чем закончить деловое письмо
Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках
Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.
Главные правила деловых писем
Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.
Способы оформления приложений:
1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:
Приложение: на 5 стр., в 3 экз.
2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.
Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.
3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:
Приложение: согласно списку на … стр.
Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.
Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.
Наиболее употребляемые примеры завершения:
1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:
Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …
2) Выразить надежды:
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …
3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):
Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …
5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:
Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …
Прощание
1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:
С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.
2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):
Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
Английские особенности завершения писем
Подпись
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.
Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.
«Хитрости» финала письма.
Как повысить действенность и активность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
СОВЕТ.
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?».
В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
Специфические ситуации.
Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.
Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?
В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».
Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.
Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».
Варианты финалов с указанием на последующее действие:
«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».
«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».
«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».
«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».
«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».
«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».
Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.
Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.
Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?
Имиджевая/эмоциональная часть финала.
Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ).
Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:
• Будем рады сотрудничеству!
• Будем рады сотрудничеству с Вами!
• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!
• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!
• С надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
• С искренним уважением…
• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.
• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!
• Хорошего настроения и удачного дня!
• Спасибо за сотрудничество!
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.
Подтверждение этому – в письме ниже.
Frоm: Иванова Валентина.
Sеnt: Тhursdау, Аugust 26, 2010 7:13 РМ.
То: Николай Петрович.
Subjесt: Вакансия главного бухгалтера.
Добрый вечер, Николай Петрович!
Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.
В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.
Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.
Хорошего настроения и удачного дня!
Руководитель службы персонала.
СОВЕТ.
Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.
Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…».
Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.
Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:
• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание».
• «Спасибо за внимание».
Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание».
Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.
Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.
Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:
• «Спасибо за сотрудничество!».
• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».
Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:
• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;
• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;
• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».
Фраза в финале: «Спасибо за внимание».
При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».
Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.
Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по ТV о прогнозе погоды.).
Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:
1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;
2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).
Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.
Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.
Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.
Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.
Вместо нее лучше использовать фразы:
• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…».
• «Уверены, что эта информация будет полезной при…».
• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…».
Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!».
Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.
Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:
• «Хорошего настроения и удачного дня!».
• «С самыми наилучшими пожеланиями…».
• «С искренними пожеланиями…».
Фраза в финале: «Удачи!».
Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.
1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.
2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).
Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.
Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.
Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.
Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.
1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.
А со следующим нам предстоит разобраться.
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).
4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.
5. Характер предложения (объем и структура).
Правила деловой переписки: как грамотно закончить письмо
В деловой переписке часто происходит обсуждение важных для бизнеса вопросов. Немалую роль в успешности и оперативности их решения играет умение правильно закончить письмо. На практике именно от его финала зависит то, как скоро адресат даст ответ. Заканчивая сообщение, мы ставим промежуточную точку в общении с деловым партнером или клиентом. При этом наиболее важными являются два нюанса:
При этом грамотно оформленный финал также позволяет оставить у адресата положительное впечатление об авторе и о компании в целом.
Что должно быть отражено в финале делового письма
Активная составляющая. Следует точно и предметно обозначить, что и как должно быть сделано или будет предпринято в ближайшее время. Активная составляющая финала нацеливает получателя сообщения на скорейшее решение обсуждаемого вопроса.
Имиджевая составляющая. Необходимо создать или закрепить позитивную атмосферу делового общения. Имиджевая составляющая заключительной части сообщения должна демонстрировать уважение и лояльность по отношению к адресату. Она формирует общее впечатление о компании. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:
Полезные советы по оформлению финала письма
Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.
Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:
В этих примерах активная часть сформулирована правильно:
Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения. Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!». Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.
Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.
Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях
К сложным относятся случаи, когда отправителю важно, что ответит получатель («да» или «нет»), но при этом нет возможности спросить прямо. Бывают ситуации, когда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение выглядит преждевременной, навязчивой или некорректной (например, если речь идет о предложении каких-либо услуг). Как в таком случае не потерять нить диалога в переписке?
На помощь может прийти прием с указанием на последующее действие – то, которое произойдет после того, как адресат ответит на письмо. Так отправитель не выглядит слишком навязчивым, но в то же время получает возможность обрисовать дальнейшие перспективы. Ниже приводятся примеры подобных фраз:
Михаил Владимирович, сообщите, насколько Вам интересно это предложение, и мы сразу согласуем все детали сотрудничества.
Напишите о своем решении, и мы приступим к оформлению договора.
Сразу после получения ответного сообщения я вышлю скорректированный график выплат.
Напишите, какой из вариантов, предложенных нашей компанией, Вам больше подходит, и мы вышлем детальную информацию.
Какие финальные фразы следует с осторожностью употреблять в деловом письме
«Благодарю за понимание». Такую фразу можно использовать только в случае, когда Вам нужно извиниться перед получателем сообщения. Ее не нужно употреблять, чтобы выразить благодарность за проделанную работу. В подобной ситуации лучше написать «Спасибо за плодотворное сотрудничество!». Не стоит употреблять фразу, чтобы выразить надежду, что адресату понятно все изложенное в сообщении. В этом случае будет уместен такой вариант: «Я постарался детально изложить суть ситуации. Однако если какие-то моменты остались неясными или у Вас будут вопросы, обращайтесь».
«Спасибо за внимание». Такая фраза обычно используется, чтобы поблагодарить за внимание, которого Вам в принципе могли бы не уделять. В переписке с бизнес-партнерами это выглядит неуместно. «Благодарим за внимание» не стоит использовать, если Вы инициатор общения и надеетесь на его продолжение. Это слишком категоричный вариант прощания, который практически не оставляет шанса на продолжение диалога.
«Всего наилучшего». Такая фраза подразумевает окончание беседы. Она будет уместна только в том случае, когда Вы не планируете продолжать общение с адресатом. В качестве вежливого пожелания добра и участия можно использовать нейтральный вариант «Удачного дня!».
Routes to finance
Как вы закрываете, деловое письмо важно. Ваше закрытие письма должно оставить читателя с положительным впечатлением как от вас, так и от письма, которое вы написали. При закрытии вашего письма важно использовать соответствующее уважительное и профессиональное слово или фразу.
Большинство официальных вариантов закрытия букв зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень тепла и знакомость. Ваши отношения с человеком, которого вы пишете, будут определяться тем, что вы выбираете.
Прочтите ниже, чтобы узнать некоторые из наиболее распространенных доступных вариантов закрытия, и получите помощь, чтобы выяснить, какие из них подходят для переписки.
Примеры закрытия письма
Ниже приведены закрытие букв, подходящих для деловых писем и писем, связанных с занятостью. Ниже приведена информация о том, когда использовать каждый из них.
Они подходят практически во всех случаях и являются отличными способами закрыть сопроводительное письмо или запрос.
Другие примеры закрытия письма
Когда вы заканчиваете свое письмо, обязательно выберите закрытие письма, соответствующее теме вашего письма, а также вашему личному положению и отношениям с человеком, которого вы пишете. Вот несколько примеров на выбор.
В симпатии,
С уважением,
Доброе спасибо,
Добрые пожелания,
Большое спасибо,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Искренне ваш,
Спасибо,
Спасибо,
Спасибо за вашу помощь в этот вопрос,
Спасибо за ваше внимание,
Спасибо за вашу рекомендацию,
Спасибо за ваше время,
С уважением,
Теплые пожелания,
Тепло,
С благодарностью,
С глубочайшим сочувствием,
С благодарностью,
С искренней благодарностью
С симпатией,
Ваша помощь очень признательна,
Твой сердечный,
С уважением,
Искренне ваш,
С уважением,
Капитализация
Заглавие первого слова вашего закрытия.Если ваше закрытие более одного слова, запишите первое слово и используйте нижний регистр для других слов.
Закрытие писем, которых следует избегать
Есть определенные закрытия, которых вы хотите избежать в любом деловом письме. Большинство из них просто слишком неформальны. Ниже приведены примеры закрытий, которые следует избегать:
Приветствия,
Любовь,
Позаботьтесь,
XOXO,
Они слишком неформальны, а некоторые (например, Love «и» XOXO «) подразумевает уровень близости, который не подходит для бизнес-письма.
Избегайте таких выходов, которые более подходят для сообщений друзьям или близким.
Под закрытием вашего письма укажите свою подпись. Если это физическая буква, сначала подпишите свое имя в ручке, а затем введите свою типизированную подпись ниже.
Если это письмо электронной почты, просто укажите свою типизированную подпись ниже вашего отправления.
Также важно указать вашу контактную информацию в своем письме. Если это физическое письмо, ваша контактная информация будет в верхней части письма. Однако, если это письмо, укажите эту информацию под своей типизированной подписью. Это позволит получателю легко реагировать на вас.
Как форматировать завершение письма
После того, как вы выбрали слово или фразу для использования в качестве отправки, следуйте за ней с запятой, пробелом, а затем включите свою подпись.
Если вы отправляете письмо с твердой копией, оставьте четыре строки пробела между закрытием и введенным именем. Используйте это пространство, чтобы подписать свое имя в ручке.
Если вы отправляете электронное письмо, оставьте одно пространство между бесплатным закрытием и вашей типизированной подписью. Укажите свою контактную информацию прямо под вашей типизированной подписью.
(пробел)
С уважением,
(пробел)
Рукописная подпись
(для рассылки) (пробел)
Типичная подпись > Письмо с письмом
(пробел)
С уважением,
(пробел)
Типичная подпись
Контактная информация (по электронной почте)
Примеры писем и советы по написанию
Образцы писем
Как подписать сопроводительное письмо с примерами подписи
Информация о том, что включить в подпись сопроводительное письмо при отправке или рассылке сопроводительных писем и писем по электронной почте.
Как написать письмо с предложением о значении с примерами
Советы и рекомендации для написания букв предложения ценности, в том числе, почему и как написать письмо, которое поможет вам заметить, форматировать, шрифт, макет и образцы.
Как завершить сообщение электронной почты с закрывающими примерами
Примеры закрытия электронной почты, советы о том, как закончить сообщения электронной почты, советы по форматированию и как подписать сообщение о работе или занятости по электронной почте.