что такое аутсорсинг автопарка
Аутсорсинг автопарка – что это и в чём заключаются преимущества этой услуги?
Наличие парка автомобилей для некоторых компаний является не роскошью, а необходимостью. Собственный автопарк помогает экономить время сотрудников, а порой и средства компании, которые были бы потрачены на общественный транспорт и услуги такси. Однако поддержание транспортного парка требует создания в организации специального отдела, который будет ведать техническим состоянием и следить за обслуживанием вверенных машин. Это подразумевает создание полноценного гаража, а значит предприятие должно будет выделить площадь, нанять механиков, охранников и т.д. Также на плечи предприятия взваливается дополнительная задача – контроль за непорядочными сотрудниками, которые иногда могут найти не совсем честные способы траты денег компании, как то: слив бензина, откаты в автомастерских, использование автомобиля для личных нужд и т.д. Наличию собственных транспортных средств есть выгодная альтернатива – это аутсорсинг автопарка.
Аутсорсинг транспорта
Суть аутсорсинга заключается в передачи части задач компании сторонней организации, которая профессионально оказывает необходимые услуги. Аутсорсинг различных услуг стал очень популярен на Западе задолго до того, как о нём узнали в России. Такой сервис подразумевает передачу всех необходимых задач, которые могут включать аренду автомобилей с водителем или без водителя, выполнение перевозок, сопутствующие услуги. Аутсорсинг автопарка – это выгодное решение, когда транспортные услуги необходимы не разово, а постоянно. Вот его основные преимущества:
Что получает компания при аутсорсинге автопарка?
Выгод от аутсорсинга много: контроль за автопарком, специальный менеджер со стороны аутсорсера, прозрачный мониторинг расходов и многое другое.
Таким образом, аутсорсинг транспортных услуг будет выгоден в тех случаях, когда предприятию требуется аренда автомобилей или заказ транспортных услуг на длительные сроки.
Аутсорсинг автотранспортных услуг
В настоящее время используется большое количество терминов в транспортной сфере. И разобраться в них бывает не так просто. Например, не каждый может сказать, что такое аутсорсинг транспорта, хотя этот термин используется довольно часто.
Делегирование некоторых бизнес-процессов стало довольно распространенной практикой на Западе. В России многие транспортные компании постепенно переходят к такого рода стандартам.
Аутсорсинг транспорта необходим в тех случаях, когда организации требуется сократить непрофильные виды расходов, которые связаны, прежде всего, с содержанием автопарка. В этом случае довольно целесообразно переложить все обязанности, которые так или иначе связаны с обслуживанием транспортных средств.
Что такое аутсорсинг?
Под аутсорсингом принято понимать выполнение силами сторонней организации определенных бизнес-задач, а также некоторых процессов, которые при этом не относятся к основной форме деятельности компании.
Как правило, аутсорсинг предполагает, что в управление профессиональному подрядчику передают некоторые непрофильные функции компании. Помимо этого эта сторонняя организация получает в распоряжение также все активы, которые так или иначе связаны с выполнением возложенных обязанностей и задач. При аутсорсинге удается организовать эффективное управление компанией.
Помогает решить ряд важных задач:
Мировая практика доказала, что если правильно распределить все функции и задачи в рамках аутсорсинга, то это поможет любой компании добиться успеха и приумножить свою прибыль.
Однако, на практике оказывается, что организовать такого рода процесс бывает не так просто. Многие российские компании, к сожалению, пока не готовы к тому, чтобы перейти на такую форму взаимодействия и непрофильные расходы им сократить не удается.
Методики аутсорсинга на магистральном транспорте
В то же время сегодня многие компании нуждаются в том, чтобы экономить денежные средства. Именно с этой целью могут сокращаться непрофильные отделы и подразделения компании. За счет сэкономленных средств удается развивать бизнес и появляется возможность повысить заработную плату профессиональным специалистам, которые выполняют основные функции в компании.
Согласно мировой статистике, те компании, которые все же решились на аутсорсинг быстрее добиваются успеха в своей отрасли. А если еще и конкурентная среда достаточно развита, то без аутсорсинга бывает и вовсе не обойтись. Благодаря правильно организованному аутсорсингу удается все силы и время сконцентрировать на основном виде деятельность, что, конечно же, положительно сказывается на производительности всех процессов.
Организовав аутсорсинг, удается намного быстрее произвести знакомство со всеми нововведениями в транспортной сфере, ведь у сотрудников появляется больше времени. А всеми неспецифичными задачами в это время занимается сторонняя организация, в которой работают опытные специалисты в определенной сфере.
Что может дать аутсорсинг для транспортной компании?
Благодаря организации аутсорсинга удается фиксировать расходы по всем договорам, что в свою очередь дает возможность планировать бюджет компании. Руководство компании получает возможность сконцентрироваться на тех видах услуг, которые оказывает компания, посвятить больше времени развитию потенциала, при этом, не тратя время на решение сопутствующих задач, которые берет на себя сторонняя организация.
В процессе аутсорсинга удается снизить многие издержки, которые возникают в транспортной сфере. В компании остается работать только опытные специалисты транспортной сфере, что повышает качество обслуживания.
Видео:Что такое аутсорсинг? Плюсы и минусы аутсорсинга. Как работает аутсорсинг и что это такое?
Пять причин перейти к транспортному аутсорсингу
Компании, где перевозки — ключевой бизнес-процесс, вряд ли откажутся от контроля над своими автомобилями. Но что мешает перейти на аутсорсинг тем, для кого корпоративный транспорт лишь средство передвижения?
И прокат, и лизинг автомобилей в России за последнее время развивались очень активно. Если сравнивать показатели пятилетней давности, то они увеличились в разы. А вот транспортный аутсорсинг и транспортное обслуживание предприятий по-прежнему еще не достаточно развиты. Основными заказчиками являются иностранные компании, для которых аутсорсинг является нормальной практикой.
Кому нужен транспортный аутсорсинг?
Практически любое предприятие в своей деятельности сталкивается с необходимостью использования автотранспорта. Это может быть: доставка товара своим клиентам, оказание сервисных/ремонтных работ, управления удаленными объектами, обеспечение работы функциональных подразделений (отдел продаж — клиенты, бухгалтерия — банк, налоговая и тому подобное) и, наконец, это имидж компании.
Конечно, если транспортное обслуживание является ключевым бизнес-процессом компании, то решение отказаться от аутсорсинга выглядит вполне логичным. Речь идет в первую очередь о такси, перевозчиках, прокатных компаниях, хлебопекарных компаниях, компаниях, занимающихся поставками питьевой воды и тому подобном. Данный бизнес-процесс (перевозки, транспорт) для них ключевой, именно он формирует основную ценность (добавочную стоимость) компании. И поэтому она не должна от него отказываться. Компания должна его максимально качественно контролировать и максимально эффективно развивать. Соответственно и затраты на транспортное направление являются одной из ключевых статей затрат в бюджете компании.
С другой стороны есть огромное количество предприятий, которые также испытывают потребность в транспортном обеспечении. Большинству организаций в своей деятельности необходимо находить решение следующих задач:
То есть без автомобиля предприятию не обойтись, но организация собственного транспортного отдела является далеко не самым эффективным решением. Но в любом случае в компании кто-то должен заниматься: закупкой автомобилей, регистрацией в ГАИ, страхованием, обеспечением своевременного технического обслуживания автомобилей, организацией ремонтных работ в случае ДТП, организацией хранения автомобилей, выпуском на линию, контролем использования и расхода ГСМ, подбором и содержанием водителей, а также разработкой и соблюдением нормативной документации и бухгалтерским сопровождением (путевые листа, списание ГСМ, учет отпусков и так далее).
Именно для таких компаний наиболее целесообразным решением будет отдать решение транспортных вопросов на аутсорсинг. Тем более, что сейчас компании, специализирующиеся на этом, предлагают различные варианты решения транспортных задач, не ограничивая клиента в выборе услуг и разрабатывая индивидуальные предложения.
Существующие варианты транспортного обслуживания
Следует выделить три основных вариантов:
Такси, в принципе, тоже можно отнести к аутсорсингу. И иногда, если компании требуется минимальное количество поездок, использование такси будет целесообразным. Но в отличие от комплексного транспортного обслуживания такси будет дороже. Предоставление автомобиля на длительный срок, позволяет снизить стоимость аренды до 50%.
В чем же основные недостатки и преимущества двух оставшихся вариантов?
Если предприятие принимает решение об организации собственного автопарка, ему придется столкнуться со следующими трудностями:
Комплексное транспортное обеспечение на условиях аренды автомобилей с услугами по их управлению и технической эксплуатации позволяет решить эти проблемы и имеет дополнительные преимущества:
Стандартные задачи
Давайте рассмотрим вариант транспортного обслуживания на примере средней компании, в штате которой есть генеральный директор, его заместители, руководители среднего звена, торговые представители и сервисная служба.
Генеральному директору понадобится автомобиль представительского класса с двумя персональными водителями. При этом график работы у таких водителей, как правило, ненормированный. Замам понадобятся тоже представительские автомобили более низкого класса и, скорее всего, с одним водителем. Руководителей среднего звена компании придется обеспечить автомобилями среднего класса, торговых представителей — эконом-класса, и сервисную службу — грузопассажирскими автомобилями.
Таким образом, компании придется не только понести значительные единовременные расходы на закупку автомобилей и укомплектовать службу эксплуатации (руководитель службы эксплуатации, механик, экономист, медицинская сестра, водителей). Кроме того, компания помимо зарплаты сотрудников данной службы будет нести ежемесячные расходы по регистрации автомобилей, страхованию, техническому обслуживанию и ремонту, заправке ГСМ, оплате налогов (транспортного и налога на имущества) и так далее.
В то же время предприятие может отказаться от всего этого, предав решение транспортных задач на аутсорсинг. Так, например, заключив трехлетний контракт по транспортному обслуживанию, автомобиль представительского класса с водителями для генерального директора будет обходиться около 300 тысяч в месяц, для его замов — 150-200. При этом у предприятия не возникнет больше никаких дополнительных расходов, так как транспортная компания самостоятельно будет оплачивать зарплату сотрудникам, налоги, заправку ГСМ, стоянку, мойку и тому подобное. Аренда автомобилей без водителя для остальных сотрудников обойдется от 30 до 80 тысяч рублей в зависимости от класса автомобилей и набора услуг. Конечно, в данном случае мы оперируем примерными цифрами. Но не стоит забывать, что транспортная компания занимается профессионально транспортным бизнесом, а значит за счет экономии от масштаба, более эффективной системы управления транспортом, низких закупочных цен транспортный аутсорсинг зачастую может быть не только удобнее, но и эффективнее содержания собственного автопарка.
Если у вас планируется небольшой автопарк (до тридцати автомобилей), то вам даже не придется нанимать флит-менеджера, потому что с транспортной компанией сможет работать любой сотрудник бухгалтерии. Его задачей будет: отправить заявку на новый автомобиль, согласовать условия по аренде, заключить договор и ежемесячно следить за оплатой счетов. При более крупном автопарке (от ста автомобилей) целесообразно выделить отдельную штатную единицу, так как в этом случае гораздо чаще приходится менять автомобили, заказывать дополнительные, в том числе, и на короткий срок, менять сотрудников, закрепленных за автомобилем и так далее. Флит-менеджер, как и его компания, тоже получит дополнительные преимущества при транспортном аутсорсинге, так как теперь ему придется работать с одной компанией, координировать и контролировать действия одного человека, а не нескольких в разных компаниях, как ранее.
Подводя итоги
В заключении следует отметить, что транспортный аутсорсинг не является панацеей. Необходимо, рассматривать каждый конкретный случай в отдельности. В каком-то случае, может быть эффективно закупать собственный автопарк, в другом случае воспользоваться финансовым лизингом или кредитом, в третьем обычным такси. Но многие компании за рубежом уже давно делают свой выбор в пользу оперативного лизинга (транспортного аутсорсинга). И открывая представительства в России, тоже пользуются услугами транспортных компаний. Но в то же время и многие российские предприятия начинают понимать преимущества этого продукта и передают непрофильное направление профессионалам.
Малый автобизнес: с чего начать, как преуспеть
В книге приведена информация для инвесторов и предпринимателей по организации бизнес-процессов малых и средних предприятий автобизнеса. Вы узнаете, как организовать прокатную фирму, торговлю автомобилями с пробегом, независимый автосервис и др. угое. В издании рассмотрены реальные и успешно работающие процедуры и методики, основанные на богатом практическом опыте автора.
Оглавление
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Малый автобизнес: с чего начать, как преуспеть предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.
Аутсорсинг корпоративных автопарков
Транспортные проблемы предприятий
Все предприятия испытывают потребность в автотранспорте, но деятельность собственной транспортной службы для них порой проблематична. Приходится заниматься закупкой автомобилей, регистрацией их в ГИБДД, страхованием, хранением, обеспечением техобслуживания и ремонта, подбором и содержанием водителей, ведением нормативной документации и бухгалтерским сопровождением (путевые листы, учет и списание. ГСМ, учет отпусков и т. п.), урегулированием последствий ДТП, выпуском на линию, контролем расхода. ГСМ. Предприятия, имеющие свой автопарк, всегда ищут способы снижения издержек на его эксплуатацию. При отсутствии нормального планирования автоперевозок компании зачастую неверно анализируют потребности в автопарке и, как следствие, приобретают не адекватные задачам модели или не адекватное потребностям количество автомобилей.
Наиболее целесообразным решением для таких компаний считается аутсорсинг автопарка. Частичная или полная передача проблем содержания водителей и техобслуживания парка автомобилей позволяет компаниям существенно сократить затраты на эту непрофильную деятельность. Аутсорсинг поможет также избежать проблем с отпусками, болезнями персонала, налогами, покупкой и страхованием авто, сэкономить на управленцах, сократить штат своих затратных подразделений (водителей), сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить административную, финансовую и налоговую нагрузку, избежать кадровых рисков.
Вместе с ростом автопарков возрастает необходимость эффективного управления ими.
Управление автопарком — флит-менеджмент (fleet — флот, парк машин) — известно в трех формах: полный комплексный аутсорсинг, оперативный лизинг и корпоративная аренда автомобилей.
Компания-аутсорсер разрабатывает программы управления автопарком индивидуально для каждого корпоративного клиента, с учетом его требований и специфики бизнеса, анализируя все статьи расходов клиента, предлагает пути оптимизации и совершенствует систему управления парком. Опыт работы и профессионализм аутсорсера обеспечивают оперативное решение текущих задач в рамках корпоративной политики заказчика, экономичность и максимальную прозрачность.
Полный комплекс услуг управления автопарком содержит множество опций, можно выбрать свой «пакет». При этом заказчик получает регулярные отчеты о работе автопарка.
Основные флит-услуги аутсорсера в рамках программ «Управление автопарком»:
• перевод существующего автопарка клиента на баланс аутсорсера;
• создание автопарка: варианты приобретения «внешнего» автопарка — финансовый и оперативный лизинг;
• помощь в приобретении автомобилей;
• услуги по работе с персоналом: подбор, тестирование, обучение водителей в соответствии со стандартами компании;
• услуги водителей по управлению автомобилями;
• предоставление подменных водителей;
• ведение кадровых процедур, расчет и выплата зарплаты, компенсаций и пособий, оформление командировочных расходов;
• организация ремонта, заправки автомобилей, моек и парковок автомобилей;
• предоставление подменного автомобиля на время ремонта или техобслуживания основного;
• топливные карты и ведение путевых листов автомобилей;
• регистрация автомобилей в органах ГИБДД с уплатой всех налогов и сборов при регистрации;
• прохождение техосмотра автомобилей;
• страхование (ОСАГО, КАСКО, страхование от несчастного случая водителей и пассажиров);
• регламентное техническое обслуживание;
• текущие и непредвиденные ремонты автомобилей;
• помощь на дороге и эвакуация;
• доставка автомобилей в сервисные центры для сервиса или ремонта;
• комплектование летними и зимними шинами;
• сезонный шиномонтаж и хранение колес;
• регулярная мойка кузова и чистка салона автомобилей;
• выполнение необходимых действий после ДТП (прием звонков, эвакуация, решение вопросов со страховыми компаниями и ГИБДД).
Комплексное транспортное обеспечение на условиях аренды автомобилей с услугами по их эксплуатации имеет преимущества:
• аутсорсер берет на себя все вопросы техобслуживания автомобилей, замены их в случае необходимости, страховки, подбора и обучения персонала, ведения документооборота;
• имеющийся большой парк автомобилей и штат сотрудников, который используется для одновременного обслуживания нескольких предприятий-заказчиков, позволяет обеспечивать стабильное обслуживание, даже при возникновении нестандартных ситуаций;
• есть возможность оперативно пополнять автопарк заказчиков в случае необходимости;
• предприятие-заказчик может на длительный период спланировать транспортные расходы, что сократит объем бухгалтерской работы;
• аутсорсер ведет бухгалтерскую и др. угую документацию, связанную с использованием автомобилей, клиент вносит лишь ежемесячные платежи одной суммой;
• так как аутсорсеры работают с большим количеством автомобилей, они имеют большой выбор лизинговых компаний и автодилеров, разнообразные программы и условия финансирования, могут заключать более выгодные страховые и лизинговые контракты, договоры на сервисное обслуживание;
• снижается риск недобросовестности контрагентов, так как заказчик работает с одним подрядчиком, от которого получает полный комплекс услуг;
• персональный менеджер для каждого клиента;
• снижение издержек по эксплуатации автомобилей и накладных расходов заказчиков.
Аутсорсинг легкового автопарка пока в большей степени развит в форме корпоративной долгосрочной аренды автомобилей с водителем. Когда компании требуется минимальное количество поездок, целесообразно использование такси. Но в отличие от комплексного транспортного обслуживания, такси дороже. Аренда автомобиля на длительный срок позволяет снизить стоимость аренды до 50 %.
Аутсорсинг для юридических лиц только развивается. Но ситуация меняется: компании начинают считать стоимость содержания автомобилей (обслуживание, вынужденные простои), а не только его покупки. Развитие рынка тормозится тем, что мало кто оценивает затраты на собственный транспорт, чтобы их можно было сравнить со стоимостью услуг аутсорсеров. Поэтому аутсорсер должен прежде всего освоить и продвигать как услугу транспортный аудит — экономико-правовую экспертизу организации транспортного процесса у предприятий — собственников транспортных средств: экономических показателей, мер по профилактике ДТП, соблюдения действующего транспортного законодательства, организационной структуры и бизнес-процессов управления автотранспортом, управления затратами; выбора и приобретения нового старого автотранспорта, GPS-систем и ИТ-решений управления автотранспортом.
На российском рынке флит-менеджмента действуют как российские, так и иностранные игроки. Две из четырех крупнейших компаний, CarPool и ПКМ, российские, a Rekanz и ALD Automotive — иностранные. Известно и несколько прокатных фирм, предлагающих флит-менеджмент («Скарлетт», «Сервис-интегратор», «Райден»). К этому бизнесу подключаются и автодилеры («Независимость»).
По опыту Европы при использовании аутсорсинга затраты на содержание автопарка снижаются на 15 %.
Предпринимателям и инвесторам имеет смысл заниматься аутсорсингом автопарков. Потенциал рынка аутсорсинга автопарков в России очень велик. С учетом удельной стоимости за управление одним автомобилем в €25 в месяц (стоимость идентична средней европейской) участники рынка оценивают его потенциал в €100–150 млн в год. Все больше нетранспортных предприятий передают свои автопарки во внешнее управление аутсорсеру с опытом работы в данной сфере, концентрируясь на основных видах деятельности.
Почему выгоден аутсорсинг автопарка
Тратите на имеющийся автотранспорт больше, чем можете себе позволить? Хотите сократить затраты по обслуживанию транспорта? Если фирма столкнулась с необходимостью оптимизации своих затрат, то ей стоит обратить внимание на сокращение затрат на транспортное обслуживание. Обратитесь к нам, и компания «Авто Спец Услуги» готова предоставить Вам лучшее решение Ваших проблем.
Тут не обойтись без такого нововведения, как аутсорсинг автопарка. Это экономит несколько видов ресурсов: финансы, время и самый ценный – людской ресурс. Поговорим более подробно о том, как это работает.
Как сократить затраты на автопарк?
Если внутри фирмы руководители замечают, что затраты на транспорт начинают превышать все разумные пределы, то снижение их уровня является единственно правильным решением, которое следует принять в этом случае. Проведенная оптимизация автопарка подразумевает, что теперь обслуживанием оставшихся авто будет заниматься внешняя компания. Какие именно услуги теперь будут получены от нового контрагента?
Кроме этого, авто аутсорсинг предполагает, что вопросы государственной регистрации и страхования имеющихся авто тоже берет на себя наша компания. И это далеко не полный перечень того, на что можно рассчитывать, приглашая стороннюю компанию на аутсорсинг.
Все еще сомневаетесь, нужна ли Вам оптимизация автопарка? Просто сравните все расходы, связанные с обслуживанием транспорта, включая начисление заработной платы постоянным сотрудникам в этой сфере и налоги на эти выплаты, с суммой оплаты сторонних услуг. В большинстве случаев, особенно если фирма небольшая, экономия будет налицо. Да и качество выполнения всех работ будет на порядок выше.
Обращайтесь к нам, и мы подберем для Вас такой аутсорсинг автопарка, который будет соответствовать Вашим задачам, запросам и требованиям. Мы поможем Вам решить все вопросы и взять на себя решение большинства проблем, в то время как Вы сможете сконцентрироваться на основной деятельности.