекта fast close требует проведения большой подготовительной работы и среди сотрудников, направленной на разъяснение целей и задач проекта. Пониманию необходимости неукоснительного соблюдения требований новых внутренних регламентов компании во многом способствует проведение семинаров и презентаций, предназначенных для обучения всего персонала новым правилам составления и представления документов, обработки и контроля учетных документов, формирования финансовой отчетности.
К факторам успешного внедрения проекта можно отнести применение системы мотивации персонала на строгое соблюдение регламентов документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой отчетности, а также проведение регулярного административного контроля за процедурами отражения операций в учете в соответствии с новыми правилами.
В конечном счете должно произойти изменение не только стереотипа отстраненности сотрудников производственных, технических служб от бизнес-процесса подготовки финансовой отчетности и устоявшихся взглядов сотрудников финансовых служб на методы учета и подготовки отчетности, но и корпоративной культуры компании в целом.
Во многом успеху «быстрого» закрытия способствует привлечение консалтинговых компаний для реализации проекта fast close, так как консультанты обладают определенными технологиями работы над проектами, имеют опыт внедрения подобных проектов и комплексный взгляд со стороны, тогда как реализация проекта собственными силами компании может привести к снижению эффективности исполнения сотрудниками своих текущих функций в силу отвлечений на проведение дополнительных работ.
Одновременно не следует забывать, что консультанты выполняют работы и выносят экспертные оценки в рамках реализации проекта на базе информации, представленной компанией, также предполагается активное совместное обсуждение предлагаемых проектных решений. Поэтому сотрудники компании, входящие в рабочую группу по реализации проекта, должны своевременно представлять консультантам необходимые сведения, чтобы не сорвать сроки выполнения работ. Тем не менее не стоит забывать, что, хотя консультанты и предлагают ряд оптимальных, на их взгляд, проектных вариантов концептуальных моделей по «быстрому» закрытию периода, принятие решения всегда лежит на компании, так же как и ответственность за выбор.
Быстрое закрытие отчетности: порядок действий
«Консультант», 2012, N 15
Подготовка отчетности и так занимает достаточно времени у бухгалтера и финансового директора. Их сокращение может дать вам возможность заняться чем-то более насущным и интересным. В конце концов, оптимизация бизнес-процессов полезна в любом деле. Как правильно сократить сроки подготовки отчетности, мы расскажем в статье.
Эффективность управленческих решений во многом зависит от достоверности и своевременности финансовой и управленческой информации, содержащейся в отчетности. Именно эти факторы являются ключевыми характеристиками данных о фактических и прогнозных результатах деятельности и наличии финансово-хозяйственных ресурсов компании.
Своевременность информации обеспечивается сокращением сроков подготовки отчетности в общей системе учета.
Совокупность процедур быстрого закрытия бухгалтерских счетов и формирования бухгалтерской отчетности выступает как инструмент максимизации эффективности управленческих решений.
Целью проектов по быстрому закрытию отчетности, как правило, является обеспечение подготовки консолидированной отчетности группы по МСФО. Причем в сроки, определенные на основании выбранного варианта стратегии при одновременном повышении эффективности подготовки и качества отчетности.
Наиболее трудоемким и длительным процессом с точки зрения сокращения сроков составления консолидированной отчетности является процесс подготовки отчетности в дочерних (зависимых, контролируемых) предприятиях по РСБУ. Это обусловлено тем, что учет децентрализован, а система ведения первичного учета является трансакционной. Следовательно, она содержит намного больше элементов дискретности, приводящих к увеличению сроков подготовки отчетности.
Сокращение проблем
В процессах по составлению консолидированной отчетности, осуществляемых в управляющей компании холдинга, оптимизации подлежат в первую очередь подпроцессы сбора и выверки данных индивидуальной отчетности и иной информации, получаемой от предприятий группы.
Программа преобразований должна носить комплексный характер и включать мероприятия в области:
Как показывает практика компании «ФБК», на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство российских предприятий сталкивается с однотипными проблемами. Они обусловлены различными факторами, которые можно объединить следующим образом.
Внешние факторы двух видов:
Ниже приведены типичные проблемы, влияющие на подготовку отчетности в режиме fast close, и возможные, на наш взгляд, пути их решения (см. табл.).
Таблица. Проблемы, влияющие на подготовку отчетности
Проблемные области, влияющие на сроки формирования консолидированной отчетности по МСФО, могут быть выявлены и рассмотрены в нескольких аспектах:
При выявлении проблемных областей необходимо учитывать принятие новых стандартов МСФО и изменения действующих. По нашему мнению, разрабатываемые методологические поправки должны учитывать требования всех стандартов, утвержденных Комитетом по МСФО на дату начала проекта.
Метод начислений
Для подготовки отчетности в режиме fast close можно применить метод начислений (технологию accruals).
Согласно требованиям законодательства все хозяйственные операции должны отражаться в учете компании на основании полностью оформленных первичных документов в соответствии с утвержденными внутренними регламентами.
Для внедрения технологии accruals необходимо определить:
При этом предлагается изменение порядка документооборота для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций и персональной ответственности за нарушение установленного порядка.
Решение по применению метода начислений может быть принято только после обследования компании и получения выводов, что без применения этого метода достижение целей проекта не представляется возможным.
Кроме того, возможно ограниченное применение метода оценки по отдельным существенным операциям. Это позволит упростить всю процедуру применения данного способа, включая автоматизацию решения и последующего отслеживания фактических показателей по выбранным операциям и проведения корректировок оценочных значений для их отражения в отчетности по РСБУ и расчета налогов.
Например, возможен подход, указанный на рисунке «Хозяйственные операции, требующие изменения порядка документооборота» (см. с. 65).
Хозяйственные операции, требующие изменения порядка документооборота
Совершенная хозяйственная операция находит отражение в информационных автоматизированных системах (далее ИС) вне зависимости от того, получены ли первичные учетные документы и закончена ли их обработка.
Для внедрения технологии метода начислений определяются:
Документы «начисления» оформляются по операциям расчетов с контрагентами по приобретению и реализации имущества, работ, услуг.
Документы «начисления» по внутренним хозяйственным операциям, не связанным с внешними контрагентами, не оформляются.
Под оценочными показателями понимаются измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Они отражаются в «специальных» документах, составленных ответственными исполнителями по группе операций или по типам договоров.
Факты хозяйственной деятельности отражаются в информационных автоматизированных системах на основании первичных документов.
Для их отражения в ИС по методу начисления все документы классифицируются по статусу документа.
Документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в указанных альбомах, составляются по форме, утвержденной внутренними регламентами организации и согласованной сторонами хозяйственной операции. Они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Рекомендуется в случае недостаточности указанных реквизитов зафиксировать дополнительные обязательные реквизиты в разрезе видов хозяйственных операций (договоров, контрагентов, участков учета).
Формирование целевой отчетности
Общий регламент управления процессом формирования целевой и фактической отчетности не зависит от применяемых методов оценки.
Принятие решения об использовании метода оценки для сокращения срока формирования отчетности фактически ведет к двойному закрытию периода в бухгалтерском учете компании.
Общая схема формирования целевой отчетности с применением оценочных значений следующая.
Расчет оценочных значений и отражение их в учете.
Предварительное закрытие периода.
Формирование целевой отчетности.
Основное закрытие периода.
Формирование отчетности на основании фактических данных.
Анализ отклонений показателей целевой отчетности от показателей отчетности, сформированной на фактических данных форм. Корректировка перечня оцениваемых объектов и методов их оценки, направленная на достижение установленного уровня существенности.
Разработка методов оценки и регламентов учета оценочных значений применительно к конкретным объектам учета осуществляется на основании исследования всех необходимых аспектов (методологических, организационных, технических) отражения в учете таких объектов. В процессе разработки должно быть рассмотрено несколько методов с точки зрения оптимального соответствия определенным ключевым параметрам.
Для расчета оценочных значений налогов рассчитывается прогнозная налоговая база на дату предварительного закрытия. Разрабатывается методика порядка отражения отложенных налогов.
Для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности компании в режиме fast close ежемесячно необходимо осуществлять:
Регламент проведения контрольных процедур по анализу отклонений, необходимых для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности в режиме fast close, должен быть закреплен внутренним локальным актом компании.
Реализация модели может быть успешна лишь при комплексном подходе, который затрагивает не только методологический аспект, но и требует принятия некоторых управленческих решений.
План перехода к целевой модели формирования отчетности включает пошаговые действия подразделений компании с целью упорядоченного внедрения проектных решений и минимизации негативных факторов и последствий ввода новых регламентов и учетных процедур.
Продолжительность выполнения работ зависит от величины ресурсов, выделяемых на проект. Длительность может быть сокращена в случае привлечения дополнительных ресурсов, в том числе внешних консультантов.
Как должно быть
План перехода от системы «как есть» к целевой модели формирования отчетности «как должно быть» реализуется в зависимости от степени ответственности и участия различных подразделений компании. При реализации плана-программы предусматриваются следующие роли.
Таким образом, основными задачами проекта являются:
«Быстрое» закрытие: цели, проблемы, пути решения
Автор: Е.В. ГАВРИЛОВА, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК», Е.Е. ПЕТРОВСКАЯ, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК»
Источник: Журнал «Финансовые и Бухгалтерские консультации» №7-2008
Опубликовано: 20 октября 2009
В последнее время очень популярными в финансовой и бухгалтерской среде стали такие термины, как fast close (быстрое закрытие), accruals (начисления), provision (оценки, предположения). Все эти термины применяются в связи с реализацией во многих российских компаниях проектов по «быстрому» закрытию периода в целях подготовки финансовой отчетности либо по российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ), либо по международным (МСФО).
Цели проекта «быстрого» закрытия
Как известно, финансовая отчетность, составленная в соответствии с МСФО, — одно из обязательных условий выхода компании на зарубежные рынки, так как позволяет представителям международного бизнеса должным образом оценивать и воспринимать российские предприятия. Составленная по международным стандартам отчетность:
Исходя из этого одной из задач компании, стремящейся к интеграции в мировое экономическое сообщество, является обеспечение своевременного выпуска отчетности по МСФО на регулярной основе в сроки, необходимые для удовлетворения требований акционеров, инвесторов, регуляторов рынка ценных бумаг. Для этого многие российские компании ставят перед собой задачу подготовки отчетности в режиме «быстрого» закрытия периода, когда бухгалтерские регистры закрываются не позднее чем на тре-тий—пятый день по окончании отчетного периода, а комплект финансовой отчетности представляется на подпись руководителю на 10-й день по окончании отчетного периода (квартала).
Важно, что рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Возможные сроки подготовки финансовой отчетности, рассматриваемые в качестве стратегической цели проекта fact close, приведены на рис. 1.
Проблемы на пути «быстрого» закрытия и способы их решения
Независимо от выбранного метода составления отчетности (либо путем трансформации, либо на основании регистров параллельного учета по МСФО) на «быстрое» закрытие периода существенное влияние оказывают сроки получения и отражения в учете компании первичных учетных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Как показывает практика, на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство российских компаний сталкиваются с однотипными проблемами, обусловленными различными факторами. Эти факторы можно объединить следующим образом:
Типичные проблемы, влияющие на подготовку отчетности компаний в режиме fast close, и возможные, на наш взгляд, пути их решения приведены в таблице.
Применение технологии accruals как способ решения проблемы
Многие российские компании для подготовки отчетности в режиме fast close применяют метод «начисления» (или технологию accruals). Общая концепция этой технологии заключается в признании доходов в момент их поступления, а затрат в тот момент, когда они были понесены, независимо от наличия первичных документов, установленных законодательством. Совершенная хозяйственная операция находит отражение в отчетности вне зависимости от того, получены ли первичные учетные документы и закончена ли их обработка. Согласно требованиям российского законодательства все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании полностью оформленных первичных документов в соответствии с утвержденными внутренними регламентами документооборота и обработки первичных учетных документов. Для отражения же хозяйственной операции в учете по правилам МСФО возможно наличие как оформленного первичного документа, так и документа, составленного на основании provision — бюджетных прогнозов, нормативных показателей, сметных расчетов и т.п.
Проблемы, влияющие на сроки «быстрого» закрытия
Возможные пути решения
Внешние факторы, подверженные влиянию «изнутри»
Несвоевременное представление документов контрагентами, в том числе генподрядчиками.
Возврат контрагентам документов, оформление которых не отвечает требованиям российского законодательства
Изменение взаимоотношений и условий договоров с контрагентами:
Внешние факторы, не подверженные влиянию «изнутри»
Сроки и порядок представления первичных документов по группе контрагентов, закрепленные в специфических отраслевых регламентах либо связанные со спецификой работы контрагента
Изменение учетных бизнес-процессов:
Повышение качества финансовых прогнозов, внедрение системы бюджетирования по принципам МСФО.
Совершенствование корпоративной системы управления:
Несвоевременное представление первичных документов в бухгалтерию ответственными специалистами подразделений.
Дублирование функций визуального контроля на соответствие требованиям РСБУ, условиям договора и внутренним распорядительным документам, а также ручного ввода реквизитов и содержания документа различными службами.
Отсутствие процедур контроля за сроками возврата документов, отправленных на переоформление контрагенту.
Потеря информации по первичному документу, связанная с возвратом документов на переоформление контрагенту.
«Зависание» документа на подписи у руководителей.
Неравномерная загрузка специалистов бухгалтерии
Оптимизация действующей системы документооборота:
Создание электронного архива документов:
Укрепление исполнительской дисциплины:
Применение для составления и передачи отчетности в рамках одного подразделения компании различных учетных систем, не связанных между собой, замедляющее процесс консолидации отчетности
Создание единой интегрированной корпоративной системы учета, объединяющей все участки ведения учета и подготовки отчетности
* Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.
Для достижения цели подготовки финансовой отчетности в режиме fast close можно использовать:
По документам, заменяющим первичные (например, реестрам, справкам), внутренним локальным актом разрабатываются и утверждаются конкретные формы, являющиеся составной частью порядка документооборота.
Для внедрения технологии accruals необходимо определить:
Для повышения достоверности составляемой финансовой отчетности компании в режиме fast close ежемесячно следует:
должен быть закреплен внутренним локальным актом компании. В общем виде возможный алгоритм процесса проведения контрольных процедур по анализу отклонений между предварительными и фактическими данными представлен на рис. 2.
Риски и препятствия на пути к достижению цели
Нельзя забывать, что хозяйственные операции совершают все подразделения компании, а задачей бухгалтерии является только корректное отражение этих операций в учете и отчетности. Иными словами, вся жизнь течет за пределами бухгалтерии, в документировании информации и формировании отчетности участвуют все подразделения и весь персонал компании.
Таким образом, сокращение сроков подготовки финансовой отчетности является задачей, охватывающей все бизнес-процессы, происходящие в компании, и предполагает комплексный подход к решению, основные направления которого приведены на рис. 3.
Нужно иметь в виду, что при внедрении проекта по сокращению сроков подготовки отчетности могут возникнуть риски, как связанные с человеческим фактором:
Кроме того, надо просчитать и экономические риски внедрения такого проекта, обусловленные тем, что при подготовке отчетности в режиме fast close рассматриваются только календарные дни независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней. Таким образом, режим работы подразделений компании в течение времени подготовки отчетности предполагает работу персонала без выходных дней и сверх установленной нормы рабочего времени. Поэтому необходимо произвести в соответствии с Трудовым кодексом РФ экономические расчеты доплат за сверхурочную работу, а также работу в праздничные и выходные дни.
Введение новых правил документооборота и отражения в учете хозяйственных операций потребует дополнительных финансовых затрат на обучение сотрудников компании.
Обратите внимание: стадия внедрения проекта, от его начала и до достижения стратегической цели — получение полного пакета отчетности по МСФО, например, на 10-й календарный день с отклонениями по accruals менее 2—3%, — может занимать значительный временной промежуток (рис. 4). После запуска проекта следует проводить обязательный ежемесячный мониторинг соблюдения сроков подготовки отчетности с целью выявить отклонения во времени прохождения бизнес-процессов подготовки отчетности от утвержденного графика и анализ причин этих отклонений для их устранения в дальнейшем.
Факторы успеха
Универсального метода сокращения сроков подготовки финансовой отчетности не существует, каждая компания выбирает для себя те или иные механизмы достижения поставленной цели, но получению желаемого результата в более короткие сроки способствует целый комплекс различных факторов.
Как уже отмечалось, задача сокращения сроков подготовки финансовой отчетности охватывает все бизнес-процессы, происходящие в компании, поэтому успешное внедрение проекта fast close во многом зависит от поддержки со стороны руководителей высшего звена компании, а также от понимания актуальности вопроса и заинтересованности в успехе реализации проектных решений не только топ-менеджеров финансовых служб, но и руководителей всех производственных и технических подразделений. Проектные решения должны разрабатываться усилиями утвержденной рабочей группы проекта, объединяющей специалистов всех подразделений компании.
Внедрение проекта fast close требует проведения большой подготовительной работы и среди сотрудников, направленной на разъяснение целей и задач проекта. Пониманию необходимости неукоснительного соблюдения требований новых внутренних регламентов компании во многом способствует проведение семинаров и презентаций, предназначенных для обучения всего персонала новым правилам составления и представления документов, обработки и контроля учетных документов, формирования финансовой отчетности.
К факторам успешного внедрения проекта можно отнести применение системы мотивации персонала на строгое соблюдение регламентов документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой отчетности, а также проведение регулярного административного контроля за процедурами отражения операций в учете в соответствии с новыми правилами.
В конечном счете должно произойти изменение не только стереотипа отстраненности сотрудников производственных, технических служб от бизнес-процесса подготовки финансовой отчетности и устоявшихся взглядов сотрудников финансовых служб на методы учета и подготовки отчетности, но и корпоративной культуры компании в целом.
Во многом успеху «быстрого» закрытия способствует привлечение консалтинговых компаний для реализации проекта fast close, так как консультанты обладают определенными технологиями работы над проектами, имеют опыт внедрения подобных проектов и комплексный взгляд со стороны, тогда как реализация проекта собственными силами компании может привести к снижению эффективности исполнения сотрудниками своих текущих функций в силу отвлечений на проведение дополнительных работ.
Одновременно не следует забывать, что консультанты выполняют работы и выносят экспертные оценки в рамках реализации проекта на базе информации, представленной компанией, также предполагается активное совместное обсуждение предлагаемых проектных решений. Поэтому сотрудники компании, входящие в рабочую группу по реализации проекта, должны своевременно предоставлять консультантам необходимые сведения, чтобы не сорвать сроки выполнения работ. Тем не менее не стоит забывать, что, хотя консультанты и предлагают ряд оптимальных, на их взгляд, проектных вариантов концептуальных моделей по «быстрому» закрытию периода, принятие решения всегда лежит на компании, так же как и ответственность за выбор.
Автор: Е.В. ГАВРИЛОВА, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК», Е.Е. ПЕТРОВСКАЯ, старший консультант департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК»