чем занимается заведующий канцелярией
Должностная инструкция заведующего канцелярией
Открыть в формате WORD 
1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.4. Структуру организации.
4.5. Организацию делопроизводства в организации.
4.6. Схемы документооборота.
4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о канцелярии организации.
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующий канцелярией подчиняется
иному должностному лицу)
7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
II. Должностные обязанности
1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Заведующий канцелярией вправе:
1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
Заведующий канцелярией несет ответственность:
Должностная инструкция заведующей канцелярией
г. Москва «01» июля 2007 г. Рег. N ____
[Наименование должности] [Наименование организации]
1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Заведующий канцелярией относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.
1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.5. Заведующий канцелярией должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с документацией;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— организационную структуру Общества;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Заведующий канцелярией обязан осуществлять следующие трудовые функции:
2.1. Организует работу канцелярии.
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
2.10. Руководит работниками канцелярии.
2.11. В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
Заведующий канцелярией имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией, подчиненных ему служб и подразделений.
3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящей в его компетенцию.
3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы заведующего канцелярией осуществляется:
4.3. Основным критерием оценки работы заведующего канцелярией является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
ЕКСД 2018. Редакция от 9 апреля 2018 года (в т.ч. с изменениями вступ. в силу 01.07.2018)
Для поиска утвержденных профстандартов минтруда РФ используйте справочник профстандартов
Заведующий канцелярией
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства, Единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, структуру предприятия, учреждения, организации, организацию делопроизводства, схемы документооборота, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов, оргтехнику и другие технические средства управленческого труда, основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Должностная инструкция по специальности «Заведующий канцелярией»
Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.
1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________
иного должностного лица)
1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.
1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.
1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— положением о канцелярии предприятия;
— инструкцией по работе архива и делопроизводству;
— данной должностной инструкцией.
1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:
— государственную систему делопроизводства;
— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;
— основы организации производства, экономики, управления и труда;
— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;
— системы организации контроля исполнения документов;
— правила трудового распорядка на предприятии;
— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;
— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками
2. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией обязан:
2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.
2.2. Организовывать работу канцелярии.
2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.
2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.
2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.
2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.
2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.
2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.
2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.
2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.
2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.
2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.
3. Права
Заведующий канцелярией вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.
3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.
3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.
3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.
3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых
перемещения работников отдела.
4. Ответственность
Заведующий канцелярией ответственен:
4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Полезное
Смотреть что такое «ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ» в других словарях:
ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ — согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерства труда РФ от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 07.11.2006 № 749), – должностное лицо, организующее работу… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
завканц — заведующий канцелярией … Словарь сокращений русского языка
Администрация Президента России — Старая площадь, д. 4 здание Администрации Президента, бывшее здание ЦК КПСС Содержание … Википедия
Администрация президента России — Политика Портал:Политика Россия … Википедия
Совет по взаимодействию с религиозными объединениями при Президенте Российской Федерации — является консультативным органом, осуществляющим предварительное рассмотрение вопросов и подготовку предложений для Президента Российской Федерации, касающихся взаимодействия Президента Российской Федерации с религиозными объединениями и… … Википедия
Совет по взаимодействию с религиозными объединениями при Президенте Российской Федерации — является консультативным органом, осуществляющим предварительное рассмотрение вопросов и подготовку предложений для Президента Российской Федерации, касающихся взаимодействия Президента Российской Федерации с религиозными объединениями и… … Католическая энциклопедия
Политика Канады — Канада Эта статья посвящена поли … Википедия
Семенченко, Валерий Павлович — В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Семенченко. Валерий Семенченко Государственный деятель России Дата рождения: 2 февраля 1946(1946 02 02) (66 лет) … Википедия
Валерий Павлович Семенченко — Валерий Семенченко Государственный деятель России Дата рождения: 2 февраля 1946 Место рождения: г. София, Болгария Валерий Павлович Семенченко (р. 2 февраля 1946) российский государственный и политический деятель … Википедия
Валерий Семенченко — Государственный деятель России Дата рождения: 2 февраля 1946 Место рождения: г. София, Болгария Валерий Павлович Семенченко (р. 2 февраля 1946) российский государственный и политический деятель … Википедия