что такое бизнес студио
Ключевые преимущества Business Studio
Полная поддержка цикла организационного развития
Возможности Business Studio обеспечивают полную поддержку цикла организационного развития: от разработки стратегии и проектирования бизнес-архитектуры до изменения компании и мониторинга ее функционирования.
Простота и удобство
Business Studio — система бизнес-моделирования, отличающаяся простотой, удобством и высокой скоростью освоения специалистами. Наличие интуитивно понятного интерфейса системы позволяет запустить процесс проектирования бизнес-архитектуры даже начинающим специалистам. Любой специалист, владеющий Microsoft Visio и Word, может обучиться работе в Business Studio за 2 дня, а трудозатраты на этапе внедрения в 2–3 раза ниже по сравнению с решениями других вендоров.
Используемые нотации моделирования
В программе используются самые популярные нотации моделирования, понятные сотрудникам без дополнительной подготовки: IDEF0, Flowchart, Cross-functional Flowchart, BPMN, EPC.
Мультиязычность модели
Поддержка разработки модели на нескольких языках. Переключение языка модели в интерфейсе программы и в Business Studio Portal. Удобные возможности для перевода: можно вводить данные сразу на всех языках или перевести на другие языки потом.
Управление жизненным циклом модели
Уникальные возможности по подготовке, согласованию и внесению изменений в модель. Оповещение всех сотрудников об изменениях в зоне их внимания с помощью Business Studio Portal.
Документы и отчеты без ограничений
Business Studio изначально разрабатывалась для того, чтобы в простой наглядной форме представлять информацию из моделей для широких кругов заинтересованных лиц: от руководителей и сотрудников до внешних подрядчиков.
Для этого Business Studio содержит мощный Мастер отчетов, позволяющий без программирования формировать сложные выборки данных с использованием всех возможностей форматирования MS Word.
База знаний компании
Business Studio Portal предоставляет сотрудникам необходимую для обучения и работы информацию, а также вовлекает их в процесс улучшения компании, обеспечивая возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск, систему гиперссылок между документами.
Простая доработка системы
Модуль MetaEdit позволяет расширять структуру хранимых данных и автоматически создавать удобные экранные формы без программирования. Он дает возможность создавать новые пользовательские параметры и справочники в структуре данных Business Studio.
Наличие кадров и компетентных специалистов на рынке труда
Группа компаний «Современные технологии управления» целенаправленно проводит политику сотрудничества с высшими учебными заведениями с целью повышения качества образования, появления молодых специалистов, владеющих современными технологиями менеджмента. Более 170 вузов и бизнес-школ применяют Business Studio в рамках программ подготовки и повышения квалификации управленческих кадров (магистратура, MBA, EMBA).
Отечественная разработка
Система Business Studio входит в реестр российских программ для ЭВМ, сформированный экспертным советом при Минкомсвязи России в рамках мер по импортозамещению в области программного обеспечения.
Business Studio Portal и HTML-публикация
После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, перед консультантами или специалистами компании встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия, ведь даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:
Business Studio предлагает удобные варианты решения этих проблем с помощью Business Studio Portal или HTML-публикации.
Сравнение возможностей Business Studio Portal и HTML-публикации
Business Studio Portal
Business Studio Portal — это веб-портал для средних и крупных организаций, позволяющий создать базу знаний компании, обеспечить сбор показателей и обратную связь от сотрудников. При этом сотрудники имеют возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Business Studio Portal поддерживает механизм разграничения прав: для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным для них документам.
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».
В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Каждому элементу бизнес-модели может соответствовать один или несколько отчетов. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.
Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:
Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.
Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что помогает удобно искать нужную информацию.
Портал позволяет задавать в условиях поиска:
В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную в соответствии с его правами в системе информацию.
Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации Business Studio Portal предоставляет дополнительные возможности:
Сбор и обсуждение предложений сотрудников
Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития: ведь именно персонал компании видит все нелогичные и неоптимальные факторы в своей работе. Предоставить людям возможность высказать свои замечания и предложения — это сделать их работу более осмысленной и дать чувство сопричастности к компании. Компания при этом получает ценнейшую информацию для анализа.
Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Они могут высказывать свои замечания и предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процессс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.
Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания
Business Studio Portal позволяет провести опрос сотрудников, если они должны согласовать планируемые изменения.
После того как изменения в бизнес-архитектуре компании будут согласованы и перенесены в модель, компания начинает работать по-новому. Business Studio Portal персонально оповещает сотрудников компании о появлении новых версий объектов в их зоне внимания. Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе портала «Опросы» и поставить отметку об ознакомлении.
Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать: все ли сотрудники ознакомились с изменениями.
Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии
Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.
Текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании ответственные лица наглядно видят с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей.
Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.
Важно!
Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio.
Подробнее
Демонстрационная версия Business Studio Portal
HTML-публикация
HTML-публикация — это веб-сайт для проектных групп и небольших организаций, который позволяет сделать модели и регламенты доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. HTML-публикацию можно просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный веб-браузер.
HTML-публикация — это статичный веб-сайт, который автоматически создает Business Studio. При открытии HTML-публикации с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующим разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т.д). Каждому элементу дерева соответствует один или несколько отчетов, отмеченные для HTML-публикации. Например, при выборе процесса по умолчанию откроется отчет «Описание процесса», однако выбором пункта из выпадающего списка можно вывести на просмотр и другие отчеты для этого процесса, например, документ «Регламент процесса».
HTML-публикация предоставляет возможность перехода между документами и полнотекстового поиска. Каждый объект системы в HTML-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам Business Studio внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией.
Business Studio позволят сформировать HTML-публикацию с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, регламентирующая документация подразделения, управленческие отчеты.
HTML-публикацию можно использовать для:
Важно!
Функция по созданию HTML-публикации присутствует в базовой версии Business Studio.
Business Studio: бизнес-моделирование, бизнес-архитектура, цикл организационного развития
Компания — это сложная система
С этим не понаслышке знаком каждый руководитель или бизнес-аналитик. На практике уже многие столкнулись с тем, что принятие решений о любом изменении в компании — будь то оптимизация деятельности, создание отдела или внедрение информационной системы — требует анализа взаимосвязей со всеми элементами. А те, кто участвовал в создании нового бизнеса, помнят, что этот проект очень похож на долгий бег с препятствиями. Почему так происходит?
Дело в том, что ни один человек не способен удержать в голове полную структуру компании с детальностью, необходимой для принятия точных взвешенных решений. Компания, как система, слишком сложна для этого. Попытка игнорировать ее сложность и принимать решения на основе только части факторов или интуиции, похожа на игру в рулетку: «повезет — не повезет».
В чем же выход? Очевидно, чтобы «увидеть» компанию целиком, необходим ее «чертеж», также, как, например, архитектору необходим чертеж здания.
Бизнес-моделирование
— это процесс создания бизнес-архитектуры компании.
Бизнес-архитектура
— это модель бизнеса, содержащая следующие элементы и их связи:
Инструмент для проектирования организации
Система Business Studio, разработанная компанией «Современные технологии управления», является инструментом для проектирования организации, или, другими словами, создания «чертежа» ее бизнес-архитектуры.
Business Studio позволяет создать комплексную модель бизнес-архитектуры, включающую:
Разработанная модель используется как проект, на основе которого происходит изменение компании в реальности: подбор и обучение персонала, закупка необходимых средств производства и внедрение информационных систем. Далее происходит мониторинг функционирования компании, и цикл организационного развития повторяется снова и снова.
Business Studio 3.5: Бизнес-моделирование для компаний любой зрелости
Для начала вернемся к истокам.
объективно существуют
Верите вы в или нет, считаете ли вы их очередной придумкой консультантов, чтобы заработать на ваших проблемах, но они существуют. Они ежедневно протекают на ваших глазах, а в некоторых участвуете вы сами. Наличие (или просто — процессов) объяснить очень легко: 99% конечных результатов нашей деятельности получаются не после выполнения одной единственной операции! Вдумайтесь: «Не после выполнения одной единственной операции!». Осмотритесь вокруг. Например, чтобы купить новый принтер (или, если угодно, станок), нужно выявить и проанализировать требования к принтеру (сколько людей будет его использовать, место установки — рядом с компьютером или в холле, требуемая производительность печати и ресурс), найти и выбрать поставщика, получить и оплатить счет, организовать доставку, распаковать принтер и ввести его в эксплуатацию ( подключить, проложить сетевой провод).
Вы можете возразить: «Схема слишком сложна, в жизни все гораздо проще! Если мне нужен принтер, то я просто еду и покупаю его!» Смеем предположить, что почти все эти шаги Вы выполняете, даже если покупаете принтер для домашнего использования. Если же речь идет о покупке принтера в достаточно крупной компании, процесс обрастет еще немалым количеством участников и дополнительных операций: заявками, согласовательным документооборотом, предварительным включением закупки в бюджет, тендером Так ли уж необходимы эти дополнительные операции — этот вопрос оставим за кадром. Целью этого примера было продемонстрировать, что все действия, которые вы наблюдаете вокруг, есть часть процессов. И рано или поздно эти процессы должны окончиться получением результата, на который они были запрограммированы. Например, установленным принтером.
Следовательно, ими нужно управлять
Итак, логично предположить, что вся деятельность организации представляет из себя совокупность процессов. Напомним, что любой процесс неразрывно связан с его результатом. Более того, существует единственно верный способ выделения — по значимым результатам деятельности. Эти результаты нужны либо внутри организации, либо вашему клиенту. Примеры внутренних результатов: стратегия развития, план производства, работоспособное оборудование. Примеры внешних очевидны — это ваши продукты. Внутренние результаты потребляются другими процессами, которые должны все вместе выполниться так, чтобы обеспечить получение главного результата — продукта для клиента.
Любая компания заинтересована в получении результатов требуемого количества и качества с наименьшими затратами времени и ресурсов. Следовательно, выявляя, анализируя и улучшая процессы, вы будете оптимизировать и получение требуемых результатов с минимальной стоимостью и временем производства.
В 99% случаев не нужно заниматься компании, которая не уверена в своем будущем и прогнозирует, что в течение ближайшего года она закроется, поскольку переход на управление и получение отдачи требует времени.
Классический ответ на этот вопрос звучит так: «Всем, у кого есть ряд известных проблем в управлении, вызванных неформализованными или запутанными ». Но, наблюдая год за годом за развитием наших клиентов, мы хотим сказать, что переход на управление процессами — это, прежде всего, стратегия компании. Поэтому, если ваша компания на рынке «всерьез и надолго», то вам просто необходимо заниматься их эффективностью. Если вы этого не сделаете — через год вы останетесь как все, если сделаете — вырвитесь вперед.
Ведь сегодня нас зачастую окружают однотипные компании, предоставляющие одинаковые продукты по одинаковым ценам. Поэтому даже небольшое отличие по качеству, сервису или срокам может резко выделить вас из серой массы.
Если же вы работаете не в конкурентной среде, то такой насущной необходимости заниматься эффективностью бизнеса у вас нет. Но даже в этом случае оптимальные позволят снизить издержки и получить дополнительные средства, которые можно использовать по своему усмотрению.
Следующий вариант — создание нового среднего или крупного бизнеса. Создание нового бизнеса выглядит как поиск по знакомым и в интернете похожей оргструктуры и штатного расписания. Если при этом находятся положения о подразделениях, то это считается счастьем. К сожалению, очень немногие начинают задаваться вопросами: «А что должна делать и как должна управляться МОЯ, а не ЧУЖАЯ компания?» Мы настойчиво рекомендуем проектировать бизнес на системной основе — на самом деле это занимает не так много времени и не так сложно, как кажется. Но зато позволяет создать именно вашу компанию под ваши задачи, а не копировать в десятый раз ошибки конкурентов. Напомним последовательность шагов по проектированию нового бизнеса:
Таким образом, через 1–2 месяца вы будете иметь четкое представление о том, как будет работать компания, какая у нее будет оргструктура. После этого можно переходить к набору персонала и, привлекая руководителей подразделений, определять алгоритмы выполнения нижнего уровня.
Возможно, данный алгоритм покажется сложным. Но лучше потратить время на его осмысление, чем создавать новый бизнес по принципу «в темный омут с головой», «начнем, а там пойдет». И после этого еще пару лет наблюдать, как компанию лихорадит того, что не подумали, что еще придется заниматься той или иной деятельностью. Или за тем, как отделы, которые сами должны были договорится, как им взаимодействовать, превратились в вооруженные крепости.
Третий вариант. Инициирование проекта по внедрению процессного управления с помощью внешних консультантов. К сожалению, не все понимают, что к помощи консультантов необходимо прибегать очень аккуратно — необходимо покупать только нужные вам компетенции (руководитель проекта, эксперт, методолог), а максимум работ выполнять своими силами. Дело в том, что проекты по внедрению процессного управления сразу после их окончания становятся регулярной деятельностью (а правильнее сказать — такими же процессами, как и все остальные). имеют неприятное свойство меняться, а следовательно, те процессы, которые вы внедрили год назад, сегодня уже могут устареть. Поэтому отношение к деятельности по внедрению управления как к проекту в корне неверно. Необходимо изначально готовиться к дальнейшей самостоятельной работе и с помощью консультантов готовить к ней своих сотрудников. Целиком же выполнять проект силами внешних консультантов можно только в одном случае: если вы ограничены во времени при обязательном условии обеспечения перенимания опыта вашими сотрудниками. Во всех остальных случаях делать этого нельзя.
Итак, сфокусируемся еще раз на этих правилах:
К сожалению, эти все три правила часто грубо нарушаются. Почему это происходит? У нас нет другого объяснения, кроме как недальновидность лиц, принимающих решение, или стремление заняться «модной» темой, не понимая, что это постоянная и кропотливая работа. Да, в результате выполнения проекта компания сможет получить разовый эффект. Но большинство денег будет потрачено впустую, так как не были использованы возможности по подготовке своих сотрудников и постановке деятельности по управлению процессами на регулярную основу.
Как нужно заниматься
Начинать нужно с вполне конкретных вещей. Наверняка вы уже знаете, какая деятельность в вашей компании требует переосмысления: когда чаще всего бывают конфликты между подразделениями или почему вам часто звонят разъяренные клиенты. Достаточно начать с нескольких простых :
Описать их текущий вид в системе Business Studio в виде процедур. Эта нотация всем давно знакома еще со школьных или институтских времен (Рис. 1), поэтому ее в состоянии нарисовать практически любой сотрудник.
Рис. 1. Диаграмма Процедуры
Главная ошибка здесь — попытка вместить в одну диаграмму всю деятельность компании. Нужно вовремя остановиться на промежуточном результате, передать его в другую процедуру и продолжить работу с ним в ее рамках. Это одна из возможностей Business Studio для удобного моделирования (Рис. 2):
Рис. 2. Передача результата с одной диаграммы процесса на другую
Рассмотреть с заинтересованными лицами алгоритм выполнения процесса, обсудить имеющиеся проблемы (сбои и ошибки в работе, недостаточное качество результата, затягивание сроков ). Заинтересованными лицами в данном случае являются:
Из исполнителей необходимо привлекать наиболее инициативных сотрудников, способных выдвинуть идеи об улучшении процесса. Они напрямую заинтересованы в таких изменениях, как минимизация трудозатрат, устранение рутинных операций, поэтому почти всегда выдвигают правильные решения.
Со временем вы получите 10, 20, 40 процедур, относящихся к Продажам, Производству, Снабжению и захотите посмотреть на свою деятельность более системно. Business Studio позволяет объединить отдельные процедуры в процессы более высокого уровня и получить комплексное представление о деятельности компании для ее оптимизации уже на макроуровне.
Одновременно с описанием процедур вы будете, конечно же, описывать свою организационную структуру. Одно из замечательных новшеств новой версии Business Studio 3.5 — это новый подход к созданию организационных структур с помощью организационной диаграммы (Рис. 3). Теперь вы можете выбирать наиболее удобный способ работы или сочетать их: создание оргструктуры в Навигаторе или непосредственно на организационной диаграмме.
Рис. 3. Создание организационной структуры в Business Studio 3.5
В новой версии в ответ на пожелания пользователей мы добавили возможность указывать не только связи прямого подчинения между оргединицами, но и связи функционального подчинения. Появилась поддержка стилей, позволяющая автоматически создавать должности и подразделения с заданным цветом и другим форматированием. Использование стилей позволяет в любой момент сменить формат элементов на всех диаграммах.
Видео: Новые возможности создания организационной структуры в Business Studio 3.5
Рис. 4. Диаграмма процессов верхнего уровня в нотации IDEF0
Среди новых возможностей модулей имитационного моделирования и ФСА:
Рис. 5. Поиск процессов с неудовлетворительными параметрами
Приведем пример выполнения процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. Менеджер начинает готовить ответ по электронной почте клиенту. У него заканчивается рабочий день. Менеджер откладывает выполнение задачи до следующего рабочего дня. Но утром, как только он продолжил готовить ответ, поступает более приоритетная задача — необходимо ответить клиенту по телефону. Звонок длится от 10 до 20 минут. После окончания телефонного разговора менеджер возвращается к первоначальной задаче. Это один из достаточно простых примеров, которые реализуют новые механизмы Business Studio 3.5.
Чтобы окончательно стало ясно, как работает имитационное моделирования и ФСА, давайте посмотрим, как с помощью Business Studio 3.5 решить задачу оптимизации работы автозаправки. Допустим, в центре города стоит заправка, владелец которой обеспокоен: в часы «пик» она не справляется с наплывом автомобилей. Сколько денег он теряет сейчас, как оптимизировать процесс, сколько точно заправочных станций, кассиров и заправщиков должно быть, чтобы клиенты не уезжали, не дождавшись своей очереди, — на эти и другие вопросы Business Studio позволяет ответить за короткое время.
Видео: Оптимизация работы автозаправки в Business Studio 3.5
Данные модули доступны в версии Business Studio 3.5 Enterprise.
Что получаем в итоге?
Кратко напомним, что дает применение всех возможностей Business Studio.
Business Studio позволяет создать эффективную компанию, работающую как часы. Все элементы системы управления, проектируемой с помощью Business Studio, логически увязаны друг с другом: от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.
Построение системы управления компании с помощью Business Studio позволит:
Ближайшие планы
Прогресс остановить нельзя, поэтому потребности наших пользователей постоянно растут. Многие из них начинают задумываются об автоматизации ряда с помощью технологии workflow. Для того чтобы обеспечить эту потребность, ГК «Современные технологии управления» и компания «DIRECTUM» заключили соглашение о технологической интеграции системы Business Studio и DIRECTUM. Интеграция позволит передавать процессы, спроектированные в Business Studio, на исполнение в систему DIRECTUM. Кроме этого, DIRECTUM обеспечит автоматизированное прохождение согласования регламентирующих документов, созданных в Business Studio, а также их последующее хранение в общей базе документов компании. Новое совместное решение будет доступно осенью 2010 года.
О системе Business Studio
Система Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла создания системы управления компанией: «Проектирование — Внедрение — Контроль — Анализ». С момента своего появления на рынке в 2004 году система успешно завоевывает признание клиентов. Сегодня Business Studio используется 750 компаниями России и стран ближнего зарубежья.
В версию Business Studio 3.5 внесено более 300 изменений и улучшений, направленных на повышение продуктивности работы пользователей.
О DIRECTUM
DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.
Производитель системы DIRECTUM — одноименная компания «DIRECTUM» — ведущий разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Главная задача компании «DIRECTUM» — развивать и делать доступными технологии электронного документооборота и взаимодействия, чтобы помочь организациям поднять на новый качественный уровень процессы управления.