чем занимается секретарь машинистка
Должностная инструкция секретаря-машинистки
Открыть в формате WORD 
1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом
директора предприятия по представлению
4. Секретарь-машинистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.11. Основы организации труда.
4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь-машинистк подчиняется непосредственно руководителю
структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
Секретарь-машинистка несет ответственность:
Должностная инструкция разработана в соответствии с
Должностная инструкция секретаря машинистки
1. относится к категории технических исполнителей.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов. Умение заменить картридж для принтера canon.
4.8. Правила пользования устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы документации.
4.11. Основы организации труда.
4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. подчиняется непосредственно руководителю (предприятия; структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Передает и принимает информацию по устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Чем занимается секретарь машинистка
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики, утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации от 6 июня 1996 г. № 32.
1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря-машинистки назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору школы.
1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь-машинистка руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.
Основными направлениями работы секретаря-машинистки являются:
2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. ведение делопроизводства;
3. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
3.2. организует телефонные переговоры директора школы;
3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;
3.8. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
3.9. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;
3.10. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;
3.11. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
3.12. осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь-машинистка несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь-машинистка несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;
6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.
Должностная инструкция секретаря-машинистки
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря-машинистки, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция секретаря-машинистки выдается на руки под расписку.
На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать секретарь-машинистка. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Секретарем-машинисткой принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
2. Секретарь-машинистка принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению __________ (должность)
3. Секретарь-машинистка должна знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
— законодательством Российской Федерации,
— Уставом (положением) организации,
— приказами и распоряжениями ___________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно: __________ (должность)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное __________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря-машинистки
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
10. Принимает документы на подпись руководителю.
11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция по специальности «Секретарь-машинистка»
Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря-машинистки бесплатно. Должностные обязанности секретаря-машинистки
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Секретарь-машинистка в своей работе подчиняется _______________
предприятия, руководителю структурного подразделения предприятия, иному
1.3. На должность секретаря-машинистки принимается лицо с высшим начальным профессиональным образованием или средним (полным) общим образованием и подготовкой по специальной программе (требований к стажу работы нет).
1.4. Секретарь-машинистка обязана знать:
— инструкции, положения и прочие нормативные
документы и руководящие материалы по ведению делопроизводства;
— правила пунктуации и орфографии;
— руководящий состав и структуру предприятия, а также его подразделений;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— порядок расположения материала при печатании документов;
— правила эксплуатации диктофонов, пишущих машин, магнитофонов;
— основы организации труда на предприятиях;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.5. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется:
— нормативной документацией по профилю работы;
— методическими материалами, которые касаются выполняемой работы;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
— распоряжениями и приказами руководителя предприятия;
— данной должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, командировка, отпуск и пр.)
ее обязанности возлагаются на ее заместителя, назначаемого в установленном
порядке и несущего ответственность за своевременное и должное
исполнение возложенных на него обязанностей.
Секретарь-машинистка выполняет следующие функции:
2.3. Организация приема посетителей.
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия и структурных подразделений.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или
3.2. Выполнять технические функции по обслуживанию и обеспечению
работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.3.Вызывать работников по поручению руководителя предприятия.
которые проводятся руководителем, оповещение участников о времени, месте, проведения, вопросах повестки дня совещания (заседания), их
регистрация, сбор необходимых материалов, ведение и оформление протоколов.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
3.6. Принимать и передавать телефонограммы, организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения
и доводить до его сведения их содержание.
3.7. Создавать условия, которые способствуют эффективной работе руководителя.
3.8. Передавать и принимать информацию посредством приемно-переговорных
устройств (факс, телефон, телефакс и пр.).
3.9. Печатать по указанию руководителя необходимые материалы.
3.10. Принимать корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя, вести делопроизводство, осуществлять систематизацию поступающей корреспонденции в
Установленном порядке и передавать после ее
рассмотрения руководителем конкретным исполнителям или в подразделения
для использования в работе, либо подготовки ответа.
3.11. Обеспечивать оперативность рассмотрения предложений и просьб работников.
3.12. Держать под контролем сроки выполнения сотрудниками поручений
3.13. Принимать документы для подписи руководителя.
3.14.Организовывать прием посетителей.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и своевременно сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на ксероксе.
3.17. Готовить документы для тиражирования на множительной технике,
Секретарь-машинистка имеет вправе:
4.1. Вносить на рассмотрение руководства свои предложения касающиеся усовершенствования работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются ее деятельности.
4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
4.4. Получать от специалистов и руководителей структурных подразделений
документы и необходимую для выполнения своих
должностных обязанностей информацию.
Секретарь-машинистка несет ответственна:
5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
5.3. За нанесение материального ущерба в определенных
трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________