чем завтра заниматься планируешь

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Источник

Зачем планировать жизнь, если она непредсказуема? Личный опыт

Кризис — лучшее время, чтобы, наконец, научиться планировать жизнь, считает Оля Третьякова. Да-да, именно сейчас и стоит начинать.

Есть такие люди: они уже в детском садике знают, чем займутся, когда вырастут. Во сколько лет и за кого выйдет замуж, сколько у них будет детей, как будет выглядеть их дом и куда они поедут 15 августа 2038 года.

Я – из тех, кто еще шесть лет назад всерьез писал в какой-то из соцсетей: «До сих пор не решила, кем хочу быть, когда стану взрослой». А было мне тогда, на минуточку, 38.

Мне всегда казалось, что вдохновение – топливо продуктивности. Когда не хочется чем-то заниматься, но вы себя заставляете, результат будет так себе. Без огонька. Стандартный. А я-то мечтала, чтобы каждое мое дело было подвигом. Чтобы весь мир встречал его фейерверками, чепчиками и овациями. Из серии «не просто помыла посуду, а отполировала до ослепительного зеркального блеска, хоть в Инстаграм фотографируй».

Много лет назад я ходила к психологу, и он объяснил мне, что я – перфекфионист. И предпочту не сделать вообще ничего, чем сделать что-то неидеально.

Так я и жила – по принципу «Хочешь насмешить Вселенную – расскажи ей о своих планах». Ждала вдохновения, чтобы сесть за работу, убраться в доме, помочь ребенку с уроками, выйти в магазин за продуктами. И это даже как-то работало.

Ключевое слово – «как-то». Все тот же психолог говорил мне, что все дело в моем базовом недоверии к миру. Я, мол, выросла в нестабильное время и разучилась с оптимизмом смотреть в завтрашний день. Мой опыт научил меня: в любой момент что угодно может разрушиться и исчезнуть. И это касается всего: отношений, финансов, вообще жизни.

Так зачем что-то планировать?!

Оттолкнуться от дна

Тут просится сюжетный поворот в стиле «дойдя до самого дна отчаяния, она полностью пересмотрела свое отношение к жизни». Если бы я писала сценарий, непременно бы придумала какое-нибудь максимально нестандартное событие, которое меня изменило.

Но мой поворотный пункт был банальным: я лишилась офисной работы. Произошло это вскоре после «Черного вторника» 2014 года. Помните? Тогда доллар стал стоит не 30, а 60 рублей, случился кризис, пошли сокращения, под одно из них попала я.

Примерно год я провела в поисках новой работы. То есть я продолжала трудиться – сдельно и по контракту. Но заработки были нестабильны, а что-то надежное и высокооплачиваемое все не находилось.

Как уже говорилось, я совершенно не умела — и не считала нужным — планировать свою жизнь. И особенно финансы. За тот год в невесомости я опустошила две кредитки на сумму, которую в лучшие времена как раз за год и зарабатывала. Я была уверена, что вот-вот найду что-то постоянное, верну банкам все долги и заживу, как прежде. Но время шло, долги росли, а новая работа, которая должна была разом решить все мои проблемы, не находилась.

Вот что оказалось для меня самым сложным: понять, что жизнь изменилась навсегда, и я уже не вернусь в ту точку, к которой стремлюсь. И речь не только обо мне – весь мир изменился. А я не хотела этого замечать.

Как я это осознала? Очень просто: выбирая, на что потратить последние деньги – на еду или на оплату процентов по кредитке.

Вот тогда-то я и поняла: мне нужен план.

Зачем нужны планы

Нет ничего более дерзкого, чем планировать будущее в период нестабильности. Это как стоять посреди горящего самолета, который падает в пропасть, и выбирать, что съесть на обед: рыбу или курицу?

Будущее казалось чем-то огромным и враждебным, как летающая тарелка, зависшая над Чертановым. Но что делать со слоном, которого вам в любом случае придется съесть? Для начала – разрезать на кусочки.

Так что я сделала то, что советуют все на свете псевдопсихологические сайты: взяла лист бумаги и написала, что я планирую делать в ближайший год.

В моем списке был всего один пункт: «вылезти из финансовой жопы».

Потом я посчитала свой доход, сравнила с той суммой, которую надо отдать банкам, и поняла: даже если мы с сыном вообще перестанем есть, это просто физически невозможно.

Тогда я добавила в свой план еще три слова. Получилось: «вылезти из финансовой жопы хотя бы наполовину».

Я решила, что не буду больше пытаться вернуться в офис. Лучше попробую увеличить доход при помощи подработок. Но чтобы ничего не забыть и делать работу вовремя, мне снова понадобился план. На этот раз – более подробный: на месяц, на неделю и на каждый день.

Как я планирую

Поначалу планировать было чертовски трудно. Я – человек-хаос, и понятия не имела, сколько и на что мне требуется времени. Так что я писала в план на день «сдать три поста в блог», а потом оказывалось, что завтра у сына контрольная по английскому, а сегодня последний день подачи налоговой декларации. Или у меня не оставалось времени на еду. Или я так уставала к середине второго поста, что остаток дня могла только просто тупить в телевизор.

Планы мне в то время казались тюрьмой где-то в самом дальнем круге Ада. Я просто не могла их исполнить. Я нервничала и чувствовала себя загнанной лошадью (пристрелите меня уже кто-нибудь!). Но после истерики каждый раз возвращалась к своему плану выплат. И понимала, что если я не соберусь и не вернусь к работе, то не смогу его выполнить.

Одновременно я поняла важное: никто мне не поможет, кроме меня самой. И если я продолжу загонять себя, то поеду кукушечкой. А значит, надо было найти возможность хоть немножко себя поберечь.

Так в моих ежедневных планах появились перерывы на отдых. Поначалу мне и в это время хотелось хоть что-то поделать полезное. Прошло еще больше года, прежде чем я убедила себя: отдых мне нужен не меньше, чем работа. Перерыв – значит, перерыв.

К концу года я пришла все еще с долгами, зато крыша моя была на месте. А главное, будущее уже не казалось таким демоническим. Да, я не смогла выполнить все, что задумывала. Но знаете что? Никто в итоге не умер.

Тогда, на исходе первого года, я впервые посмотрела на планирование как на своего друга, а не врага.

Психологи сказали бы, что у меня случился инсайт.

Мой друг тайм-менеджмент

Не буду тянуть: я рассчиталась с долгами не через год, а через целых три. В начале 2019-го я закрыла все кредитные карты.

Со временем я перестала испытывать стыд и вину, если чего-то не успевала. Возможно, потому, что я прекратила относиться к планам как к наказаниям для стрекозы, которая «лето красное пропела». Планирование стало частью моей обычной жизни, моим надежным помощником. Я как будто взяла себе ассистента, который подсказывал: нужно заплатить ЖКХ, позвонить коллеге, закончить текст к дедлайну. Видя перед собой весь список дел, я стала понимать, что можно перенести, а что и вовсе делегировать.

Я перестала грызть себя за то, что, имея диплом преподавателя английского, не помогаю ребенку освоить Past Perfect и Present Continuous. Я наняла ему репетитора, который любит свою работу и легко нашел с Федей общий язык. Теперь у него English – любимый предмет. А у меня освободилось время и сохранились нервные клетки.

Я настолько сдружилась с планами, что завела еще несколько органайзеров: я считаю финансы, калории и время на просмотр сериалов. Заполняю их каждый день, и вижу, на что уходит мое время.

При этом я прекрасно понимаю, что все мои планы могут рухнуть в любой момент. Этим летом мы с Федей планировали слетать на море. Этой весной я собиралась возобновить пробежки. К конце концов, я хотела отметить свой день рождения в любимом рыбном ресторане.

Ничего из этого (кроме, возможно, моря) не случилось и уже не случится. Но это не повод посылать все планы к черту. Когда есть цель, но дорогу к ней внезапно закрыли на ремонт, можно отыскать другой путь или придумать новую цель. И идти к ней пускай маленькими, но все-таки верными шагами.

От хаоса к порядку

Если вы стоите посреди урагана и не знаете, с чего начать, возможно, вам поможет моя памятка:

Дышите. Если вы паникуете и буквально ощущаете себя между небом и землей, все на свете психологи советуют одно: вернуться в «здесь и сейчас». Все практики, которые они предлагают (о некоторых мы писали) направлены на одно – ощутить себя в моменте, в своем теле, почувствовать опору под ногами. Завтра будет завтра, а сейчас вы здесь, вы дышите, вы живы. А значит, dum spiro spero – пока живу, надеюсь.

Поставьте себе конечную цель. Прежде чем планировать шаги, нужно увидеть результат. Моя цель была – выплатить долг. От нее я и отталкивалась. Понятно, что у самурая нет цели, только путь. Но это не наш вариант:)

Начните с отчета, а не с плана. Записывайте, чем вы занимались в течение дня. Вносите абсолютно все, что заняло больше 15 минут либо было важным. То есть если вы поговорили по телефону минуту, но этот звонок выбил вас из колеи на час, запишите это. Не хитрите с собой и ничего не упускайте. Если вы стояли под душем 20 минут, а потом полчаса сушили голову, одновременно играя в онлайн-игрушку или залипая в Тик-Ток, не отмечайте это как «уход за собой». Пишите как есть. Возможно, в этом месте дня вам просто нужен перерыв. Делайте так неделю, а лучше две, а потом проанализируйте отчеты. Вам станет понятно, на что вы реально тратите время и сколько.

Попробуйте спланировать месяц, неделю, день. Когда планируете месяц, не мельчите: записывайте только важное. Съездить к родителям, доделать курсовую, переклеить обои. Потом разбросайте эти дела по неделям. И уже после этого ищите для них местечко в конкретном дне. Закончили с самыми важными делами? Теперь впишите в каждый день то, что по-любому придется делать. В моем случае это влажная уборка каждое утро (да, я маньяк, но у меня есть оправдание, даже три — сын и два кота), душ, и три приема пищи с немедленным мытьем посуды после. Четыре раза в неделю к этому добавляется проверка уроков, два-три раза – поход в магазин (со списками покупок, кстати, их планировать легче). А оставшееся время уйдет на остальные дела.

Технологии в помощь. Кто-то планирует в блокноте от руки, кто-то – в электронном календаре. Я раньше не заморачивалась – писала в «заметках» в телефоне план на день, а вечером вычеркивала сделанное. Можете попробовать делать так же, можете сразу испытать какую-нибудь программу. Программ-органайзеров полно, наберите в поиске браузера или AppStore. Мне понравилась MyLifeOrganized3 – там легко и удобно планировать, а версии вполне достаточно бесплатной. Мне хватает.

Не пытайтесь все успеть. Я пробовала: так не получится. Когда вы будете на 100% уверены, что всё успеете, вклинится какой-нибудь внезапный форс-мажор – пожар, понос или золотуха. И все планы пойдут прахом. Так что планируйте c запасом. Лучше закончить все пораньше, чем потом пытаться сделать сто дел одновременно, чтобы не оставить «хвостов».

Не отчаивайтесь. Когда планы постоянно срываются, есть желание забросить их уже на хрен. Очень вас в этом понимаю. Я ведь не стала новым человеком, внутри меня по-прежнему живет подросток-бунтарь, который не хочет ничего планировать, а хочет только орать во все горло про маму-анархию. Так вот: я ничего не планирую на выходные. Полная спонтанность! Захотелось валяться весь день и смотреть сериалы? Пожалуйста. (Про прогулки в парке сейчас не буду, чтобы не травить душу). Но чтобы у меня были такие выходные, мне три года пришлось планировать каждый рабочий день каждой недели каждого месяца. Зато теперь целых два дня в неделю я вообще не думаю о работе. Потому что у меня – заслуженный отдых. Спасибо планированию.

Источник

5 лайфхаков для эффективного планирования дня

редактор-эксперт Контур.Школы, консультант по электронному документообороту и электронной отчетности

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму.

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план. » Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

Цель должна быть:

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Источник