Чего не следует делать при обеспечении эффективной интеграции нового сотрудника в организацию
Трудовая адаптация персонала
Любая перемена в жизни человека – это всегда выход из зоны комфорта, из удобных и привычных обстоятельств. Даже позитивные перемены сопровождаются нешуточным стрессом, что, разумеется, оказывает влияние на эффективность деятельности и психологический настрой каждого человека. Дополнительными стрессовыми факторами являются страхи, опасения, неуверенность или недостаток знаний и умений на пороге новых событий.
Сотрудник, впервые приступающий к работе в другой организации или на иной должности, испытывает все это в полной мере. А поскольку от его деятельности зависит не только его личный успех, но и эффективность самого предприятия, руководство заинтересовано в скорейшей и удачной его адаптации на новом месте.
Вопрос трудовой адаптации занимает все более серьезное место в современной кадровой политике. Подходы к этой проблеме постоянно варьируются в связи с требованиями меняющегося рынка. Рассмотрим современные подходы к процессу трудовой адаптации персонала.
Адаптация – эффективный механизм
Термин «адаптация» пришел в кадровый менеджмент из биологии, где он буквально означал «приспособление». Под адаптацией понимают взаимное «прилаживание» среды и организма друг к другу.
Применительно к профессиональной деятельности мы можем определить трудовую адаптацию как влияние организации на поведение появившегося в ней сотрудника с целью включения в ее функционирование с максимально эффективным взаимодействием. Она включает и обратный процесс: сотрудник также приспосабливает к себе какие-то моменты в деятельности организации.
Виды адаптации
ВАЖНО! Образец положения об адаптации работников предприятия от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Поскольку условия существования человека многогранны, приспосабливаться ему приходится ко множеству различных факторов. Отсюда можно выделить и различные типы адаптации.
Рассмотрим те из них, которые имеют отношение к его профессиональной деятельности.
В зависимости от предыдущего опыта можно выделить две адаптационные формы:
В зависимости от того, к условиям какой сферы человек вынужден применяться или пытаться «согнуть» их под себя, рассматриваются такие виды адаптации:
Зачем необходима адаптация персонала в организации
Поскольку адаптация – «встроенный» в человека биологический и психологический механизм, он в большинстве случаев происходит сам собой. Может напрашиваться вопрос, зачем в таком случае заострять внимание на проблеме адаптации, разрабатывать ее программы, стремится повысить ее эффективность?
Действительно, человек чаще всего рано или поздно, так или иначе адаптируется к любым условиям или же адаптирует их под себя. Для этого ему нужно несколько факторов: достаточно времени, мотивация, воля к переменам и их естественные возможности. Но в процессе профессиональной деятельности все эти факторы могут слишком дорого стоить работодателю, поэтому он стремится максимально сократить и облегчить этот сложный процесс.
СПРАВКА! Исследования показывают, что 9 из 10 уволившихся, не проработав и года, приняли это решение в свои первые дни нахождения на службе.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
Методы адаптации персонала
В разных организациях используются отличающиеся подходы к проблеме адаптации персонала. Чаще всего преобладает один из трех путей.
Цели трудовой адаптации
Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:
Основные «ступени» адаптации
В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.
Разновидности адаптированных сотрудников
Адаптироваться – значит, успешно принять главные ценности, нормы, правила и требования организации:
В зависимости от того, какие именно нормы и насколько приняты, можно выделить 4 разновидности адаптированного персонала.
Ориентационная программа
Самые действенные меры по помощи в адаптации сотрудника можно предпринять на этапе выбора курса или ориентации на новом месте. Эта деятельность находится в компетенции непосредственного руководства нового работника. Он вправе возложить ее на менеджера по управлению персоналу или перепоручить другим специалистам, но ответственность все равно лежит именно на плечах ближайшего начальника. Многие ограничиваются обязательным по Трудовому Кодексу первичным инструктажем. Однако, для повышения эффективности программы адаптации можно предусмотреть более расширенные пути ее реализации. В процессе адаптационной помощи эффективными будут следующие мероприятия.
Важно разделять подходы к первичной и вторичной адаптации: разным будет затраченное время, круг вопросов и степень их освещения, используемые методы.
Как спланировать программу адаптации
Если руководство решило повлиять на эффективность внедрения работника в коллектив, процесс следует распланировать – составить перечень действий, которые нужно будет последовательно предпринять для этой цели. Это можно осуществить еще до процесса отбора и найма кадров.
В это же время стоит составить примерный план адаптации, который будет зависеть от:
Отдельно нужно запланировать действия для первичной и вторичной адаптации.
Программа действий руководства для планирования адаптационной модели
Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала
Согласно исследованию TalentTech, Нетологии и FL.ru, только у 30% россиян был план адаптации при выходе на новую работу, а от 15% до 29% увольнялись по собственному желанию в первые месяцы после трудоустройства. Если бюджет на наём ограничен, такие показатели могут существенно повлиять на финансовое благополучие компаний.
О том, как эффективно организовать онбординг сотрудников и уменьшить расходы на подбор и адаптацию персонала, рассказывает Оксана Белан, эксперт исследовательской компании 4Service Group.
Руководитель платформы SREDA, эксперт
4Service Group
Неправильно выстроенный процесс адаптации обходится бизнесу в круглые суммы
В классических HR-подходах главная цель адаптации нового сотрудника ― знакомство с культурой, ценностями, укладом, бизнес-процессами компании, а также освоение корпоративных приложений и сервисов. Всё это позволяет быстро и эффективно ввести новичка в работу, минимизировать риск ошибок с его стороны и добиться максимального вовлечения нового члена команды в будущем.
При этом требования персонала к работодателю растут несмотря ни на что. Так, в мае 2020 года компания 4Service Group провела онлайн-опрос, чтобы исследовать влияние пандемии на рынок труда России и понять, как изменились факторы выбора работодателя.
По итогам опроса выяснилось, что требования к работодателю не снизились: 73% респондентов, которые находились в поиске работы, согласились бы только на лучшие условия, чем были раньше, а 58% ожидали прежний или более высокий уровень заработной платы.
Процесс адаптации можно назвать фильтром, который помогает понять, насколько человек вписывается в общий пазл компании и насколько работодатель соответствует ожиданиям новичка.
Если посмотреть на американский рынок, то, согласно исследованию компании по подбору и найму персонала Jobvite, 43% новых сотрудников увольняются после приёма на работу по причине несоответствия ожиданий.
В России в первые месяца после трудоустройства по собственному желанию увольнялись от 15% до 29% сотрудников в зависимости от возраста — по данным TalentTech, Нетологии и FL.ru.
Процесс адаптации сотрудников влияет на качество найма. А это обходится бизнесу в круглые суммы. По мнению Ксении Сухановой, руководителя модуля TalentTech.Адаптация, при увольнении сотрудника во время испытательного срока повторный наём может стоить компании до 20% от годовой зарплаты сотрудников.
Если исключить ошибки на этапе адаптации, то можно оптимизировать расходы. Для этого нужно выстроить действенную стратегию онбординга и освоить инструменты для погружения персонала в рабочую среду.
Далее рассмотрим каждый этап онбординга и способы адаптации сотрудника.
Адаптация — многоуровневый процесс
Для разработки эффективной стратегию онбординга нужно понимать, из каких этапов состоит адаптация. Для этого потребуется встать на место сотрудника и представить, какие вопросы, страхи и сомнения появляются в его голове в первые рабочие дни.
Также стоит помнить, что акклиматизация в новой компании — это достаточно стрессовый период и от того, насколько компания проявит заботу, зависит успех дальнейшего взаимодействия компании и сотрудника.
За основу моделирования процесса адаптации возьмём этапность онбординга персонала в средних и крупных организациях — эти процессы можно сокращать или расширять под задачи бизнеса:
Рассмотрим детально каждый этап.
Предаптационный период: первое знакомство с компанией и её представителями
Обнаружение вакансии и изучение отзывов о работодателе
На этом этапе кандидат ещё не является сотрудником компании, но от упаковки вакансии и репутации компании в открытых источниках зависит решение кандидата об отклике на предложение о работе.
Согласно исследованию Хабр Карьеры и агентства Hays, 59% респондентов в первую очередь изучают отзывы бывших сотрудников — такое же количество специалистов ищет информацию о компании до отклика на вакансию. 34% вряд ли будут откликаться на вакансию компании с плохими отзывами, а 11% точно не откликнутся.
Глобальное исследование, в котором приняли участие 200 000 человек из 32 стран, включая Россию, показало, что 96% сотрудников, сменивших место работы, проверяли репутацию потенциальных работодателей. 91% изучали хотя бы один ресурс для оценки бренда перед тем, как откликнуться на вакансию. И 55%, если находили негативные высказывания о компании, не отправляли своё резюме.
Общение с рекрутером и выполнение тестового задания
Собеседование с руководителем, взаимная оценка возможностей сотрудника и компании
Согласование предложения о работе
На этом этапе компания должна предоставить чёткий список требований к кандидату и объективную информацию о работодателе.
Развёрнутые ответы на собеседовании помогут сформировать доверие сотрудника к организации, а достоверные данные исключат риск несоответствия ожиданиям.
Так, согласно тому же исследованию Хабр Карьеры и Hays, 20% опрошенных отказались от предложения о работе из-за несоответствия реального функционала и описания вакансии, 14% — из-за нечёткого функционала.
Среди других ключевых факторов, которые повлияли на решение отказаться от офера, соискатели отметили некорректное поведение представителей компании (29%), манеру проведения интервью (25%), личность руководителя (20%).
Корпоративная адаптация: сотрудник сопоставляет свои ценности и видение работы с мировоззрением и корпоративной культурой компании
Сюда входит изучение такой информации о компании, как:
Познакомиться с корпоративной культурой новому сотруднику поможет приветственный тренинг, который обычно проводится в формате встречи, вебинара или предзаписанного видео. При использовании последнего формата не стоит забывать своевременно актуализировать информацию.
Стоит отдельно отметить значение сильной корпоративной культуры для процветания компании, в частности благодаря привлечению ценных сотрудников, для которых важно находиться в комфортной корпоративной среде с близкими по духу коллегами.
По данным кадрового агентства «Визави Консалт», 45% сотрудников покидают компанию из-за несовпадения личных ценностей с корпоративными.
Организационная адаптация: условия труда
Акклиматизация к условиям труда проходит в первый месяц работы, но график рабочего дня, нагрузок и командировок должен быть оговорен ещё на этапе собеседования — эти факторы часто становятся причиной отказа от дальнейшего сотрудничества.
По результатам глобального исследования компании Jabra, 59% опрошенных работников умственного труда отметили гибкий график как основной фактор при трудоустройстве. 65% респондентов предпочитают работать по собственному графику.
Согласно исследованию Работа.ру, график работы важен для 66% опрошенных россиян. Этот фактор по значимости идёт сразу после зарплатного вопроса.
Проявление заботы со стороны компании на этапе организационной адаптации убережет сотрудника от стресса, ощущения беспомощности и необходимости задавать коллегам большое количество вопросов.
Инструменты для онлайн-оценки кандидата: как выбрать наиболее подходящего сотрудника
Техническая адаптация: подключение к экосистеме организации
Новому члену команды потребуется:
Этап технической адаптации можно объединить с организационными процессами.
Социальная адаптация: работник изучает нормы поведения и общения, включается в систему взаимоотношений с коллегами
Задача компании — помочь новичку влиться в коллектив, предоставить общие вводные, информацию о смежных интересах и точках симпатии с другими членами коллектива. Также полезны рассылки с представлением нового сотрудника и проведение регулярных тимбилдингов.
Работа в дружелюбном коллективе и с коллегами по душе способствует максимально продуктивной работе. Согласно опросу 4Service Group, атмосфера в коллективе важна для 36% опрошенных россиян.
Этот этап ошибочно считается малозначительным. И зачастую специалист проходит социальную адаптацию в одиночку, что может стать причиной его ухода после испытательного срока. При отсутствии поддержки руководителя и команды сотрудник не будет чувствовать свою ценность для компании.
Профессиональная адаптация: знакомство с рабочими задачами, понимание своей роли в деятельности компании
Это самый значимый этап адаптации — новичок соприкасается с выполнением прямых обязанностей и осознаёт свою значимость в организационной структуре компании. Сотрудник изучает:
Задача этапа ― устранение пробелов в знаниях сотрудника и знакомство с правилами, по которым живёт компания.
Профессиональная адаптация сопровождается практическими заданиями с обратной связью — это поможет закрепить новые знания и внести необходимые коррективы в будущее поведение сотрудника.
31% участников опроса TalentTech, Нетологии и FL.ru рассказали, что им помогли бы адаптироваться объяснения, кто из коллег за что отвечает. Некоторые отметили, что пригодилась бы шпаргалка с информацией о коллегах, компании и принятом профессиональном сленге. А 18% опрошенных указали, что руководитель не мог найти время обсудить с ними цели и особенности рабочего процесса.
Интеграция в рабочие процессы: вливание в коллектив
Состоит из следующих этапов:
Это ключевой этап на пути к полноценному погружению новичка в работу и интеграцию в компанию, так как нацелен на формирование практического опыта жизни в команде.
Сбор обратной связи по итогам адаптации
Помогает сопоставить результаты онбординга с впечатлениями всех участников процесса:
Этот этап важен для оценки настроений сотрудника и своевременной обработки возражений.
Обратная связь коллег помогает понять, справился ли новичок со своими обязанностями и стоит ли продолжать сотрудничество.
А конструктивная обратная связь сотрудника помогает HR-специалисту выявить зоны роста в процессе адаптации — например, несвоевременное предоставление заданий, отсутствие обратной связи руководителя по итогам выполнения задач, длительный процесс открытия доступов к техническим ресурсам компании.
Итак, мы увидели, что адаптация ― это объёмный разноуровневый процесс, на каждом этапе которого сотрудника должен сопровождать коллега, который поможет акклиматизироваться к новой среде и должности.
Для получения максимальной результативности онбординга следует закрепить ответственных. Это поможет оптимизировать время HR-специалиста или руководителя на работу с новым членом команды, что позволит не снижать показатели производительности компании в целом.
курс
Как адаптировать новичка в коллективе: общие советы, правила и эффективные инструменты адаптации
Социализация
Профессиональная адаптация
Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.
Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.
Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”
Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.
Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.
Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.
Несколько общих советов напоследок
«Не бросайте новичка»: как организовать онбординг, чтобы сотрудник не сбежал
Руководительница модуля TalentTech.Адаптация
Только 12% работников согласны с тем, что их работодатель справляется с адаптацией новых сотрудников. Те организации, которые назначают наставника или партнера новому коллеге, наблюдают заметный рост квалификации новичков. Компаниям с налаженным процессом адаптации удается повысить удержание новых сотрудников на 82%, а производительность — более чем на 70%.
Ксения Суханова, руководитель модуля TalentTech.Адаптация, делится секретами организации онбординга, который будет эффективным и удобным для новичков, их руководства и ответственных HR-специалистов.
Главные ошибки
Адаптация — первое впечатление, которое новый сотрудник получает о компании. Без нее компания рискует лишиться талантливых кадров: 26% сотрудников уходят с работы именно из-за того, что им не помогли приспособиться к новым условиям, а 44% всерьез задумываются над увольнением в период испытательного срока. Согласно свежему исследованию Hays, 18% профессионалов принимали решение уйти из новой компании именно из-за плохо организованного процесса адаптации.
Например, в «Северстали» процесс адаптации новых сотрудников традиционно тесно связан с институтом наставничества. За каждым вновь принятым работником закрепляется наставник, который помогает ему влиться в коллектив и освоить производственные процессы.
Полгода наставников в некоторых цехах Череповецкого металлургического комбината дополняет наше приложение. В игровой форме сотрудник знакомится с подразделениями, руководителями, географией основных цехов и документами, необходимыми для трудоустройства. За выполнение заданий он получает баллы эффективности, из которых складывается рейтинг работника. В приложении есть обучающие ролики, инфографика, фото, ссылки на курсы.
Для офисных сотрудников действуют велком-тренинги, на которых представители разных функциональных подразделений рассказывают о компании, ее структуре и о том, как устроено взаимодействие подразделений. На время пандемии эти тренинги, как и прочие адаптационные мероприятия, перешли в онлайн-режим, однако частота встреч и взаимодействие по рабочим вопросам происходит даже чаще, чем в обычном формате.
Я могу выделить несколько частых проблем, с которыми сталкиваются новые сотрудники и руководители в процессе адаптации:
Помочь тут могут технологии: например, в приложении по адаптации руководитель получает готовые чек-листы по необходимым документам, мероприятиям, встречам с сотрудниками, а по итогу — аналитику успешности прохождения онбординга каждым членом команды.
Чаще всего люди ассоциируют адаптацию с новичками, однако этот процесс может коснуться сотрудников, которые переходят на новую должность внутри организации, а также при перестройке процессов. Яркий тому пример — пандемия 2020, когда многие компании невольно перестроились на рельсы цифровой трансформации, переведя работу в удаленный формат.
Для многих сотрудников такая непривычная ситуация стала стрессом и технологии адаптации были призваны спасти положение, вовлечь команды в новые условия работы. Помогли программы адаптации и работникам ретейла, которые столкнулись с обратной ситуацией — высокой загрузкой, которая тоже вела к стрессу.
Успешная адаптация
Отлаженный процесс адаптации и вовлеченность в работу положительно влияет на производительность сотрудников, приводит к более быстрой интеграции новичков. Он снижает затраты компании, ведь уход или увольнение сотрудника, особенно высококвалифицированного, — это прямые финансовые потери. Так, постоянный повторный наем может стоить до 22% от годовой зарплаты сотрудника.
Программы адаптации могут различаться в компаниях в зависимости от специфики работы, размера и культуры организации. Но есть несколько главных аспектов, о которых необходимо помнить:
Сделайте процесс адаптации увлекательным и интерактивным
От качества интеграции сотрудников напрямую зависит успех компании: 77% сотрудников, прошедших формальный процесс адаптации, смогли достичь своих целей. Но помните: важно не превратить эту процедуру в скучную и монотонную работу. Сделайте процесс увлекательной игрой с помощью разных форматов и элементов геймификации — используйте опросы, тесты, задания, рейтинги и другие интерактивы.
Если информации много, выдавайте ее дозированно маленькими порциями. Так вы облегчите восприятие, исключите риск того, что новичок поймет что-то неправильно и повысите шанс на то, что информация будет дочитана до конца.