что такое архивный фонд организации
Что такое архивный фонд организации
5.1. Документальный и архивный фонд организации
5.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.
5.1.2. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:
документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
документы постоянного (вечного) хранения.
Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в разделе 2 настоящих Правил.
5.1.3. Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;
объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;
архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации.
5.1.4. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
АРХИВНЫЙ ФОНД
Смотреть что такое «АРХИВНЫЙ ФОНД» в других словарях:
Архивный фонд РФ — по законодательству РФ совокупность документов: отражающих материальную и духовную жизнь народов России; имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение; и являющихся неотъемлемой частью историко… … Финансовый словарь
Архивный фонд — часть документального фонда, переданная на постоянное хранение в архив. (Документальный фонд документы, отложившиеся в результате деятельности учреждения или человека). Учреждение (юридическое лицо) или человек (физическое лицо), в результате… … Википедия
Архивный фонд — см. Архив; Архивный фонд РФ; Использование архивных документов … Энциклопедия права
архивный фонд — Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация документов Архивного фонда Российской Федерации … Справочник технического переводчика
Архивный фонд рф — (англ. Archives Fund of Russian Federation) находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Согласно Основам … Энциклопедия права
АРХИВНЫЙ ФОНД — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой … Юридическая энциклопедия
архивный фонд — 81 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа См … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Архивный фонд — см. Архив; Архивный фонд РФ; Использование архивных документов … Большой юридический словарь
Архивный фонд — 7) архивный фонд совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;. Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125 ФЗ (ред. от 27.07.2010) Об архивном деле в Российской Федерации … Официальная терминология
Архивный фонд РФ — 8) Архивный фонд Российской Федерации исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и… … Официальная терминология
Что такое архивный фонд организации
МОДЕЛЬНЫЙ ЗАКОН
Об архивах и архивном фонде
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Основные понятия
Для целей настоящего Закона указанные ниже понятия имеют следующее значение:
Статья 2. Законодательство об архивном
фонде и архивах
Законодательство об архивном фонде и архивах состоит из конституции, настоящего Закона, иных законов и нормативно-правовых актов государства.
Статья 3. Полномочия государства в области
архивного дела и управления документацией
К исключительному ведению государства в лице его органа государственного управления относятся:
а) установление единых принципов организации архивного дела и управления документацией, комплектования, хранения и использования документов архивного фонда и контроль за их соблюдением;
б) комплектование, учет, хранение и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов государственного управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;
в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов, а также на архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных органов власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;
г) формирование и осуществление государственной политики в сфере управления документацией;
д) решение вопросов о вывозе документов архивного фонда за пределы государства.
Местные органы управления и самоуправления самостоятельно решают вопросы архивного дела и управления документацией, за исключением тех, которые перечислены в вышеназванных пунктах настоящей статьи.
Статья 4. Обязанности юридических и физических
лиц в формировании архивного фонда
Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, общественные объединения, политические партии, а также физические лица государства призваны обеспечивать накопление, сохранность и использование документов, имеющих историческую, научную и иную ценность для государства и общества в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Глава 2. Архивный фонд государства
Статья 5. Состав архивного фонда государства
Архивный фонд государства состоит из документов, собранных в процессе деятельности предприятий, учреждений, организаций, существовавших и существующих на его территории и за ее пределами, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К ним относятся документы:
— центральных и местных органов государственного управления, прокуратуры, органов государственной безопасности, внутренних дел, обороны и их учебных заведений, нотариата, загсов;
— предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики независимо от форм собственности;
— учреждений и организаций науки, культуры, образования, здравоохранения, кинематографии, телевидения, радио и печати;
— профессиональных союзов, общественных объединений, политических партий;
— учреждений религиозных организаций, сложившихся до отделения церкви от государства;
— предприятий, учреждений и организаций, находившихся и находящихся за пределами государства (посольств, постпредств, военных миссий и т.п.);
— представительств государства при международных организациях; архивов, национализированных государством; частных архивов;
— иные документы, поступившие в собственность государства на законном основании.
К архивному фонду относятся также архивные документы, являющиеся историко-культурным наследием народа, хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению на родину.
Источники формирования архивного фонда утверждаются один раз в пять лет и каждый год подлежат уточнению по представлению соответствующих учреждений государственной архивной службы.
По представлению государственной архивной службы в состав источников формирования архивного фонда включаются с согласия их собственников архивы негосударственной части архивного фонда.
Архивный фонд пополняется также путем дарения, получения в наследство, покупки ценных документов, находящихся в собственности юридических лиц, в частной собственности физических лиц, а также поступивших из других государств.
Документы архивного фонда являются составной частью информационных ресурсов государства и охраняются законом наряду с другими информационными ресурсами.
Статья 6. Виды документов, включаемых в
состав архивного фонда
В состав архивного фонда включаются законодательные акты, нормативно-правовые акты государственных органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая документация, базы и банки данных, базы знаний, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов.
Указанные виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных и иных традиционных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных, магнитных, оптических и иных видах носителей.
Статья 7. Формирование архивного фонда
Архивный фонд формируется в порядке, установленном настоящим Законом, из документов государственных органов, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, документов общественных объединений, политических партий и физических лиц.
Статья 8. Порядок отнесения документов к
архивному фонду
Включение документов в состав архивного фонда или исключение документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности экспертными комиссиями в составе архивистов и специалистов различных отраслей знаний. Порядок создания и деятельности экспертных комиссий утверждается правительством.
Споры, возникающие при решении вопросов об отнесении документов к архивному фонду или исключению из него, решаются в судебном порядке.
Статья 9. Государственная и негосударственная
части архивного фонда
Архивные фонды и архивные документы, входящие в архивный фонд, являются интеллектуальной собственностью государства.
Государственную часть этой собственности в составе архивного фонда составляют архивные фонды и документы:
— всех видов государственных архивов;
— органов государственной власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;
— органов местного управления и самоуправления;
— предприятий, учреждений и организаций, отнесенных к государственной собственности;
— предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;
— юридических и физических лиц, переданных на законном основании в собственность государства.
Архивные фонды и архивные документы государственной части архивного фонда составляют государственный архивный фонд, являющийся составной частью архивного фонда.
Негосударственную часть архивного фонда составляют архивные фонды и архивные документы:
— общественных объединений и организаций, политических партий; религиозных организаций с момента отделения церкви от государства;
— предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля негосударственной собственности;
— находящиеся в частной собственности физических лиц.
Статья 10. Документальные памятники
Порядок отнесения документов архивного фонда к документальным памятникам утверждается правительством по представлению республиканского органа по архивам и делопроизводству.
Документальные памятники подлежат обязательному страхованию.
Что такое архивный фонд организации
5.2. Определение фондовой принадлежности архивных
документов и образование архивного фонда
5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.
5.2.2. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:
входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;
копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;
документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.
5.2.3. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.
Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.
5.2.4. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.
5.2.5. Один и тот же фонд составляет документы:
организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;
организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;
предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;
временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;
предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.
5.2.6. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.
Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.
Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве).
Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.
Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.
5.2.7. Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер (см. п. 6.4.2.2). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.
5.2.8. Объединенный архивный фонд
5.2.8.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:
— однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действующих на определенной территории;
— руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
— организаций, связанных между собой объектом деятельности;
— последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.
5.2.8.2. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной государственной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством субъектов Российской Федерации.
5.2.8.3. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и новую систематизацию дел и пересоставление описей.
5.2.8.4. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов или названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций.
5.2.9. Архивный фонд личного происхождения
5.2.9.1. Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив организации, составляют архивный фонд личного происхождения и перефондированию не подлежат.
5.2.9.2. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
5.2.10. Архивная коллекция
5.2.10.1. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования.
5.2.10.2. В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в том числе архив организации).
Примерное положение об архиве организации
Зарегистрирован в Минюсте России 15.08.2018.
Регистрационный № 51895.
Примерное положение
об архиве организации
I. Общие положения
Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).
Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
II. Состав документов Архива организации
Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения [2] (при их наличии);
г) фонд пользования (архива) [3] (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
III. Задачи Архива организации
К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
IV. Функции Архива организации
Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
V. Права Архива организации
Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
[1] Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
[2] Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.
[3] Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.
[4] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).