чем занимается архив на предприятии
Чем занимается архив на предприятии
1.3. Основные задачи и функции архива
1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Архив организации: что это такое
В хозяйственной деятельности любой организации образуется большое количество различных документов. Большую часть из них необходимо хранить в течение достаточно большого периода времени. Чтобы не загромождать структурные подразделения дополнительными местами для хранения документации, целесообразно создать архив организации.
Архив организации и его функции
Архив организации — это комплекс мер по обеспечению временного хранения документов, которые уже не используются в повседневной деятельности компании, но имеют важное значение.
Архив является:
Архивное хранилище может быть создано в подразделении, отвечающем за организацию документооборота в компании, либо выделено в отдельную структурную единицу — архив.
В небольших фирмах формирование и функционирование архива может быть возложено на секретаря, кадровика или бухгалтера. Начиная с бизнеса среднего размера целесообразно вводить в штатное расписание отдельных сотрудников, которые будут заниматься только архивом.
Крупные компании, с разветвленной структурой и большим количеством бизнес-направлений, могут выделять архив в отдельные подразделения.
Конкретные решения по организации архивов необходимо принимать исходя из объема документооборота.
При организации архивного хранения документации необходимо руководствоваться правилами, утвержденными Минкультом еще в 2015 году (приказ № 526).
В первую очередь, архив необходимо обеспечить помещениями для хранения и приема-выдачи документов, а также рабочим местом для архивариуса.
В качестве архива можно использовать подходящие помещения в офисе компании, либо выделить на территории организации отдельное здание для архива.
В первую очередь необходимо обеспечить пожарную безопасность, определенное сочетание температуры и влажности. Кроме того, на бумажные документы не должен попадать свет. Архив нужно располагать как можно дальше от помещений, в которых присутствуют посторонние запахи или вещества, наносящие повреждения бумажным или электронным носителям — пищеблоков, химлабораторий, вольеров для животных и т. д.
Для хранения документов необходимо закупить специальные стеллажи, шкафы и коробки.
Самым простым примером архива организации можно назвать хранение документов в небольших фирмах. Как правило, в таких субъектах хозяйствования все делопроизводство и архивирование документации возложено на секретаря. Рядом с его рабочим местом устанавливают специальный шкаф, в котором и содержатся архивные документы.
Передача документов в архив компании и их хранение
Начиная с самого первого дня функционирования любой фирмы, в ее деятельности образуются различные документы. Для их сортировки и хранения используют номенклатуру дел. По мере надобности документы раскладываются по отдельным папкам — делам.
После того, как документация перестает использоваться в работе, ее передают в архив.
Документация со сроками хранения менее десяти лет может оставаться в том подразделении, где эти документы использовались в работе.
Вместе с тем, руководство компании, исходя из объема документации, может принять решение о сдаче в архив и дел с короткими сроками хранения.
Один раз в год каждое подразделение подготавливает свои дела для передачи на архивное хранение. Документы формируют в папки, составляют описи и передают архивариусу.
Тот в свою очередь проверяет наличие документов и оформление дел и принимает на хранение.
Систематизируют архив в хронологическом порядке, а внутри временного периода согласно номенклатуре дел или срокам их хранения.
Состояние архива периодически проверяется. Само помещение обследуют дважды в год (в привязке к отопительному сезону) на наличие факторов, оказывающих негативное воздействие на сохранность содержимого архива.
Кроме того, с определенной периодичностью (десять лет для бумажных, пять лет для электронных документов), проверяют их сохранность. Делает это специально созданная комиссия.
По окончании сроков хранения документов назначается их экспертиза. Важные для дальнейшего хранения документы передаются в госархивы. Не представляющие важности бумаги и электронные носители уничтожают.
Учет движения архива ведется в специальном журнале (книге). Один раз в год, по состоянию на 1 января, составляется итоговая запись о наличии, выбытии и поступлениях документов в архив.
Основанием для их выдачи служит докладная записка либо распоряжение руководителя. Факт выдачи и возврата архивных документов фиксируют в специальной книге.
Передача архива в иные организации
Архив организации не хранится постоянно. Он является составной частью системы архивов. По мере необходимости архивы компаний передаются в соответствующий госархив.
Документы передаются в госархив:
После того, как закончится срок хранения дела в архиве, проводится его экспертиза. Документы, представляющие ценность, передают в соответствующий госархив.
В случае отсутствия правопреемника у ликвидируемого субъекта хозяйствования, архив организации также направляется в государственное архивное учреждение для дальнейшего хранения.
Когда юридическое лицо реорганизуется, его архивные документы передаются на дальнейшее хранение в создаваемую компанию.
Вместе с тем, в процессе хранения архивов может возникнуть необходимость незапланированной передачи части архивных фондов в госархив.
Например, если объем архивируемой документации превысит возможности помещений для их хранения.
В этом случае организация может заключить договор о передаче документов в государственное архивное учреждение до окончания срока их временного хранения.
Хранение архива электронных документов
В настоящее время все больше организаций используют в своем документообороте электронные документы. Их также необходимо архивировать. Процедура формирования дел и их передача на архивное хранение аналогична бумажному варианту документации.
В качестве папки с документами выступает физический носитель информации, на котором создают папку (диск, флэшка). В нее помещают электронные документы. Один носитель содержит одно дело.
Для этого в основном используют PDF-формат файлов.
Во избежание потери или порчи электронных документов, каждое дело оформляют в 2 экземплярах.
Чтобы выполнять прием электронных документов архив компании должен быть оборудован техникой для чтения физических носителей информации (компьютер).
При приеме на хранение архивариус проверяет правильность оформления электронного дела, соответствие его вложений, описи и номенклатуре дел.
По мере совершенствования технологий хранения электронных документов, их перезаписывают на более современные носители.
Раз в пять лет проверяют целостность носителей информации и сохранность самих документов. При необходимости их восстанавливают.
Процедура перемещения электронных документов в госархивы аналогична передаче бумажных архивов.
Таким образом, для хранения неиспользуемых в повседневной деятельности документов в организациях создают архивы. Они предназначены для временного нахождения в них бумажных и электронных документов.
Компания должна обеспечить особые условия для сохранности своих архивов. Это и повышенные меры противопожарной безопасности, и поддержание определенных температурно-влажностных условий, и определенный учет движения архивов.
По окончании сроков временного хранения, архивные фонды организации передают в госархивы.
Архивариус: обязанности на предприятии
Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.
Где может работать архивариус?
Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.
Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.
Как возникла профессия?
В двадцатых годах 18 века Петр I издал » Генеральный регламент», в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.
С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность «архивист».
Основные положения
Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.
Что обязан осуществлять архивариус?
Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:
Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:
Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:
Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.
Достоинства и недостатки должности
Профессия «архивариус», обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.
Уровень заработной платы архивариуса
Итоговые положения
Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.
Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:
Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:
Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:
Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:
Права архивариуса
Сотрудник обладает такими правами:
Ответственность
Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.
Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.
Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.
Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.
Место архива в делопроизводстве
Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.
Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.
Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив
Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.
Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.
Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.
Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.
Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.
Бумажный и электронный архив
Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д.
Электронный же архив — технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности.
Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.
Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.
Процесс организации архива
Этапы создания архива
Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.
В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.
Как хранить архивные документы
Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.
Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.
Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов.
Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.
Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.
Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.
Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.
Как организовать архив на предприятии: основные правила работы и хранения документов
Содержание
Архивное хранение документов в организации — целое искусство, освоив которое, владелец может полностью забыть о долгом поиске старых данных. Держать документооборот под полным контролем очень важно, и делать это нужно в строгом соответствии с законодательством. С чего начать ведение архива в организации и как сделать работу с ним легкой и приятной, не упустив ключевые детали?
Что значит архивировать документы и для чего это нужно
Архив предприятия — это способ организации хранения документов, позволяющий систематизировать их для комфортной и быстрой работы. Архивная обработка — это необходимость как с законодательной точки зрения, так и с прикладной. На протяжении всего времени существования юридического лица появляются сотни и тысячи документов, в которых практически невозможно ориентироваться, если они не упорядочены должным образом. Существуют разные виды архивов организаций, такие как научно-технический, аудиовизуальный и т.д. Сейчас речь пойдет об управленческом, но правила архивирования в основном едины для всех типов.
Вести учет всей документации и держать ее в порядке — сложная задача, для выполнения которой нужно хорошо изучить все особенности этого процесса. Если все требования к архиву документов в организации соблюдены, то проблем точно не возникнет, поэтому крайне важно осознанно подойти к этому делу.
Какие документы сдаются в архив
Перед тем как говорить об основных правилах, нужно разобраться, какие документы хранятся в архиве организации. Согласно приказу Росархива от 20.12.2019 №236, который утверждает перечень обязательных к архивации бумаг с соответствующими сроками хранения, условно всю документацию можно разделить на три основные группы и одну дополнительную:
Временные — это документы со сроком архивации, не превышающим 10 лет. К ним относятся:
Постоянные — такие бумаги находятся в архиве все время существования юридического лица. Среди них:
Бумаги с пометкой “до минования надобности”. Их хранят до тех пор, пока они несут практическое значение, а по прошествии этого периода уничтожают сразу или спустя какое-то не очень длительное время, обычно до 1 года.
Более подробно все сроки, установленные законодательством, рассмотрены в уже упоминавшемся приказе Росархива от 20.12.2019 №236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”. Начать ведение архива документов в организации стоит с изучения этого законодательного акта.
Организация архива на предприятии с нуля
Архивирование документов в организации — непростой процесс независимо от объема делопроизводства, особенно когда приходится иметь с ним дело впервые. Начать организацию архива, если никаких наработок в эту сторону еще не сделано, а в документах предприятия уже легко потеряться, стоит с назначения ответственного. Можно нанять нового работника, который будет специализироваться на ведении архива, а можно возложить эту обязанность на одного из сотрудников штаба с не очень высокой нагрузкой. Затем нужно завести учетный журнал использования архивных документов, где будут записываться все лица, которым предоставлялся доступ к ним. Там же будут фиксироваться даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.
Все остальные действия ничем не отличаются от организации уже существующего архива. Подробная пошаговая инструкция по тому, как работать с ним, дана ниже.
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
Подготовка документов к архивному хранению в бумажном виде состоит из следующих этапов:
Заключение
Хранить важные бумаги — трудоемкое занятие, которое требует держать в голове большое количество информации. Чтобы основные правила работы и хранения документов в архиве организаций лучше запомнились, стоит суммировать все сказанное ранее. Вот что стоит выделить:
И последнее — если постоянно поддерживать архив в порядке, то учет документации станет простым и приятным занятием, даже если он содержит десятки тысяч разных бумаг.