чем занимается секретарь руководителя
Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря
Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.
Общие обязанности
Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:
Требования к знаниям
Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:
Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.
Обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:
Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.
Права секретаря
Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
Требования к деятельности судебного секретаря
Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.
Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:
Общие сведения
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.
Какие обязанности у секретаря
Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:
Требования к секретарю
В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:
ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.
Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.
Обязанности секретаря
В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
| Название должности по профстандарту | Секретарь-администратор | Делопроизводитель | Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка | Помощник руководителя |
|---|---|---|---|---|
| Выполняемая обобщенная трудовая функция | ||||
| Требуемый уровень образования | Среднее общее, профессиональное обучение | СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки | Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности | |
| Условия допуска к работе и требования к стажу | Нет | Нет | Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации |
Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.
Права и ответственность и заключительные положения
Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
Специалист имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
5.1. Работник привлекается к ответственности:
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Должностная инструкция секретаря руководителя
Из статьи вы узнаете:
Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту
Такое понятие как « профессиональный стандарт » или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.
Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.
На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.
Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:
Профстандарт « Секретаря руководителя » был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.
Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.
Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.
Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:
Вам также будет интересно:
В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?
По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.
Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
По профстандарту секретарь руководителя должен:
О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
Вам также будет интересно:
Должностная инструкция секретаря руководителя
Открыть в формате WORD 
1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора
предприятия по представлению
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Организацию делопроизводства.
4.5. Методы оформления и обработки документов.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.11. Основы этики и эстетики.
4.12. Правила делового общения.
4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
4.15. Основы административного права и законодательства о труде.
4.16. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю
структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонаограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Секретарь имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Секретарь несет ответственность:
Должностная инструкция разработана в соответствии с
Основы работы секретаря руководителя. Какие навыки вам необходимы?
Работа секретарем руководителя предполагает собой не только сотрудничество со своим руководителем. Эта роль оказывает большое влияние и на саму компанию. В этой статье мы дадим вам несколько советов и приемов, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице в качестве секретаря руководителя.
Здесь вы узнаете о том, как работать с несколькими руководителями, правильно планировать встречи, управлять календарем и других ключевых элементах, которые помогут вам стать профессиональным административным специалистом.
В чем заключается роль секретаря руководителя?
Работа секретаря руководителя заключается в том, чтобы поддерживать своего руководителя и следить за его календарем. Вы отвечаете за то, чтобы все необходимые встречи были забронированы, и чтобы ваш босс вовремя приходил на эти встречи. Чтобы у него была вся необходимая информация для собраний, и он принимал необходимые телефонные звонки. Вы отвечаете за подготовку электронных таблиц, презентаций PowerPoint и многое другое.
Как видите, работа специалиста по административным вопросам – всячески поддерживать руководителя. Тем не менее у большинства администраторов есть некоторые основные обязанности, такие как регистрация, набор текста и ответ на телефонные звонки.
Работа в качестве администратора – престижная роль, потому что вы затрагиваете каждый аспект бизнеса и работаете бок о бок в команде со своим руководителем для достижения одной цели. В этой роли замечательно то, что она позволяет вам расти. Например, вы можете начать как младший административный помощник начального уровня, а затем продвинуться до уровня старшего исполнительного помощника.
Имейте в виду, что каждый секретарь работает по-своему. Единственный способ получить истинное описание должности – это выяснить потребности руководителя или менеджера, с которым вы работаете. О них вы узнаете, когда начнете с ним работать. Вы должны понять их потребности, как они работают, как они действуют, как им нравится, чтобы другие работали и т.д.
Теперь стоит упомянуть несколько важных замечаний:
Вы можете задаться вопросом, как выглядит истинный карьерный рост профессионального администратора. Здесь вы можете начать как регистратор и подняться до административной профессиональной роли. Большинство специалистов начального уровня начинают с того, что помогают менеджерам низшего уровня, а иногда и менеджерам по продажам.
Чтобы развиваться как профессионал в области администрирования, необходимо быть в курсе последних событий в области технологий и действительно преуспеть в своей работе. Очень полезно начать работать с руководителем среднего звена, чтобы увидеть, что они делают, как они справляются со своей работой, как они выполняют несколько задач одновременно, как они управляют людьми и следят за своим расписанием.
Далее, вы уже будете решать, хотите вы добиться роли секретаря президента компании, генерального директора и т.д. Потому что здесь вам придется быть продолжением своего руководителя. Такие люди очень заняты, а это означает, что вы должны будете участвовать в их расписании, поездках и т.д.
Самое замечательное в административной роли то, что вы можете учиться работе через наблюдение. Конечно, вы можете пойти на различные курсы, чтобы изучить азы данной роли, но ощутимый профессиональный опыт вы приобретаете через наставника, которого вам необходимо найти в своей компании. Именно так вы получите важную информацию о работе секретаря руководителя и необходимых инструментах в вашей деятельности.
Однако решать вам, какой карьерный путь избрать. Вы должны принять это решение, чтобы пройти путь от административного специалиста до исполнительного помощника высшего звена. Если вы стремитесь к этому, знайте, что каждая роль будет отличаться и она будет чрезвычайно требовательной, чем выше вы подниметесь по лестнице. Тем не менее это также роль, в которой вы действительно можете чему-то научиться и получить пользу в будущем, особенно если вы хотите продвинуться в своей карьере.
Навыки межличностного общения
Существуют несколько ключевых моментов, о которых следует помнить всем административным специалистам, когда они думают о том, как работать с другими сотрудниками компании:
Как секретарь руководителя, вы будете тесно сотрудничать с коллегами из самых разных отделов. Помните, что у вас может быть доступ к конфиденциальной информации, к которой нет у ваших коллег. Таким образом, вы должны поддерживать высочайший уровень конфиденциальности.
При непомерном интересе с боку работников организации, нет ничего плохого в том, чтобы сообщить им, что есть определенные вещи, которые вы не вправе обсуждать. Вы также можете вежливо попросить их поговорить со своим непосредственным руководителем для получения такой информации.
Поддержание профессионализма и дистанция от коллег – это две стороны одной медали. Сохраняя это расстояние, вы не попадете в неловкое или неудобное положение, когда дело доходит до сохранения конфиденциальности информации.
Если вы стремитесь стать профессиональным администратором, имейте в виду, что вам нецелесообразно участвовать в офисных сплетнях. Какие бы разговоры вы ни вели о других коллегах или самой компании, вы всегда сможете вернуться к своему руководителю. Так что всегда лучше избегать подобных разговоров.
И, помните, что вы – главный источник информации для своего руководителя. Поэтому очень важно, чтобы вы знали, кто ключевые люди в компании и как устроена ваша организация. Это сократит количество ненужных писем и телефонных звонков, когда вы попытаетесь найти подходящее контактное лицо.
Если вы стремитесь расти как профессионал в области управления, эти черты помогут вам независимо от того, какую должность в вашей компании занимает ваш руководитель.
Таким образом, если у вас есть важный проект, вы можете назначить человека, которому эта задача наиболее удобна. Он сделает это быстрее и эффективнее, что поможет вам продолжать свою работу. И наоборот, если вы назначаете часть проекта человеку, который некомпетентен в этом, либо ему не нравится данная часть работы, тогда он будет тормозить всю команду.
Вот почему так важно знать слабые стороны каждого члена команды. Таким образом, вы можете инвестировать в обучение и делиться знаниями, которых им может не хватать. Зная своих сотрудников и инвестируя в них, вы настраиваете их на успех. Вы создаете позитивную атмосферу в команде, которая хочет работать с вами, а не против вас.
Наставничество – еще одна важная деталь работы в команде. Вы можете сами выступать в качестве наставника для своих сотрудников или объединять их с другими опытными участниками, которые могут поделиться своими взглядами и знаниями о конкретной роли.
По мере того как вы становитесь профессиональным административным специалистом, вы неизбежно будете нанимать, наставлять и обучать других помощников для своей компании. Став старшим помощником, вы должны будете удостовериться, что каждый поступающий к вам сотрудник имеет надлежащую подготовку, необходимую для эффективного выполнения своей работы.
При обучении новых помощников составьте план. Составьте график того, чем они будут заниматься в первый день и с кем должны встретиться. Им необходимо знать неписаные правила, которых нет в справочнике для сотрудников. В каждой компании есть свои закулисные правила, и любому новому секретарю, приходящему в компанию, действительно необходимо знать эти мелочи.
Навыки, необходимые для работы секретарем руководителя
Как административному работнику, одна из ваших ключевых задач – отвечать на телефонные звонки вашему руководителю. Вы проверяете поступающие звонки, чтобы ваш босс мог эффективно использовать свое время. Ответ на телефонные звонки – это нечто большее, чем вы думаете, поэтому давайте обсудим несколько советов и примеров для проверки звонка, передачи звонка другому человеку и приема сообщений для обратного вызова.
Для начала важно помнить, что вы собираетесь проверять все поступающие звонки. Это сделано для того, чтобы вы могли фильтровать поступающие коммерческие звонки или те, с которыми ваш руководитель не захочет иметь дело напрямую.
Если вы понимаете, что это нежелательный звонок или телемаркетинг, вот несколько действий, которые вы можете предпринять:
В некоторых случаях, когда человек предлагает такие услуги, как уборка, техническое обслуживание, ремонт компьютеров и т.д., вы можете передать звонок другому человеку. Это гарантирует, что вашему руководителю не придется беспокоиться о чем-то, не связанном с его работой.
В этом случае сообщите вызывающему абоненту, что лучше всего будет поговорить с таким-то человеком, и спросите, не хотят ли они, чтобы их переадресовали к этому человеку. Если этого сотрудника нет на месте, тогда сообщите, что данный человек отсутствует в офисе, и что лучшим вариантом будет связаться с ним через электронную почту.
Когда вы принимаете сообщение от звонящего, вы должны быть уверены, что у вашего руководителя будет вся необходимая информация для обратного вызова. Она включает: имя, телефонный номер, время и дату звонка, а также краткое описание причины звонка.
Постарайтесь оценить время, когда ваш руководитель сможет перезвонить. Например, если руководитель находится на собрании, сообщите вызывающему абоненту, что он на собрании и что может пройти некоторое время, прежде чем ему перезвонят.
Это всего лишь несколько советов, как вы можете отвечать на телефонные звонки, но вы должны разработать систему, которая будет работать для вас и вашего руководителя.
Как административный специалист, вы будете обрабатывать входящую почту. Вы, скорее всего, будете получать различную корреспонденцию, как нежелательную почту, письма, подарки и другое. Здесь у нас также есть несколько советов, как вы можете все это организовать.
Вы можете распределить корреспонденцию по папкам разной цветовой гаммы. Например, у вас может быть красный цвет для важных писем. В эту папку можно поместить все, что требует немедленного внимания. Желтый – это материалы для чтения, такие как журналы, информационные бюллетени и листовки.
Зеленым могут обозначаться любые письма, которые вы получаете от клиентов, продавцов и так далее. В синюю папку можно собирать различные банковские выписки, счета, счета-фактуры и т. д. Подпишите каждую папку, чтобы ваш руководитель знал, что находится в ней, и мог выбрать порядок, в котором будет просматривать свою почту.
Каждый руководитель отличается тем, как он хотел бы получать почту, поэтому вас также могут попросить поставить отметку о дате получения, ожидания и т.д. Некоторые организации также требуют физического хранения документов. Для хранения и организации всей поступающей корреспонденции, вы можете поступить следующим способом:
Как в случае с почтой, так и с архивами, созданная вами система должна работать как на вас, так и на вашего руководителя. Он также должен придерживаться любых процедур компании в отношении хранения документов. Эти простые шаги сделают задачу сортировки почты намного проще и эффективнее.
Как секретарь руководителя, вы обрабатываете 99% корреспонденции. Это означает, что вам будет поручено правильно и профессионально адресовать письма. То, как вы будете это делать, зависит от того, кому вы отправляете письма. Давайте обсудим несколько сценариев.
Если вы отправляете стандартное письмо, вы будете использовать обычный формат даты, имени человека, названия компании, адреса, города, почтового индекса и приветствия. Если вы подаете, например, заявление на получение визы для своего руководителя, вам нужно будет адресовать письмо в соответствии с инструкциями, которые обычно являются стандартным форматом.
Также важно то, как вы обращаетесь к тому, кому вы адресуете письмо. Если вы работаете в международной компании, то важно учитывать, что в европейских странах и США имя идет первым, а затем фамилия, в отличие от наших стран, где сначала идет фамилия.
Когда вы обращаетесь к кому-то в письме от имени своего руководителя, важно знать и учитывать степень их знакомства. Если ваш босс и тот, к кому вы обращаетесь, хорошо знают друг друга, то во многих случаях можно обращаться по имени. Если они незнакомы, тогда обращайтесь в более формальном тоне.
Как секретарь своего руководителя, вы наверняка будете работать с разными учетными записями электронной почты, обрабатывая свои электронные письма и своего начальника. При правильной организации своей работы у вас не должно возникнуть с этим больших трудностей.
Первым делом просмотрите свою электронную почту. Выполняйте любые срочные запросы, решая их. Затем просмотрите электронную почту своего руководителя. Это позволит вам узнать, как будет выглядеть ваш день на основе полученных писем, а также какие приоритеты нужно будет изменить.
Обязательно прочтите все электронные письма, даже те, что отмечены, как важные. Ваш руководитель, возможно, уже просмотрел электронную почту, поэтому это поможет вам лучше понять, на какие электронные письма нужно отвечать.
Если письмо требует действия, отметьте его для последующих действий. Вы можете распечатать эти электронные письма, чтобы на встрече со своим руководителем обсудить действия, которые необходимо предпринять.
Если кто-то отправит электронное письмо с просьбой о конференцсвязи или встречи, вы можете легко ответить на эти электронные письма, поскольку вы ведете календарь своего руководителя. Если есть проблема, которую вы можете решить, сделайте это.
Чтобы помочь своему руководителю, отвечайте на электронные письма, с которыми вы легко справитесь или кто-то другой. Например, если кто-то ищет документ, это, вероятно, задача, которую вы можете выполнить самостоятельно или делегировать ее. Удаляйте нежелательные письма. Для электронных писем или информационных бюллетеней, которые вы постоянно получаете, просто отмените подписку на них или заблокируйте отправителя.
Главное – разработать систему, которая будет работать как для вас, так и для вашего руководителя. Имейте в виду, что чем больше вы сможете исключить нежелательных электронных писем, тем легче будет вам обоим, поскольку вам будет меньше, о чем беспокоиться.
Как административный специалист, вы будете отвечать за календарь своего руководителя. Ключевой задачей является его эффективное управление и точность записей. У вас будет множество задач, которые будут включать в себя организацию личных встреч вашего руководителя, телеконференций, бронирование билетов и запись всего этого в его личный календарь.
Если у вас несколько телеконференций, не записывайте их все подряд. Вместо этого, делайте перерывы между звонками от 15 до 30 минут, чтобы учесть задержки встреч, а также дать возможность вашему руководителю сделать перерыв и переключиться между звонками.
Перед отправкой приглашения на личную встречу убедитесь, что подходящая для этого комната свободна. Если есть такая возможность, то бронируйте ее заранее. При отправке электронного письма с приглашением, включите всех лиц, кто должен участвовать в собрании.
Обязательно укажите номер и расположение комнаты собрания, чтобы это отражалось в заглавии в личных календарях всех участников. В разделе заметок укажите любые сведения, которые могут потребоваться для встречи.
Что касается информации о поездке, вы должны убедиться, что следующее всегда включено:
Важный совет при работе с календарями – не забывайте резервировать свободное время между каждой встречей, прежде чем планировать следующую. Не стоит назначать встречи слишком рано утром, чтобы ваш руководитель мог спокойно обустроится в офисе. Также оставляйте больше времени на обеденный перерыв и один час перед завершением работы.
В какой-то момент вы, как профессионал в области административного управления, должны организовать что-то наподобие небольшой конференции. Чтобы это событие прошло для вас безболезненно, мы предоставим вам несколько советов.
Всегда бронируйте конференц-зал заранее. Затем встретьтесь со своим руководителем, чтобы узнать, кто должен участвовать в собрании. После встречи с ним, отправьте приглашение всем участникам, в котором укажите место встречи, время начала, время окончания и любые другие важные сведения о мероприятии.
Что касается самого конференц-зала, то вам понадобится следующее:
Чем тщательнее, а главное, заранее, вы готовитесь к встречам, тем легче и менее напряженно они пройдут как для вас, так и для вашего руководителя.
Технологии стремительно меняют современный офис. Тем не менее вы можете столкнуться с более традиционным офисным оборудованием, таким как принтеры, копировальные аппараты, факсы, калькуляторы и другие предметы первой необходимости в своей повседневной работе.
Вам, как секретарю руководителя важно знать следующее: как делать цветные и черно-белые распечатки, как печатать с вашего компьютера на сетевой принтер, как устранять замятие бумаги, какую бумагу можно и нельзя использовать в принтере, какой тип тонера используется в принтере и как его заменить, как перезагрузить принтер, если он не работает должным образом, к кому обратиться, когда офисное оборудование нуждается в ремонте.
Если в вашем офисе есть умная доска, полезно знать, какие маркеры можно и нельзя использовать, какое чистящее средство нужно применять, как исправить любые технические проблемы. Если в вашем офисе по-прежнему используются факсимильные аппараты, убедитесь, что в них всегда есть бумага, и вы знаете номер телефона каждого аппарата и его местонахождение.
Главное – знать, где находится каждая оргтехника и как с ней работать. Таким образом, вы будете хорошо понимать, как можно исправить любые проблемы, которые могут возникнуть.
Заключение
Как бы это банально ни звучало, по грамотная поддержка секретарем своего руководителя приводит его к успеху, а значит и к успеху всей компании. Давайте еще раз перечислим ключевые факторы вашей должности:
Если вы работаете на младшей должности, теперь у вас есть инструменты, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице до административного профессионала. Если вы опытный административный специалист, эти инструменты служат напоминанием о том, насколько важна ваша роль.
Помните, чтобы быть успешным и процветающим профессионалом в области администрирования, все начинается с изучения своего положения и построения позитивных отношений с руководителем.