чем занимается офисный работник

Офисный работник – обязанности и обучение

Работа бывает разной, и кем можно работать зависит от уровня своих знаний. Все занимают ту должность, которую способны осилить, или, по крайней мере, так должно быть, так чтобы обеспечить себе эффективность в работе. Офисной работой занимаются многие люди, их еще называют офисным планктоном. И все же, престижна подобная работа или же нет и почему? Все зависит от того к чему вы стремитесь и какая зарплата вас устроит. Не все могут стать директорами, а некоторые даже не желают этого, так как ответственности слишком много, остаются вакансии, которые не требуют 100% отдачу, нужно работать от звонка до звонка и все.

Но кто такой офисный работник, и какие у него обязанности? Для офисного работника есть известное слово синоним – клерк, он же конторщик. Данное понятие в основном характеризует служащего, который занимается письменной работой в офисе. К офисным работникам относятся секретари, менеджеры в офис, операторы и т.д. В зависимости от занимающей должности у каждого офисного работника свои обязанности, которые должны быть подробно расписаны. Обязательно уточните все свои обязанности и их письменное подтверждение, перед тем как устроиться на работу. Не всегда предложения работодателя выгодны и вместо обычных обязанностей вы можете получить и дополнительные обязанности, за которых данной зарплаты будет мало.

Что нужно для того, чтобы стать офисным работником и какие знания требуются? Говоря о знаниях и обучении на офисного работника, стоит отметить, что часто работодатели обучают сотрудников за свой счет, по крайней мере, повышают квалификацию именно так. Это естественный процесс, потому что именно работодателей интересует то, чтобы сотрудники хорошо работали, а для этого нужно постоянно подтверждать свои знания и улучшить их. В связи с этим существуют специальные курсы для обучения офисных работников и повышения их квалификации.

Говоря в общем, о том, что должен знать офисный работник, стоит отметить, что первое требование относиться к знаниям персонального компьютера. Основная работа будет заключаться в том, чтобы работать за компьютером, именно поэтому знания и нужны. Для того чтобы быть офисным работником, нужно обладать следующими знаниями и умениями: умение работать в Word и Excel, а также умение работать с бухгалтерскими программами и т.д. Есть требования и к вашей личности, так как коммуникабельность, спокойствие, умение владеть собой, умение ладить с людьми, усидчивость, хорошая память, выносливость и терпеливость. И знайте, что конкуренция на этом рынке труда тоже есть, поэтому, чем вы лучше, тем больше у вас шансов получить эту работу.

Кстати, на сайте http://zerkala-losk.com вы сможете найти автозеркала на любой цвет и вкус.

Заметка: Если вы относитесь к ряду офисных работников, вас может заинтересовать продажа офисных кресел. Офисные кресла обеспечат вам комфорт во время работы. Именно поэтому продажа офисных кресел актуальный вопрос в данном случае. Если вы проводите много времени на работе, вопрос об удобстве и комфорте должен был возникнуть уже не раз, и качественные офисные кресла помогут его решить. Удобные кресла также позволяют в какой-то мере предотвратить болезни офисных работников.

Если материал был полезен, вы можете отправить донат или поделиться данным материалом в социальных сетях:

Источник

Офис-менеджер как настоящий офисный хозяйственник

В целях оптимизации офисной деятельности, повышения эффективности труда и продуктивности выполнения поставленных перед работниками задач, узкие специалисты должны быть освобождены от лишней работы. И для этого, на рубеже веков в российских компаниях начали появляться должности офис-менеджеров.

Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!

Офисный менеджер – планктон или управленец?

Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.

Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.

Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.

По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.

Однако независимо от этого, он прежде всего организатор офисной работы. Это первая и основная задача офисного менеджера. В ее рамках он может выполнять массу других функций, которые можно поделить на 5 групп:

Часто, эти обязанности урезаются и смешиваются с функциями других специалистов, например, с кадровой, бухгалтерской или иной работой.

Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?

Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.

В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.

Секретарская работа оплачивается на порядок ниже менеджерской, и это нужно учитывать при трудоустройстве. Поэтому заступая на должность офис-менеджера, важно четко определить спектр выполняемых функций, всячески открещиваясь от выполнения обязанностей личного секретаря. Стоит настоять на том, что объем выполняемой работы в рамках совмещенных обязанностей пойдет в ущерб работе офиса, а поэтому руководителю нужен отдельный личный секретарь.

В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы. Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.

К тому же такое совмещение предоставит больше возможностей для проявления хозяйственником своих других профессиональных качеств, станет поводом для дополнительного сближения с руководством и приобретения новых навыков. Например, можно дорасти до референта, совмещая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оценены на порядок выше, чем менеджерская работа.

Такая инициатива со стороны офис-менеджера, когда директор действительно будет нуждаться в помощи, точно будет воспринята положительно. Однако прибавки к жалованию можно добиться не только при увеличении нагрузки, но и при качественном выполнении своих непосредственных обязанностей.

Идеальный сотрудник – достойная зарплата

Очевидно, что уровень дохода офис-менеджера прямо пропорционален его эффективности в качестве организатора офисного досуга и работы компании. Поскольку его работа не предполагает конкретных результативных показателей, получить прибавку в условиях экономического кризиса чрезвычайно сложно. Лишь в единичных случаях, размер заработной платы соответствует ожиданиям офисного специалиста – на действительно достойные зарплаты стоит рассчитывать лишь в крупных компаниях с именем, где работа на такой должности действительно высоко цениться.

В подавляющем же большинстве случаев, по данным Карьерист.ру, зарплата офис-менеджера не превышает 25–35 тыс. рублей. А поэтому для ее повышения до более-менее достойного уровня нужно оптимизировать все свои усилия и стать незаменимым для офиса работником. Изначально для этого нужно обладать базовым «пакетом» профессиональных характеристик, среди которых:

Обладая такой базой, важно выполнять свою работу добросовестно и безупречно на протяжении всего трудового пути – при наличии «косяков» едва ли стоит даже пытаться просить прибавки, эффект может быть прямо противоположным. При этом офис-менеджеру важно оставаться всегда на виду, как у коллег, так и у руководства – весь кабинетный персонал должен наблюдать воистину титанические усилия и напряженность офисного хозяйственника при выполнении им организационно-распорядительных и снабженческих функций.

Ни одна офисная проблема не должна быть решена без воли, помощи или распоряжения офис-менеджера – коллеги должны чувствовать его нужность в коллективе и заинтересованность, как в превосходном специалисте.

И если менеджеру действительно удастся проявить себя в качестве незаменимого офисного хозяйственника, то он действительно сможет рассчитывать на повышение жалования, поводом для просьбы которого может стать, например, чрезмерная нагрузка или ее несоответствие уровню зарплаты.

Иного способа для получения повышения, кроме как стать действительно идеальным офис-менеджером, в такой профессии попросту не существует. В качестве дополнительного аргумента могут выступить пройденные административные тренинги или курсы повышения квалификации, однако без проявления своей важности и веса как незаменимого работника, добиться желаемого уровня зарплаты не получится.

Источник

Что люди делают в офисе вместо работы Общение в соцсетях, перекуры и поиск новой работы — The Village выяснил, какими посторонними делами занимаются офисные сотрудники в рабочее время

Приходя на работу, некоторые сотрудники московских офисов первым делом проверяют соцсети, потом идут пить кофе с коллегами, потом — перекур, а там уже и обед недалеко — самое время заняться интернет-шопингом. The Village узнал, на что тратят рабочее время труженники офисов, вместо того чтобы заниматься делом.

20 минут в день

проводит в соцсетях большинство россиян

60 % времени в интернете

сотрудники российских компаний тратят на общение и развлечения

Весной, во время украинского кризиса, время, проводимое в соцсетях, увеличилось до 40 минут в день, свидетельствуют подсчёты Group-IB. Из-за нецелевого использования рабочего времени экономика России теряет в среднем 300 миллиардов рублей в год — это бюджеты примерно 20 крупных российских городов.

50 % сотрудников

отвлекаются на телефонные
звонки

30 % распечатанных

на офисном принтере документов
не имеют отношения к работе

По данным сервиса учёта рабочего времени «Стахановец», 90 % работников используют офисный принтер для личных целей: распечатывают на них свои документы, курсовые или книги из интернета

20 % менеджеров

используют ресурсы фирмы
для своего бизнеса

40 % сотрудников

в рабочее время просматривают вакансии в интернете

Кроме того, россияне активно занимаются поиском авиабилетов на работе, а также интернет-шопингом. Пик онлайн-покупок приходится на 14 и 18 часов. При этом многие не отличаются лояльностью к работодателю: 70 % компетентных сотрудников готовы продать информацию конкурентам, свидетельствуют исследования «Стахановца».

28 % времени сотрудников

уходит на неважные для основной работы вещи

27 % работников

отвлекаются на перекуры

По данным CareerBuilder, 42 % людей отвлекаются на обсуждение офисных слухов. Кроме того, сотрудникам мешают сосредоточиться шумные коллеги, бессмысленные встречи и необходимость отвечать на электронные письма. Каждый четвёртый работник жалуется на то, что его время уходит на встречи и обсуждения, в то время как работа не делается, свидетельствуют данные сервиса Weekdone. 40 % офисных сотрудников считают, что справлялись бы лучше, если бы коллеги по опенспейсу меньше болтали.

Иллюстрации: Настя Григорьева

Источник

Каким должен быть офисный работник?

Офисный работник совместно с коллегами помогает компании развиваться, расти и процветать. Если сотрудник прикладывает все усилия для достижения общей цели, он помогает себе, а именно увеличивает собственную прибыль. Работая на благо компании, офисный сотрудник может претендовать на повышение по службе и более высокую заработную плату.

Особенности работы офисного сотрудника

Выполняя работу качественно, человек самореализуется, соответственно понимает свою значимость и ценность.

Офисным рабочим может быть секретарь, менеджер, оператор ПК. Каждый из них имеет определенные обязанности в зависимости от должности. При приеме на работу нужно чтобы перечень прямых обязанностей был предоставлен работодателем в письменном виде. Важно подробно расспросить директора и получить письменное подтверждение необходимых обязанностей. В некоторых случаях работодатель предлагает невыгодные условия труда, и вместо перечня прямых обязанностей вы получаете еще и дополнительные, не соответствующие зарплате, которую вам предлагают.

Перед приемом на работу управляющему подают резюме, в котором есть фотография будущего сотрудника. Часто работодатель обучает офисный персонал за свой счет и предоставляет курсы повышения квалификации. Бесплатное обучение для сотрудника является вполне обусловленным, так как работодатель сам заинтересован в том, чтобы подчиненные хорошо работали.

Чтобы трудиться во благо компании, необходимо постоянно совершенствовать собственные знания, применять их на практике, набираться нового опыта. Для повышения квалификации есть специальные курсы, которые обязательно помогут в дальнейшем. Желательно, чтобы работодатель создал комфортные условия для своего персонала.

Удобная рабочая мебель поможет предотвратить болезни офисных работников. Работник должен уметь общаться, в этом заключается одно из главных правил. Сотрудник должен быть коммуникабельным, уметь налаживать контакты с людьми, знакомиться, грамотно вести себя в разговоре. Нужно постараться быть дружелюбным и не хмурым. Офисный работник должен быть приветливым с коллегами. Не стоит сидеть молча на рабочем месте, монотонно выполняя свои обязанности, и ждать, когда закончится трудовой день. Коммуникабельность – очень важное качество, которое поможет продвинуться по карьерной лестнице.

Какими качествами должен обладать работник офиса?

Еще один важный критерий, по которому оценивают офисного работника – грамотность. Человек должен иметь логическое мышление и уметь четко выражать свои мысли. Желательно, чтобы у офисного работника не было речевого акцента и проблем с дикцией. Если сотрудник не может правильно выражать мысли, может произойти так, что на их выяснение коллеги потратят много времени. Если сотруднику предстоит участие в планерках, необходимо помнить, что нужно грамотно, но сжато выдвигать свои мысли и идеи.

Нужно сделать так, чтобы планерки не затягивались и коллеги не тратили время попусту. Еще одно правило – офисный работник в обязательном порядке должен хорошо владеть компьютером – в современном мире это правило не является чем-то необычным. Если человек не умеет пользоваться компьютером, он точно будет восприниматься как отставший от жизни. Без данного требования работа в офисе не удастся.

Еще одна важная черта, которой должен обладать офисный сотрудник – выносливость. В современных компаниях рабочий ритм постоянно повышается. Работодатели стараются сокращать штат сотрудников, а те, которые уже имеют работу, должны выполнять ее в достаточно больших объемах. Офисный работник должен быть выносливым и выдерживать нагрузки, которые возлагаются на его плечи. В качестве стимула следует думать о карьерном росте. Чтобы повысить уровень выносливости, рекомендуется заняться спортом: благодаря спорту человек становится более тренированным и способным выдерживать большие нагрузки.

Помимо вышеперечисленных требований, работники офиса должны обладать хорошим интеллектом, который пригодится не только на работе, но и в других жизненных ситуациях. Стоит знать, что с каждым годом знания усовершенствуются, в связи с этим интеллект нужно развивать. Доказано, что даже самый развитый интеллект без дополнительной подпитки может превратиться в примитивный. Если у офисного работника низкий уровень интеллекта, есть вероятность, что он столкнется с трудностями при обработке больших объемов информации. Необходимо питать мозг и быть на пути к собственному развитию. Рекомендуется читать книги, проговаривать скороговорки, делать упражнения на запоминание.

Выносливость и дружелюбие – залог успеха!

Каждый сотрудник офиса должен знать, что такое программа первичного инструктажа и для чего она проводится. Еще одно качество для успешной работы – устойчивость к стрессам. Если человек имеет высокую цель в жизни, ему нужно научиться спокойно относиться к сложным ситуациям, которые складываются на работе. Более того, следует тренировать спокойное отношение к неудачам. Необходимо отдавать себе отчет, что в процессе работы всегда будут происходить события, которые выводят из душевного равновесия. Профессионализм любого сотрудника заключается в том, что день за днем он выполняет определенную работу (даже в больших объемах) но, при этом остается невозмутимым, спокойным и сдержанным. Спокойный работник может выполнить гораздо больше дел в отличие от своих нервных коллег.

Офисный сотрудник в обязательном порядке должен уметь улаживать сложившиеся конфликтные ситуации. Практически в каждой компании есть люди, пытающиеся привлечь внимание скандальным способом. Офисный сотрудник должен внушать доверие. Находясь рядом с ним, коллеги должны чувствовать умиротворенность, спокойствие. Быть зачинщиком конфликтов и скандалов крайне неразумно. Если человек сглаживает конфликтные ситуации, он поступает правильно не только по отношению к фирме где работает, но также по отношению к собственному здоровью.Офисные работники должны быть дружными и трудолюбивыми.

Если человеку от природы присуще такое качество как лень, это станет понятно и начальнику. Директор сразу же заметит, что конкретный человек работает хорошо только тогда, когда за ним наблюдают. Если человек создает видимость работы, есть все шансы, что он окажется кандидатом на увольнение, а об увеличении зарплаты и речи быть не может. Дресс-код офисным работником должен соблюдаться в обязательном порядке. Стиль одежды должен быть скромным и деловым. Еще одна важная черта данного сотрудника – хорошая память. У офисного работника не всегда есть возможность записывать важную информацию, в связи с этим необходимо тренировать память.

Источник

Что люди делают в офисе вместо работы Общение в соцсетях, перекуры и поиск новой работы — The Village выяснил, какими посторонними делами занимаются офисные сотрудники в рабочее время

Приходя на работу, некоторые сотрудники московских офисов первым делом проверяют соцсети, потом идут пить кофе с коллегами, потом — перекур, а там уже и обед недалеко — самое время заняться интернет-шопингом. The Village узнал, на что тратят рабочее время труженники офисов, вместо того чтобы заниматься делом.

20 минут в день

проводит в соцсетях большинство россиян

60 % времени в интернете

сотрудники российских компаний тратят на общение и развлечения

Весной, во время украинского кризиса, время, проводимое в соцсетях, увеличилось до 40 минут в день, свидетельствуют подсчёты Group-IB. Из-за нецелевого использования рабочего времени экономика России теряет в среднем 300 миллиардов рублей в год — это бюджеты примерно 20 крупных российских городов.

50 % сотрудников

отвлекаются на телефонные
звонки

30 % распечатанных

на офисном принтере документов
не имеют отношения к работе

По данным сервиса учёта рабочего времени «Стахановец», 90 % работников используют офисный принтер для личных целей: распечатывают на них свои документы, курсовые или книги из интернета

20 % менеджеров

используют ресурсы фирмы
для своего бизнеса

40 % сотрудников

в рабочее время просматривают вакансии в интернете

Кроме того, россияне активно занимаются поиском авиабилетов на работе, а также интернет-шопингом. Пик онлайн-покупок приходится на 14 и 18 часов. При этом многие не отличаются лояльностью к работодателю: 70 % компетентных сотрудников готовы продать информацию конкурентам, свидетельствуют исследования «Стахановца».

28 % времени сотрудников

уходит на неважные для основной работы вещи

27 % работников

отвлекаются на перекуры

По данным CareerBuilder, 42 % людей отвлекаются на обсуждение офисных слухов. Кроме того, сотрудникам мешают сосредоточиться шумные коллеги, бессмысленные встречи и необходимость отвечать на электронные письма. Каждый четвёртый работник жалуется на то, что его время уходит на встречи и обсуждения, в то время как работа не делается, свидетельствуют данные сервиса Weekdone. 40 % офисных сотрудников считают, что справлялись бы лучше, если бы коллеги по опенспейсу меньше болтали.

Иллюстрации: Настя Григорьева

Источник